H8 Evenement uitvoeren, afsluiten en evalueren
8.1 Het evenement uitvoeren
Op de dag van het evenement helpt het draaiboek je om het event succesvol uit te
voeren. Lopen zaken niet zoals bedacht of gepland? Wees dan flexibel en bedenk
hoe je problemen snel en praktisch oplost.
De uitvoering begint natuurlijk met het opbouwen en/of klaarzetten van materialen.
Hierbij worden evt ruimtes ingericht en deelnemers gehuisvest.
Ook andere voorbereidingen dienen nu plaats te vinden. Controleer of alle benodigde
apparatuur werkt, zoals geluidsinstallatie, beamers enz.
De laatste fase van de uitvoering bestaat natuurlijk uit het opruimen.
8.2 Praktische afhandeling en evaluatie
Als het evenement achter de rug is, is het voor de mensen van de organisatie nog
niet voorbij. De zaken die nog gedaan moeten worden na een evenement, bestaan
uit twee delen: de praktische afhandeling en de evaluatie.
Praktische afhandeling
De nazorg van een evenement bestaat uit het praktisch afhandelen van allerlei
zaken. Er worden bijvoorbeeld bedankbrieven verstuurd aan mensen of organisaties
die een bijdrage hebben geleverd aan het evenement. Hierbij kun je denken aan
sponsors, subsidieverstrekker en vrijwilligers. Verder worden de financiële zaken
afgehandeld, zoals de betaling van nog openstaande facturen en het opstellen van
een nacalculatie. Je hebt een begroting gemaakt van inkomsten en uitgaven. Tijdens
de voorbereiding en uitvoering heb je allerlei rekeningen betaald en geld ontvangen.
Alle inkomsten en uitgaven zijn terug te vinden in de financiële administratie. Aan het
eind van het evenement kijk je in hoeverre je begroting klopt met de werkelijke
uitgaven in je financiële administratie. Deze vergelijking heet een nacalculatie. Over
deze nacalculatie worden sponsors en subsidiegevers graag geïnformeerd.
Eventueel verstuur je een laatste persbericht met de resultaten van het evenement.
Maak afspraken met de opdrachtgever voor een eventueel vervolg op het
evenement. Je zorgt dat het eventdossier dat is aangelegd wordt bewaard voor een
eventueel volgend evenement. Foto's van het evenement kunnen op de website
worden geplaatst. Komt er een volgend evenement dan vermeld je de datum alvast.
Als sprekers een PowerPointpresentatie lieten zien, kun je die ook op je website
plaatsen (uiteraard met toestemming van de spreker). Vraag je af of de website blijft
bestaan of dat hij na enige tijd 'uit de lucht wordt gehaald'.
Evaluatie
Niet alleen van fouten kun je leren. Dingen die succesvol waren, moet je zeker ook
onthouden. Het is daarom verstandig dit in een goede evaluatie vast te leggen. In de
evaluatie worden de oorspronkelijke doelstellingen vergeleken met het werkelijke
resultaat. Je gaat na waar je verbeterpunten liggen voor een volgend evenement.
Maak na afloop van een evenement een overzicht van alle sterke en zwakke punten
van het evenement. Belangrijke thema's zijn: klopte de planning? Zijn de doelen
bereikt? Welke verbeterpunten zijn er? Hoe staat het met de financiën? Was alles
goed georganiseerd? Peil eventueel de mening van de bezoekers. Je kunt dit
bijvoorbeeld doen door ze op de website van het evenement een enquête te laten
invullen.
80
8.1 Het evenement uitvoeren
Op de dag van het evenement helpt het draaiboek je om het event succesvol uit te
voeren. Lopen zaken niet zoals bedacht of gepland? Wees dan flexibel en bedenk
hoe je problemen snel en praktisch oplost.
De uitvoering begint natuurlijk met het opbouwen en/of klaarzetten van materialen.
Hierbij worden evt ruimtes ingericht en deelnemers gehuisvest.
Ook andere voorbereidingen dienen nu plaats te vinden. Controleer of alle benodigde
apparatuur werkt, zoals geluidsinstallatie, beamers enz.
De laatste fase van de uitvoering bestaat natuurlijk uit het opruimen.
8.2 Praktische afhandeling en evaluatie
Als het evenement achter de rug is, is het voor de mensen van de organisatie nog
niet voorbij. De zaken die nog gedaan moeten worden na een evenement, bestaan
uit twee delen: de praktische afhandeling en de evaluatie.
Praktische afhandeling
De nazorg van een evenement bestaat uit het praktisch afhandelen van allerlei
zaken. Er worden bijvoorbeeld bedankbrieven verstuurd aan mensen of organisaties
die een bijdrage hebben geleverd aan het evenement. Hierbij kun je denken aan
sponsors, subsidieverstrekker en vrijwilligers. Verder worden de financiële zaken
afgehandeld, zoals de betaling van nog openstaande facturen en het opstellen van
een nacalculatie. Je hebt een begroting gemaakt van inkomsten en uitgaven. Tijdens
de voorbereiding en uitvoering heb je allerlei rekeningen betaald en geld ontvangen.
Alle inkomsten en uitgaven zijn terug te vinden in de financiële administratie. Aan het
eind van het evenement kijk je in hoeverre je begroting klopt met de werkelijke
uitgaven in je financiële administratie. Deze vergelijking heet een nacalculatie. Over
deze nacalculatie worden sponsors en subsidiegevers graag geïnformeerd.
Eventueel verstuur je een laatste persbericht met de resultaten van het evenement.
Maak afspraken met de opdrachtgever voor een eventueel vervolg op het
evenement. Je zorgt dat het eventdossier dat is aangelegd wordt bewaard voor een
eventueel volgend evenement. Foto's van het evenement kunnen op de website
worden geplaatst. Komt er een volgend evenement dan vermeld je de datum alvast.
Als sprekers een PowerPointpresentatie lieten zien, kun je die ook op je website
plaatsen (uiteraard met toestemming van de spreker). Vraag je af of de website blijft
bestaan of dat hij na enige tijd 'uit de lucht wordt gehaald'.
Evaluatie
Niet alleen van fouten kun je leren. Dingen die succesvol waren, moet je zeker ook
onthouden. Het is daarom verstandig dit in een goede evaluatie vast te leggen. In de
evaluatie worden de oorspronkelijke doelstellingen vergeleken met het werkelijke
resultaat. Je gaat na waar je verbeterpunten liggen voor een volgend evenement.
Maak na afloop van een evenement een overzicht van alle sterke en zwakke punten
van het evenement. Belangrijke thema's zijn: klopte de planning? Zijn de doelen
bereikt? Welke verbeterpunten zijn er? Hoe staat het met de financiën? Was alles
goed georganiseerd? Peil eventueel de mening van de bezoekers. Je kunt dit
bijvoorbeeld doen door ze op de website van het evenement een enquête te laten
invullen.
80
