Plan-Do-Check-Act-cyclus (Knowledge for Nature, 2018)
INTEGRALE OPDRACHT
Moduleopdracht
NCOI
HBO Management in Zorg en Welzijn
******
Studentnummer: *****
Datum: 23-07-2022
,Voorwoord
Voor u ligt de ‘Integrale opdracht HBO Management Zorg en Welzijn’. Deze opdracht is de laatste
opdracht van de opleiding HBO Management Zorg en Welzijn. Het doel van de opdracht is om alle
kennis die is opgedaan tijdens de opleiding toe te passen in deze opdracht en dit om te zetten in een
goede beschrijving van een managementproces middels het 5W’s+H-model en de PDCA-cyclus.
Op dit moment ben ik werkzaam als teamleider bij (organisatie), locatie (locatie) te (plaats). Sinds 1
mei 2021 werk ik in deze functie. Daarvoor ben ik als verpleegkundige binnen verschillende settingen
werkzaam geweest: zowel in de ziekenhuis-, wijk- als verpleeghuiszorg.
Voor mij was het werken als leidinggevende nieuw toen ik met de opleiding begon. Door deze
opleiding ben ik zowel persoonlijk als in mijn functie gegroeid. Met het volgen van de modules ben ik
zelfverzekerder geworden, omdat ik mij veel bewuster werd van de verschillende aspecten van
management en er vele puzzelstukjes op zijn plek vielen. Daarnaast heeft de opleiding heeft mij
gebracht dat ik op vlakken waar ik nog geen tot weinig kennis van had een gelijkwaardig
gesprekspartner ben geworden. Dit betrof vooral het gebied van HR en de financiële kant van de zorg.
De kennis die ik het afgelopen jaar heb opgedaan, maak ik graag inzichtelijk in deze laatste opdracht.
Ik wens u veel leesplezier toe.
(naam)
(plaats), 23 juli 2022
1 (naam)
, Samenvatting
In deze opdracht wordt het opnameproces op afdeling (naam afdeling) binnen locatie (locatie)
uitgewerkt.
Afdeling (naam afdeling) is één van de zeven afdeling binnen locatie (locatie). Het betreft een afdeling
met 16 bewoners, allen met een vorm van dementie al dan niet gecombineerd met
gedragsproblematiek.
De beschrijving van het opnameproces middels het 5W’s+H-model
Waarom? Het opnameproces is een belangrijk en primair proces binnen (organisatie). Het is een
proces dat van invloed is op het toevoegen van waarde aan de zorg voor de bewoners.
Wat? Het doel van het proces is om binnen zes weken na de opname van de bewoner op de afdeling
een persoonsgericht zorgplan te hebben dat ondertekend is door de bewoner of vertegenwoordiger.
Deze visuele weergave van het proces bevindt zich in Bijlage 3.
Wie? De volgende personen zijn betrokken bij dit proces: de EVV’er, de arts, de verpleegkundige, de
teamleider, de locatiemanager, de bewoner en de vertegenwoordiger.
Waar? Het proces zelf vindt zowel online als offline plaats. De gesprekken worden namelijk face-to-
face gevoerd met de bewoner en/of vertegenwoordiger, maar de uitwerking van het zorgplan bevindt
zich online in het elektronisch patiëntendossier.
Wanneer? Het opnameproces vindt plaats op het moment dat er een nieuwe bewoner wordt
opgenomen. Het opnameproces loopt vervolgens door tot maximaal zes weken na de opnamedatum.
Hoe? Het opnameproces wordt op dit moment gestuurd op basis van een indicator die één keer per
jaar gemeten wordt. Dit betreft een jaarlijks dossieronderzoek. Aan de hand hiervan wordt er een
rapportage gemaakt en worden er verbeteracties opgesteld.
De beschrijving van het proces middels de PDCA-cyclus
Plan: De plan-fase begint met het plannen van de opnamedatum van de bewoner, waarna het proces
start op de dag van de opname. Vanuit het management wordt er geen moment ingepland om toe te
lichten wat het opnameproces is, wat het doel hiervan is, wat het te verwachten resultaat is en met
behulp van welke P.I.’s dit gemonitord wordt.
Do: In de do-fase wordt het proces uitgevoerd volgens de uitgewerkte stappen van het
opnameproces. Het proces wordt gecontroleerd door de verpleegkundige, maar dit is niet vastgelegd.
Het is de verantwoordelijkheid van de teamleider om het proces te monitoren, echter gebeurt dit in de
praktijk onvoldoende. Daarnaast wordt er in het kader van competentiemanagement met iedere
medewerker een jaargesprek gehouden.
