Economie 1 H1
Basisboek veiligheid en economie
4 Analyseren en rapporteren
Belangrijk bij het beheersen van financiën is het opzetten van een beleidscyclus waarbij de
ondernemingsleiding financiële resultaten vooraf begroot en achteraf de resultaten
analyseert dor de begroting te vergelijken met de realisatie.
Analyses en rapportages worden voor zowel interne als externe belanghebbende opgesteld.
Daarbij gelden voor externe verslaglegging strengere regels dan voor interne verslaglegging.
Behaalde resultaten kunnen aan de hand van cijfers en aan de hand van daarop gebaseerde
kengetallen worden geanalyseerd. De norm moet in de analyse worden meegenomen.
Als een analyse gebaseerd is op een momentopname, zijn gegevens over meerdere jaren
nodig om een zinvolle uitspraak te kunnen doen over de ontwikkeling van de cijfers. Op die
manier is het mogelijk om de uitkomst van een analyse als een incident of trend te
omschrijven.
4.1 Planning- en controlecyclus
De financiële beleidscyclus wordt ook wel de planning- en controlecyclus (P&C-cyclus)
genoemd. Hierin worden strategische doelstellingen vertaald naar financiële doelstellingen.
Om de cyclus goed te laten verlopen worden organisatorische maatregelen getroffen, die
betrekking hebben op de wijze van inrichting van de gegevens en de verslaglegging. Zo kan
men periodiek de resultaten gestructureerd analyseren. Dit is administratieve organisatie
(AO)
Organisatorische maatregelen in kader van P&C-cyclus: hebben betrekking op de
wijze van inrichting van de gegevens en de verslaglegging.
Administratieve organisatie: periodiek de resultaten gestructureerd analyseren
Op basis van de jaarlijkse P&C-cyclus is de formulering van de strategische doelstellingen
die eens in de 3 a 4 jaar worden vastgesteld.
Uit de strategische doelstelling volgt een financiële doelstelling.
4.2 Administratieve organisatie
Na het vaststellen van financiële doelstellingen neemt men organisatorische maatregelen die
ervoor zorgen dat de organisatie ‘in control’ is. In control: stakeholders (belanghebbenden)
kunnen erop vertrouwen dat de leiding van de organisatie weet wat er binnen de organisatie
speelt, en dat zij zelf ook goed op de hoogte zijn van de stand van zaken en de te
verwachten ontwikkelingen.
Administratieve organisatie betreft alle activiteiten m.b.t. het systematisch verzamelen,
vastleggen en verwerken van gegevens. Dit heeft als doel:
- Het verstrekken van informatie door het kiezen uit alternatieven
- Het doen functioneren en beheersen van een organisatie door de verantwoording die
erover wordt afgelegd.
De organisatorische maatregelen hebben dus ook betrekking op het vaststellen van de
jaarlijkse agenda voor het opstellen, bespreken en vaststellen van de verschillende
beleidsdocumenten, begrotingen en rapportages.
De administratieve organisatie moet in orde zijn om adequaat aan het management of de
eigenaren te rapporteren. Een goede rapportage heeft 3 kenmerken:
1. Juistheid
2. Tijdigheid
3. Volledigheid
,1. Juistheid
Juistheid: informatie in de verslaglegging komt overeen met de werkelijkheid.
Misleiding/fraude: het expres opstellen van onjuiste informatie
De verslaglegging kan onbedoeld fouten bevatten als de manier waarop gegevens
verzameld, verwerkt en gerapporteerd worden, onjuist is. Het verzamelen verwerken en
rapporteren van gegevens moet daarom deskundig georganiseerd zijn.
2. Tijdigheid
De benodigde informatie moet op tijd beschikbaar zijn. Is de informatie dat niet dan kan deze
info al achterhaald zijn. Tijdigheid kan daarbij wettelijk zijn vastgelegd. Aan het niet-tijdig
aanleveren van informatie zijn sancties verbonden. Boetes, gevangenisstraffen. Zo dwingt
men naleving van deze termijnen af.
3. Volledigheid
De informatie moet volledig zijn en er mag niets ontbreken. Ontbrekende informatie kan voor
risicovolle situaties zorgen.
Lijken in de kast: risico’s die wel bekend zijn maar niet gemeld worden.
4.3 Financiële periodieke rapportage
Om op de hoogte te zijn van de stand van zaken binnen het bedrijf is zowel financiële als
niet-financiële informatie nodig. De beschikbaarheid van gegevens bepaald mede de waarde
van de informatie die op basis van die gegevens is samengesteld.
