Internal control & accounting systems 1
Les 1 PowerPoint presentatie
Kernwoorden voor kwalitatieve informatie:
- Effectief;
- Efficient;
- Betrouwbaar;
- Beschikbaar;
- Controleerbaar.
Het essentiële doel van de bestuurlijke informatieverzorging is het op efficiënte wijze verstrekken van
relevante en betrouwbare informatie aan interne en externe belanghebbenden, bijvoorbeeld:
- Informatie over het voorraadniveau van een bepaald product;
- Informatie over het functioneren van een bepaalde medewerker.
Informatie wordt bestuurlijk als ten minste 1 functionaris in een organisatie haar kan gebruiken voor
besturingsdoeleinden. Bestuurlijke informatie helpt de organisatiedoelstellingen te realiseren.
Het doel van boekhouden is het verstrekken van financiële informatie door middel van het
registreren en verwerken van financiële feiten. Financiële feiten leiden tot veranderingen in de
bezittingen, de schulden en het eigen vermogen van een organisatie. Boekhouden vormt de basis van
een geordende financiële informatieverzorging.
Bestuurlijke informatieverzorging maakt gebruik van het boekhouden om haar doelen te bereiken.
Het samenstellen van de gewenste managementinformatie die standaard niet door de financiële
administratie kan worden opgeleverd is interne berichtgeving ofwel management accounting.
Definitie bestuurlijke informatieverzorging BIV
Alle activiteiten met betrekking tot het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van
gegevens, gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen-in-engere zin
(kiezen uit alternatieve mogelijkheden), het doen functioneren en het beheersen van een
huishouding, en ten behoeve van de verantwoordingen die daarover moeten worden afgelegd.
De drie gebruiksmogelijkheden zijn:
- Informatie voor het nemen van beslissingen;
- Informatie ten behoeve van het functioneren van de organisatie;
- Informatie in het kader van delegeren van taken en het afleggen van verantwoording.
Een administratieve organisatie AO houdt zich bezig met het inrichten van bestuurlijke processen in
de organisatie. Administratieve organisatie omvat het gehele complex van organisatorische
maatregelen dat direct of indirect betrekking heeft op de goede werking van de bestuurlijke
informatieverzorging. Een goede administratieve organisatie is een randvoorwaarde voor kwalitatief
hoogstaande informatie. Managers zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit van de
informatieverzorging en dus voor de administratieve organisatie.
,Gegevens zijn opgeslagen in informatiesystemen en hebben als zodanig geen betekenis voor de
gebruiker:
- Informatie is gegevens + betekenis;
- De betekenis kan per gebruiker verschillen en wat voor de een betekenis heeft hoeft dat voor
de ander niet te hebben.
Bijvoorbeeld:
- In een database van handelsonderneming X is de afzet van een bepaald product over de jaren
2006-2015 vastgelegd, hieruit blijkt een dalende trend;
- Voor de inkoopafdeling van X is dit pas informatie als zij daarnaast ook nog gegevens
ontvangt van de verkoopafdeling over de verwachte afzet na 2015 zodat de inkoopafdeling
daarop haar inkoopbeleid kan afstemmen;
- Voor het management van X is dit pas informatie als ook gerapporteerd wordt wat de
mogelijke oorzaken van de dalende trend zijn.
Informatiemanagement IM is het vakgebied dat zich bezighoudt met de informatieverzorging via
geautomatiseerde systemen en de inpassing van die systemen in en tussen organisaties. Binnen het
vakgebied IM, BIV en AO speelt informatie- en communicatietechnologie IT een belangrijke rol.
IT kan worden gedefinieerd als alle elektronische media die worden gebruikt om gegevens te
verzamelen, op te slaan, en te verwerken, met het doel informatie te verzorgen die communicatie
ondersteunt dan wel mogelijk maakt.
Accounting information systems AIS kan worden beschouwd als het internationale equivalent van
BIV en AO, waarbij aan IM een relatief grote rol is toebedeeld.
