Documentatievaardigheden
Hoofdstuk 1 Informatievoorziening in organisaties
Inleiding
Bij alle organisaties is een realisatieproces (of maakproces of dienstproces) aanwezig dat uit een groot aantal
deelprocessen of functies is opgebouwd. Dit worden de lijnactiviteiten, de kernactiviteiten of de directe
werkzaamheden genoemd.
Managementinformatiesysteem (MIS) = Ondersteunt bij beslissingsprocessen. Het is een hulpmiddel of gereedschap
om de managementgegevens te structureren en de kwaliteit te borgen. MIS is de algemene term voor een
beheersysteem van (bedrijfs)informatie, daaronder vallen zowel applicaties als processen.
Documentmanagementsysteem (DMS) = Hieruit kan informatie worden aangeleverd aan het overkoepelende MIS.
Het is een systeem voor het vastleggen, beheren en beschikbaar stellen van documenten.
Administratieve organisatie (AO) = hierin worden de werkwijzen, regels, procedures, taken, bevoegdheden,
verantwoordelijkheden en interne controlemaatregelen beschreven die voor de documentaire
informatievoorziening gelden. Het bevat 4 processen: gegevensvastlegging, -verzameling, -verwerking en bewerking
en -voorziening. De AO heeft als doel het ondersteunen van de besturing van de organisatie m.a.w.
bedrijfsbesturing.
Bedrijfsbesturing = Het toepassen van informatietechnologie bij het besturen van een bedrijf.
Het gaat hierbij om de rapportage van de uitvoering, voor het besturen van de bedrijfsprocessen: het MIS. De
toepassingen die in dit gebied voorkoen, hebben tot doel om de grote hoeveelheid gegevens welke uit de
bedrijfsprocessen komen inzichtelijk te maken voor het management.
Onderdelen van de AO:
1. Beschrijven van de bedrijfsprocessen
2. Vastleggen van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van medewerkers
3. Vastleggen van beveiligingsrisico's
4. Zorg dragen voor kwaliteitsmeting, -bewaking, -toetsing, -verbetering en borging
5. Zorg dragen voor managementrapportages voor het MIS
Het hangt van het type organisatie (en de branche) af waar de AO in de hiërarchische positionering wordt
ondergebracht. In veel bedrijven vervullen deze onderdelen een soort ‘controller’ of ‘interne auditor’ rol.
Van beleid naar praktijk
Beleid = het streven naar het bereiken van bepaalde doeleinden me bepaalde middelen en bepaalde tijdkeuzen.
Informatieplan = beschrijving hoe de organisatie haar informatievoorziening gebruikt en geeft aan welke functionele
kaders daarbij gelden.
Hoofdstuk 1 Informatievoorziening in organisaties
Inleiding
Bij alle organisaties is een realisatieproces (of maakproces of dienstproces) aanwezig dat uit een groot aantal
deelprocessen of functies is opgebouwd. Dit worden de lijnactiviteiten, de kernactiviteiten of de directe
werkzaamheden genoemd.
Managementinformatiesysteem (MIS) = Ondersteunt bij beslissingsprocessen. Het is een hulpmiddel of gereedschap
om de managementgegevens te structureren en de kwaliteit te borgen. MIS is de algemene term voor een
beheersysteem van (bedrijfs)informatie, daaronder vallen zowel applicaties als processen.
Documentmanagementsysteem (DMS) = Hieruit kan informatie worden aangeleverd aan het overkoepelende MIS.
Het is een systeem voor het vastleggen, beheren en beschikbaar stellen van documenten.
Administratieve organisatie (AO) = hierin worden de werkwijzen, regels, procedures, taken, bevoegdheden,
verantwoordelijkheden en interne controlemaatregelen beschreven die voor de documentaire
informatievoorziening gelden. Het bevat 4 processen: gegevensvastlegging, -verzameling, -verwerking en bewerking
en -voorziening. De AO heeft als doel het ondersteunen van de besturing van de organisatie m.a.w.
bedrijfsbesturing.
Bedrijfsbesturing = Het toepassen van informatietechnologie bij het besturen van een bedrijf.
Het gaat hierbij om de rapportage van de uitvoering, voor het besturen van de bedrijfsprocessen: het MIS. De
toepassingen die in dit gebied voorkoen, hebben tot doel om de grote hoeveelheid gegevens welke uit de
bedrijfsprocessen komen inzichtelijk te maken voor het management.
Onderdelen van de AO:
1. Beschrijven van de bedrijfsprocessen
2. Vastleggen van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van medewerkers
3. Vastleggen van beveiligingsrisico's
4. Zorg dragen voor kwaliteitsmeting, -bewaking, -toetsing, -verbetering en borging
5. Zorg dragen voor managementrapportages voor het MIS
Het hangt van het type organisatie (en de branche) af waar de AO in de hiërarchische positionering wordt
ondergebracht. In veel bedrijven vervullen deze onderdelen een soort ‘controller’ of ‘interne auditor’ rol.
Van beleid naar praktijk
Beleid = het streven naar het bereiken van bepaalde doeleinden me bepaalde middelen en bepaalde tijdkeuzen.
Informatieplan = beschrijving hoe de organisatie haar informatievoorziening gebruikt en geeft aan welke functionele
kaders daarbij gelden.