Financiële periodieke informatie bestaat uit:
- Winst en verliesrekening
- Balans
- Omzetgegevens
- Informatie over kostenontwikkelingen
-
De informatie moet in ieder geval voldoen aan de eisen van juistheid, tijdigheid en
volledigheid, zoals in de vorige paragraaf beschreven.
4.4 Beschikbaarheid gegevens
De kwaliteit van de informatie van de administratie valt of staat met de beschikbaarheid van
gegevens die daarin opgeslagen zijn. Sommige gegevens komen later beschikbaar dnan het
moment waarop ze beschikbaar moeten zijn voor financiële rapportages, zoals salariskosten.
De relevante informatie bestaat dan uit aantallen gewerkte uren, eventueel vermenigvuldigd
met standaarduurtarieven.
De uren van het personeel worden dan geïnventariseerd en opgemaakt in de onderverdeling
productieve en improductieve uren.
Productieve uren: dragen bij aan omzet
Improductieve uren: dragen niet direct bij aan omzet (werkoverleg, ondernemingsraad,
scholing, ziekte, verlof).
De som van alle uren kan worden vergeleken met het totale aantal te verantwoorden uren.
De verschillen tussen deze totalen en de afwijkingen van de norm kunnen worden
geanalyseerd. Ook is na te gaan of er voldoende productieve uren in relatie tot de
uitbetaalde uren.
Men maakt op basis van kennis uit het verleden aannames ten aanzien van de definitieve
salariskosten op de winst- en verliesrekening tijdig op te kunnen stellen.
Als de winst- en verliesrekening opgesteld wordt nadat de definitieve salariskosten bekend
zijn loopt men vertraging op, waardoor de tijdigheid van de rapportage in gevaar kan komen.
Tijdigheid is hier belangrijker dan de nauwkeurigheid van de gegevens.
Zo kan er nooit een exacte winst- en verliesrekening worden opgesteld, de urenlijsten zullen
moeten worden ingeschat aan de hand van historische gegevens over de samenhangende
, salariskosten. Het is voor veel managers relevanter om kort na de laatste werkdag van april
de beschikking te hebben over de voorlopige resultaten dan over de exacte financiële
resultaten die pas later beschikbaar komen.
4.5 Jaarlijkse rapportage
De wettelijke verplichting om een jaarlijkse rapportage op te stellen is vastgelegd in de wet
en is afhankelijk van de rechtsvorm en de grootte van de organisatie. Wettelijke
verplichtingen zijn bijvoorbeeld vastgelegd in het BW, titel 9.
Burgerlijk Wetboek stelt de volgende 3 rapportages verplicht gesteld:
1. De jaarrekening
2. Het jaarverslag
3. De overige gegevens.
Jaarrekening
De jaarrekening geeft inzicht in de omvang en samenstelling van het vermogen van een
organisatie en bestaat uit:
- De balans
- De resultatenrekening
- Een toelichting
In het BW staan wettelijke regels over het opstellen van een jaarrekening. Alle bedrijven zijn
verplicht een jaarrekening op te stellen. Verenigingen en stichtingen vallen alleen onder deze
wet als ze een onderneming in stand houden en een netto-omzet hebben van ten minste 4.4
miljoen in twee jaar.
In de toelichting staan de waarderingsgronden en de specificaties van de belangrijkste
posten op de balans en in de winst- en verliesrekening
Waarderingsgrondslagen: grondslagen die de organisatie toepast bij waardering van activa,
passiva en resultaatsbepaling.
De jaarrekening geeft belanghebbende derden inzicht in de vermogenspositie aan het einde
van het verslagjaar en de resultaten van de onderneming in het afgelopen verslagjaar.
Publicatieplicht
Publicatieplicht: de wettelijke verplichting om een jaarrekening op te stellen en te deponeren.
De publicatieplicht geldt niet voor:
- Eenmanszaken
- Vennootschappen onder firma (vof)
- Commanditaire vennootschappen (cv)
- Verenigingen
- Stichtingen zonder onderneming
Zij moeten wel een boekhouding bijhouden en een balans opstellen.
Het bestuur van de onderneming mot de jaarrekening binnen 5 maanden na afloop van het
boekjaar opmaken en ter vaststelling voorleggen aan de aandeelhouders. De
aandeelhouders hebben vervolgens 2 maanden de tijd voor het vaststellen van de
jaarrekening (uiterlijk 31 juli, bij maximaal uitstel 31 jan). De vastgestelde jaarrekening moet
binnen 8 dagen worden gedeponeerd bij de KvK.
De jaarrekening moet als het niet goedgekeurd is uiterlijk 7 maanden na de balansdatum bij
de KvK liggen. Het niet op tijd afgeven van de jaarrekening is een economisch delict
waarvoor de Economische Controledienst (ECD) van het ministerie van Economische Zaken
een boete op kan leggen.
