Van papier naar digitaal factureren
. xxx NCOI opleidingen
44052 HBO Bachelor Bedrijfskunde
10 januari 2017 Herexamen
Eindopdracht fase 1 - HBO Bedrijfskunde Dhr. xxx
,Voorwoord
Als eerste zou ik mezelf willen voorstellen. Mijn naam is xxx xxx, 48 jaar, niet meer
getrouwd en vader van 2 kinderen, een jongen van 17 en een meisje van 15.
Sinds 2007 ben ik als directeur werkzaam bij Xxx en verantwoordelijk voor de gehele
bedrijfsvoering van Xxx.
Nova Engineering is een autonome organisatie binnen de holding van Xxx en actief in de
technische arbeidsbemiddeling.
Xxx richt zich op detachering en werving & selectie van gekwalificeerde engineering
professionals in de maritieme engineering, installatietechniek, werktuigbouwkunde,
machinebouw, elektrotechniek, bouwkunde en civiele techniek binnen Nederland.
Xxx is verdeeld over 4 locaties in Nederland waarbij Eindhoven het hoofdkantoor is en
tevens mijn standplaats.
Zelf ben ik sinds 2000 actief binnen de arbeidsbemiddeling en heb daarin, binnen diverse
functies, een gedegen ervaring in de praktijk opgedaan. Daarnaast ben ik ook 3 jaar lang
zelfstandig ondernemer geweest in dezelfde branche.
Met deze studie heb ik als doel een theoretische onderbouwing te kunnen geven aan de te
nemen beslissingen binnen ons bedrijf en verwacht dat ik mede daardoor een substantiële
bijdrage kan leveren aan de verdere groei van onze organisatie.
Voor de eindopdracht fase 1 heb ik onderzoek gedaan naar de mogelijkheden om de
administratieve processen verder te vereenvoudigen. Na de samenvoeging van vier locaties
zoals beschreven in mijn moduleopdracht van projectmanagent is de volgende fase
aangebroken en dat is vereenvoudiging van de administratieve processen en handelingen.
In mijn werk als directeur ben ik voortdurend opzoek naar kwalitatieve verbetering,
kostenbesparing en vereenvoudiging van werkwijzen, dit enerzijds vanuit financieel oogpunt
echter ook een stuk MVO.
Uiteindelijk wil ik de uitkomsten van dit onderzoek gaan gebruiken om de effectiviteit en
kwaliteit van de administratie te verhogen en daarmee de dienstverlening naar onze
stakeholders.
Ik wil mijn mede studenten en docent bedanken voor het buitengewoon leerzame traject
tijdens deze module.
1
,Inhoudsopgave
Voorwoord.................................................................................................................................. 1
Samenvatting .............................................................................................................................. 3
1 Inleiding ............................................................................................................................... 4
1.1 De organisatie ............................................................................................................................. 4
1.2 Aanleiding ................................................................................................................................... 4
1.3 Probleemanalyse ........................................................................................................................ 5
1.4 Probleemdefinitie ....................................................................................................................... 5
1.5 Leeswijzer ................................................................................................................................... 6
2 Theoretisch kader ................................................................................................................ 6
2.1 Wat houdt digitaal factureren in? .............................................................................................. 6
2.2 Wat is de kwaliteit en effectiviteit van een proces? .................................................................. 7
2.3 Hoe kan de kwaliteit en effectiviteit verhoogd worden? ........................................................... 8
3 Onderzoeksmodel ............................................................................................................... 9
3.1 Context........................................................................................................................................ 9
3.2 Procedure en respondenten ....................................................................................................... 9
3.3 Meetinstrumenten ................................................................................................................... 10
3.4 Analyses .................................................................................................................................... 10
4 Vervolg van het onderzoek ................................................................................................ 11
5 Reflectie ............................................................................................................................ 11
Literatuurlijst ............................................................................................................................ 11
2
,Samenvatting
Xxx houdt zich bezig met het uitzenden, detacheren en werven & selecteren van mensen in
sectoren waar veel vraag is naar gespecialiseerd technisch personeel. De wens van de
organisatie is om binnen de administratie van Xxx de kwaliteit van de dienstverlening verder
te verhogen door optimalisatie van de administratieve processen. Dit onderzoek richt zich in
het bijzonder op de digitalisering van het facturatieproces, de overgang van post naar e-
mail. Dit proces is van groot operationeel belang voor de organisatie. Een goedlopend
facturatieproces helpt de organisatie om haar omzet te verzilveren.
