Evenementenlogistiek
‘’ De realisatie van evenementenconcepten in veilige en servicegerichte omgevingen ‘’
2011 Van Rijn en Van Damme
Versie 1.2, juni 2012
Deel 1: Introductie: evenementen en logistiek
Hoofdstuk 1: Betekenis evenementenlogistiek
Hoofdstuk 2: Processen als basis van een evenement
Deel 2 Logistieke stromen: mensen en goederen
Hoofdstuk 3: Processen als basis van een evenement
Hoofdstuk 4: Inrichten
Hoofdstuk 5: De uitvoering
Hoofdstuk 6: Beinvloeding van processen
Deel 3 Randvoorwaarden en ontwikkelingen
Hoofdstuk 7: Organisatie en Communicatie
Hoofdstuk 8: De Logistiek
Hoofdstuk 9: Veiligheid en veiligheidstromen
Hoofdstuk 10: ontwikkeling in de evenementenlogistiek
Bronnen voor de afbeeldingen:
, 1. Introductie; evenementen en logistiek
1.1 Naar een beleveniseconomie & evenementenmaatschappij
Agrarische economie → industrieeleconomie → diensteneconomie → beleveniseconomie:
►Bijbehorende begrippen: evenementenmaatschappij & attention economy
Niet langer zaak om te fabriceren, kunst om klant te verleiden meer te kopen.
Van producten wordt belevingswaarde belangrijker dan gebruikswaarde
Markteconomie → netwerkeconomie
►Markteconomie: het product van eigenaar (kopers en verkopers)
►Netwerkeconomie: aanbieders en gebruikers
Primair kenmerk evenement Niet tastbaar Satisfier Positieve ervaring van
evenement
Secundair kenmerk Tastbaar Dissatisfier (valt alleen op Logistiek; Een hapje of
evenement als het niet in orde is) drankje
‘’ de grote uitdaging van de evenementlogistiek is alles zodanig goed te organiseren dat het niet
opvalt en bezoekers zich volledig kunnen richten op (de beleving van) een evenement. ‘’
1.2 Geschiedenis van evenementen en evenementenlogistiek
Feesten die georganiseerd werden:
- Viering Romeinse feestdagen
- Gladiatorgevechten en diergevechten
- Kermissen
Eerste publieksevenement uit de moderne geschiedenis: The woodstock Music and art fair
(Woodstok ’69)
Vandaag de dag: Pinkpop, Lowlands, Dance Valley, Sail Amsterdam
,1.3 Logistiek evenement en evenementenlogistiek
Definities
Logistiek
‘’ Afstemmen van informatie- en goederenstromen op de afnemersmarkt, zodat tegen optimale
kosten aan de afnemerswensen wordt voldaan. Deze wensen hebben betrekking op het leveren van
de goederen en diensten in de juiste hoeveelheden, op de juiste plaats in de juiste kwaliteit tegen
marktgerichte levertijden.’’
Logistiek management
‘’Het besturen en beheersen van goederenstromen in een bedrijfskolom.’’
Evenement
‘’Een speciale tijd- en plaatsgebonden gebeurtenis, die door een initiatiefnemer bewust is gepland,
gericht op doelgroep, met een bewust gekozen vorm om een bepaald doel te realiseren.’’
Evenementenlogistiek
‘’Eenmalige of laag frequente organisatie, planning, besturing en uitvoering van zowel goederen- als
mensenstromen, met als doel door middel van uitbesteding en inhuur tegen lage kosten en
kapitaalgebruik te voldoen aan de behoefte van bezoekers.‘’
Logistiek Evenementenlogistiek
Inkoop Inhuur en uitbesteding
Productie Realisatie
Eindafnemers Publiek
Behoefte markt Behoefte bezoekers
* Bij evenementen zijn deelnemers/bezoekers zowel ‘product’ als ‘klant’
Verschillen:
- Tijdelijke organisatie (tegenwoordig ook steeds vaker herhaling van events)
- Niet alleen goederenstroom (secundair) maar ook personenstroom. (primair)
Overeenkomsten:
- Planning
- Besturing
- Uitvoering
- Kosten
- kapitaal
In het boek gaat men uit van een definitie die bestaat uit twee delen:
- Doeldefinitie: Evenementenlogistiek bestaat ui activiteiten die worden uitgevoerd om met
een speciale tijd- en plaatsgebonden gebeurtenis in een gekozen vorm en voor gekozen
doelgroep een bepaald doel te realiseren.
