The Business of Event Management, samenvatting hoofdstuk 1-9

BUSINESS OF EVENT MANAGEMENT HFDS 1-9

Edited by: John Beech, Sebastiaan Kaiser en Robert Kaspar

Hoofdstuk 1: Events management – an introduction

Er zijn 4 classificaties te vinden in de evenementen sector;

 - Sport evenementen
 - Culturele evenementen
 - Zakelijke evenementen (Zoals congressen en beurzen)
 - Overige evenementen

Een evenement is een geplande activiteit. Dit kan variëren van een vriend(in) naar huis
brengen, tot een groot festival of zelfs de Olympische Spelen. Er zijn 9 soorten
evenementen die onderscheiden kunnen worden:

 Carnival: een term die vooral gebruikt wordt in evenementen waarin het publiek
participeert in het creëren van het evenement. Voorbeeld: Rio Carnival
 Conference (conferentie): bij een conferentie is het hoofddoe,l het uitwisselen van
informatie en ideeën. Je kan deze evenementen voornamelijk vinden in de academische
en politieke sector. Dit is een formele omgeving.
 Convention (conventie): Het verschil tussen een conference en convention is dat een
conference formeel is en een convention informeel. Een convention is voornamelijk een
verzameling van groepen fans zoals bij de Harry Potter of Star Trek conventie. Denk
hierbij ook aan bijvoorbeeld Comic Con.
 Exhibition (exhibitie): Dit is een evenement waarin een aantal artefacten rond een
bepaalde thema wordt getoond. Dit zie je vaak terig in musea en kunst galerijen. Echter
een exhibitie is een speciaal evenement, een vaste tentoonstelling behoord niet tot deze
groep.
 Expo: een vage term dat staat voor een evenement met wereldlijke inhoud. Typischer
wijs is het evenement georganiseerd rond paviljoenen representatief voor de
deelnemende landen. Voorbeeld: World Expo Milan 2015
 Fair (markt): vaak is dit van middeleeuwse afkomst. Het centrale thema is het ruilen
van goederen en tegenwoordig zijn er ook veel aanbiedingen van vrije tijds activiteiten.
Denk aan een springkussens of draaimolens.
 Fête (Engels feest, dorpsfeest): een kleinschalig evenement in een dorp en
gewoonlijk is het gehouden in het voorjaar of in de zomer. Het kan als reden hebben om
geld op te halen voor goede doelen.
 Messe (Duits feest, handelsbeurs): afkomstig uit de middeleeuwen. Een messe is
uiteindelijk een ruil evenement. Tegenwoordig zijn dit volledig ingerichte hallen met alle
services.
 Show: dit is een lastig woord om te definiëren. Het doel is vaak het presenteren van
iets en vaak ook nog in een wedstrijdvorm. Het zijn vaak evenement met een hoge
status. Voorbeeld: hondenshows, miss verkiezingen, Geneva Motor Show.

Evenementen moeten gemanaged worden. Je vriendin naar huis toe brengen is dus in
deze termen geen evenement meer, maar een verjaardagsfeestje wel.

, Evenementen gebeuren vaak op een schaal waarin een tekort aan management ervoor
zorgt dat er chaos ontstaat. Evenementen die gehouden worden in de commerciële
sector hebben een budget nodig, tenzij de organisator een hele grote spaarrekening
heeft. Mocht dit niet het geval zijn, moet er financiering aangevraagd worden. Een
bruiloft bijvoorbeeld wordt in veel gevallen voor een deel door de ouders betaald. Deze
kosten zijn wel gelimiteerd, maar je mag er wel gebruik van maken.

Tijdens evenementen moet de organisator contact hebben met de bezoekers van het
evenement. Bij bijvoorbeeld de bruiloft, de ouders betalen dan misschien wel, maar de
organisator heeft zicht op de planning en de organisatie. Om ervoor te zorgen dat de
ouders weten waar hun geld heen gaat, maar dat ze er ook blij mee zijn moet de
organisator met de ouders praten.

Evenementen hebben te maken met externe stakeholders buiten de
evenementenproducent en de bezoekers. Dit zijn cateraars, de leveranciers, de bank,
media, overheid en overige belangengroepen.

De belangrijkste karakteristieke van een evenement zijn;

 Ze zijn gemaakt rond een bepaald thema, dit thema kan zich ook nog uitbreiden tot
een merk;
 Het is groot genoeg om niet zonder management plaats te kunnen vinden;
 Het bestaat uit een planningsfase en een operationele fase;
 Het moet op z’n mist break even uitkomen of winst maken;
 Het meedoen van bezoekers en in hele grote evenementen kijkers van live
uitzendingen;
 Het gebeurt in een commerciële omgeving met externe stakeholders;
 Er moet proactieve interactie zijn tussen de organisator en de stakeholders