Check: Het resultaat dat bereikt dient te worden met het opnameproces is dat iedere bewoner na zes
weken een persoonsgebonden en ondertekend zorgplan heeft. In de praktijk wordt er één indicator
ingezet om de voortgang van het opnameproces te meten, namelijk het jaarlijks dossieronderzoek. Dit
onderzoek wordt uitgevoerd door de verpleegkundige.
Act: Aan de hand van de jaarlijkse dossiercontrole wordt met de resultaten een analyse gemaakt en
een actieplan opgesteld. Dit actieplan wordt door de teamleider met de locatiemanager,
verpleegkundige, arts en EVV’ers van afdeling (naam afdeling) gedeeld, evenals hoe de verbeteringen
uit het actieplan uitgevoerd moeten worden. Op dat moment wordt tevens om input in de vorm van
reflectie gevraagd aan de betrokken bij het opnameproces, zodat het actieplan eventueel nog
aangepast kan worden.
Conclusie
De PDCA-cyclus wordt onvoldoende ingezet op afdeling (naam afdeling). De plan-fase is onvoldoende
uitgewerkt om het continue verbeteren van het opnameproces mogelijk te maken, waardoor de
teamleider (die het proces monitort) tijdens de uitvoering van het opnameproces onvoldoende
feedback en sturing kan gegeven aan de medewerkers die het opnameproces uitvoeren. Daarnaast
wordt de check-fase onvoldoende en ontoereikend uitgevoerd. Er wordt slechts één P.I. gebruikt om
resultaten te meten, te weten het jaarlijkse dossieronderzoek. Dit leidt tot de volgende vragen:
1. Welke stijl van leidinggeven kan het beste ingezet worden door de teamleider om met
de medewerkers een constructieve samenwerking te bereiken die leidt tot goede
prestaties? De teamleider kan het beste situationeel leiderschap volgens Hersey en
Blanchard inzetten om goede prestaties en ontwikkeling van de medewerkers te bereiken.
2. Welke twee prestatie-indicatoren (P.I.’s) kunnen aan het opnameproces toegevoegd
worden? Het controleren of binnen de eerste vier weken na de opname van de bewoner
2 (naam)
INTEGRALE OPDRACHT
Moduleopdracht
NCOI
HBO Management in Zorg en Welzijn
******
Studentnummer: *****
Datum: 23-07-2022
,Voorwoord
Voor u ligt de ‘Integrale opdracht HBO Management Zorg en Welzijn’. Deze opdracht is de laatste
opdracht van de opleiding HBO Management Zorg en Welzijn. Het doel van de opdracht is om alle
kennis die is opgedaan tijdens de opleiding toe te passen in deze opdracht en dit om te zetten in een
goede beschrijving van een managementproces middels het 5W’s+H-model en de PDCA-cyclus.
Op dit moment ben ik werkzaam als teamleider bij (organisatie), locatie (locatie) te (plaats). Sinds 1
mei 2021 werk ik in deze functie. Daarvoor ben ik als verpleegkundige binnen verschillende settingen
werkzaam geweest: zowel in de ziekenhuis-, wijk- als verpleeghuiszorg.
Voor mij was het werken als leidinggevende nieuw toen ik met de opleiding begon. Door deze
opleiding ben ik zowel persoonlijk als in mijn functie gegroeid. Met het volgen van de modules ben ik
zelfverzekerder geworden, omdat ik mij veel bewuster werd van de verschillende aspecten van
management en er vele puzzelstukjes op zijn plek vielen. Daarnaast heeft de opleiding heeft mij
gebracht dat ik op vlakken waar ik nog geen tot weinig kennis van had een gelijkwaardig
gesprekspartner ben geworden. Dit betrof vooral het gebied van HR en de financiële kant van de zorg.
De kennis die ik het afgelopen jaar heb opgedaan, maak ik graag inzichtelijk in deze laatste opdracht.
Ik wens u veel leesplezier toe.
(naam)
(plaats), 23 juli 2022
1 (naam)
, Samenvatting
In deze opdracht wordt het opnameproces op afdeling (naam afdeling) binnen locatie (locatie)
uitgewerkt.
Afdeling (naam afdeling) is één van de zeven afdeling binnen locatie (locatie). Het betreft een afdeling
met 16 bewoners, allen met een vorm van dementie al dan niet gecombineerd met
gedragsproblematiek.