- Activiteitendefinitie: deze activiteiten bestaan uit: planning, coördinatie, beheersing, service
& controle tijdens voorbereiding, uitvoering, afronding van het evenement van goederen- &
mensenstromen tegen zo laag mogelijke kosten.
,1.4 Evenement als logistiek knooppunt
Een logistiek knooppunt in enge zin is een ontkoppelingspunt van vervoerbewegingen en
informatiestromen in logistieke ketens. Ze verbinden vervoerssystemen en bieden mogelijkheden
voor het uitwissen van lading tussen vervoersmodaliteiten van een logistiek knooppunt.
Een logistiek knooppunt in ruime zin is een ruimtelijke concentratie van diverse logistieke en
andersoortige dienstverleners rondom een ontkoppelingspunt van vervoerbewegingen.
► Ruimtelijke bundeling van actoren
1. Regionaal knooppunt: clusters van organisaties binnen regio, landelijk, wereldwijd netwerk
Olympische spelen, WK voetbal, Amsterdam ZO
2. Logistieke knooppunten: idem, binnen keten of netwerk
Amsterdam Arena, Sail Amsterdam, Koningsdag
3. Fysieke knooppunten: warehousing, distributie, schakels i.d. keten
Heineken Music Hall, Ziggo Dome, Cruisseschip. Braderie
1.5 Actoren bij een evenement
Er zijn veel partijen betrokken bij de organisatie en uitvoer van een evenement:
Externe partijen Uitvoerende Partijen
Opdrachtgevers Inhoud
Overheid Techniek
Financiers Communicatie
Distributeurs Catering
Indirecte partijen Overig
Doelgroep
, 2. Typologie en kenmerken evenementen
2.1 Typen evenementen
Type evenementen: Congres, bedrijfsfeest, beurs sportevenement, muziekconcert, dansfestival
kermis, festival etc.
Doelen: Educatief, informeren ,motiveren, vermaken, ontmoeting, beleven, werven van fondsen,
verkoop en promotie.
►Indeling van type evenementen volstaat niet al het gaat om onderscheid logistieke
consequenties (van sportevenementen zijn bijv. verschillende varianten)
2.2 kenmerken van evenement
Typering is niet voldoende er worden ook vaak algemene kenmerken genoemd zoals:
- Duur,
- Locatie
- Bereikbaarheid
- Omvang
- Toegang
- Doelgroep.
Let op! Bij omvang valt een kanttekening te plaatsen:
► Wat groot is of als groot wordt ervaren. 1 Miljoen bezoekers is groot bij een dorpsfeest
maar niet de Olympische spelen.)
Naast algemene kenmerken zijn er nog andere kenmerken:
- Deadlines
- Onvoorspelbaarheid
- Onduidelijke opdracht (klant weet vaak niet wat hij inkoopt)
- Piekbelasting (evenement is altijd tijdelijk)
- Terrein en weer (vinden vaak op locaties plaats)
- Diffuse bedrijfskolom (rol leverancier en afnemer kan wisselen)
- Afhankelijkheid leveranciers & opdrachtgevers
- Weinig IT-ondersteuning op site (veel mensenwerk)
- Belang ‘reverse logistics’ (materiaal moet door naar volgend evenement)
- Financieel afbreukrisico (veel onzeker inkomsten/ hoge kosten)
* Standaardisering van processen bij evenementen is lastig. Evenementen zijn vaak eenmalig en er
zijn veel partijen betrokken.
