Naam: Maureen Abbink Studentnummer: 330491
Invulblad Beslisdocument C: Performance rapportage
Vraag 1: max 3/4 A4
Geef aan wat de belangrijkste wijzigingen zijn in de communicatiestructuur bij de
ontwikkeling naar een regieorganisatie. Verwijs daarbij concreet naar de
communicatiematrix en de voorschriften uit de PID. Tip: plaats je wijzigingen in het
betreffende vakje hieronder.
De belangrijkste wijzigingen in de communicatie komen voort uit het feit dat de AAB meer
uitbesteed aan leveranciers, met name op operationeel niveau. Hierdoor zal de AAB niet alleen met
de interne klant op tactisch/strategisch niveau gesprekken moeten voeren, maar zullen zij nu ook
voortgang moeten bespreken met de externe leverancier. De AAB houdt zich niet meer bezig met
het operationele niveau, de leverancier lost bij een regieorganisatie de problemen/vragen op. Op
tactisch niveau zal in de eerste 3 maanden maandelijks een gesprek plaatsvinden, om voortgang
nauw te monitoren. Zeker in het begin, wanneer er een nieuwe leverancier wordt aangesteld, is
communicatie/voortgang bespreken van essentieel belang. Na 3 maanden vinden deze gesprekken
eens per kwartaal plaats. Hetzelfde geldt voor gesprekken op strategisch niveau. Deze zullen in het
eerste jaar ook een hogere frequentie hebben dan na het eerste jaar. Wanneer de leverancier goed
presteert en er niet meer gesprekken nodig zijn, wordt de frequentie op tactisch niveau na 3
maanden minder en op strategisch niveau na een jaar.
Communicati Wie: Wie: Waarover: Wanneer: Hoe:
e-matrix per vanuit AAB vanuit Thema’s Frequentie communicatie
organisatie- leverancier vorm
niveau
Strategisch MT FM Directie Begroting, beleid, Eerste jaar 2x Face-to-face
leverancier contractverlenging, einde per jaar, daarna gesprek bij AAB
contract, hostmanship jaarlijks
Tactisch Product- & Accountmanage Behalen van normen, Eerste 3 - Face-to-face
contract- r bonus/malus, knelpunten, maanden gesprek bij AAB
managemen verbeterpunten, maandelijks, - Mail
t samenwerking, hostmanship daarna 1x per - Telefoon
kwartaal
Operationeel Medewerker Contactpersoon De AAB houdt zich niet meer Niet Communicatie
s & Facility bezig met het operationele verloopt via
Desk niveau, leverancier lost FMIS
problemen/vragen op.
Informatie vanuit FMIS.
Invulblad Beslisdocument C: Performance rapportage
Vraag 1: max 3/4 A4
Geef aan wat de belangrijkste wijzigingen zijn in de communicatiestructuur bij de
ontwikkeling naar een regieorganisatie. Verwijs daarbij concreet naar de
communicatiematrix en de voorschriften uit de PID. Tip: plaats je wijzigingen in het
betreffende vakje hieronder.
De belangrijkste wijzigingen in de communicatie komen voort uit het feit dat de AAB meer
uitbesteed aan leveranciers, met name op operationeel niveau. Hierdoor zal de AAB niet alleen met
de interne klant op tactisch/strategisch niveau gesprekken moeten voeren, maar zullen zij nu ook
voortgang moeten bespreken met de externe leverancier. De AAB houdt zich niet meer bezig met
het operationele niveau, de leverancier lost bij een regieorganisatie de problemen/vragen op. Op
tactisch niveau zal in de eerste 3 maanden maandelijks een gesprek plaatsvinden, om voortgang
nauw te monitoren. Zeker in het begin, wanneer er een nieuwe leverancier wordt aangesteld, is
communicatie/voortgang bespreken van essentieel belang. Na 3 maanden vinden deze gesprekken
eens per kwartaal plaats. Hetzelfde geldt voor gesprekken op strategisch niveau. Deze zullen in het
eerste jaar ook een hogere frequentie hebben dan na het eerste jaar. Wanneer de leverancier goed
presteert en er niet meer gesprekken nodig zijn, wordt de frequentie op tactisch niveau na 3
maanden minder en op strategisch niveau na een jaar.
Communicati Wie: Wie: Waarover: Wanneer: Hoe:
e-matrix per vanuit AAB vanuit Thema’s Frequentie communicatie
organisatie- leverancier vorm
niveau
Strategisch MT FM Directie Begroting, beleid, Eerste jaar 2x Face-to-face
leverancier contractverlenging, einde per jaar, daarna gesprek bij AAB
contract, hostmanship jaarlijks
Tactisch Product- & Accountmanage Behalen van normen, Eerste 3 - Face-to-face
contract- r bonus/malus, knelpunten, maanden gesprek bij AAB
managemen verbeterpunten, maandelijks, - Mail
t samenwerking, hostmanship daarna 1x per - Telefoon
kwartaal
Operationeel Medewerker Contactpersoon De AAB houdt zich niet meer Niet Communicatie
s & Facility bezig met het operationele verloopt via
Desk niveau, leverancier lost FMIS
problemen/vragen op.
Informatie vanuit FMIS.
