Hoofdstuk 11 Specificeren
Uitgangspunten specificatiefase
De eerste stap in het inkoopproces is de specificatiefase. In deze fase van het inkoopproces
stel je de inkoopspecificaties vast via een programma van eisen, een PvE, dat ook wel
bestek wordt genoemd. In dit stadium komt ook de make or buy-vraag aan de orde: nadat je
in de nulfase een beeld hebt gekregen van de inkoopbehoeften, dien je te beslissen of je
producten of diensten in eigen beheer gaat produceren of uitvoeren, dan wel zal uitbesteden
aan een leverancier.
Wie betaalt, die bepaalt
Het specificeren van de inkoopbehoeften is de verantwoordelijkheid van de interne klant die
ook over het budget beschikt. ‘Wie betaalt, die bepaalt’ is een spreekwoord dat veel inkopers
hierbij gebruiken. De interne klant moet aangeven wat hij nodig heeft en aan welke criteria
die producten en/of diensten moeten voldoen. Je kunt hem hierbij behulpzaam zijn door
methodieken en standaard formats aan te bieden en kritische vragen te stellen over het
probleem dat de interne klant wil oplossen.
Het is van groot belang om alle relevante wensen en eisen boven tafel te krijgen. Het
is ronduit vervelend als de interne klant met nieuwe eisen komt wanneer je de offertes
al hebt ontvangen. Het kost je extra werk richting leveranciers en het gaat ten koste
van je goede naam als opdrachtgever en als inkoper in de markt.
Functionele en technische specificaties
De functionele specificaties omschrijven de functie van de producten en/of diensten die je
gaat inkopen. De functionele omschrijving geeft aan welke prestaties of inspanningen de
producten en/of diensten van de leverancier moeten leveren.
De technische specificaties leggen de producten en/of diensten tot in detail vast. De
uitwerking van de technische specificaties van producten en/of diensten maakt het mogelijk
om de offertes van de leveranciers op een gemakkelijke manier te vergelijken.
Een leverancier moet de technische product- of dienstspecificatie kunnen gebruiken voor het
aansturen van zijn interne proces. Daarnaast moet de specificatie jou als opdrachtgever in
staat stellen de geleverde producten en/of diensten op meetbare aspecten te beoordelen
zodat je de leveranciersprestatie kunt toetsen.
Eisen aan het programma van eisen
De functionele en technische specificaties vormen de basis voor je totale programma van
eisen en uiteindelijk voor de offerteaanvraag. Het is van belang dat de interne klant zijn
eisen en wensen zodanig formuleert dat:
- Je als inkoper voldoende commerciële vrijheid houdt
- Je de vraag in de markt onder kunt brengen
- Er voor beide partijen een optimale oplossing mogelijk is
- De specificaties in de offerteaanvraag praktisch hanteerbaar zijn
, Het verdient aanbeveling het PvE door de interne klant voor akkoord te laten ondertekenen.
Mocht de interne klant het inkoopadvies, dat voortkomt uit de beoordeling, te zijner tijd ter
discussie stellen, dan kun je 1 en ander toetsen aan het destijds opgestelde en
goedgekeurde PvE.
Technische specificaties gebruiken
De technische specificatie van een product gebruikt een leverancier als input voor de
fabricagevoorbereiding. Wanneer je besluit het product zelf te maken, werk je deze
specificaties uit in productietekeningen en bewerkingsopdrachten. Als je het product inkoopt,
vormt de specificatie de aansturing van de leverancier.
Verantwoordelijkheden leverancier
Voor de leverancier betekent dit:
- Het kritisch evalueren van technische product- en dienstspecificaties op
haalbaarheid (zowel technisch als economisch) en duidelijkheid. Dit leidt tot
realistische afspraken tussen jou en de leverancier. De specificaties bespreek je zo
vaak als nodig is, zodat er geen onduidelijkheden zijn. Dit voorkomt in een later
stadium onnodige discussies, irritaties en kosten.
