Hoofdstuk 10 Financiële en juridische aspecten: hoe verdient de
eventmanager zijn geld?
§1 Verschillen in financiering tussen publieksevenementen en zakelijke
evenementen
Publieksevenementen en zakelijke evenementen hebben verschillende doelen. Dit heeft
gevolgen voor de manier waarop de organisatie van de verschillende type evenementen de
kosten financiert.
Financiering publieksevenementen
De initiërende partij van een publieksevenement zoekt vaak financiering bij de van te voren
vastgestelde inhoud. Die financiering is vaak afkomstig uit een mix van kaartverkoop,
sponsoring en overheidssubsidie. Bedrijven kunnen met sponsoring aanhaken bij
publieksevenementen om de exposure van hun merk of product te vergroten. Zij hopen te
worden geassocieerd met de inhoud van het evenement en zo positieve aandacht te krijgen.
Grote sponsors gebruiken publieksevenementen ook om de band met zakenrelaties aan te
halen in het kader van relatiemarketing. Als tegenprestatie voor hun sponsorgeld kunnen zij
hun relaties bijvoorbeeld viparrangementen bieden.
Financiering zakelijke evenementen
Zakelijke evenementen worden door de opdrachtgever betaald vanuit het
communicatiebudget, marketing- en promotiebudget, personeel & organisatiebudget of
salesbudget. De financiering van zakelijke evenementen is daardoor een stuk eenvoudiger
dan die van publieksevenementen. In bepaalde gevallen worden sponsors gezocht die goed
bij de inhoud van het evenement aansluiten of worden kaartjes verkocht.
§2 De complexiteit van publieksevenementen
Het organiseren van een publieksevenement is complex en risicovol, omdat de inkomsten uit
(kaart)verkoop gegenereerd moeten worden. Daarnaast zijn inkomsten mogelijk uit
sponsoring en eventueel subsidies en fondsenwerving. Het financiële tijdpad voor
publieksevenementen is dan ook van cruciaal belang. Op welke momenten moeten uitgaven
gedaan worden en op welk moment zijn er inkomsten?
Inkomsten uit voorverkoop
Als een publieksevenement voor een groot gedeelte afhangt van publieke inkomsten, dus
van kaartverkoop, is het voorverkooptraject erg belangrijk. Het stimuleren van kaartverkoop
in het voortraject moet in de marketingcampagne veel aandacht krijgen. Sommige zeer
populaire evenementen verkopen geheel uit in de voorverkoop, maar ook dan zijn nog niet
alle organisatiekosten gedekt.
Sponsoring
Sponsors betalen het sponsorbedrag meestal nadat het evenement heeft plaatsgevonden.
Om toch geld voor voorfinanciering beschikbaar te krijgen, kunnen hierover in een
sponsorovereenkomst andere afspraken worden gemaakt. Houd er rekening mee dat de
gratis kaarten voor sponsors en mediapartners inkomstenderving betekenen. De locatie
en/of vergunning heeft een maximale bezoekerscapaciteit en daarbinnen vallen ook de
kaarten voor sponsors, vips en pers.
, Subsidies en fondsenwerving
Subsidies worden vaak vergeten, maar ze bieden goede mogelijkheden om projecten
financieel sluitend te krijgen. Aan subsidies en fondsenwerving zijn andere regels verbonden
dan aan sponsoring. Subsidieverstrekkers en fondsen kijken in plaats van naar de
tegenprestatie naar legitimering. Zij vragen zich af of het evenement binnen hun doelstelling
past. De nadruk ligt dan ook op inhoudelijke argumenten.
Het subsidie- en fondsenlandschap in ons land is erg divers. Om met een evenement in
aanraking te komen voor een subsidie moet je aan de criteria van het desbetreffende fonds
of ministerie voldoen. De meest voorkomende en steeds terugkomende criteria voor
subsidieverstrekking hebben met name betrekking op de inhoud, diversiteit, aanvulling op
het reguliere aanbod en geografische spreiding. De kosten waarvoor je subsidie kunt
aanvragen, zijn per subsidiënt verschillend. Houd bij het aanvragen van een subsidie
rekening met lange procedures.
Fondsen worden meestal niet door de overheid maar door private instellingen beheerd. Ze
zijn vooral bestemd voor projecten in de non-profitsector en projecten met grote
maatschappelijke impact. Een voordeel van private fondsen is dat zij over het algemeen
meer bewegingsvrijheid hebben dan subsidieverstrekkers van de overheid. Fondsen
bepalen hun eigen doelstellingen en mogen zelf beslissen wie in aanmerking komt voor een
bijdrage en wie niet.
