Hoofdstuk 2 Inkoopmanagementproces
Hoe je de inkoopfunctie binnen een organisatie of bedrijf inricht en leidt, hangt af van veel
factoren. Factoren die je niet altijd kunt managen, omdat er ook sprake is van invloeden van
buitenaf.
Veranderende wetgeving is een externe factor die het inkoopproces kan beïnvloeden.
Naast externe factoren zijn er ook interne factoren die van grote invloed zijn op het
inkoopbeleid en de invulling van de inkooporganisatie. Je kunt daarbij denken aan het
karakter van de business of de bedrijvigheid, geografische ligging, kwaliteit van de
inkoopafdeling en de markt waarin de bedrijven zich begeven.
Onderdelen inkoopmanagementproces
Bij de invulling van het inkoopbeleid is het organisatiebeleid richtinggevend. De
doelstellingen van het inkoopbeleid dienen consistent te zijn met de
organisatiedoelstellingen. Dat lijkt logisch, maar organisatiebeleid wordt ook gevormd
door bijvoorbeeld het productie- en verkoopbeleid, HRM-beleid, ICT-beleid,
afhankelijkheden en hun eventuele tegenstrijdige belangen.
Kotler heeft het standaardproces voor marketingbeleid neergezet. Van Weele heeft dit
proces vervolgens uitgewerkt, bewerkt en er de naam inkoopmanagementproces aan
gegeven.
Activiteiten inkoopmanagementproces
Het inkoopmanagementproces omvat de volgende activiteiten:
- Uitvoeren van een inkoopmarktonderzoek
- Vaststellen van de inkoopdoelstellingen
- Bepalen op welke manier de inkoopdoelstellingen moeten worden gerealiseerd
(inkoopstrategie)
- Uitwerken van de inkoopstrategie in concrete activiteiten
- Uitvoeren van het tactisch en operationeel inkopen
- Controleren en evalueren of de inkoopdoelstellingen zijn gerealiseerd
Inkoopmarktonderzoek legt fundament
Onder inkoopmarktonderzoek verstaan we het aanwenden van subjectieve en objectieve
onderzoeksmethoden om informatie over de inkoop van producten of diensten te
, verzamelen en te analyseren. Deze informatie vormt de basis om een inkoopstrategie te
definiëren en te evalueren.
Het inkoopmarktonderzoek speelt zich af op 3 niveaus:
1. Macro-economisch niveau. Dit betreft onderzoek van de algemene economie.
2. Meso-economisch niveau. Dit heeft betrekking op het onderzoek van bepaalde
bedrijfstakken.
3. Micro-economisch niveau. Dit concentreert zich op individuele leveranciers of
producten/diensten.
Van doelstellingen via strategie naar activiteiten
De resultaten van het marktonderzoek vormen de basis van de te formuleren
inkoopdoelstellingen en inkoopstrategie. Per organisatie of bedrijf kun je dat op een andere
manier uitwerken. Zelfs binnen 1 bedrijfstak kunnen er verschillen zijn. Dit komt door
factoren als bijvoorbeeld de fase van ontwikkeling waarin een bedrijf of organisatie zich
bevindt, welke producten of diensten ze leveren op bepaalde markten of de positie van de
inkoopfunctie binnen het bedrijf of de organisatie.
Inkoopdoelstellingen moeten SMART zijn
Het is belangrijk om inkoopdoelstellingen zo concreet mogelijk te maken;
inkoopdoelstellingen moeten SMART zijn:
- Specifiek. De inkoopdoelstellingen moeten eenduidig zijn.
- Meetbaar. Onder meetbare/observeerbare voorwaarden kun je de
inkoopdoestellingen bereiken.
- Acceptabel. Het management en de organisatieonderdelen moeten deze
inkoopdoelstellingen accepteren.
- Realistisch. De inkoopdoelstellingen moeten haalbaar zijn.
- Tijdgebonden. Op een bepaald tijdstip in de toekomst moet je de
inkoopdoelstellingen bereiken.
Zonder concrete formulering kun je aan het einde van het inkoopmanagementproces niet
goed controleren en evalueren of en in hoeverre je de inkoopdoelstellingen hebt
gerealiseerd.
Mogelijke onderwerpen inkoopstrategie
Je kunt heel veel onderwerpen opnemen in een inkoopstrategie. De volgende opsomming
vormt een willekeurige keuze:
- Zelf doen of uitbesteden
- Organisatorische inrichting
- Elektronisch inkopen
- Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI)
- Inkoopethiek
Planning inkoopactiviteiten
Ook bij inkoopactiviteiten heb je te maken met een korte-, middellange- en
langetermijnplanning. Afhankelijk van de urgentie en aard van het onderwerp stel je vast in
welke planningstermijn een bepaalde activiteit hoort.
Het is niet zo belangrijk welke naam je aan de activiteitenplanning verbindt. Wat wel
belangrijk is, is dat je duidelijk maakt wat de reikwijdte is van je plan qua doorlooptijd, zodat
daarover geen misverstanden kunnen ontstaan binnen je organisatie.