Elke organisatie zal vanuit een strategisch oogpunt aandacht moeten schenken aan een beperkt
aantal factoren die bepalend zijn voor het behalen van concurrentievoordeel en dus voor het succes
van de onderneming. Deze facturen noemen we kritische succesfactoren. En deze kritische
succesfactoren moeten meetbaar zijn en (periodiek) gerapporteerd worden en vergeleken worden
met normen.
Het bruggetje naar de bestuurlijke informatieverzorging is de balanced scorecard. Een systeem dat
zich richt op het vertalen van strategie naar een concrete actie. Het gaat niet alleen om financiële-
maar ook om niet-financiële prestaties. Het idee erachter is dat het er niet om gaat een indicator te
optimaliseren, maar om op basis van diverse informatie-elementen de juiste koers te kiezen (een
dashboard).
,De prestaties worden vanuit 4 invalshoeken gemeten:
- Financieel: belang van de aandeelhouder;
- Intern: waar moeten we goed in zijn?;
- Klant: hoe zien klanten ons? wat verwacht men?;
- Innovatief: hoe kunnen we ons blijven verbeteren?
De balanced scorecard zorgt ervoor dat strategische doelstellingen naar concrete metingen leidt. Dit
gebeurt door het opstellen van:
- Kritische succesfactoren: een bedrijfsvariabele die van kritisch belang is voor het behalen van
de bedrijfsstrategie;
- De kritische succesfactor wordt meetbaar gemaakt door prestatie-indicatoren te hanteren.
Het is een meeteenheid.
En deze worden getoetst aan de norm.
Problemen en nadelen balanced scorecard:
- Te veel indicatoren, te veel motivatie;
- Welke targets zijn nu echt belangrijk en welke minder;
- Bij te veel indicatoren lastiger vast te stellen of de manager het nu goed heeft gedaan;
- Integrale aanpak ontbreekt;
- Kosten versus de baten niet overwogen;
- Interne cultuur en managementstijl zijn niet afgestemd op gebruik van de balanced
scorecard.
De balanced scorecard is dus geen verzamelbak van indicatoren waaruit men vrijelijk kan putten.
Het besturen van een organisatie kan alleen goed plaatsvinden als:
- De interne organisatie op adequate wijze is gestructureerd;
- Er een voortdurende afstemming plaatsvindt tussen deze structuur en de uitvoering van de
activiteiten van de organisatie als mede de externe omgeving.
, Deze beslissingen en afstemmingen gebeuren op diverse niveaus:
- Strategisch (externe afstemming): hoe behalen we concurrentievoordeel?;
- Tactisch (structurering van de organisatie): hoe zetten we de organisatie neer?;
- Operationeel (uitvoering van bedrijfsactiviteit).
Besturingsparadigma (samenhangend geheel):
- Bestuurd systeem: de organisatie;
- Besturend systeem: de organisatie wordt bestuurd door het management van de organisatie
en is dus het besturend systeem;
- Informatiesysteem: het management heeft informatie nodig om te besturen. Die informatie
komt of uit het informatiesysteem of uit de omgeving. Het management zal intern
taakopdrachten afgeven aan de medewerkers die daarover verantwoording afleggen,
zichtbaar in een informatiesysteem.
- De omgeving: de onderneming zal daarnaast ook rechtstreeks verantwoording afleggen aan
het maatschappelijke verkeer.
Besturen en beheersen zijn de belangrijkste processen waarmee managers zich bezighouden.
Waarom? Het aansturen van mensen opdat ze zich in de gewenste richting bewegen.
Managementcyclus, hoe doe je dat als manager?
- Planning: het voorbereiden op later uit te voeren activiteiten;
- Inrichting: wat heb je nodig voor deze activiteiten (mensen, middelen);
- Uitvoering: de actie;
- Evaluatie: zijn we goed bezig?
