H7 Het draaiboek
De evenementenorganisatie stelt een uitgebreid programma op. Met behulp hiervan maakt
het organisatieteam een draaiboek, bij een groot evenement zelfs verschillende draaiboeken!
7.1 Wat is een draaiboek?
Een draaiboek vormt een leidraad bij de daadwerkelijke organisatie en uitvoering van het
evenement. Het is tegelijk een werkplan waarin je zo uitputtend mogelijk beschrijft wie, wat,
wanneer doet. Een goed draaiboek is zeer gedetailleerd en beschrijft elke activiteit, wie
wat doet, wie waar naartoe gaat en door wie wat gecontroleerd is. Een draaiboek
bestaat meestal uit verschillende onderdelen:
- de voorbereiding
- de opbouw
- de uitvoering
- de afbouw
- de evaluatie
Een draaiboek is pas goed als een vrijwilliger die nog geen enkele vergadering heeft
meegemaakt, toch in staat is zonder problemen zijn taken uit te voeren.
7.2 Inhoud van het draaiboek
De inhoud van het draaiboek hangt af van het soort evenement en bevat bijvoorbeeld in
geval van een beurs de volgende onderdelen:
1 Algemene informatie met bijvoorbeeld adressen en een globaal tijdschema van
het evenement.
2 Programma. Het programma, zoals de bezoekers dat ontvangen.
3 Taken per onderdeel. Met belangrijke informatie over wie wat wanneer moet
doen.
4 Deelnemerslijst met relevante gegevens over de deelnemers.
5 Bezoekerslijst. Bij sommige evenementen, zoals een congres hebben bezoekers
zich vooraf aangemeld.
6 Catering. Dit is een onderdeel dat vaak bepalend is voor het succes van een
evenement.
7 Meenemen. Dit is een zelfgemaakte checklist met hulpmiddelen die meegenomen
moeten worden naar het evenement. Denk aan: badges, stiften en formulieren.
8 Vooraf controleren. Een checklist met zaken die je vooraf moet controleren.
9 Noodsituaties. Wat te doen in noodgevallen?
10 Overige informatie. Allerlei andere noodzakelijke informatie, zoals een plattegrond
of een dienstregeling.
Een draaiboek moet praktisch zijn, een logische indeling hebben met een duidelijke lay-out.
Eventueel kun je met kleuren en tabbladen werken om de verschillende onderdelen duidelijk
van elkaar te onderscheiden.
De evenementenorganisatie stelt een uitgebreid programma op. Met behulp hiervan maakt
het organisatieteam een draaiboek, bij een groot evenement zelfs verschillende draaiboeken!
7.1 Wat is een draaiboek?
Een draaiboek vormt een leidraad bij de daadwerkelijke organisatie en uitvoering van het
evenement. Het is tegelijk een werkplan waarin je zo uitputtend mogelijk beschrijft wie, wat,
wanneer doet. Een goed draaiboek is zeer gedetailleerd en beschrijft elke activiteit, wie
wat doet, wie waar naartoe gaat en door wie wat gecontroleerd is. Een draaiboek
bestaat meestal uit verschillende onderdelen:
- de voorbereiding
- de opbouw
- de uitvoering
- de afbouw
- de evaluatie
Een draaiboek is pas goed als een vrijwilliger die nog geen enkele vergadering heeft
meegemaakt, toch in staat is zonder problemen zijn taken uit te voeren.
7.2 Inhoud van het draaiboek
De inhoud van het draaiboek hangt af van het soort evenement en bevat bijvoorbeeld in
geval van een beurs de volgende onderdelen:
1 Algemene informatie met bijvoorbeeld adressen en een globaal tijdschema van
het evenement.
2 Programma. Het programma, zoals de bezoekers dat ontvangen.
3 Taken per onderdeel. Met belangrijke informatie over wie wat wanneer moet
doen.
4 Deelnemerslijst met relevante gegevens over de deelnemers.
5 Bezoekerslijst. Bij sommige evenementen, zoals een congres hebben bezoekers
zich vooraf aangemeld.
6 Catering. Dit is een onderdeel dat vaak bepalend is voor het succes van een
evenement.
7 Meenemen. Dit is een zelfgemaakte checklist met hulpmiddelen die meegenomen
moeten worden naar het evenement. Denk aan: badges, stiften en formulieren.
8 Vooraf controleren. Een checklist met zaken die je vooraf moet controleren.
9 Noodsituaties. Wat te doen in noodgevallen?
10 Overige informatie. Allerlei andere noodzakelijke informatie, zoals een plattegrond
of een dienstregeling.
Een draaiboek moet praktisch zijn, een logische indeling hebben met een duidelijke lay-out.
Eventueel kun je met kleuren en tabbladen werken om de verschillende onderdelen duidelijk
van elkaar te onderscheiden.
