Hoofdstuk 9 Inkoopautomatisering
E-procurement is niet nieuw
Mensen uit de inkoop omarmden en adopteerden e-procurement als het middel om inkoop
nog hoger op de agenda van het management te zetten. Vanzelfsprekend maakte men
eerder ook al gebruik van geautomatiseerde of elektronische oplossingen voor het
ondersteunen en uitvoeren van inkoopactiviteiten. 2 bekende voorbeelden daarvan zijn het
gestandaardiseerde berichtenverkeer via Electronic Data Interchange (EDI) en het gebruik
van Enterprise Resource Planning (ERP)-software.
EDI voorganger e-procurement
EDI was en is nog steeds een standaard voor de elektronische uitwisseling van bepaalde
bedrijfsdocumenten tussen leveranciers en opdrachtgevers.
Omdat de documenten moeten voldoen aan bepaalde standaardsjablonen, gebruik je het
vooral voor repeterende transacties. Er zijn 2 belangrijke verschillen tussen e-procurement
via internet en EDI.
Het eerste verschil is dat internet overal aanwezig is en dat ten opzichte van EDI de kosten
te verwaarlozen zijn. Dit komt omdat je voor je EDI-infrastructuur moet investeren in een
specifieke hard- en softwareomgeving en ook apart moet betalen voor het berichtenverkeer.
Het tweede verschil is dat bij de EDI de transacties volledig geautomatiseerd verlopen. Bij
het inkopen via internet moet bijvoorbeeld de behoefte vanuit een bestelaanvraag
handmatig worden omgezet in een inkooporder. Bij EDI vinden die handmatige acties niet
plaats en is de kans op fouten kleiner.
Enterprise Resource Planning (ERP)-software
ERP-software voorziet in een naadloze integratie van alle informatiestromen in de
organisatie op financieel, inkoop, logistiek, commercieel en HRM gebied. Daar waar
voorheen de automatisering bestond uit een lappendeken van individuele oplossingen voor
de verschillende functies binnen de organisatie, biedt ERP-software een complete oplossing.
ERP-software ondersteunt de afzonderlijke processen met operationele informatie en zorgt
tegelijkertijd voor een goede aansluiting tussen die processen. Voor vrijwel elke organisatie
is het nuttig om een geïntegreerde softwareapplicatie in te voeren.
De integratie kent 5 hoofdtoepassingsgebieden:
1. Productie- en inkoopmanagement
2. Voorraad-, distributie- en servicemanagement
3. Financiën
4. Personeelsbeheer
5. Engineering- en productdatamanagement
, Definitie e-procurement
Maak je tegenwoordig bij het uitvoeren van de activiteiten in het inkoopproces gebruik van
internettechnologie, dan spreek je van e-procurement. Aan de ene kant is deze definitie
beperkt: er is sprake van internettechnologie en geen communicatietechnologie of ICT.
Door expliciet te spreken over internet technologie rekenen we diverse vormen, zoals het
telefonische bestellen van een product of dienst, maar ook het toepassen van elektronische
data-uitwisseling over een afgesloten netwerk, niet tot e-procurement. De achterliggende
gedachte is dat deze vormen van inkoopautomatisering al langer bestaan. Aan de andere
kant is deze definitie ruim: er staat internettechnologie en geen internet. Dat houdt in dat
men toepassingen op een intra- of extranet ook onder e-procurement schaart.
Internet en inkoop
Eind vorige eeuw had de inkoper op internet 2 mogelijkheden: surfen en catalogue systems.
Surfen via internet was 1 van de eerste mogelijkheden waarmee een inkoper tijdwinst kon
boeken. Ieder bedrijf verscheen met een eigen website op internet en de informatie was
direct toegankelijk. In deze beginperiode van het internet had de informatie nog niet altijd het
gewenste kwaliteitsniveau, doordat de leveranciers vaak nog onbekend waren met alle
mogelijkheden.
Naast deze vrije informatie kende internet elektronische catalogi met producten en diensten
waaruit inkopers konden kiezen en bestellingen konden plaatsen: de catalogue systems. Het
voordeel van deze catalogi was dat er producten en diensten van verschillende leveranciers
in waren opgenomen en dat de inkoper direct en snel online bestellingen kon plaatsen. Dit
gebeurde nog zonder de mogelijkheden om elektronisch te betalen en niet op basis van real-
time voorraadinformatie.
Bij de catalogue systems, die nog steeds de basis vormen van e-procurement, kan de
inkoper kiezen uit 3 mogelijkheden:
1. Sell-side-software: dit is software die het mogelijk maakt dat bedrijven hun
producten of diensten via internet verkopen. Klanten kopen rechtstreeks op de
internetsite van de leveranciers.
