Toets 3
Adviesrapport Managementvraagstuk
Adviesrapport welke instrumenten de compliance kunnen verbeteren bij
opvolging van de Operational Instructions
Managementstage IKEA FOOD Amsterdam 2016
HERKANSING
,Titelpagina
Auteur: Annick Wierdsma
Studentennummer: 315413
Plaats en datum: Amsterdam, 22 augustus 2016
Organisatie: IKEA Food Amsterdam
Begeleidend docent: Eric van Soest
Bedrijfsmentor: Liesbeth van der Kaaden
Titel: Adviesrapport over welke instrumenten de
compliance kunnen verbeteren bij de opvolging van
de Operational Instructions
Ondertitel: Managementstage IKEA FOOD Amsterdam
In samenwerking met: IKEA Amsterdam en Saxion Hogescholen Deventer
Doel: Analyseren van een managementvraagstuk binnen
IKEA FOOD Amsterdam om hierover uiteindelijk een
advies uit te brengen
2
, Managementsamenvatting
Het doel van het onderzoek is om een advies uit te brengen voor IKEA Food waarin het
management van IKEA Food instrumenten krijgt aangeboden die gaan bijdragen aan de
verbetering van de compliance bij de medewerkers in de navolging van de Operational
Instructions (OI). IKEA Food wil zelfstandige medewerkers die volgens de gehanteerde routines
en procedures te werk gaan om zo de kwaliteit in alle processen te waarborgen. In de
gewenste situatie worden de meest efficiënte instrumenten gebruikt die over te dragen zijn
aan grote groepen met betrekking tot de routines.
De vraag die hierbij centraal staat is: ‘Met welke instrumenten kan er gezorgd worden dat de
compliance verbetert in het navolgen van de Operational Instructions?’
Samenvattend kan het grootste knelpunt omschreven worden als dat de OI nog gezien worden
als een bijzaak en niet als een instrument waar alles om heen moet vallen, als een basis voor
de werkzaamheden. De GAP is het niet beschikken over werkende instrumenten, waardoor er
voor de medewerkers geen basis ligt. Dit zorgt ervoor dat de SOLL, de compliance tussen de
medewerkers, niet bereikt kan worden.
Met een korte inleiding over de organisatie, zal daarna het doel van het onderzoek beschreven
worden. Daarna de aanpak van het vraagstuk met welke bronnen en
dataverzamelingsmethode gewerkt gaat worden. Vervolgens zullen de resultaten uit het
onderzoek omschreven worden en wordt er zo een advies gevormd. De adviesoptie die
prioriteit in gebruik neming krijgt zal verder worden uitgewerkt naar concretere acties. Hierbij
is er gekeken naar inzet van personen, middelen en tijd met daarna de financiële
consequenties die daaraan zijn verbonden.
Het onderzoek is gericht op de interne organisatie bij IKEA Food. Om die reden kunnen de
medewerkers en de managers van de afdeling Food als belangrijkste stakeholders omschreven
worden. Zij zullen de gekozen instrumenten in gebruik gaan nemen tijdens de
werkzaamheden.
Om te zorgen dat de Operational Instructions een basis gaan vormen in de dagelijkse
werkzaamheden zijn er adviesopties ontwikkeld die veranderingen zullen doorvoeren bij
nieuwe medewerkers, huidige medewerkers en de managers. Geadviseerd wordt dan ook
uiteindelijk alle drie de instrumenten toe te gaan passen in de werkzaamheden:
- Een inwerkprogramma voor nieuwe collega’s;
- Taakverrijking op de werkvloer voor de medewerkers;
- Coaching op de werkzaamheden door de managers.
Prioriteit zal het inwerkprogramma krijgen, omdat dit instrument veel tijd kost met de
voorbereiding en ontwikkeling van de middelen die hiervoor nodig zijn. Het inwerkprogramma
zal worden uitgewerkt in een implementatieplan met concrete acties. Dit zal IKEA Food vooral
ondersteuning moeten gaan bieden.
De medewerkers kunnen bang zijn dat ze onvoldoende in staat zijn vaardigheden te kunnen
ontwikkelen die nodig zullen zijn bij het gebruik van de nieuwe instrumenten. Vooral dit punt
kan een grote impact hebben, omdat het instrument dan niet meer in gebruik kan worden
genomen, wanneer de medewerkers hier niet aan mee willen werken. De verwachte weerstand
vanuit de managers met de grootste impact is het geen vertrouwen hebben in de tijd die
gegeven wordt voor de toepassing van het instrument.
