Hoofdstuk 1
Een organisatie heeft informatie nodig:
- Voor het besturen van een organisatie;
- Voor het doen functioneren van een oganisatie;
- Voor het afleggen van verantwoording.
Informatieverzorging = het voorzien in die informatiebehoeften.
Informatieverzorging binnen een organisatie komt niet vanzelf tot stand maar moet georganiseerd
worden.
Het geheel van alle organisatorische maatregelen dat ervoor zorgt dat iedereen in een organisatie de
informatie krijgt die hij/zij nodig heeft, staat bekend als het vakgebied Administratieve Organisatie.
De elementen van een administratieve organisatie
Randvoorwaarden
In de eerste kolom staan de randvoorwaarden. Dit betekent dat het maatregelen in een organisatie
zijn die op zich nog geen goede AO waarborgen, maar die er wel een voorwaarde voor zijn.
De eerste randvoorwaarde is de organisatie zelf. Deze moet zodanig zijn ingericht dat het mogelijk is
een goede AO vorm te geven. Denk hierbij aan functiescheidingen.
De vijf functies voor functiescheiding:
- Beschikken: Hiermee beschik je over waarden in de onderneming. De waarden zijn goederen
of geld. Bijvoorbeeld een inkoper.
- Bewaren: Hiermee mag je bij goederen en geld komen, maar je mag er niks mee doen.
Bijvoorbeeld een magazijnmedewerker.
- Registrerend: Deze registreert dingen. Bijvoorbeeld een administratief medewerker.
- Controlerend: Deze controleert dingen: Bijvoorbeeld een administratief medewerker.
- Uitvoeren: Deze voert activiteiten uit die niet tot een van de andere categorieën behoren.
De tweede randvoorwaarde is automatisering. Zonder een goede automatisering kan een bedrijf of
andere organisatie niet functioneren.
De derde randvoorwaarde is de begroting. Zie het cybernetisch model in paragraaf 2 in het boek.
De vierde randvoorwaarde zijn de richtlijnen. Richtlijnen zijn de spelregels waaraan de medewerkers
zich bij het uitvoeren van de procedures aan moeten houden.
Informatie
In deze kolom kijken we welke informatie nodig is om de organisatie te kunnen ‘besturen, te doen
functioneren en verantwoording af te leggen’.
1
Een organisatie heeft informatie nodig:
- Voor het besturen van een organisatie;
- Voor het doen functioneren van een oganisatie;
- Voor het afleggen van verantwoording.
Informatieverzorging = het voorzien in die informatiebehoeften.
Informatieverzorging binnen een organisatie komt niet vanzelf tot stand maar moet georganiseerd
worden.
Het geheel van alle organisatorische maatregelen dat ervoor zorgt dat iedereen in een organisatie de
informatie krijgt die hij/zij nodig heeft, staat bekend als het vakgebied Administratieve Organisatie.
De elementen van een administratieve organisatie
Randvoorwaarden
In de eerste kolom staan de randvoorwaarden. Dit betekent dat het maatregelen in een organisatie
zijn die op zich nog geen goede AO waarborgen, maar die er wel een voorwaarde voor zijn.
De eerste randvoorwaarde is de organisatie zelf. Deze moet zodanig zijn ingericht dat het mogelijk is
een goede AO vorm te geven. Denk hierbij aan functiescheidingen.
De vijf functies voor functiescheiding:
- Beschikken: Hiermee beschik je over waarden in de onderneming. De waarden zijn goederen
of geld. Bijvoorbeeld een inkoper.
- Bewaren: Hiermee mag je bij goederen en geld komen, maar je mag er niks mee doen.
Bijvoorbeeld een magazijnmedewerker.
- Registrerend: Deze registreert dingen. Bijvoorbeeld een administratief medewerker.
- Controlerend: Deze controleert dingen: Bijvoorbeeld een administratief medewerker.
- Uitvoeren: Deze voert activiteiten uit die niet tot een van de andere categorieën behoren.
De tweede randvoorwaarde is automatisering. Zonder een goede automatisering kan een bedrijf of
andere organisatie niet functioneren.
De derde randvoorwaarde is de begroting. Zie het cybernetisch model in paragraaf 2 in het boek.
De vierde randvoorwaarde zijn de richtlijnen. Richtlijnen zijn de spelregels waaraan de medewerkers
zich bij het uitvoeren van de procedures aan moeten houden.
Informatie
In deze kolom kijken we welke informatie nodig is om de organisatie te kunnen ‘besturen, te doen
functioneren en verantwoording af te leggen’.
1