Basisboek veiligheid en economie
4 Analyseren en rapporteren
Belangrijk bij het beheersen van financiën is het opzetten van een beleidscyclus waarbij de
ondernemingsleiding financiële resultaten vooraf begroot en achteraf de resultaten
analyseert dor de begroting te vergelijken met de realisatie.
Analyses en rapportages worden voor zowel interne als externe belanghebbende opgesteld.
Daarbij gelden voor externe verslaglegging strengere regels dan voor interne verslaglegging.
Behaalde resultaten kunnen aan de hand van cijfers en aan de hand van daarop gebaseerde
kengetallen worden geanalyseerd. De norm moet in de analyse worden meegenomen.
Als een analyse gebaseerd is op een momentopname, zijn gegevens over meerdere jaren
nodig om een zinvolle uitspraak te kunnen doen over de ontwikkeling van de cijfers. Op die
manier is het mogelijk om de uitkomst van een analyse als een incident of trend te
omschrijven.
4.1 Planning- en controlecyclus
De financiële beleidscyclus wordt ook wel de planning- en controlecyclus (P&C-cyclus)
genoemd. Hierin worden strategische doelstellingen vertaald naar financiële doelstellingen.
Om de cyclus goed te laten verlopen worden organisatorische maatregelen getroffen, die
betrekking hebben op de wijze van inrichting van de gegevens en de verslaglegging. Zo kan
men periodiek de resultaten gestructureerd analyseren. Dit is administratieve organisatie
(AO)
Organisatorische maatregelen in kader van P&C-cyclus: hebben betrekking op de
wijze van inrichting van de gegevens en de verslaglegging.
Administratieve organisatie: periodiek de resultaten gestructureerd analyseren
Op basis van de jaarlijkse P&C-cyclus is de formulering van de strategische doelstellingen
die eens in de 3 a 4 jaar worden vastgesteld.
Uit de strategische doelstelling volgt een financiële doelstelling.
4.2 Administratieve organisatie
Na het vaststellen van financiële doelstellingen neemt men organisatorische maatregelen die
ervoor zorgen dat de organisatie ‘in control’ is. In control: stakeholders (belanghebbenden)
kunnen erop vertrouwen dat de leiding van de organisatie weet wat er binnen de organisatie
speelt, en dat zij zelf ook goed op de hoogte zijn van de stand van zaken en de te
verwachten ontwikkelingen.
Administratieve organisatie betreft alle activiteiten m.b.t. het systematisch verzamelen,
vastleggen en verwerken van gegevens. Dit heeft als doel:
- Het verstrekken van informatie door het kiezen uit alternatieven
- Het doen functioneren en beheersen van een organisatie door de verantwoording die
erover wordt afgelegd.
De organisatorische maatregelen hebben dus ook betrekking op het vaststellen van de
jaarlijkse agenda voor het opstellen, bespreken en vaststellen van de verschillende
beleidsdocumenten, begrotingen en rapportages.
De administratieve organisatie moet in orde zijn om adequaat aan het management of de
eigenaren te rapporteren. Een goede rapportage heeft 3 kenmerken:
1. Juistheid
2. Tijdigheid
3. Volledigheid
,1. Juistheid
Juistheid: informatie in de verslaglegging komt overeen met de werkelijkheid.
Misleiding/fraude: het expres opstellen van onjuiste informatie
De verslaglegging kan onbedoeld fouten bevatten als de manier waarop gegevens
verzameld, verwerkt en gerapporteerd worden, onjuist is. Het verzamelen verwerken en
rapporteren van gegevens moet daarom deskundig georganiseerd zijn.
2. Tijdigheid
De benodigde informatie moet op tijd beschikbaar zijn. Is de informatie dat niet dan kan deze
info al achterhaald zijn. Tijdigheid kan daarbij wettelijk zijn vastgelegd. Aan het niet-tijdig
aanleveren van informatie zijn sancties verbonden. Boetes, gevangenisstraffen. Zo dwingt
men naleving van deze termijnen af.
3. Volledigheid
De informatie moet volledig zijn en er mag niets ontbreken. Ontbrekende informatie kan voor
risicovolle situaties zorgen.
Lijken in de kast: risico’s die wel bekend zijn maar niet gemeld worden.
4.3 Financiële periodieke rapportage
Om op de hoogte te zijn van de stand van zaken binnen het bedrijf is zowel financiële als
niet-financiële informatie nodig. De beschikbaarheid van gegevens bepaald mede de waarde
van de informatie die op basis van die gegevens is samengesteld.
Financiële periodieke informatie bestaat uit:
- Winst en verliesrekening
- Balans
- Omzetgegevens
- Informatie over kostenontwikkelingen
-
De informatie moet in ieder geval voldoen aan de eisen van juistheid, tijdigheid en
volledigheid, zoals in de vorige paragraaf beschreven.
