1 Conferencemanagement
1.2 Soorten bijeenkomsten
Er zijn verschillende soorten bijeenkomsten:
- Congres: Het kenmerk van een congres is kennisoverdracht door middel van lezingen. Het is
een formeel georganiseerde, fysieke bijeenkomst. Behalve een bespreking van
conresonderwerpen is er een ook sociaal gedeelte. Er zijn verschillende soorten congressen
vanuit bepaalde invalshoeken. Deze invalshoeken betreffen:
Geografische herkomst van de deelnemers
Het soort initiatiefnemer
Het onderwerp
De beoogde doelstelling
Toegankelijkheid voor de deelnemers
Deelnemergeoriënteerd of gememeenschapsgeoriënteerd
- Conferentie: Kenmerkend is dat conferenties niet openbaar zijn
- Symposium: Deze bijeenkomsten hebben een wetenschappelijk karakter
- Seminar: Heeft een educatief karakter, accent ligt op kennisoverdracht
- Colloquium: Draagt vooral een wetenschappelijk karakter. Het verschil met het symposium is
dat een colloquium beperkter is qua omvang
- Workshop: Men brengt deelnemers in kleinere kring direct bij elkaar om contacten te leggen
en informatie uit te wisselen
- Forum: Bestaat uit twee gedeelten. Het eerste gedeelte bestaat uit een lezing en het tweede
gedeelte uit een discussie
- Panel: Een discussie tussen twee of meer deskundige sprekers
- Vergadering: Overlegkarakter
- Cursus: Een educatieve bijeenkomst van kleine omvang
- Presentatie: Groots opgezette vaak plenaire bijeenkomst
- Persconferentie: Wanneer de invloed van een bijeenkomst van invloed is op bijv. De hele
bevolking is het handig om deze gebeurtenis door middel van de media uit te dragen
1.3 Marktsegmenten
De congresmarkt kan verdeeld worden in een aantal segmenten: op basis van de initiatiefnemer en op
basis van de opdrachtgever. Op basis van overeenkomsten en verschillen tussen congresinitiatoren
en opdrachtgevers kan men de congresmarkt opdelen in de verschillende segmenten:
- Verenigingen/associaties: Heeft een incidenteel karakter. Iedere keert organiseert een andere
initiatiefnemer het congres. Een vereniging is een rechtspersoon. De vereniging stelt een
ondernemingsplan en marketingplan op. Andere kenmerken voor dit soort bijeenkomsten zijn;
De opdrachtgever moet het congresproduct bepalen om het vervolgens marktgericht aan
te bieden
Beperkte financiële middelen
Werkwijze is vaak minder zakelijk
Contacten tussen verschillende aanbieders en potentiële deelnemers zijn minimaal
Tamelijk vaste congresfrequentie
Deelname is een individuele keuze
Programma is van zowel inhoudelijke als sociale aard
- Bedrijfsleven/corporate meetings: Bedrijfsbijeenkomsten kennen verschillende soorten:
Salesmeetings, dealers- en distributormeetings, workshops, opleiding en trainingen, incentive
meeting en executive meetings. Kenmerken zijn:
De opdrachtgever is de onderneming en deelname is in zekere mate afdwingbaar
Congresfrequentie is minder regelmatig dan bij verenigingen
Het gemiddeld aantal deelnemers is kleiner dan bij verenigingen en deelnemers bestaan
uit medewerkers van de onderneming
Programma bevat zowel inhoudelijke als sociale aspecten
Financiële middelen zijn ruimer dan bij verenigingen
- Overheidsinstanties en politieke groeperingen: Het accent ligt op beraadslaging en
besluitvorming. Er is meestal geen social programma. De veiligheid van de deelnemers bij dit
soort congressen vormen een extra complicatie. De uitkomsten van deze bijenkomsten
kunnen een belangrijke invloed hebben op de samenleving.
1.2 Soorten bijeenkomsten
Er zijn verschillende soorten bijeenkomsten:
- Congres: Het kenmerk van een congres is kennisoverdracht door middel van lezingen. Het is
een formeel georganiseerde, fysieke bijeenkomst. Behalve een bespreking van
conresonderwerpen is er een ook sociaal gedeelte. Er zijn verschillende soorten congressen
vanuit bepaalde invalshoeken. Deze invalshoeken betreffen:
Geografische herkomst van de deelnemers
Het soort initiatiefnemer
Het onderwerp
De beoogde doelstelling
Toegankelijkheid voor de deelnemers
Deelnemergeoriënteerd of gememeenschapsgeoriënteerd
- Conferentie: Kenmerkend is dat conferenties niet openbaar zijn
- Symposium: Deze bijeenkomsten hebben een wetenschappelijk karakter
- Seminar: Heeft een educatief karakter, accent ligt op kennisoverdracht
- Colloquium: Draagt vooral een wetenschappelijk karakter. Het verschil met het symposium is
dat een colloquium beperkter is qua omvang
- Workshop: Men brengt deelnemers in kleinere kring direct bij elkaar om contacten te leggen
en informatie uit te wisselen
- Forum: Bestaat uit twee gedeelten. Het eerste gedeelte bestaat uit een lezing en het tweede
gedeelte uit een discussie
- Panel: Een discussie tussen twee of meer deskundige sprekers
- Vergadering: Overlegkarakter
- Cursus: Een educatieve bijeenkomst van kleine omvang
- Presentatie: Groots opgezette vaak plenaire bijeenkomst
- Persconferentie: Wanneer de invloed van een bijeenkomst van invloed is op bijv. De hele
bevolking is het handig om deze gebeurtenis door middel van de media uit te dragen
1.3 Marktsegmenten
De congresmarkt kan verdeeld worden in een aantal segmenten: op basis van de initiatiefnemer en op
basis van de opdrachtgever. Op basis van overeenkomsten en verschillen tussen congresinitiatoren
en opdrachtgevers kan men de congresmarkt opdelen in de verschillende segmenten:
- Verenigingen/associaties: Heeft een incidenteel karakter. Iedere keert organiseert een andere
initiatiefnemer het congres. Een vereniging is een rechtspersoon. De vereniging stelt een
ondernemingsplan en marketingplan op. Andere kenmerken voor dit soort bijeenkomsten zijn;
De opdrachtgever moet het congresproduct bepalen om het vervolgens marktgericht aan
te bieden
Beperkte financiële middelen
Werkwijze is vaak minder zakelijk
Contacten tussen verschillende aanbieders en potentiële deelnemers zijn minimaal
Tamelijk vaste congresfrequentie
Deelname is een individuele keuze
Programma is van zowel inhoudelijke als sociale aard
- Bedrijfsleven/corporate meetings: Bedrijfsbijeenkomsten kennen verschillende soorten:
Salesmeetings, dealers- en distributormeetings, workshops, opleiding en trainingen, incentive
meeting en executive meetings. Kenmerken zijn:
De opdrachtgever is de onderneming en deelname is in zekere mate afdwingbaar
Congresfrequentie is minder regelmatig dan bij verenigingen
Het gemiddeld aantal deelnemers is kleiner dan bij verenigingen en deelnemers bestaan
uit medewerkers van de onderneming
Programma bevat zowel inhoudelijke als sociale aspecten
Financiële middelen zijn ruimer dan bij verenigingen
- Overheidsinstanties en politieke groeperingen: Het accent ligt op beraadslaging en
besluitvorming. Er is meestal geen social programma. De veiligheid van de deelnemers bij dit
soort congressen vormen een extra complicatie. De uitkomsten van deze bijenkomsten
kunnen een belangrijke invloed hebben op de samenleving.