Het doel van de organisatie is om te komen tot een betere kwalitatieve facturatie met minder
fouten, een betere registratie en controle waarbij de rest van de organisatie en alle andere
stakeholders worden ontlast. De doelstelling van het onderzoek is:
Op 31 december 2016 is het onderzoek naar digitalisering van het facturatieproces
afgerond. De digitalisering van het facturatieproces moet ertoe leiden dat de kwaliteit en de
effectiviteit van het facturatieproces verbeteren.
De hoofdvraag van het onderzoek is:
Hoe kan door digitalisering de kwaliteit en effectiviteit van het facturatieproces verbeterd
worden?
Deelvragen
1. Wat houdt digitaal facturen in?
2. Wat is de kwaliteit en effectiviteit van een proces?
3. Hoe kan de kwaliteit en effectiviteit verhoogd worden?
4. Welke factoren veroorzaken de te lage kwaliteit en effectiviteit van het facturatieproces?
5. Hoe kunnen de knelpunten in het facturatieproces worden weggenomen?
6. Hoe kan digitalisering met de IT-omgeving van Xxx mogelijk gemaakt worden?
Bij digitalisering van het facturatieproces wordt de papieren factuur vervangen door een
digitale versie. Dit digitaal factureren kan op meerdere manieren maar bij Xxx is gekozen om
de factuur elektronisch, per mail als pdf, te versturen.
De hoofdvariabelen in dit onderzoek zijn digitalisering van de facturatie en de kwaliteit en
effectiviteit van het facturatieproces. De verwachting is dat door digitalisering van de
facturatie de kwaliteit en effectiviteit van het facturatieproces toeneemt.
Na het beantwoorden van de theoretische deelvragen wordt het onderzoeksmodel
geschetst. Het onderzoek wordt uitgevoerd bij de administratie van Xxx. Omdat het gaat om
een interne adviserende onderzoeksvraag is er gekozen voor een kwalitatief onderzoek
d.m.v. interviews en literatuuronderzoek. Er is sprake van een adviserend onderzoek omdat
na afronding van het onderzoek geadviseerd wordt hoe het facturatieproces verbeterd kan
worden.
De volgende fase van het onderzoek is het daadwerkelijk uitvoeren van het onderzoek om
vervolgens conclusies te trekken en aanbevelingen te doen. Omdat het een fase 1
onderzoek betreft zal het daadwerkelijke onderzoek niet worden uitgevoerd.
3
, 1 Inleiding
1.1 De organisatie
XXX, opgericht in 1976, is een internationale dienstverlener op de flexibele arbeidsmarkt en
is actief in vier sectoren: techniek, industrie, maritiem en energie. De focus ligt op het
(inter)nationaal beschikbaar en toegankelijk maken van specialistische technische kennis en
capaciteit (www.xxx.com).
Met sterke specialistische werkmaatschappijen – de Xxx merken – waaronder Xxx, richt
men zich op het uitzenden, detacheren en werven & selecteren van mensen in sectoren
waar veel vraag is naar gespecialiseerd technisch personeel (www.xxx.nl).
Deze opdracht speelt binnen Xxx.
De doelstelling van de organisatie
De doelstelling van Xxx is om de grootste technisch specialist te worden binnen haar
disciplines in 2020 met een excellente dienstverlening naar al onze stakeholders.
De missie
De missie voor Xxx is de specialist te zijn binnen de arbeidsbemiddeling van hoog
gekwalificeerd technisch personeel, binnen een markt waar de vraag naar hoogopgeleid
technisch personeel hoog is en het aanbod schaars.
Xxx heeft als strategie om producten en diensten te leveren die aansluiten bij de wensen
van haar klanten en bijdragen aan het succes van haar klanten (Eppink ea, 2013).
