Beroepsproduct informatie- en procesmanagement
onderzoek met verbeteradvies inkoop- en
facturatieproces
Naam xxxxxxx
Studentnummer xxxxxxxx
Docent xxxxxxxx
Vak Informatie en Procesmanagement, 2020
Opdrachtgever xxxxxxxx
,Voorwoord
Voor u ligt mijn onderzoeksverslag met verbeteradvies. Als onderwerp voor dit verslag is
gekozen voor het inkoop- facturatieproces bij xxxxxx. Het onderzoek ten behoeve van dit
verslag is dus ook uitgevoerd bij xxxxxx.
De onderdelen waaraan het onderzoek moet voldoen zijn vooraf vastgelegd. Met hulp
van onze studiebegeleider xxxxx, die regelmatig feedback gaf op vragen en die hielp het
verslag vorm te geven, ben ik uiteindelijk op dit eindresultaat uitgekomen. De uitdaging
zat er vooral in om uit te vinden wat er van het verslag verwacht wordt en hoe te komen
aan relevante informatie en data. Ik heb echter wel het gevoel dat ik het geheel goed
heb kunnen verwoorden en de stappen op logische wijze heb opgesteld.
Bij deze wil ik ook xxxxx bedanken voor de hulp en informatievoorziening en collega’s uit
het procesteam voor hun bijdrage. Ook wil ik de mede studenten uit mijn leerteam
bedanken voor hun feedback. Zonder hun medewerking had ik dit onderzoek nooit
succesvol kunnen afronden.
Ik wens u veel leesplezier toe met dit verslag,
xxxxxxx
2
,Management samenvatting
Bij het maken van het beroepsproduct voor de module informatie- en procesmanagement
moest er een onderzoek met verbeteradvies gemaakt worden. xxxx was de casus
organisatie en het onderzochte proces was het inkoop-facturatieproces. Het onderzoek
moest volgens de DMAIC Methode gedaan worden.
Opdrachtformulering
De opdracht kwam van de teamleider crediteuren van xxxxx. De opdrachtformulering
was als volgt: momenteel wordt gemiddeld 36 procent van alle facturen te laat betaald.
Hoe krijgen we dit percentage naar 10 procent?
Onderzoek
Het onderzoek hield in data verzamelen afkomstig van managementrapportages, internet
en intranet bekijken, het afnemen van interviews en brainstormsessies doen. De
managementrapportages ondersteunden de bewering van 36 procent, via internet zijn de
cijfers vergeleken met cijfers van heel Nederland, er is ook intern gekeken bij xxxxx. De
interviews zijn gehouden om de meningen van betrokkenen te horen. Tijdens een
brainstormsessie is met het procesteam achterhaald wat de mogelijke oorzaken van het
probleem zijn.
Analyse
Bij de analyse moesten de uitkomsten van de onderzoeken verwerkt worden. De
oorzaken van het probleem (uitkomsten van de interviews en brainstormsessie) zijn
verwerkt in een Ishikawa-diagram en daarbij gecategoriseerd. Vervolgens is daarmee
een Value Analysis Prioritization Matrix gevuld, waarbij de oorzaken met de hoogste
haalbaarheid en effectiviteit en oorzaken met hoogste haalbaarheid en minder
effectiviteit prioriteit kregen. Uit deze selectie werden 3 grondoorzaken benoemd
waarvan volgens de 5 Times Why Methode, de problemen geïdentificeerd konden
worden.
Advies en conclusie & aanbevelingen
Ten behoeve van het advies zijn er voor alle grondoorzaken 2 oplossingsalternatieven
bedacht, deze zijn door het procesteam beoordeeld met een cijfer. Per grondoorzaak is
het alternatief gekozen met de hoogste score.
De aanbeveling die gedaan is houdt in dat deze aanpassingen liefst vóór de
zomervakantie doorgevoerd worden. De verwachting is dat dit er toe zal leiden dat eind
december het aantal te laat betaalde facturen gemiddeld niet meer dan 10 procent is.
De conclusie is dat de oplossingen te vinden zijn in het vereenvoudigen van de lay-out
van de inkooporder, de onwetendheid/ onkunde van de inkopers te verhelpen en een
procesverbetering door te voeren. De aangedragen oplossingen dienen te worden
geïmplementeerd zoals omschreven in de oplossingenmatrix. Op die manier zal het doel
gehaald worden en zeker voor de nagestreefde datum van 31 december 2021.