2. Buy-side-software: dit is software die de inkoper binnen de eigen organisatie
installeert en die via intranet bereikbaar is op iedere werkplek in de organisatie. Buy-
E-procurement is niet nieuw
Mensen uit de inkoop omarmden en adopteerden e-procurement als het middel om inkoop
nog hoger op de agenda van het management te zetten. Vanzelfsprekend maakte men
eerder ook al gebruik van geautomatiseerde of elektronische oplossingen voor het
ondersteunen en uitvoeren van inkoopactiviteiten. 2 bekende voorbeelden daarvan zijn het
gestandaardiseerde berichtenverkeer via Electronic Data Interchange (EDI) en het gebruik
van Enterprise Resource Planning (ERP)-software.
EDI voorganger e-procurement
EDI was en is nog steeds een standaard voor de elektronische uitwisseling van bepaalde
bedrijfsdocumenten tussen leveranciers en opdrachtgevers.
Omdat de documenten moeten voldoen aan bepaalde standaardsjablonen, gebruik je het
vooral voor repeterende transacties. Er zijn 2 belangrijke verschillen tussen e-procurement
via internet en EDI.
Het eerste verschil is dat internet overal aanwezig is en dat ten opzichte van EDI de kosten
te verwaarlozen zijn. Dit komt omdat je voor je EDI-infrastructuur moet investeren in een
specifieke hard- en softwareomgeving en ook apart moet betalen voor het berichtenverkeer.
Het tweede verschil is dat bij de EDI de transacties volledig geautomatiseerd verlopen. Bij
het inkopen via internet moet bijvoorbeeld de behoefte vanuit een bestelaanvraag
handmatig worden omgezet in een inkooporder. Bij EDI vinden die handmatige acties niet
plaats en is de kans op fouten kleiner.
Enterprise Resource Planning (ERP)-software
ERP-software voorziet in een naadloze integratie van alle informatiestromen in de
organisatie op financieel, inkoop, logistiek, commercieel en HRM gebied. Daar waar
voorheen de automatisering bestond uit een lappendeken van individuele oplossingen voor
de verschillende functies binnen de organisatie, biedt ERP-software een complete oplossing.
ERP-software ondersteunt de afzonderlijke processen met operationele informatie en zorgt
tegelijkertijd voor een goede aansluiting tussen die processen. Voor vrijwel elke organisatie
is het nuttig om een geïntegreerde softwareapplicatie in te voeren.
De integratie kent 5 hoofdtoepassingsgebieden:
1. Productie- en inkoopmanagement
2. Voorraad-, distributie- en servicemanagement
3. Financiën
4. Personeelsbeheer
5. Engineering- en productdatamanagement
, Definitie e-procurement
Maak je tegenwoordig bij het uitvoeren van de activiteiten in het inkoopproces gebruik van
internettechnologie, dan spreek je van e-procurement. Aan de ene kant is deze definitie
beperkt: er is sprake van internettechnologie en geen communicatietechnologie of ICT.
Door expliciet te spreken over internet technologie rekenen we diverse vormen, zoals het
telefonische bestellen van een product of dienst, maar ook het toepassen van elektronische
data-uitwisseling over een afgesloten netwerk, niet tot e-procurement. De achterliggende
gedachte is dat deze vormen van inkoopautomatisering al langer bestaan. Aan de andere
kant is deze definitie ruim: er staat internettechnologie en geen internet. Dat houdt in dat
men toepassingen op een intra- of extranet ook onder e-procurement schaart.
Internet en inkoop
Eind vorige eeuw had de inkoper op internet 2 mogelijkheden: surfen en catalogue systems.
Surfen via internet was 1 van de eerste mogelijkheden waarmee een inkoper tijdwinst kon
boeken. Ieder bedrijf verscheen met een eigen website op internet en de informatie was
direct toegankelijk. In deze beginperiode van het internet had de informatie nog niet altijd het
gewenste kwaliteitsniveau, doordat de leveranciers vaak nog onbekend waren met alle
mogelijkheden.
Naast deze vrije informatie kende internet elektronische catalogi met producten en diensten
waaruit inkopers konden kiezen en bestellingen konden plaatsen: de catalogue systems. Het
voordeel van deze catalogi was dat er producten en diensten van verschillende leveranciers
in waren opgenomen en dat de inkoper direct en snel online bestellingen kon plaatsen. Dit
gebeurde nog zonder de mogelijkheden om elektronisch te betalen en niet op basis van real-
time voorraadinformatie.
Bij de catalogue systems, die nog steeds de basis vormen van e-procurement, kan de
inkoper kiezen uit 3 mogelijkheden:
1. Sell-side-software: dit is software die het mogelijk maakt dat bedrijven hun
producten of diensten via internet verkopen. Klanten kopen rechtstreeks op de
internetsite van de leveranciers.
2. Buy-side-software: dit is software die de inkoper binnen de eigen organisatie
installeert en die via intranet bereikbaar is op iedere werkplek in de organisatie. Buy-
