Samenvatting Projectmatig werken Roel Grit

Projectmatigwerken blok 1.2
Hs. 1 Praktische theorie:
1.1 het project

In een organisatie worden allerlei werkzaamheden uitgevoerd indelen in 3 groepen:
1. Improvisatie
- Wanneer er plotseling een gebeurtenis voordoet waarop snelle reactie noodzakelijk is
- Ad hoc reageren: niet volgens plan maar van geval tot geval beslissen.
- Geeft veel vrijheid aan uitvoerder, maar kan heel chaotisch zijn voor organisatie.
2. Routinematige werkzaamheden:
- Worden herhaaldelijk uitgevoerd en zijn goed voorspelbaar.
- Hiervoor kunnen werkprocedures of voorschriften opgesteld worden, waardoor ze
doelmatig kunnen worden uitgevoerd
3. Projectmatige werkzaamheden
- Ligt tussen routine en improvisatie in.
- Eenmalig en tijdelijk karakter en zijn redelijk voorspelbaar.
- Project meestal opgedeeld in fase

Improvisatie Projectmatig Routinematig
Wanneer? Ad Hoc (plotseling) Te voorzien Herhalend
Resultaat? Onzeker Redelijk zeker Zeker
Bekendheid? Nieuw, plotseling Nieuw, planmatig Bekend
Vrijheid? Veel vrijheid Vooraf doordacht Nauwelijks vrijheid
Werkwijze? Chaotisch Geleidelijk duidelijker Duidelijk, vaste
procedure

Kenmerken van een project:
- Duidelijk beginpunt kick off en er moet een einddatum zijn afgesproken
- Levert aan het eind een eenmalig duidelijk gedefinieerd projectresultaat
- Projectdoel vertelt waarom opdrachtgever het project wil laten uitvoeren,
projectresultaat levert hier een bijdrage aan.
- Één opdrachtgever die geld beschikbaar stelt ook wel de sponsor genoemd, hij heeft
belang bij het project resultaat, geeft duidelijkheid en neemt belangrijke beslissingen.
- Budget
- Veel disciplines werken samen; mensen uit verschillende vakgebieden werken in een
tijdelijk werkverband.
- Heeft een eigen projectorganisatie
- Plan van aanpak

Soorten projecten:
Technische projecten: projecten die een verandering in de techniek als doelstelling hebben
of een nieuw product moeten opleveren.
- Goed te plannen
- Eindresultaat meestal goed duidelijk
- Ook wel harde projecten
Sociale projecten:
- Minder duidelijk einddoel
- Vaak gericht op cultuur- en organisatieveranderingen binnen een bedrijf
- Betrekking op manier waarop mensen samenwerken
- Zachte projecten
Commerciële projecten:
- Uiteindelijk doel geld verdienen

, Gemengde projecten:
- Tussenvorm van bijv. technische en sociale projecten
- Kunnen extra ingewikkeld zijn omdat uit verschillende vakgebieden mensen komen
die elkaar ‘taal’ niet spreken.
Evenementen:
- Projectresultaat komt op een vast moment

Aandachtspunten voor projectleider:
- Eis voorbereidingstijd bij de opdrachtgever:
o Zorg ervoor dat er voldoende tijd beschikbaar wordt gesteld voor voorbereid
o Planmatig willen werken
o Plan van aanpak opstellen
- Overleg met betrokkenen:
o Omdat bij een project personen uit diverse vakgebieden samenwerken is het
noodzakelijk eerst met al deze personen het project door te spreken.
o Voldoende gemotiveerde mensen en middelen
o Let op fouten
- Werk top-down:
o Eerst grote lijn van het project bepalen
o Niet direct opgaan in details
o Om project hanteerbar te maken, opdelen in fase:
 Grove indeling van fasen is:
 Voorbereiding (denken)
 Realisatie (doen)
 Nazorg (onderhouden)

Faseren:
Fasering van grote projecten heeft als voordeel dat er beslismomenten worden ingepland.
Elke moment heeft de opdrachtgever dan de kans om het project bij te sturen.
- Initiatieffase:
o Het idee komt tot stand
o Levert vaak een projectvoorstel op
o Als management besluit project te starten:
 Onderzoeken naar huidige stand van zaken
 Bepalen van de globale probleemstelling
 Vaststellen van het doel of het resultaat van het project.
 Bepalen van haalbaarheid van het project
- Definitiefase
o Bepalen van wat het eindresultaat is
o Uitkomst van definitie is het PvA
o Wat kunnen we van het project verwachten
o Onderscheid tussen wensen en eisen
o Aan het einde ligt er een OvA klaar
o De vraag aan het einde: Wat is er klaar als we klaar zijn? Is beantwoord.
- Ontwerpfase
o Hoe komt het projectresultaat er uit te zien
o Levert het ontwerp(rapport)
o Brainstormen
o Prototype
o Eind van deze fase een ontwerp gereed dat:
 Aan de opdrachtgevers precies duidelijk maakt wat hij krijgt.
 De voorbereiders van de volgende fase duidelijk maakt wat er
gemaakt moet worden.
- Voorbereidingsfase:
o Komt aan de orde hoe het projectresultaat gemaakt gaat worden.