- Bijsturing.
Les 1 PowerPoint presentatie
Kernwoorden voor kwalitatieve informatie:
- Effectief;
- Efficient;
- Betrouwbaar;
- Beschikbaar;
- Controleerbaar.
Het essentiële doel van de bestuurlijke informatieverzorging is het op efficiënte wijze verstrekken van
relevante en betrouwbare informatie aan interne en externe belanghebbenden, bijvoorbeeld:
- Informatie over het voorraadniveau van een bepaald product;
- Informatie over het functioneren van een bepaalde medewerker.
Informatie wordt bestuurlijk als ten minste 1 functionaris in een organisatie haar kan gebruiken voor
besturingsdoeleinden. Bestuurlijke informatie helpt de organisatiedoelstellingen te realiseren.
Het doel van boekhouden is het verstrekken van financiële informatie door middel van het
registreren en verwerken van financiële feiten. Financiële feiten leiden tot veranderingen in de
bezittingen, de schulden en het eigen vermogen van een organisatie. Boekhouden vormt de basis van
een geordende financiële informatieverzorging.
Bestuurlijke informatieverzorging maakt gebruik van het boekhouden om haar doelen te bereiken.
Het samenstellen van de gewenste managementinformatie die standaard niet door de financiële
administratie kan worden opgeleverd is interne berichtgeving ofwel management accounting.
Definitie bestuurlijke informatieverzorging BIV
Alle activiteiten met betrekking tot het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van
gegevens, gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen-in-engere zin
(kiezen uit alternatieve mogelijkheden), het doen functioneren en het beheersen van een
huishouding, en ten behoeve van de verantwoordingen die daarover moeten worden afgelegd.
De drie gebruiksmogelijkheden zijn:
- Informatie voor het nemen van beslissingen;
- Informatie ten behoeve van het functioneren van de organisatie;
- Informatie in het kader van delegeren van taken en het afleggen van verantwoording.
Een administratieve organisatie AO houdt zich bezig met het inrichten van bestuurlijke processen in
de organisatie. Administratieve organisatie omvat het gehele complex van organisatorische
maatregelen dat direct of indirect betrekking heeft op de goede werking van de bestuurlijke
informatieverzorging. Een goede administratieve organisatie is een randvoorwaarde voor kwalitatief
hoogstaande informatie. Managers zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit van de
informatieverzorging en dus voor de administratieve organisatie.
,Gegevens zijn opgeslagen in informatiesystemen en hebben als zodanig geen betekenis voor de
gebruiker:
- Informatie is gegevens + betekenis;
- De betekenis kan per gebruiker verschillen en wat voor de een betekenis heeft hoeft dat voor
de ander niet te hebben.
Bijvoorbeeld:
- In een database van handelsonderneming X is de afzet van een bepaald product over de jaren
2006-2015 vastgelegd, hieruit blijkt een dalende trend;
- Voor de inkoopafdeling van X is dit pas informatie als zij daarnaast ook nog gegevens
ontvangt van de verkoopafdeling over de verwachte afzet na 2015 zodat de inkoopafdeling
daarop haar inkoopbeleid kan afstemmen;
- Voor het management van X is dit pas informatie als ook gerapporteerd wordt wat de
mogelijke oorzaken van de dalende trend zijn.
Informatiemanagement IM is het vakgebied dat zich bezighoudt met de informatieverzorging via
geautomatiseerde systemen en de inpassing van die systemen in en tussen organisaties. Binnen het
vakgebied IM, BIV en AO speelt informatie- en communicatietechnologie IT een belangrijke rol.
IT kan worden gedefinieerd als alle elektronische media die worden gebruikt om gegevens te
verzamelen, op te slaan, en te verwerken, met het doel informatie te verzorgen die communicatie
ondersteunt dan wel mogelijk maakt.
Accounting information systems AIS kan worden beschouwd als het internationale equivalent van
BIV en AO, waarbij aan IM een relatief grote rol is toebedeeld.