Hoe je de inkoopfunctie binnen een organisatie of bedrijf inricht en leidt, hangt af van veel
factoren. Factoren die je niet altijd kunt managen, omdat er ook sprake is van invloeden van
buitenaf.
Veranderende wetgeving is een externe factor die het inkoopproces kan beïnvloeden.
Naast externe factoren zijn er ook interne factoren die van grote invloed zijn op het
inkoopbeleid en de invulling van de inkooporganisatie. Je kunt daarbij denken aan het
karakter van de business of de bedrijvigheid, geografische ligging, kwaliteit van de
inkoopafdeling en de markt waarin de bedrijven zich begeven.
Onderdelen inkoopmanagementproces
Bij de invulling van het inkoopbeleid is het organisatiebeleid richtinggevend. De
doelstellingen van het inkoopbeleid dienen consistent te zijn met de
organisatiedoelstellingen. Dat lijkt logisch, maar organisatiebeleid wordt ook gevormd
door bijvoorbeeld het productie- en verkoopbeleid, HRM-beleid, ICT-beleid,
afhankelijkheden en hun eventuele tegenstrijdige belangen.
Kotler heeft het standaardproces voor marketingbeleid neergezet. Van Weele heeft dit
proces vervolgens uitgewerkt, bewerkt en er de naam inkoopmanagementproces aan
gegeven.
Activiteiten inkoopmanagementproces
Het inkoopmanagementproces omvat de volgende activiteiten:
- Uitvoeren van een inkoopmarktonderzoek
- Vaststellen van de inkoopdoelstellingen
- Bepalen op welke manier de inkoopdoelstellingen moeten worden gerealiseerd
(inkoopstrategie)
- Uitwerken van de inkoopstrategie in concrete activiteiten
- Uitvoeren van het tactisch en operationeel inkopen
- Controleren en evalueren of de inkoopdoelstellingen zijn gerealiseerd
Inkoopmarktonderzoek legt fundament
Onder inkoopmarktonderzoek verstaan we het aanwenden van subjectieve en objectieve
onderzoeksmethoden om informatie over de inkoop van producten of diensten te
, verzamelen en te analyseren. Deze informatie vormt de basis om een inkoopstrategie te
definiëren en te evalueren.
Het inkoopmarktonderzoek speelt zich af op 3 niveaus:
1. Macro-economisch niveau. Dit betreft onderzoek van de algemene economie.
2. Meso-economisch niveau. Dit heeft betrekking op het onderzoek van bepaalde
bedrijfstakken.
3. Micro-economisch niveau. Dit concentreert zich op individuele leveranciers of
producten/diensten.
Van doelstellingen via strategie naar activiteiten
De resultaten van het marktonderzoek vormen de basis van de te formuleren
inkoopdoelstellingen en inkoopstrategie. Per organisatie of bedrijf kun je dat op een andere
manier uitwerken. Zelfs binnen 1 bedrijfstak kunnen er verschillen zijn. Dit komt door
factoren als bijvoorbeeld de fase van ontwikkeling waarin een bedrijf of organisatie zich
bevindt, welke producten of diensten ze leveren op bepaalde markten of de positie van de
inkoopfunctie binnen het bedrijf of de organisatie.
Inkoopdoelstellingen moeten SMART zijn
Het is belangrijk om inkoopdoelstellingen zo concreet mogelijk te maken;
inkoopdoelstellingen moeten SMART zijn:
- Specifiek. De inkoopdoelstellingen moeten eenduidig zijn.
- Meetbaar. Onder meetbare/observeerbare voorwaarden kun je de
inkoopdoestellingen bereiken.
- Acceptabel. Het management en de organisatieonderdelen moeten deze
inkoopdoelstellingen accepteren.
- Realistisch. De inkoopdoelstellingen moeten haalbaar zijn.
- Tijdgebonden. Op een bepaald tijdstip in de toekomst moet je de
inkoopdoelstellingen bereiken.
Zonder concrete formulering kun je aan het einde van het inkoopmanagementproces niet
goed controleren en evalueren of en in hoeverre je de inkoopdoelstellingen hebt
gerealiseerd.
Mogelijke onderwerpen inkoopstrategie
Je kunt heel veel onderwerpen opnemen in een inkoopstrategie. De volgende opsomming
vormt een willekeurige keuze:
- Zelf doen of uitbesteden
- Organisatorische inrichting
- Elektronisch inkopen
- Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI)
- Inkoopethiek
Planning inkoopactiviteiten
Ook bij inkoopactiviteiten heb je te maken met een korte-, middellange- en
langetermijnplanning. Afhankelijk van de urgentie en aard van het onderwerp stel je vast in
welke planningstermijn een bepaalde activiteit hoort.
Het is niet zo belangrijk welke naam je aan de activiteitenplanning verbindt. Wat wel
belangrijk is, is dat je duidelijk maakt wat de reikwijdte is van je plan qua doorlooptijd, zodat
daarover geen misverstanden kunnen ontstaan binnen je organisatie.