Excellente dienstverlening aan de klant staat voorop. Er is sprake van customer intimacy
volgens de waarde disciplines uit het model van Treacy en Wiersema (Scheers, 2012).
NOVA Engineering streeft daarbij naar een langdurige relatie met haar professionals
en haar opdrachtgevers.
1.2 Aanleiding
Binnen Xxx is onlangs de administratie vereenvoudigd van 4 locaties naar 1, vanuit deze
centrale plek wordt de volledige administratie gevoerd, waaronder opmaak van contracten,
verwerken van uren, registreren van alle afspraken en contacten onderhouden met interen
en externe partners. De administratie staat onder directe leiding van de directie van Xxx.
Het verwerken van de facturatie wordt volledig centraal afgehandeld voor de gehele
organisatie. De medewerkers van de administratie zorgen voor de juiste afhandeling hiervan
door de invoer in het CRM pakket, de controle en de verzending.
De centralisatie vraagt om juiste en gedegen processen en waar mogelijk vereenvoudiging
van processen. In het verleden is op de verschillende locaties volgens de persoonlijke
voorkeur van de medewerkers gewerkt. Nu dienen de medewerkers samen te gaan werken
volgens een eenduidig en efficiënt werkproces.
Volgens Lewin verlopen succesvolle veranderingen in organisaties in drie stappen: de status
quo moet kunnen worden ontdooid, vervolgens moet de situatie kunnen worden veranderd
en weer bevroren (consolideren). De status quo kan worden gezien als een toestand van
evenwicht. Om dit evenwicht weg te halen en om zowel individueel verzet als
groepconformiteit te overwinnen moet ontdooid worden. Aandrijfkrachten, beperkende
krachten of een combinatie van beide zorgt ervoor dat het evenwicht in beweging komt.
Organisaties die voor de verandering succesvol waren krijgen vaak te maken met allerlei
belemmerende krachten omdat medewerkers vasthouden aan hun vroegere succesvolle
gedrag en nut en noodzaak van de verandering in twijfelen trekken (Robbins&Judge,2013).
In de situatie van Xxx is dit nu het geval.
Keuze onderwerp
4
. xxx NCOI opleidingen
44052 HBO Bachelor Bedrijfskunde
10 januari 2017 Herexamen
Eindopdracht fase 1 - HBO Bedrijfskunde Dhr. xxx
,Voorwoord
Als eerste zou ik mezelf willen voorstellen. Mijn naam is xxx xxx, 48 jaar, niet meer
getrouwd en vader van 2 kinderen, een jongen van 17 en een meisje van 15.
Sinds 2007 ben ik als directeur werkzaam bij Xxx en verantwoordelijk voor de gehele
bedrijfsvoering van Xxx.
Nova Engineering is een autonome organisatie binnen de holding van Xxx en actief in de
technische arbeidsbemiddeling.
Xxx richt zich op detachering en werving & selectie van gekwalificeerde engineering
professionals in de maritieme engineering, installatietechniek, werktuigbouwkunde,
machinebouw, elektrotechniek, bouwkunde en civiele techniek binnen Nederland.
Xxx is verdeeld over 4 locaties in Nederland waarbij Eindhoven het hoofdkantoor is en
tevens mijn standplaats.
Zelf ben ik sinds 2000 actief binnen de arbeidsbemiddeling en heb daarin, binnen diverse
functies, een gedegen ervaring in de praktijk opgedaan. Daarnaast ben ik ook 3 jaar lang
zelfstandig ondernemer geweest in dezelfde branche.
Met deze studie heb ik als doel een theoretische onderbouwing te kunnen geven aan de te
nemen beslissingen binnen ons bedrijf en verwacht dat ik mede daardoor een substantiële
bijdrage kan leveren aan de verdere groei van onze organisatie.
Voor de eindopdracht fase 1 heb ik onderzoek gedaan naar de mogelijkheden om de
administratieve processen verder te vereenvoudigen. Na de samenvoeging van vier locaties
zoals beschreven in mijn moduleopdracht van projectmanagent is de volgende fase
aangebroken en dat is vereenvoudiging van de administratieve processen en handelingen.
