Samenvatting Evenementenlogistiek

Evenementenlogistiek
Hoofdstuk 1
Betekenis evenementenlogistiek: de realisatie van evenementenconcepten
in veilige en servicegerichte omgevingen.
Agrarische economie  industriële, diensteneconomie  beleveniseconomie
(evenementenmaatschappij, attention economy)
Kenmerken beleveniseconomie:

 Ervaringen zijn belangrijker dan tastbare producten.
 Van producten wordt de belevingswaarde belangrijker dan de
gebruikswaarde.
Aanbod van producten is groter dan de vraag, het is belangrijk om de consument
te verleiden.
Motief voor koopgedrag consumenten: er wordt verwacht dat goederen nieuwe
ervaringen zullen opleveren.
Parallel aan de ontwikkeling naar een beleveniseconomie is de ontwikkeling van
markeconomie  netwerkeconomie.
Kenmerken markteconomie:

 Gebaseerd op koop en verkoop van goederen en diensten.
 Na het kopen/verkopen verandert dat product van eigenaar (koper neemt
het bezit van het product over)
 Kopers en verkopers zijn actief

Kenmerken netwerkeconomie:

 De goederen blijven in het bezit van de eigenaar
 Er wordt (tijdelijke) toegang tot het product verkocht
 Aanbieders en gebruikers zijn actief
 Ontastbaar en tijdelijk

Satisfier: primaire kenmerk van een evenement, niet tastbaar.
Dissatisfier: secundaire kenmerk van een evenement, tastbaar (bv. Eten en
drinken, personenstromen op/van/ naar een evenement). Als het in orde is valt
het niemand op, andersom wordt er geklaagd.
Bezoekers zijn zowel product als onderdeel van het proces als kritische klant.
Uitdaging van evenementenlogistiek is alles zo te organiseren dat het niet opvalt
en de bezoekers zich kunnen richten op een evenement.
Evenement: een speciale tijd- en plaatsgebonden gebeurtenis, die door een
initiatiefnemer bewust is gepland, en die gericht is op een bepaalde doelgroep,
om met een bewust gekozen vorm, een bepaald doel te realiseren.

,Evenementenlogistiek: bestaat uit activiteiten die worden uitgevoerd om met
een speciale tijd- en plaatsgebonden gebeurtenis, in een gekozen vorm en voor
een gekozen doelgroep, een bepaald doel te realiseren (doeldefinitie). Deze
activiteiten bestaan uit de planning, coördinatie, beheersing, service en controle
tijdens de voorbereiding, uitvoering en afronding van het evenement van zowel
goederen- als personenstromen tegen zo laag mogelijke kosten
(activiteitendefinitie).
Overeenkomsten en verschillen tussen logistiek en
evenementenlogistiek

Overeenkomsten Verschillen
Planning (kritische pad) Bij evenementen gaat het om een
eenmalige of laagfrequente
organisatie
Besturing Bij evenementen gaat het niet alleen
om de goederenstroom, maar ook om
de personenstromen.
Personenstromen zijn primair,
goederenstromen secundair
Uitvoering Geen sprake van inkoop, maar inhuur
en uitbesteding
Kosten (budget) Geen sprake van productie maar van
realisatie
Kapitaal (welke middelen zetten we in) Geen eindafnemers maar publiek
Niet de behoefte van de markt is
belangrijk maar de behoefte van de
bezoekers
Deelnemers en bezoekers zijn zowel
product als klant


Logistiek knooppunt: wordt veel gebruikt binnen de goederenlogistiek.
Ruimtelijke concentratie van diverse logistieke en andersoortige dienstverleners
rondom een ontkoppelingspunt van vervoerbewegingen. Doorgaans geen
organisatorische eenheid maar een ruimtelijke bundeling van actoren.
3 niveaus van knooppunten:

 Fysieke knooppunten: schakel binnen de logistieke keten, een
distributiecentrum waar opslag en overslag plaatsvindt en waaruit
goederen worden gedistribueerd.
 Logistieke knooppunten: cluster van ondernemingen binnen een logistieke
keten of netwerk rondom een haven, luchthaven, station etc. Vallen ook
stadions, ziekenhuizen, concertgebouwen onder. Bestaat uit meerdere
fysieke knooppunten.
 Regionale knooppunten: bundeling van enkele logistieke knooppunten. Bv.
Regio Amsterdam. Een regionaal knooppunt kan een mondiale functie
hebben.
Betrokken partijen binnen een evenement kan je zien als schakels in een keten
met een hoge mate van afhankelijkheid en complexiteit. Bij ieder evenement

,moet de bedrijfskolom weer opnieuw worden opgebouwd. Rollen van leverancier
en afnemer kunnen dan worden omgedraaid.

Hoofdstuk 2
Algemene kenmerken evenementen:

 Duur
 Locatie
 Bereikbaarheid
 Omvang
 Toegang
 Doelgroep

Specifieke kenmerken evenementen:

 Aanwezigheid absolute deadlines
 Hoge mate van onvoorspelbaarheid
 Onduidelijke opdracht
 Hoge mate van piekbelasting
 Grote invloed terreingesteldheid en weersomstandigheden
 Bedrijfskolom is diffuus (rol leverancier en afnemer kan wisselen)
 Hoge onderlinge afhankelijkheid van leveranciers en opdrachtgevers
 Weinig IT-ondersteuning
 Groot belang ‘reverse logistics’ (materieel moet door naar volgend
evenement)
 Hoog financieel afbreukrisico

Logistieke elementen in het organisatieproces van evenementen:

 Goederenstromen (aanvoer/afvoer goederen)
 Personenstromen (artiesten/deelnemersstroom, mobiliteitsplan, crowd
management)
 Faciliteiten (goederen, bezoekers, medewerkers)

Logistieke consequenties van een evenement hangen sterk samen met de
gerelateerde risico’s en de doelgroep van een evenement.
Projectmanagement:
Het systematisch en integraal sturen van het ontwikkelingsproces voor een
bepaald project, startend met een creatief idee en eindigend met een concreet
product. Projecten hebben de volgende kenmerken:

 Definieerbaar begin en einde
 Tijdelijk
 Heeft een opdrachtgever en een duidelijk budget
 Eenmalig karakter met een duidelijk doel
 Multidisciplinair
 Organisatorisch complex
 Stuurbaar vanuit een centraal punt.

Evenementen laten zich goed besturen door middel van projectmanagement.

, Hoofdstuk 3
Processen zijn de basis van elke organisatie die een product of dienst levert. Alle
processen kan je schematisch weergeven met behulp van het input-
transformatie- output model. Is toe te passen op processen van heel omvangrijk
tot klein. Input vormt de basis voor de transformatie in de gewenste output voor
de klant.


transformatie
input output


De evenementensite en de omgeving zijn een black box. De activiteiten in de
black box zijn niet te onderscheiden van elkaar.
Kenmerken van processen:

 Input wordt omgezet in waardevolle output. Kenmerken die deze
processen beïnvloeden zijn gebruikte materialen, mensen die
worden geholpen etc.
 Capaciteit van een proces bepaalt hoeveel output er in een
bepaalde tijdseenheid kan worden geleverd.
 Proces heeft altijd een maximale capaciteit, deze kan niet altijd
gehaald worden, dit heeft te maken met variatie. Input, proces en
output uitkomsten tonen verschillen. Variatie is de stem van het
proces.


Bottleneck: waar de minste volume-eenheden doorheen kunnen. Het bepalende
proces voor de doorstroom. Het risico bestaat dan dat de toevoer van bezoekers
(tijdelijk) groter is dan de beschikbare capaciteit van de bottleneck.