- Het ontwikkelen van voorstellen waardoor jij als opdrachtgever met het product
en/of dienst je eigen proces beter kunt realiseren en/of kosten in het gehele proces
kunt besparen.
- Het zo snel mogelijk met de opdrachtgever bespreken van problemen die de
realisatie van de technische product- en/of dienstenspecificatie in gevaar brengen.
Deze bespreking heeft als doel alsnog een optimaal resultaat te bereiken.
Verantwoordelijkheden opdrachtgever
Voor de opdrachtgever betekent dit:
- Het zorgvuldig opstellen van technische product- en dienstenspecificaties.
Deze moeten enerzijds gericht zijn op het vervullen van de behoefte. Anderzijds
moeten ze gericht zijn op het creëren van optimale mogelijkheden voor de
leverancier om diensten en/of producten te leveren die de beste kwaliteit combineren
met een minimum aan totale kosten.
- De bereidheid met de leverancier te overleggen en hem inzicht te geven in de
verwerking en functie van het eindproduct en/of dienst. De hiervoor
noodzakelijke openheid is alleen mogelijk bij leveranciers waarmee een
langetermijnrelatie bestaat en die overtuigd zijn van het wederzijds belang.
Toegevoegde waarde inkoper
In de specificatiefase zorgt de inkoper ervoor dat hij van toegevoegde is op de volgende
onderdelen:
- Het vastleggen van duidelijke procedures voor het wijzigen van specificaties:
het wil nog weleens voorkomen dat de techniek snel wijzigt of dat je last hebt van
voortschrijdend inzicht en de specificaties nog aan wilt passen. Maak in je
offerteaanvraag alvast afspraken hoe je daarmee wilt omgaan.
- Zorgen dat de specificaties eenduidig zijn geformuleerd: met eenduidig wordt
bedoeld ‘niet voor verschillende uitleg vatbaar’.
- Het voorkomen van specificaties die zijn toegeschreven naar een bepaald
merk.
Uitgangspunten specificatiefase
De eerste stap in het inkoopproces is de specificatiefase. In deze fase van het inkoopproces
stel je de inkoopspecificaties vast via een programma van eisen, een PvE, dat ook wel
bestek wordt genoemd. In dit stadium komt ook de make or buy-vraag aan de orde: nadat je
in de nulfase een beeld hebt gekregen van de inkoopbehoeften, dien je te beslissen of je
producten of diensten in eigen beheer gaat produceren of uitvoeren, dan wel zal uitbesteden
aan een leverancier.
Wie betaalt, die bepaalt
Het specificeren van de inkoopbehoeften is de verantwoordelijkheid van de interne klant die
ook over het budget beschikt. ‘Wie betaalt, die bepaalt’ is een spreekwoord dat veel inkopers
hierbij gebruiken. De interne klant moet aangeven wat hij nodig heeft en aan welke criteria
die producten en/of diensten moeten voldoen. Je kunt hem hierbij behulpzaam zijn door
methodieken en standaard formats aan te bieden en kritische vragen te stellen over het
probleem dat de interne klant wil oplossen.
Het is van groot belang om alle relevante wensen en eisen boven tafel te krijgen. Het
is ronduit vervelend als de interne klant met nieuwe eisen komt wanneer je de offertes
al hebt ontvangen. Het kost je extra werk richting leveranciers en het gaat ten koste
van je goede naam als opdrachtgever en als inkoper in de markt.
Functionele en technische specificaties
De functionele specificaties omschrijven de functie van de producten en/of diensten die je
gaat inkopen. De functionele omschrijving geeft aan welke prestaties of inspanningen de
producten en/of diensten van de leverancier moeten leveren.
De technische specificaties leggen de producten en/of diensten tot in detail vast. De
uitwerking van de technische specificaties van producten en/of diensten maakt het mogelijk
om de offertes van de leveranciers op een gemakkelijke manier te vergelijken.