In mijn werk als directeur ben ik voortdurend opzoek naar kwalitatieve verbetering,
kostenbesparing en vereenvoudiging van werkwijzen, dit enerzijds vanuit financieel oogpunt
echter ook een stuk MVO.
Uiteindelijk wil ik de uitkomsten van dit onderzoek gaan gebruiken om de effectiviteit en
kwaliteit van de administratie te verhogen en daarmee de dienstverlening naar onze
stakeholders.
Ik wil mijn mede studenten en docent bedanken voor het buitengewoon leerzame traject
tijdens deze module.
1
,Inhoudsopgave
Voorwoord.................................................................................................................................. 1
Samenvatting .............................................................................................................................. 3
1 Inleiding ............................................................................................................................... 4
1.1 De organisatie ............................................................................................................................. 4
1.2 Aanleiding ................................................................................................................................... 4
1.3 Probleemanalyse ........................................................................................................................ 5
1.4 Probleemdefinitie ....................................................................................................................... 5
1.5 Leeswijzer ................................................................................................................................... 6
2 Theoretisch kader ................................................................................................................ 6
2.1 Wat houdt digitaal factureren in? .............................................................................................. 6
2.2 Wat is de kwaliteit en effectiviteit van een proces? .................................................................. 7
2.3 Hoe kan de kwaliteit en effectiviteit verhoogd worden? ........................................................... 8
3 Onderzoeksmodel ............................................................................................................... 9
3.1 Context........................................................................................................................................ 9
3.2 Procedure en respondenten ....................................................................................................... 9
3.3 Meetinstrumenten ................................................................................................................... 10
3.4 Analyses .................................................................................................................................... 10
4 Vervolg van het onderzoek ................................................................................................ 11
5 Reflectie ............................................................................................................................ 11
Literatuurlijst ............................................................................................................................ 11
2
,Samenvatting
Xxx houdt zich bezig met het uitzenden, detacheren en werven & selecteren van mensen in
sectoren waar veel vraag is naar gespecialiseerd technisch personeel. De wens van de
organisatie is om binnen de administratie van Xxx de kwaliteit van de dienstverlening verder
te verhogen door optimalisatie van de administratieve processen. Dit onderzoek richt zich in
het bijzonder op de digitalisering van het facturatieproces, de overgang van post naar e-
mail. Dit proces is van groot operationeel belang voor de organisatie. Een goedlopend
facturatieproces helpt de organisatie om haar omzet te verzilveren.
Het doel van de organisatie is om te komen tot een betere kwalitatieve facturatie met minder
fouten, een betere registratie en controle waarbij de rest van de organisatie en alle andere
stakeholders worden ontlast. De doelstelling van het onderzoek is:
Op 31 december 2016 is het onderzoek naar digitalisering van het facturatieproces
afgerond. De digitalisering van het facturatieproces moet ertoe leiden dat de kwaliteit en de
effectiviteit van het facturatieproces verbeteren.
De hoofdvraag van het onderzoek is:
Hoe kan door digitalisering de kwaliteit en effectiviteit van het facturatieproces verbeterd
worden?
Deelvragen
1. Wat houdt digitaal facturen in?
2. Wat is de kwaliteit en effectiviteit van een proces?
3. Hoe kan de kwaliteit en effectiviteit verhoogd worden?
4. Welke factoren veroorzaken de te lage kwaliteit en effectiviteit van het facturatieproces?
5. Hoe kunnen de knelpunten in het facturatieproces worden weggenomen?
6. Hoe kan digitalisering met de IT-omgeving van Xxx mogelijk gemaakt worden?
Bij digitalisering van het facturatieproces wordt de papieren factuur vervangen door een
digitale versie. Dit digitaal factureren kan op meerdere manieren maar bij Xxx is gekozen om
de factuur elektronisch, per mail als pdf, te versturen.
De hoofdvariabelen in dit onderzoek zijn digitalisering van de facturatie en de kwaliteit en
effectiviteit van het facturatieproces. De verwachting is dat door digitalisering van de
facturatie de kwaliteit en effectiviteit van het facturatieproces toeneemt.
