knelpunt poli

Deel 1 verslag Invulling kwaliteitscyclus in de praktijk.



Wat is het gesignaleerde knelpunt?

De poli interne geneeskunde is verdeeld over drie locaties. Wij hebben een locatie Bronovo,
Westeinde en Antoniushove. Per locatie zijn een aantal doktersassistentes werkzaam.

Per locatie van de poli interne geneeskunde, worden de doktersassistentes verdeeld om taken op hun
te nemen, zoals telefoondienst, aan de balie of overige taken.

Bij overige taken worden de werklijsten bijgehouden, nieuwe patiënten ingepland, zorgdomeinen
worden opgepakt, icc’s worden doorgestuurd en ingepland en de e-consulten/recepten worden ook
ingepland en nagekeken. Ook checken wij de lijsten van de orders en of de afspraken bij de artsen
zijn in gepland. Is de order afgehandeld of moet er nog wat opgepakt worden?

Dagelijks wordt er met locatie Westeinde en locatie Bronovo telefonisch gecommuniceerd welke
locatie wat oppakt. Als voorbeeld; Locatie Westeinde pakt in de ochtenddeel de zorgdomeinen, e-
consulten en de werklijsten op. En locatie Bronovo in de ochtend de icc’s en plannen de nieuwe
patiënten in. In de middag worden de taken dan omgeruild.

Helaas gaat dit vaak genoeg fout dat toch beide locaties van de poli interne geneeskunde, dezelfde
werkzaamheden doen, en hierdoor in elkaars vaarwater zitten. Hierdoor ontstaan er fouten of dubbele
geplande afspraken.

Het knelpunt is dus dat er alsnog niet goed gecommuniceerd wordt tussen de locaties van de poli
interne geneeskunde. Het probleem kan zijn, doordat de collega die het telefonisch besproken hebt
met de anderen collega, niet goed door gegeven hebt aan het team wie welke taken gaan oppakken.
Of dat het misschien helemaal niet wordt doorgegeven aan het team op de locatie. Doordat het
telefonisch wordt besproken met beide locaties van de poli interne geneeskunde, is het helaas
nergens terug te lezen welke locatie welke taken oppakt.

Wat is een mogelijke oplossing voor het knelpunt?

Als oplossing lijkt het mijn verstandig dat de twee collega’s die telefonisch overleg hebben gehad van
beide locaties, dit ook alsnog op de mail zetten naar het hele team van de poli interne geneeskunde.

In de mail moet duidelijk staan wat locatie Westeinde en locatie Bronovo oppakt en welk deel van de
dag. Hierdoor zou het voor iedereen op de poli interne geneeskunde duidelijk moeten zijn wie welke
taken oppakt.

Hoe kun je dit knelpunt en de mogelijke oplossing in een werkoverleg inbrengen?

De poli interne geneeskunde heeft regelmatig een werkoverleg. Voor dat het werkoverleg van de poli
interne geneeskunde plaatst vindt, stuurt de zorgmanager van de poli interne geneeskunde een mail
naar het hele team met de vraag om punten door te sturen wat in het werkoverleg besproken moet
worden. Om mijn knelpunt en mijn mogelijke oplossing hiervoor in het werkoverleg in te brengen, stuur
ik dus per mail mijn punt door naar de zorgmanager van de poli interne geneeskunde.

Hoe wordt besloten op welke manier, wanneer, in welke periode en door wie een knelpunt wordt
aangepakt?

Wij als poli interne geneeskunde, zijn een vrij zelfstandig team en kunnen goed zelf beslissingen
maken en overleggen met elkaar.

Wanneer ik dit tijdens het werkoverleg in breng, en dit wordt besproken met het hele team van de poli
interne geneeskunde, bespreken wij allen wanneer en welke periode dit wordt opgepakt, met
goedkeuring van de zorgmanager van de poli interne geneeskunde.

Meestal beginnen wij gelijk de eerste volgende werkdag met het oppakken van de oplossing. De
eerste volgende werkdag zal er dus na telefonisch overleg van beide locaties van de poli interne