Een leverancier moet de technische product- of dienstspecificatie kunnen gebruiken voor het
aansturen van zijn interne proces. Daarnaast moet de specificatie jou als opdrachtgever in
staat stellen de geleverde producten en/of diensten op meetbare aspecten te beoordelen
zodat je de leveranciersprestatie kunt toetsen.
Eisen aan het programma van eisen
De functionele en technische specificaties vormen de basis voor je totale programma van
eisen en uiteindelijk voor de offerteaanvraag. Het is van belang dat de interne klant zijn
eisen en wensen zodanig formuleert dat:
- Je als inkoper voldoende commerciële vrijheid houdt
- Je de vraag in de markt onder kunt brengen
- Er voor beide partijen een optimale oplossing mogelijk is
- De specificaties in de offerteaanvraag praktisch hanteerbaar zijn
, Het verdient aanbeveling het PvE door de interne klant voor akkoord te laten ondertekenen.
Mocht de interne klant het inkoopadvies, dat voortkomt uit de beoordeling, te zijner tijd ter
discussie stellen, dan kun je 1 en ander toetsen aan het destijds opgestelde en
goedgekeurde PvE.
Technische specificaties gebruiken
De technische specificatie van een product gebruikt een leverancier als input voor de
fabricagevoorbereiding. Wanneer je besluit het product zelf te maken, werk je deze
specificaties uit in productietekeningen en bewerkingsopdrachten. Als je het product inkoopt,
vormt de specificatie de aansturing van de leverancier.
Verantwoordelijkheden leverancier
Voor de leverancier betekent dit:
- Het kritisch evalueren van technische product- en dienstspecificaties op
haalbaarheid (zowel technisch als economisch) en duidelijkheid. Dit leidt tot
realistische afspraken tussen jou en de leverancier. De specificaties bespreek je zo
vaak als nodig is, zodat er geen onduidelijkheden zijn. Dit voorkomt in een later
stadium onnodige discussies, irritaties en kosten.
- Het ontwikkelen van voorstellen waardoor jij als opdrachtgever met het product
en/of dienst je eigen proces beter kunt realiseren en/of kosten in het gehele proces
kunt besparen.
- Het zo snel mogelijk met de opdrachtgever bespreken van problemen die de
realisatie van de technische product- en/of dienstenspecificatie in gevaar brengen.
Deze bespreking heeft als doel alsnog een optimaal resultaat te bereiken.
Verantwoordelijkheden opdrachtgever
Voor de opdrachtgever betekent dit:
- Het zorgvuldig opstellen van technische product- en dienstenspecificaties.
Deze moeten enerzijds gericht zijn op het vervullen van de behoefte. Anderzijds
moeten ze gericht zijn op het creëren van optimale mogelijkheden voor de
leverancier om diensten en/of producten te leveren die de beste kwaliteit combineren
met een minimum aan totale kosten.
- De bereidheid met de leverancier te overleggen en hem inzicht te geven in de
verwerking en functie van het eindproduct en/of dienst. De hiervoor
noodzakelijke openheid is alleen mogelijk bij leveranciers waarmee een
langetermijnrelatie bestaat en die overtuigd zijn van het wederzijds belang.
Toegevoegde waarde inkoper
In de specificatiefase zorgt de inkoper ervoor dat hij van toegevoegde is op de volgende
onderdelen:
- Het vastleggen van duidelijke procedures voor het wijzigen van specificaties:
het wil nog weleens voorkomen dat de techniek snel wijzigt of dat je last hebt van
voortschrijdend inzicht en de specificaties nog aan wilt passen. Maak in je
offerteaanvraag alvast afspraken hoe je daarmee wilt omgaan.
- Zorgen dat de specificaties eenduidig zijn geformuleerd: met eenduidig wordt
bedoeld ‘niet voor verschillende uitleg vatbaar’.
- Het voorkomen van specificaties die zijn toegeschreven naar een bepaald
merk.