Na het beantwoorden van de theoretische deelvragen wordt het onderzoeksmodel
geschetst. Het onderzoek wordt uitgevoerd bij de administratie van Xxx. Omdat het gaat om
een interne adviserende onderzoeksvraag is er gekozen voor een kwalitatief onderzoek
d.m.v. interviews en literatuuronderzoek. Er is sprake van een adviserend onderzoek omdat
na afronding van het onderzoek geadviseerd wordt hoe het facturatieproces verbeterd kan
worden.
De volgende fase van het onderzoek is het daadwerkelijk uitvoeren van het onderzoek om
vervolgens conclusies te trekken en aanbevelingen te doen. Omdat het een fase 1
onderzoek betreft zal het daadwerkelijke onderzoek niet worden uitgevoerd.
3
, 1 Inleiding
1.1 De organisatie
XXX, opgericht in 1976, is een internationale dienstverlener op de flexibele arbeidsmarkt en
is actief in vier sectoren: techniek, industrie, maritiem en energie. De focus ligt op het
(inter)nationaal beschikbaar en toegankelijk maken van specialistische technische kennis en
capaciteit (www.xxx.com).
Met sterke specialistische werkmaatschappijen – de Xxx merken – waaronder Xxx, richt
men zich op het uitzenden, detacheren en werven & selecteren van mensen in sectoren
waar veel vraag is naar gespecialiseerd technisch personeel (www.xxx.nl).
Deze opdracht speelt binnen Xxx.
De doelstelling van de organisatie
De doelstelling van Xxx is om de grootste technisch specialist te worden binnen haar
disciplines in 2020 met een excellente dienstverlening naar al onze stakeholders.
De missie
De missie voor Xxx is de specialist te zijn binnen de arbeidsbemiddeling van hoog
gekwalificeerd technisch personeel, binnen een markt waar de vraag naar hoogopgeleid
technisch personeel hoog is en het aanbod schaars.
Xxx heeft als strategie om producten en diensten te leveren die aansluiten bij de wensen
van haar klanten en bijdragen aan het succes van haar klanten (Eppink ea, 2013).
Excellente dienstverlening aan de klant staat voorop. Er is sprake van customer intimacy
volgens de waarde disciplines uit het model van Treacy en Wiersema (Scheers, 2012).
NOVA Engineering streeft daarbij naar een langdurige relatie met haar professionals
en haar opdrachtgevers.
1.2 Aanleiding
Binnen Xxx is onlangs de administratie vereenvoudigd van 4 locaties naar 1, vanuit deze
centrale plek wordt de volledige administratie gevoerd, waaronder opmaak van contracten,
verwerken van uren, registreren van alle afspraken en contacten onderhouden met interen
en externe partners. De administratie staat onder directe leiding van de directie van Xxx.
Het verwerken van de facturatie wordt volledig centraal afgehandeld voor de gehele
organisatie. De medewerkers van de administratie zorgen voor de juiste afhandeling hiervan
door de invoer in het CRM pakket, de controle en de verzending.
De centralisatie vraagt om juiste en gedegen processen en waar mogelijk vereenvoudiging
van processen. In het verleden is op de verschillende locaties volgens de persoonlijke
voorkeur van de medewerkers gewerkt. Nu dienen de medewerkers samen te gaan werken
volgens een eenduidig en efficiënt werkproces.
Volgens Lewin verlopen succesvolle veranderingen in organisaties in drie stappen: de status
quo moet kunnen worden ontdooid, vervolgens moet de situatie kunnen worden veranderd
en weer bevroren (consolideren). De status quo kan worden gezien als een toestand van
evenwicht. Om dit evenwicht weg te halen en om zowel individueel verzet als
groepconformiteit te overwinnen moet ontdooid worden. Aandrijfkrachten, beperkende
krachten of een combinatie van beide zorgt ervoor dat het evenwicht in beweging komt.
Organisaties die voor de verandering succesvol waren krijgen vaak te maken met allerlei
belemmerende krachten omdat medewerkers vasthouden aan hun vroegere succesvolle
gedrag en nut en noodzaak van de verandering in twijfelen trekken (Robbins&Judge,2013).
In de situatie van Xxx is dit nu het geval.
Keuze onderwerp
4