De beschrijving van het opnameproces middels het 5W’s+H-model
Waarom? Het opnameproces is een belangrijk en primair proces binnen (organisatie). Het is een
proces dat van invloed is op het toevoegen van waarde aan de zorg voor de bewoners.
Wat? Het doel van het proces is om binnen zes weken na de opname van de bewoner op de afdeling
een persoonsgericht zorgplan te hebben dat ondertekend is door de bewoner of vertegenwoordiger.
Deze visuele weergave van het proces bevindt zich in Bijlage 3.
Wie? De volgende personen zijn betrokken bij dit proces: de EVV’er, de arts, de verpleegkundige, de
teamleider, de locatiemanager, de bewoner en de vertegenwoordiger.
Waar? Het proces zelf vindt zowel online als offline plaats. De gesprekken worden namelijk face-to-
face gevoerd met de bewoner en/of vertegenwoordiger, maar de uitwerking van het zorgplan bevindt
zich online in het elektronisch patiëntendossier.
Wanneer? Het opnameproces vindt plaats op het moment dat er een nieuwe bewoner wordt
opgenomen. Het opnameproces loopt vervolgens door tot maximaal zes weken na de opnamedatum.
Hoe? Het opnameproces wordt op dit moment gestuurd op basis van een indicator die één keer per
jaar gemeten wordt. Dit betreft een jaarlijks dossieronderzoek. Aan de hand hiervan wordt er een
rapportage gemaakt en worden er verbeteracties opgesteld.
De beschrijving van het proces middels de PDCA-cyclus
Plan: De plan-fase begint met het plannen van de opnamedatum van de bewoner, waarna het proces
start op de dag van de opname. Vanuit het management wordt er geen moment ingepland om toe te
lichten wat het opnameproces is, wat het doel hiervan is, wat het te verwachten resultaat is en met
behulp van welke P.I.’s dit gemonitord wordt.
Do: In de do-fase wordt het proces uitgevoerd volgens de uitgewerkte stappen van het
opnameproces. Het proces wordt gecontroleerd door de verpleegkundige, maar dit is niet vastgelegd.
Het is de verantwoordelijkheid van de teamleider om het proces te monitoren, echter gebeurt dit in de
praktijk onvoldoende. Daarnaast wordt er in het kader van competentiemanagement met iedere
medewerker een jaargesprek gehouden.
Check: Het resultaat dat bereikt dient te worden met het opnameproces is dat iedere bewoner na zes
weken een persoonsgebonden en ondertekend zorgplan heeft. In de praktijk wordt er één indicator
ingezet om de voortgang van het opnameproces te meten, namelijk het jaarlijks dossieronderzoek. Dit
onderzoek wordt uitgevoerd door de verpleegkundige.
Act: Aan de hand van de jaarlijkse dossiercontrole wordt met de resultaten een analyse gemaakt en
een actieplan opgesteld. Dit actieplan wordt door de teamleider met de locatiemanager,
verpleegkundige, arts en EVV’ers van afdeling (naam afdeling) gedeeld, evenals hoe de verbeteringen
uit het actieplan uitgevoerd moeten worden. Op dat moment wordt tevens om input in de vorm van
reflectie gevraagd aan de betrokken bij het opnameproces, zodat het actieplan eventueel nog
aangepast kan worden.
Conclusie
De PDCA-cyclus wordt onvoldoende ingezet op afdeling (naam afdeling). De plan-fase is onvoldoende
uitgewerkt om het continue verbeteren van het opnameproces mogelijk te maken, waardoor de
teamleider (die het proces monitort) tijdens de uitvoering van het opnameproces onvoldoende
feedback en sturing kan gegeven aan de medewerkers die het opnameproces uitvoeren. Daarnaast
wordt de check-fase onvoldoende en ontoereikend uitgevoerd. Er wordt slechts één P.I. gebruikt om
resultaten te meten, te weten het jaarlijkse dossieronderzoek. Dit leidt tot de volgende vragen:
1. Welke stijl van leidinggeven kan het beste ingezet worden door de teamleider om met
de medewerkers een constructieve samenwerking te bereiken die leidt tot goede
prestaties? De teamleider kan het beste situationeel leiderschap volgens Hersey en
Blanchard inzetten om goede prestaties en ontwikkeling van de medewerkers te bereiken.
2. Welke twee prestatie-indicatoren (P.I.’s) kunnen aan het opnameproces toegevoegd
worden? Het controleren of binnen de eerste vier weken na de opname van de bewoner
2 (naam)