‘
‘’ De realisatie van evenementenconcepten in veilige en servicegerichte omgevingen ‘’
2011 Van Rijn en Van Damme
Versie 1.2, juni 2012
Deel 1: Introductie: evenementen en logistiek
Hoofdstuk 1: Betekenis evenementenlogistiek
Hoofdstuk 2: Processen als basis van een evenement
Deel 2 Logistieke stromen: mensen en goederen
Hoofdstuk 3: Processen als basis van een evenement
Hoofdstuk 4: Inrichten
Hoofdstuk 5: De uitvoering
Hoofdstuk 6: Beinvloeding van processen
Deel 3 Randvoorwaarden en ontwikkelingen
Hoofdstuk 7: Organisatie en Communicatie
Hoofdstuk 8: De Logistiek
Hoofdstuk 9: Veiligheid en veiligheidstromen
Hoofdstuk 10: ontwikkeling in de evenementenlogistiek
Bronnen voor de afbeeldingen:
, 1. Introductie; evenementen en logistiek
1.1 Naar een beleveniseconomie & evenementenmaatschappij
Agrarische economie → industrieeleconomie → diensteneconomie → beleveniseconomie:
►Bijbehorende begrippen: evenementenmaatschappij & attention economy
Niet langer zaak om te fabriceren, kunst om klant te verleiden meer te kopen.
Van producten wordt belevingswaarde belangrijker dan gebruikswaarde
Markteconomie → netwerkeconomie
►Markteconomie: het product van eigenaar (kopers en verkopers)
►Netwerkeconomie: aanbieders en gebruikers
Primair kenmerk evenement Niet tastbaar Satisfier Positieve ervaring van
evenement
Secundair kenmerk Tastbaar Dissatisfier (valt alleen op Logistiek; Een hapje of
evenement als het niet in orde is) drankje
‘’ de grote uitdaging van de evenementlogistiek is alles zodanig goed te organiseren dat het niet
opvalt en bezoekers zich volledig kunnen richten op (de beleving van) een evenement. ‘’
1.2 Geschiedenis van evenementen en evenementenlogistiek
Feesten die georganiseerd werden:
- Viering Romeinse feestdagen
- Gladiatorgevechten en diergevechten
- Kermissen
Eerste publieksevenement uit de moderne geschiedenis: The woodstock Music and art fair
(Woodstok ’69)
Vandaag de dag: Pinkpop, Lowlands, Dance Valley, Sail Amsterdam
,1.3 Logistiek evenement en evenementenlogistiek
Definities
Logistiek
‘’ Afstemmen van informatie- en goederenstromen op de afnemersmarkt, zodat tegen optimale
kosten aan de afnemerswensen wordt voldaan. Deze wensen hebben betrekking op het leveren van
de goederen en diensten in de juiste hoeveelheden, op de juiste plaats in de juiste kwaliteit tegen
marktgerichte levertijden.’’
Logistiek management
‘’Het besturen en beheersen van goederenstromen in een bedrijfskolom.’’
Evenement
‘’Een speciale tijd- en plaatsgebonden gebeurtenis, die door een initiatiefnemer bewust is gepland,
gericht op doelgroep, met een bewust gekozen vorm om een bepaald doel te realiseren.’’
Evenementenlogistiek
‘’Eenmalige of laag frequente organisatie, planning, besturing en uitvoering van zowel goederen- als
mensenstromen, met als doel door middel van uitbesteding en inhuur tegen lage kosten en
kapitaalgebruik te voldoen aan de behoefte van bezoekers.‘’
Logistiek Evenementenlogistiek
Inkoop Inhuur en uitbesteding
Productie Realisatie
Eindafnemers Publiek
Behoefte markt Behoefte bezoekers
* Bij evenementen zijn deelnemers/bezoekers zowel ‘product’ als ‘klant’
Verschillen:
- Tijdelijke organisatie (tegenwoordig ook steeds vaker herhaling van events)
- Niet alleen goederenstroom (secundair) maar ook personenstroom. (primair)
Overeenkomsten:
- Planning
- Besturing
- Uitvoering
- Kosten
- kapitaal
In het boek gaat men uit van een definitie die bestaat uit twee delen:
- Doeldefinitie: Evenementenlogistiek bestaat ui activiteiten die worden uitgevoerd om met
een speciale tijd- en plaatsgebonden gebeurtenis in een gekozen vorm en voor gekozen
doelgroep een bepaald doel te realiseren.
