Zakelijke- en publieksevenementen
1 Opstart en kaderstelling
1.1 Het evenement als project
Elk evenement kan worden gezien als een project. Door het project in delen op te splitsen, creer je
overzicht en rust en voorkom je dat je door de bomen het bos niet meer ziet.
1.2 Taak- en rolverdelingen
Ieder project(team) kent verschillende rollen. Iedere rol vervult zijn eigen taak. De rollen zijn:
- Opdrachtgever
- Eventmanager
1.2.1 Het organisatie- of projectteam samenstellen
Het is belangrijk om een team met zorgvuldig samen te stellen. Hiertoe is een aantal zaken van groot
belang om dit te verwezenlijken:
- Een evenwichtig teamsamenstelling
- Afvaardiging vanuit betrokken disciplines
- Daadkracht: maak het niet te klein, maar ook niet te groot
- Mogelijkheid tot teamwork
- Duidelijke taakverdeling
1.3 Projectplanning
1.3.1 Benodige aanlooptijd
Hoe ver van tevoren je het beste kunt starten met de organisatie van het evenement, is sterk
afhankelijk van het type evenement en de complexiteit ervan. Bijna alle typen publieksevenementen
worden al ruim een jaar van tevoren gepland. De benodigde aanlooptijd wordt o.a. bepaald door het
aantal gasten, gewildheid locatie en artiesten, tijd van het jaar, etc.
1.3.2 Aftrap en voortgangsbewaking
Tijdens de eerste bijeenkomst van het projectteam worden de kaders gesteld die richting geven aan
alle daaropvolgende acties en plannen (actielijst). In de aanloop naar het evenement kan deze
actielijst steeds langer worden. Door bij elke vergadering de actielijst te bespreken, voltooide
actienummers van de lijst te verwijderen en nieuwe actiepunten toe te voegen, vormt deze een
houvast voor alle teamleden en een controlemiddel voor de voortgang.
1.4 Doelstelling
1.4.1 Doelstelling formuleren
De doelstelling bij een evenement staat voorop. Wat willen we met het evenement bereiken? Hoeveel
betalende bezoekers willen we minimaal genereren? Etc. De doelstelling bepaalt vervolgende alle
vervolgkeuzes. De doelstelling en eventuele subdoelstellingen dienen zo duidelijk en specifiek
mogelijk te worden omgeschreven.
1.5Return on investment
De vraag van opdrachtgevers naar effectmetingen, accountability, return on investment (ROI) bij
evenementen wordt steeds groter. Bij publieksevenementen is dit een duidelijk verhaal: de
winstdoelstelling is exact meetbaar voor de initiatiefnemer(s). Bij zakelijke evenementen is de
hoofddoelstelling vaak de bindingsfactor. De mate waarin een evenement hierin bijdraagt is niet zo
makkelijk zichtbaar te maken. Om de doelstelling meetbaar te maken, is het noodzakelijk te
kwantificeren.
1.6 Doelgroep
1.6.1Zakelijke evenementen
Bij een extern gericht evenement kan de doelgroep bijvoorbeeld zijn: klanten, prospects, leveranciers,
buurtbewoners, aandeelhouders, etc. Bij een intern gericht evenement kan doelgroep o.a. het
volgende zijn: vakantiemedewerkers, Raad van Bestuur, aandeelhouders, etcc.
1 Opstart en kaderstelling
1.1 Het evenement als project
Elk evenement kan worden gezien als een project. Door het project in delen op te splitsen, creer je
overzicht en rust en voorkom je dat je door de bomen het bos niet meer ziet.
1.2 Taak- en rolverdelingen
Ieder project(team) kent verschillende rollen. Iedere rol vervult zijn eigen taak. De rollen zijn:
- Opdrachtgever
- Eventmanager
1.2.1 Het organisatie- of projectteam samenstellen
Het is belangrijk om een team met zorgvuldig samen te stellen. Hiertoe is een aantal zaken van groot
belang om dit te verwezenlijken:
- Een evenwichtig teamsamenstelling
- Afvaardiging vanuit betrokken disciplines
- Daadkracht: maak het niet te klein, maar ook niet te groot
- Mogelijkheid tot teamwork
- Duidelijke taakverdeling
1.3 Projectplanning
1.3.1 Benodige aanlooptijd
Hoe ver van tevoren je het beste kunt starten met de organisatie van het evenement, is sterk
afhankelijk van het type evenement en de complexiteit ervan. Bijna alle typen publieksevenementen
worden al ruim een jaar van tevoren gepland. De benodigde aanlooptijd wordt o.a. bepaald door het
aantal gasten, gewildheid locatie en artiesten, tijd van het jaar, etc.
1.3.2 Aftrap en voortgangsbewaking
Tijdens de eerste bijeenkomst van het projectteam worden de kaders gesteld die richting geven aan
alle daaropvolgende acties en plannen (actielijst). In de aanloop naar het evenement kan deze
actielijst steeds langer worden. Door bij elke vergadering de actielijst te bespreken, voltooide
actienummers van de lijst te verwijderen en nieuwe actiepunten toe te voegen, vormt deze een
houvast voor alle teamleden en een controlemiddel voor de voortgang.
1.4 Doelstelling
1.4.1 Doelstelling formuleren
De doelstelling bij een evenement staat voorop. Wat willen we met het evenement bereiken? Hoeveel
betalende bezoekers willen we minimaal genereren? Etc. De doelstelling bepaalt vervolgende alle
vervolgkeuzes. De doelstelling en eventuele subdoelstellingen dienen zo duidelijk en specifiek
mogelijk te worden omgeschreven.
1.5Return on investment
De vraag van opdrachtgevers naar effectmetingen, accountability, return on investment (ROI) bij
evenementen wordt steeds groter. Bij publieksevenementen is dit een duidelijk verhaal: de
winstdoelstelling is exact meetbaar voor de initiatiefnemer(s). Bij zakelijke evenementen is de
hoofddoelstelling vaak de bindingsfactor. De mate waarin een evenement hierin bijdraagt is niet zo
makkelijk zichtbaar te maken. Om de doelstelling meetbaar te maken, is het noodzakelijk te
kwantificeren.
1.6 Doelgroep
1.6.1Zakelijke evenementen
Bij een extern gericht evenement kan de doelgroep bijvoorbeeld zijn: klanten, prospects, leveranciers,
buurtbewoners, aandeelhouders, etc. Bij een intern gericht evenement kan doelgroep o.a. het
volgende zijn: vakantiemedewerkers, Raad van Bestuur, aandeelhouders, etcc.