Elke organisatie zal vanuit een strategisch oogpunt aandacht moeten schenken aan een beperkt
aantal factoren die bepalend zijn voor het behalen van concurrentievoordeel en dus voor het succes
van de onderneming. Deze facturen noemen we kritische succesfactoren. En deze kritische
succesfactoren moeten meetbaar zijn en (periodiek) gerapporteerd worden en vergeleken worden
met normen.
Het bruggetje naar de bestuurlijke informatieverzorging is de balanced scorecard. Een systeem dat
zich richt op het vertalen van strategie naar een concrete actie. Het gaat niet alleen om financiële-
maar ook om niet-financiële prestaties. Het idee erachter is dat het er niet om gaat een indicator te
optimaliseren, maar om op basis van diverse informatie-elementen de juiste koers te kiezen (een
dashboard).
,De prestaties worden vanuit 4 invalshoeken gemeten:
- Financieel: belang van de aandeelhouder;
- Intern: waar moeten we goed in zijn?;
- Klant: hoe zien klanten ons? wat verwacht men?;
- Innovatief: hoe kunnen we ons blijven verbeteren?
De balanced scorecard zorgt ervoor dat strategische doelstellingen naar concrete metingen leidt. Dit
gebeurt door het opstellen van:
- Kritische succesfactoren: een bedrijfsvariabele die van kritisch belang is voor het behalen van
de bedrijfsstrategie;
- De kritische succesfactor wordt meetbaar gemaakt door prestatie-indicatoren te hanteren.
Het is een meeteenheid.
En deze worden getoetst aan de norm.
Problemen en nadelen balanced scorecard:
- Te veel indicatoren, te veel motivatie;
- Welke targets zijn nu echt belangrijk en welke minder;
- Bij te veel indicatoren lastiger vast te stellen of de manager het nu goed heeft gedaan;
- Integrale aanpak ontbreekt;
- Kosten versus de baten niet overwogen;
- Interne cultuur en managementstijl zijn niet afgestemd op gebruik van de balanced
scorecard.
De balanced scorecard is dus geen verzamelbak van indicatoren waaruit men vrijelijk kan putten.
Het besturen van een organisatie kan alleen goed plaatsvinden als:
- De interne organisatie op adequate wijze is gestructureerd;
- Er een voortdurende afstemming plaatsvindt tussen deze structuur en de uitvoering van de
activiteiten van de organisatie als mede de externe omgeving.
, Deze beslissingen en afstemmingen gebeuren op diverse niveaus:
- Strategisch (externe afstemming): hoe behalen we concurrentievoordeel?;
- Tactisch (structurering van de organisatie): hoe zetten we de organisatie neer?;
- Operationeel (uitvoering van bedrijfsactiviteit).
Besturingsparadigma (samenhangend geheel):
- Bestuurd systeem: de organisatie;
- Besturend systeem: de organisatie wordt bestuurd door het management van de organisatie
en is dus het besturend systeem;
- Informatiesysteem: het management heeft informatie nodig om te besturen. Die informatie
komt of uit het informatiesysteem of uit de omgeving. Het management zal intern
taakopdrachten afgeven aan de medewerkers die daarover verantwoording afleggen,
zichtbaar in een informatiesysteem.
- De omgeving: de onderneming zal daarnaast ook rechtstreeks verantwoording afleggen aan
het maatschappelijke verkeer.
Besturen en beheersen zijn de belangrijkste processen waarmee managers zich bezighouden.
Waarom? Het aansturen van mensen opdat ze zich in de gewenste richting bewegen.
Managementcyclus, hoe doe je dat als manager?
- Planning: het voorbereiden op later uit te voeren activiteiten;
- Inrichting: wat heb je nodig voor deze activiteiten (mensen, middelen);
- Uitvoering: de actie;
- Evaluatie: zijn we goed bezig?
- Bijsturing.
