Samenvatting Procesmanagement

Samenvatting Procesmanagement

- Organiseren = de managementfunctie die er op gericht is in een organisatie een
structuur van relaties tussen het personeel te creëren waardoor het personeel in
staat is de geplande doelen te bereiken.

- Er zijn 2 redenen waarom mensen zich organiseren

 Het bereiken van synergie: door een goed gestructureerd en georganiseerde
leiding te beiden ontstaat er een synergie, wanneer je iedereen zijn of haar gang
maar laat gaan dan ontstaat er geen synergie. ( samen ben je meer waard dan
alleen)

 Het voorkomen van duplicatie van middelen: door een goede organisatie te
creëren zorg je ervoor dat het werk zo afgestemd wordt dat er niet overbodige
middelen te hoeven worden aangeschaft. Je kunt goede afspraken maken wie
welke middelen gebruikt en nodig heeft.

- Als mensen eenmaal opereren in een organisatie moet er een organisatiestructuur
komen, dit heeft 2 redenen.

 Het instellen van lijnen van autoriteit en hiërarchie: door dingen goed op elkaar
af te stemmen moet er duidelijk zijn wie de leiding heeft en wie welke
beslissingen mag nemen.

 Het bewerkstelligen van goede communicatie: doordat organisaties steeds groter
worden is het vaak lastig om een goede communicatie te onderhouden. door een
juiste structuur in het leven te roepen creëer je een goede basis voor een
georganiseerde communicatie.

- Door te kijken welke taken er zijn kun je bepaalde functies in het leven roepen om
deze taken ook goed uit te voeren. Wanneer je dit hebt gedaan is er dus een afdeling
ontstaan.

- Bij het bepalen van de arbeidsverdeling kan men zich laten leiden door verschillende
motieven.

 Bestuursmotief: bij de keuze van een juiste arbeidsverdeling moet er bekeken
worden of de organisatie dan nog goed bestuurbaar is, daarnaast moet er
toezicht op de taken mogelijk zijn.

,  Kostenmotief: tijdens de arbeidsverdeling moet er gekeken worden of er niet
teveel kosten gemaakt worden en of het allemaal nog goed betaalbaar is, tevens
moet er ook gekeken worden of en bepaalde functie niet overbodig is want
anders wordt er met onnodig geld gestrooid.

 Gedragskundig motief: de taken moeten de werknemer de mogelijkheid tot
ontplooiing bieden en mogen niet te eentonig zijn.

 Maatschappelijk motief: bij de keuze voor een bepaalde taakverdeling moet men
rekening houden met maatschappelijke eisen. Zo zal men zich in ieder geval aan
de ARBO moeten houden.

- Doordat er in een organisatie soms adequate beslissingen genomen moeten worden
kan het zijn dat er 2 motieven tegen elkaar komen te staan.

- Taak = de bevoegdheid. Maar ook de plicht, van iemand om een bepaalde activiteit
uit te voeren. De taak bestaat uit meerdere handelingen en procedures.

- Om tot een geschikte taakdefinitie te komen, moet men de volgende regels in acht
nemen.

 De taak moet op het niveau van de uitvoerder zijn.
 De taak moet een logisch, overzichtelijk en afgerond geheel vormen
 De taken moeten de werknemers de mogelijkheid tot ontplooiing bieden en
mogen niet te eentonig zijn.
 De taken van een werknemer mogen geen tegenstrijdigheden bevatten.

- Fredrick Herzberg heeft een drietal oplossingen bedacht om de werknemer toch
gemotiveerd te houden.

 Taakverruiming: het aantal taken dat iemand heeft wordt uitgebreid. De nieuwe
taken worden wel aangeboden voor hetzelfde niveau.
 Taakroulatie: volgens een bepaald tijdschema worden door de werknemers
taken geruild.
 Taakverrijking: het takenpakket binnen een functie wordt uitgebreid, maar ook
werk van een hoger niveau wordt toegevoegd.

- Functie = het geheel van taken die iemand moet uitvoeren.

- Om een functie goed te kunnen een omschrijven, past men functieanalyse toe. Dit
kan men doen aan de hand van vier hoofdthema’s (de vier A’s).

 Arbeidsinhoud: de uitleg wat de functie precies inhoudt.

,  Arbeidsomstandigheden: dit betreft de omstandigheden waaronder het werk
uitgevoerd moet worden.
 Arbeidsverhoudingen: hierbij gaat het over de relatieve macht die men heeft,
over de vraag aan wie men verantwoording moet afleggen en hoe zwaar die
verantwoording is, en over de hoogte van de positie die men inneemt in het
bedrijf.
 Arbeidsvoorwaarden: hierbij gaat het om de primaire arbeidsvoorwaarden, die
salariëring van de functie en de secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een
eventuele auto van de zaak, winstdeling, pensioenopbouw en vergoeding van
onkosten.

- Voor het maken van een functieanalyse kan men gebruikmaken van een zestal
technieken:
 Observeren
 Expertmethode
 Individueel interview
 Groepsinterview
 Vragenlijstmethode
 Dagboekmethode

- Verticale differentiatie = er is sprake van verticale differentiatie als een medewerker
met een bepaalde functie iemand onder zich krijgt om hem te helpen.

- Delegeren van taken = wanneer er bij verticale differentiatie de bevoegdheden en
verantwoordelijkheden worden overgedragen aan een lager niveau.

- Centralisatie = als alle macht bij de centrale top van de organisatie ligt en er weinig
gedelegeerd wordt.

- Decentralisatie = wanneer er veel op decentraal afdelingsniveau beslist mag worden
en er dus veel wordt gedelegeerd.

- Horizontale differentiatie = hierbij wordt geen nieuw verticaal niveau toegevoegd,
zoals bij de verticale differentiatie, maar kiest men voor een uitbereiding op
gelijkwaardig niveau voor de uitvoering van taken.

- Interne differentiatie: men groepeert de mensen in afdelingen door te kijken naar de
functie die ze in de organisatie bekleden. Men noemt dit ook wel de functionele of F-
indeling.

- Interne specialisatie: hierbij kijkt men bij de groepering van mensen in afdelingen
niet naar de functionaliteit van de arbeidsprocessen, maar naar wat er wordt
geproduceerd of voor wie dit wordt gedaan.