De uitgaven
Als eventmanager van een publieksevenement moet je rekening houden met veel
verschillende soorten uitgaven. De kosten beginnen bij de marketingcampagne en lopen
vooral op tijdens het boeken van de artiesten en de productie. Kennis van de markt
(leveranciers) is van groot belang. Vraag verschillende offertes aan om een goed beeld te
krijgen van de kosten en archiveer de offertes zorgvuldig. Zo kun je bij iedere productie snel
een inschatting maken van de kosten. Personeel is duurder dan je denkt. Houd rekening met
werkgeverslasten als je personeel in dienst neemt en vraag bij kleine zelfstandigen altijd om
een Verklaring Arbeidsrelatie. Denk bij de kosten ook aan het afsluiten van verzekeringen.
Het is aan te raden om in fasen te werken, waarbij je begint met een kostenraming, dan een
begroting opstelt en in de productieperiode een budgetbewakingssysteem maakt.
Standaardiseer je boekhouding en gebruik voor iedere fase hetzelfde format en
kostenpostennummer om verschillende begrotingen van verschillende projecten met elkaar
te kunnen vergelijken.
Rol eventmanager
Het zoeken naar externe financiers voor publieksevenementen is een zware klus, waarbij je
als eventmanager nauw betrokken bent. Het is van belang om alle externe partijen die
financiële ondersteuning kunnen bieden op een rij te zetten. Een lijst met algemene partijen,
ondernemers, fondsen, etc., kan hierbij een hulpmiddel zijn. Ga eerst eens met een paar
goede netwerkers om de tafel zitten met de vraag ‘Wie kennen we’? Het vinden van de juiste
deelnemers aan deze sessie is vaak al een goed begin.
Voor het overtuigen van een externe financier is het belangrijk dat de inhoudelijke
uitgangspunten van het evenement goed naar voren komen. Daarom is de creatief ofwel
conceptontwikkelaar de aangewezen persoon om presentaties-pitches vorm te geven of
mee te schrijven aan een subsidieaanvraag.
§3 Financieel management
eventmanager zijn geld?
§1 Verschillen in financiering tussen publieksevenementen en zakelijke
evenementen
Publieksevenementen en zakelijke evenementen hebben verschillende doelen. Dit heeft
gevolgen voor de manier waarop de organisatie van de verschillende type evenementen de
kosten financiert.
Financiering publieksevenementen
De initiërende partij van een publieksevenement zoekt vaak financiering bij de van te voren
vastgestelde inhoud. Die financiering is vaak afkomstig uit een mix van kaartverkoop,
sponsoring en overheidssubsidie. Bedrijven kunnen met sponsoring aanhaken bij
publieksevenementen om de exposure van hun merk of product te vergroten. Zij hopen te
worden geassocieerd met de inhoud van het evenement en zo positieve aandacht te krijgen.
Grote sponsors gebruiken publieksevenementen ook om de band met zakenrelaties aan te
halen in het kader van relatiemarketing. Als tegenprestatie voor hun sponsorgeld kunnen zij
hun relaties bijvoorbeeld viparrangementen bieden.
Financiering zakelijke evenementen
Zakelijke evenementen worden door de opdrachtgever betaald vanuit het
communicatiebudget, marketing- en promotiebudget, personeel & organisatiebudget of
salesbudget. De financiering van zakelijke evenementen is daardoor een stuk eenvoudiger
dan die van publieksevenementen. In bepaalde gevallen worden sponsors gezocht die goed
bij de inhoud van het evenement aansluiten of worden kaartjes verkocht.
§2 De complexiteit van publieksevenementen
Het organiseren van een publieksevenement is complex en risicovol, omdat de inkomsten uit
(kaart)verkoop gegenereerd moeten worden. Daarnaast zijn inkomsten mogelijk uit
sponsoring en eventueel subsidies en fondsenwerving. Het financiële tijdpad voor
publieksevenementen is dan ook van cruciaal belang. Op welke momenten moeten uitgaven
gedaan worden en op welk moment zijn er inkomsten?