3
, Inhoudsopgave
Voorwoord ............................................................................................................ 2
Management samenvatting ..................................................................................... 3
Inhoudsopgave ..................................................................................................... 4
Figuren- en tabellenlijst .......................................................................................... 6
Inleiding ............................................................................................................... 7
Hoofdstuk 1 Beschrijving organisatie en bedrijfsproces ............................................... 8
1.1 Globale beschrijving van de organisatie ........................................................... 8
1.2 Globale context van de te onderzoeken bedrijfsfunctie ....................................... 8
1.3 Een korte beschrijving van het inkoop- facturatieproces ..................................... 8
1.4 IT- middelen ................................................................................................ 9
1.5 Relevantie met de strategie ............................................................................ 9
1.6 Scope en randvoorwaarden ...........................................................................10
1.7 5W2H Methode ............................................................................................10
1.8 Smart doelstellingen .................................................................................12
1.9 De hoofdvraag en deelvragen ........................................................................12
1.10 Wat zijn de voordelen als het doel bereikt is? ................................................12
Hoofdstuk 2 Onderzoeksopzet ................................................................................13
2.1 Betrouwbaar en valide ..................................................................................13
2.2 De opzet van het onderzoek ..........................................................................13
2.3 Define ........................................................................................................13
2.4 Measure......................................................................................................14
2.5 Benchmark..................................................................................................15
2.6 Brainstormen ..............................................................................................15
2.7 Analyse ......................................................................................................15
2.8 Improve .....................................................................................................16
2.9 Control .......................................................................................................16
Hoofdstuk 3 Beschrijving huidige situatie van het bedrijfsproces (IST ..........................17
3.1 Korte historie ..............................................................................................17
3.2 Huidige situatie van het bedrijfsproces (IST) ...................................................17
Hoofdstuk 4 Het onderzoek ....................................................................................19
4.1 Deskresearch/ documentenanalyse ................................................................19
Afbeelding 5: managementrapportage Analytics ....................................................19
4.2 Interviews ...................................................................................................20
4
onderzoek met verbeteradvies inkoop- en
facturatieproces
Naam xxxxxxx
Studentnummer xxxxxxxx
Docent xxxxxxxx
Vak Informatie en Procesmanagement, 2020
Opdrachtgever xxxxxxxx
,Voorwoord
Voor u ligt mijn onderzoeksverslag met verbeteradvies. Als onderwerp voor dit verslag is
gekozen voor het inkoop- facturatieproces bij xxxxxx. Het onderzoek ten behoeve van dit
verslag is dus ook uitgevoerd bij xxxxxx.
De onderdelen waaraan het onderzoek moet voldoen zijn vooraf vastgelegd. Met hulp
van onze studiebegeleider xxxxx, die regelmatig feedback gaf op vragen en die hielp het
verslag vorm te geven, ben ik uiteindelijk op dit eindresultaat uitgekomen. De uitdaging
zat er vooral in om uit te vinden wat er van het verslag verwacht wordt en hoe te komen
aan relevante informatie en data. Ik heb echter wel het gevoel dat ik het geheel goed
heb kunnen verwoorden en de stappen op logische wijze heb opgesteld.
Bij deze wil ik ook xxxxx bedanken voor de hulp en informatievoorziening en collega’s uit
het procesteam voor hun bijdrage. Ook wil ik de mede studenten uit mijn leerteam
bedanken voor hun feedback. Zonder hun medewerking had ik dit onderzoek nooit
succesvol kunnen afronden.
Ik wens u veel leesplezier toe met dit verslag,
xxxxxxx
2
,Management samenvatting
Bij het maken van het beroepsproduct voor de module informatie- en procesmanagement
moest er een onderzoek met verbeteradvies gemaakt worden. xxxx was de casus
organisatie en het onderzochte proces was het inkoop-facturatieproces. Het onderzoek
moest volgens de DMAIC Methode gedaan worden.
Opdrachtformulering
De opdracht kwam van de teamleider crediteuren van xxxxx. De opdrachtformulering
was als volgt: momenteel wordt gemiddeld 36 procent van alle facturen te laat betaald.