4.4 Beschikbaarheid gegevens
De kwaliteit van de informatie van de administratie valt of staat met de beschikbaarheid van
gegevens die daarin opgeslagen zijn. Sommige gegevens komen later beschikbaar dnan het
moment waarop ze beschikbaar moeten zijn voor financiële rapportages, zoals salariskosten.
De relevante informatie bestaat dan uit aantallen gewerkte uren, eventueel vermenigvuldigd
met standaarduurtarieven.
De uren van het personeel worden dan geïnventariseerd en opgemaakt in de onderverdeling
productieve en improductieve uren.
Productieve uren: dragen bij aan omzet
Improductieve uren: dragen niet direct bij aan omzet (werkoverleg, ondernemingsraad,
scholing, ziekte, verlof).
De som van alle uren kan worden vergeleken met het totale aantal te verantwoorden uren.
De verschillen tussen deze totalen en de afwijkingen van de norm kunnen worden
geanalyseerd. Ook is na te gaan of er voldoende productieve uren in relatie tot de
uitbetaalde uren.
Men maakt op basis van kennis uit het verleden aannames ten aanzien van de definitieve
salariskosten op de winst- en verliesrekening tijdig op te kunnen stellen.
Als de winst- en verliesrekening opgesteld wordt nadat de definitieve salariskosten bekend
zijn loopt men vertraging op, waardoor de tijdigheid van de rapportage in gevaar kan komen.
Tijdigheid is hier belangrijker dan de nauwkeurigheid van de gegevens.
Zo kan er nooit een exacte winst- en verliesrekening worden opgesteld, de urenlijsten zullen
moeten worden ingeschat aan de hand van historische gegevens over de samenhangende
, salariskosten. Het is voor veel managers relevanter om kort na de laatste werkdag van april
de beschikking te hebben over de voorlopige resultaten dan over de exacte financiële
resultaten die pas later beschikbaar komen.
4.5 Jaarlijkse rapportage
De wettelijke verplichting om een jaarlijkse rapportage op te stellen is vastgelegd in de wet
en is afhankelijk van de rechtsvorm en de grootte van de organisatie. Wettelijke
verplichtingen zijn bijvoorbeeld vastgelegd in het BW, titel 9.
Burgerlijk Wetboek stelt de volgende 3 rapportages verplicht gesteld:
1. De jaarrekening
2. Het jaarverslag
3. De overige gegevens.
Jaarrekening
De jaarrekening geeft inzicht in de omvang en samenstelling van het vermogen van een
organisatie en bestaat uit:
- De balans
- De resultatenrekening
- Een toelichting
In het BW staan wettelijke regels over het opstellen van een jaarrekening. Alle bedrijven zijn
verplicht een jaarrekening op te stellen. Verenigingen en stichtingen vallen alleen onder deze
wet als ze een onderneming in stand houden en een netto-omzet hebben van ten minste 4.4
miljoen in twee jaar.
In de toelichting staan de waarderingsgronden en de specificaties van de belangrijkste
posten op de balans en in de winst- en verliesrekening
Waarderingsgrondslagen: grondslagen die de organisatie toepast bij waardering van activa,
passiva en resultaatsbepaling.
De jaarrekening geeft belanghebbende derden inzicht in de vermogenspositie aan het einde
van het verslagjaar en de resultaten van de onderneming in het afgelopen verslagjaar.
Publicatieplicht
Publicatieplicht: de wettelijke verplichting om een jaarrekening op te stellen en te deponeren.
De publicatieplicht geldt niet voor:
- Eenmanszaken
- Vennootschappen onder firma (vof)
- Commanditaire vennootschappen (cv)
- Verenigingen
- Stichtingen zonder onderneming
Zij moeten wel een boekhouding bijhouden en een balans opstellen.
Het bestuur van de onderneming mot de jaarrekening binnen 5 maanden na afloop van het
boekjaar opmaken en ter vaststelling voorleggen aan de aandeelhouders. De
aandeelhouders hebben vervolgens 2 maanden de tijd voor het vaststellen van de
jaarrekening (uiterlijk 31 juli, bij maximaal uitstel 31 jan). De vastgestelde jaarrekening moet
binnen 8 dagen worden gedeponeerd bij de KvK.
De jaarrekening moet als het niet goedgekeurd is uiterlijk 7 maanden na de balansdatum bij
de KvK liggen. Het niet op tijd afgeven van de jaarrekening is een economisch delict
waarvoor de Economische Controledienst (ECD) van het ministerie van Economische Zaken
een boete op kan leggen.