Inkomsten uit voorverkoop
Als een publieksevenement voor een groot gedeelte afhangt van publieke inkomsten, dus
van kaartverkoop, is het voorverkooptraject erg belangrijk. Het stimuleren van kaartverkoop
in het voortraject moet in de marketingcampagne veel aandacht krijgen. Sommige zeer
populaire evenementen verkopen geheel uit in de voorverkoop, maar ook dan zijn nog niet
alle organisatiekosten gedekt.
Sponsoring
Sponsors betalen het sponsorbedrag meestal nadat het evenement heeft plaatsgevonden.
Om toch geld voor voorfinanciering beschikbaar te krijgen, kunnen hierover in een
sponsorovereenkomst andere afspraken worden gemaakt. Houd er rekening mee dat de
gratis kaarten voor sponsors en mediapartners inkomstenderving betekenen. De locatie
en/of vergunning heeft een maximale bezoekerscapaciteit en daarbinnen vallen ook de
kaarten voor sponsors, vips en pers.
, Subsidies en fondsenwerving
Subsidies worden vaak vergeten, maar ze bieden goede mogelijkheden om projecten
financieel sluitend te krijgen. Aan subsidies en fondsenwerving zijn andere regels verbonden
dan aan sponsoring. Subsidieverstrekkers en fondsen kijken in plaats van naar de
tegenprestatie naar legitimering. Zij vragen zich af of het evenement binnen hun doelstelling
past. De nadruk ligt dan ook op inhoudelijke argumenten.
Het subsidie- en fondsenlandschap in ons land is erg divers. Om met een evenement in
aanraking te komen voor een subsidie moet je aan de criteria van het desbetreffende fonds
of ministerie voldoen. De meest voorkomende en steeds terugkomende criteria voor
subsidieverstrekking hebben met name betrekking op de inhoud, diversiteit, aanvulling op
het reguliere aanbod en geografische spreiding. De kosten waarvoor je subsidie kunt
aanvragen, zijn per subsidiënt verschillend. Houd bij het aanvragen van een subsidie
rekening met lange procedures.
Fondsen worden meestal niet door de overheid maar door private instellingen beheerd. Ze
zijn vooral bestemd voor projecten in de non-profitsector en projecten met grote
maatschappelijke impact. Een voordeel van private fondsen is dat zij over het algemeen
meer bewegingsvrijheid hebben dan subsidieverstrekkers van de overheid. Fondsen
bepalen hun eigen doelstellingen en mogen zelf beslissen wie in aanmerking komt voor een
bijdrage en wie niet.
De uitgaven
Als eventmanager van een publieksevenement moet je rekening houden met veel
verschillende soorten uitgaven. De kosten beginnen bij de marketingcampagne en lopen
vooral op tijdens het boeken van de artiesten en de productie. Kennis van de markt
(leveranciers) is van groot belang. Vraag verschillende offertes aan om een goed beeld te
krijgen van de kosten en archiveer de offertes zorgvuldig. Zo kun je bij iedere productie snel
een inschatting maken van de kosten. Personeel is duurder dan je denkt. Houd rekening met
werkgeverslasten als je personeel in dienst neemt en vraag bij kleine zelfstandigen altijd om
een Verklaring Arbeidsrelatie. Denk bij de kosten ook aan het afsluiten van verzekeringen.
Het is aan te raden om in fasen te werken, waarbij je begint met een kostenraming, dan een
begroting opstelt en in de productieperiode een budgetbewakingssysteem maakt.
Standaardiseer je boekhouding en gebruik voor iedere fase hetzelfde format en
kostenpostennummer om verschillende begrotingen van verschillende projecten met elkaar
te kunnen vergelijken.
Rol eventmanager
Het zoeken naar externe financiers voor publieksevenementen is een zware klus, waarbij je
als eventmanager nauw betrokken bent. Het is van belang om alle externe partijen die
financiële ondersteuning kunnen bieden op een rij te zetten. Een lijst met algemene partijen,
ondernemers, fondsen, etc., kan hierbij een hulpmiddel zijn. Ga eerst eens met een paar
goede netwerkers om de tafel zitten met de vraag ‘Wie kennen we’? Het vinden van de juiste
deelnemers aan deze sessie is vaak al een goed begin.
Voor het overtuigen van een externe financier is het belangrijk dat de inhoudelijke
uitgangspunten van het evenement goed naar voren komen. Daarom is de creatief ofwel
conceptontwikkelaar de aangewezen persoon om presentaties-pitches vorm te geven of
mee te schrijven aan een subsidieaanvraag.
§3 Financieel management