Hoe krijgen we dit percentage naar 10 procent?
Onderzoek
Het onderzoek hield in data verzamelen afkomstig van managementrapportages, internet
en intranet bekijken, het afnemen van interviews en brainstormsessies doen. De
managementrapportages ondersteunden de bewering van 36 procent, via internet zijn de
cijfers vergeleken met cijfers van heel Nederland, er is ook intern gekeken bij xxxxx. De
interviews zijn gehouden om de meningen van betrokkenen te horen. Tijdens een
brainstormsessie is met het procesteam achterhaald wat de mogelijke oorzaken van het
probleem zijn.
Analyse
Bij de analyse moesten de uitkomsten van de onderzoeken verwerkt worden. De
oorzaken van het probleem (uitkomsten van de interviews en brainstormsessie) zijn
verwerkt in een Ishikawa-diagram en daarbij gecategoriseerd. Vervolgens is daarmee
een Value Analysis Prioritization Matrix gevuld, waarbij de oorzaken met de hoogste
haalbaarheid en effectiviteit en oorzaken met hoogste haalbaarheid en minder
effectiviteit prioriteit kregen. Uit deze selectie werden 3 grondoorzaken benoemd
waarvan volgens de 5 Times Why Methode, de problemen geïdentificeerd konden
worden.
Advies en conclusie & aanbevelingen
Ten behoeve van het advies zijn er voor alle grondoorzaken 2 oplossingsalternatieven
bedacht, deze zijn door het procesteam beoordeeld met een cijfer. Per grondoorzaak is
het alternatief gekozen met de hoogste score.
De aanbeveling die gedaan is houdt in dat deze aanpassingen liefst vóór de
zomervakantie doorgevoerd worden. De verwachting is dat dit er toe zal leiden dat eind
december het aantal te laat betaalde facturen gemiddeld niet meer dan 10 procent is.
De conclusie is dat de oplossingen te vinden zijn in het vereenvoudigen van de lay-out
van de inkooporder, de onwetendheid/ onkunde van de inkopers te verhelpen en een
procesverbetering door te voeren. De aangedragen oplossingen dienen te worden
geïmplementeerd zoals omschreven in de oplossingenmatrix. Op die manier zal het doel
gehaald worden en zeker voor de nagestreefde datum van 31 december 2021.
3
, Inhoudsopgave
Voorwoord ............................................................................................................ 2
Management samenvatting ..................................................................................... 3
Inhoudsopgave ..................................................................................................... 4
Figuren- en tabellenlijst .......................................................................................... 6
Inleiding ............................................................................................................... 7
Hoofdstuk 1 Beschrijving organisatie en bedrijfsproces ............................................... 8
1.1 Globale beschrijving van de organisatie ........................................................... 8
1.2 Globale context van de te onderzoeken bedrijfsfunctie ....................................... 8
1.3 Een korte beschrijving van het inkoop- facturatieproces ..................................... 8
1.4 IT- middelen ................................................................................................ 9
1.5 Relevantie met de strategie ............................................................................ 9
1.6 Scope en randvoorwaarden ...........................................................................10
1.7 5W2H Methode ............................................................................................10
1.8 Smart doelstellingen .................................................................................12
1.9 De hoofdvraag en deelvragen ........................................................................12
1.10 Wat zijn de voordelen als het doel bereikt is? ................................................12
Hoofdstuk 2 Onderzoeksopzet ................................................................................13
2.1 Betrouwbaar en valide ..................................................................................13
2.2 De opzet van het onderzoek ..........................................................................13
2.3 Define ........................................................................................................13
2.4 Measure......................................................................................................14
2.5 Benchmark..................................................................................................15
2.6 Brainstormen ..............................................................................................15
2.7 Analyse ......................................................................................................15
2.8 Improve .....................................................................................................16
2.9 Control .......................................................................................................16
Hoofdstuk 3 Beschrijving huidige situatie van het bedrijfsproces (IST ..........................17
3.1 Korte historie ..............................................................................................17
3.2 Huidige situatie van het bedrijfsproces (IST) ...................................................17
Hoofdstuk 4 Het onderzoek ....................................................................................19
4.1 Deskresearch/ documentenanalyse ................................................................19
Afbeelding 5: managementrapportage Analytics ....................................................19
4.2 Interviews ...................................................................................................20
4