3
Adviesrapport Managementvraagstuk
Adviesrapport welke instrumenten de compliance kunnen verbeteren bij
opvolging van de Operational Instructions
Managementstage IKEA FOOD Amsterdam 2016
HERKANSING
,Titelpagina
Auteur: Annick Wierdsma
Studentennummer: 315413
Plaats en datum: Amsterdam, 22 augustus 2016
Organisatie: IKEA Food Amsterdam
Begeleidend docent: Eric van Soest
Bedrijfsmentor: Liesbeth van der Kaaden
Titel: Adviesrapport over welke instrumenten de
compliance kunnen verbeteren bij de opvolging van
de Operational Instructions
Ondertitel: Managementstage IKEA FOOD Amsterdam
In samenwerking met: IKEA Amsterdam en Saxion Hogescholen Deventer
Doel: Analyseren van een managementvraagstuk binnen
IKEA FOOD Amsterdam om hierover uiteindelijk een
advies uit te brengen
2
, Managementsamenvatting
Het doel van het onderzoek is om een advies uit te brengen voor IKEA Food waarin het
management van IKEA Food instrumenten krijgt aangeboden die gaan bijdragen aan de
verbetering van de compliance bij de medewerkers in de navolging van de Operational
Instructions (OI). IKEA Food wil zelfstandige medewerkers die volgens de gehanteerde routines
en procedures te werk gaan om zo de kwaliteit in alle processen te waarborgen. In de
gewenste situatie worden de meest efficiënte instrumenten gebruikt die over te dragen zijn
aan grote groepen met betrekking tot de routines.
De vraag die hierbij centraal staat is: ‘Met welke instrumenten kan er gezorgd worden dat de
compliance verbetert in het navolgen van de Operational Instructions?’
Samenvattend kan het grootste knelpunt omschreven worden als dat de OI nog gezien worden
als een bijzaak en niet als een instrument waar alles om heen moet vallen, als een basis voor
de werkzaamheden. De GAP is het niet beschikken over werkende instrumenten, waardoor er
voor de medewerkers geen basis ligt. Dit zorgt ervoor dat de SOLL, de compliance tussen de
medewerkers, niet bereikt kan worden.
Met een korte inleiding over de organisatie, zal daarna het doel van het onderzoek beschreven
worden. Daarna de aanpak van het vraagstuk met welke bronnen en
dataverzamelingsmethode gewerkt gaat worden. Vervolgens zullen de resultaten uit het
onderzoek omschreven worden en wordt er zo een advies gevormd. De adviesoptie die
prioriteit in gebruik neming krijgt zal verder worden uitgewerkt naar concretere acties. Hierbij
is er gekeken naar inzet van personen, middelen en tijd met daarna de financiële
consequenties die daaraan zijn verbonden.
Het onderzoek is gericht op de interne organisatie bij IKEA Food. Om die reden kunnen de
medewerkers en de managers van de afdeling Food als belangrijkste stakeholders omschreven
worden. Zij zullen de gekozen instrumenten in gebruik gaan nemen tijdens de
werkzaamheden.
Om te zorgen dat de Operational Instructions een basis gaan vormen in de dagelijkse
werkzaamheden zijn er adviesopties ontwikkeld die veranderingen zullen doorvoeren bij
nieuwe medewerkers, huidige medewerkers en de managers. Geadviseerd wordt dan ook
uiteindelijk alle drie de instrumenten toe te gaan passen in de werkzaamheden:
- Een inwerkprogramma voor nieuwe collega’s;
- Taakverrijking op de werkvloer voor de medewerkers;
- Coaching op de werkzaamheden door de managers.
Prioriteit zal het inwerkprogramma krijgen, omdat dit instrument veel tijd kost met de
voorbereiding en ontwikkeling van de middelen die hiervoor nodig zijn. Het inwerkprogramma
zal worden uitgewerkt in een implementatieplan met concrete acties. Dit zal IKEA Food vooral
ondersteuning moeten gaan bieden.
De medewerkers kunnen bang zijn dat ze onvoldoende in staat zijn vaardigheden te kunnen
ontwikkelen die nodig zullen zijn bij het gebruik van de nieuwe instrumenten. Vooral dit punt
kan een grote impact hebben, omdat het instrument dan niet meer in gebruik kan worden
genomen, wanneer de medewerkers hier niet aan mee willen werken. De verwachte weerstand
vanuit de managers met de grootste impact is het geen vertrouwen hebben in de tijd die
gegeven wordt voor de toepassing van het instrument.
3