- Activiteitendefinitie: deze activiteiten bestaan uit: planning, coördinatie, beheersing, service
& controle tijdens voorbereiding, uitvoering, afronding van het evenement van goederen- &
mensenstromen tegen zo laag mogelijke kosten.
,1.4 Evenement als logistiek knooppunt
Een logistiek knooppunt in enge zin is een ontkoppelingspunt van vervoerbewegingen en
informatiestromen in logistieke ketens. Ze verbinden vervoerssystemen en bieden mogelijkheden
voor het uitwissen van lading tussen vervoersmodaliteiten van een logistiek knooppunt.
Een logistiek knooppunt in ruime zin is een ruimtelijke concentratie van diverse logistieke en
andersoortige dienstverleners rondom een ontkoppelingspunt van vervoerbewegingen.
► Ruimtelijke bundeling van actoren
1. Regionaal knooppunt: clusters van organisaties binnen regio, landelijk, wereldwijd netwerk
Olympische spelen, WK voetbal, Amsterdam ZO
2. Logistieke knooppunten: idem, binnen keten of netwerk
Amsterdam Arena, Sail Amsterdam, Koningsdag
3. Fysieke knooppunten: warehousing, distributie, schakels i.d. keten
Heineken Music Hall, Ziggo Dome, Cruisseschip. Braderie
1.5 Actoren bij een evenement
Er zijn veel partijen betrokken bij de organisatie en uitvoer van een evenement:
Externe partijen Uitvoerende Partijen
Opdrachtgevers Inhoud
Overheid Techniek
Financiers Communicatie
Distributeurs Catering
Indirecte partijen Overig
Doelgroep
, 2. Typologie en kenmerken evenementen
2.1 Typen evenementen
Type evenementen: Congres, bedrijfsfeest, beurs sportevenement, muziekconcert, dansfestival
kermis, festival etc.
Doelen: Educatief, informeren ,motiveren, vermaken, ontmoeting, beleven, werven van fondsen,
verkoop en promotie.
►Indeling van type evenementen volstaat niet al het gaat om onderscheid logistieke
consequenties (van sportevenementen zijn bijv. verschillende varianten)
2.2 kenmerken van evenement
Typering is niet voldoende er worden ook vaak algemene kenmerken genoemd zoals:
- Duur,
- Locatie
- Bereikbaarheid
- Omvang
- Toegang
- Doelgroep.
Let op! Bij omvang valt een kanttekening te plaatsen:
► Wat groot is of als groot wordt ervaren. 1 Miljoen bezoekers is groot bij een dorpsfeest
maar niet de Olympische spelen.)
Naast algemene kenmerken zijn er nog andere kenmerken:
- Deadlines
- Onvoorspelbaarheid
- Onduidelijke opdracht (klant weet vaak niet wat hij inkoopt)
- Piekbelasting (evenement is altijd tijdelijk)
- Terrein en weer (vinden vaak op locaties plaats)
- Diffuse bedrijfskolom (rol leverancier en afnemer kan wisselen)
- Afhankelijkheid leveranciers & opdrachtgevers
- Weinig IT-ondersteuning op site (veel mensenwerk)
- Belang ‘reverse logistics’ (materiaal moet door naar volgend evenement)
- Financieel afbreukrisico (veel onzeker inkomsten/ hoge kosten)
* Standaardisering van processen bij evenementen is lastig. Evenementen zijn vaak eenmalig en er
zijn veel partijen betrokken.
‘
