H1,2,3,4,6,7 en §8.3
,Inhoudsopgave
Hoofdstuk 1: inkoop in vogelvlucht ................................................................................... 3
1.1 Begripsbepaling inkoop.................................................................................................. 3
1.2 Inkoop binnen de keten ................................................................................................. 3
1.3 De (noodzakelijke) meerwaarde van inkoop ................................................................... 4
1.4 Bereiken van inkoopresultaat ........................................................................................ 7
1.5 Inkoop in ontwikkeling .................................................................................................. 7
Hoofdstuk 2: inkoop in sectoren ........................................................................................ 8
2.1 Productiebedrijven.............................................................................................................. 8
2.2 Dienstverleners ................................................................................................................. 10
2.3 Handelsondernemingen .................................................................................................... 11
2.4 Inkoop bij de overheid....................................................................................................... 12
2.5 Inkoopontwikkelingsmodel ............................................................................................... 13
Hoofdstuk 3: Sourcing ..................................................................................................... 14
3.1 Sourcingbeleid .................................................................................................................. 14
3.2 Sourcingstrategieën .......................................................................................................... 14
3.3 Leveranciersbeleid ............................................................................................................ 14
3.4 Samenwerkingsvormen binnen inkoop .............................................................................. 15
3.5 Uitbesteden ...................................................................................................................... 15
Hoofstuk 4: Tactische en operationele inkoop ................................................................. 15
4.1 Rol inkoper ....................................................................................................................... 15
4.2 Initiële inkoop ................................................................................................................... 16
4.4 Uitvoering van het inkoopproces ....................................................................................... 18
4.5 E-procurement en het inkoopproces .................................................................................. 18
8.3 Contractmanagement en “contract compliance” ................................................................ 19
Hoofdstuk 6: Ontdekken van patronen in inkoopuitgaven ............................................... 19
6.1 Soorten goederen en diensten ..................................................................................... 19
6.2 Inkoopdiagnose of “spend management” ..................................................................... 20
6.4 Formuleren van een inkoopstrategie ............................................................................ 20
6.5 Accountportfolio ......................................................................................................... 20
Hoofdstuk 7: Positioneren van inkoop in de organisatie ................................................... 21
7.1 Inkooptaken in organisaties............................................................................................... 21
7.2 Belang van inkoop verschilt per organisatie ....................................................................... 21
7.3 Inkopen is intern afstemmen ............................................................................................. 21
7.4 Centraal versus decentraal inkopen ................................................................................... 21
7.5 Inrichten van een inkooporganisatie .................................................................................. 22
7.6 Extern afstemmen inkoop ................................................................................................. 23
2
,Hoofdstuk 1: inkoop in vogelvlucht
1.1 Begripsbepaling inkoop
• Inkoop staat gelijk aan professionele inkoop. Deze is gestructureerd, beleidsmatig en regelmatig.
• Kopen is het aanschaffen van producten, zonder specifieke regelmaat
• Het begrip inkoop kun je op verschillende manieren opvatten
o Als de aanschaf zelf (het gaat hierbij over de goederen en diensten die het bedrijf
ingekocht heeft)
o Als functie (een bedrijf of instelling moet ervoor zorgen dat er producten of diensten
worden ingekocht)
▪ In die zin is inkoop en functie, net als verkoop of productie.
▪ Een bedrijf kan het inkopen neerleggen bij een inkoopfunctionaris
▪ Een bedrijf kan het inkopen ook overlaten aan andere functionarissen
o Als afdeling (de afdeling binnen het bedrijf die is aangewezen om aankopen te
organiseren)
• Een bedrijf stelt in het algemeen de volgende eisen aan inkoop:
o Inkoop moet de kwetsbaarheid van de onderneming ten opzichte van leveranciers,
concurrenten en afnemers op lange termijn minimaliseren
o Inkoop moet actief participeren in het vinden van leveranciers die in staat zijn om mee
te denken over toekomstige technologische ontwikkelingen
o De inkoop moet zorgen dat leveranciers meerwaarde opleveren voor de onderneming
• Tijd, geld en een positieve bijdrage leveren aan het belang zijn elementen voor het beoordelen
van leveranciers.
• Bedrijven verlangen nu van de inkoper dat hij bijdraagt aan de strategie en winstgevendheid van
de onderneming op lange termijn.
• Het gaat bedrijven niet puur om de laagste kosten, maar om de bijdrage aan het realiseren van
de beste concurrentiepositie op de markt.
• Inkoop is niet alleen gericht op het primaire proces, maar ook op het ondersteunende proces
o Primaire proces = de product of dienstverlening
o Ondersteunende proces = de inkoop van bijv. toiletpapier, kantoorartikelen,
verzekeringen voor ziektekosten etc.
• De inkoper moet zich afvragen welke rol hij speelt bij de aanschaf:
o Strategisch: het vertalen van de bedrijfsstrategie naar een inkoopstrategie
▪ Bedrijfsstrategie, organisatiestrategie en instellingsstrategie is hetzelfde
▪ De inkoopafdeling moet nooit een op zichzelf staande activiteit zijn
o Tactisch: het beheersen van een bestand van leveranciers
o Operationeel: het inkopen zelf
• In een strategie legt men vast welke markten men denkt te bedienen met welk(e) product/dienst
o Alle personen binnen de organisatie moeten zich houden aan die strategie.
o De afdelingen moeten de strategie omzetten in doelstellingen op hun werkterrein
▪ Inkoop dient de organisatiestrategie om te zetten in een inkoopstrategie
• Bij die omzetting komen verschillende aspecten kijken: toegevoegde waarde, bedrijfsrisico, kosten
1.2 Inkoop binnen de keten
• Met behulp van de waardeketen van Porter kan een bedrijf
de meerwaarde vaststellen van een afdeling binnen het
geheel.
• Het einddoel van een onderneming kan verschillende
verschijningsvormen hebben:
o Het nastreven van zo veel mogelijk winst op de
korte termijn
3
, o Het behoud van het bedrijf op de lange termijn.
▪ In beide gevallen is ‘n adequate reactie op veranderingen in de markt essentieel
▪ Daarbij moet de organisatie de kosten in de gaten houden
• De afdeling inkoop heeft hier een ondersteunende rol,
als afdeling die alle facetten van de bedrijfsvoering
dient.
• Inkoop speelt ook een rol bij andere ondersteunende
diensten en bij het primaire proces
• Het is belangrijk om te weten welke rol inkoop speelt
binnen eigen organisatie.
• Inkoop moet ernaar streven om meerwaarde voor de
onderneming te creëren
o Indirect: goede faciliteiten inkopen waardoor experts
goed en plezierig kunnen werken
o Direct: door het product dankzij juiste inkoop meer
waard te maken.
• De meerwaarde meet je af aan de hoeveelheid geld die een
klant bereid is méér te betalen, dan wat de productie heeft gekost.
• Het inkoopkanaal is de weg waarlangs een organisatie producten of diensten verwerft.
o Dat kan een direct weg zijn, maar kan ook langs andere schakels in de keten lopen.
o Het is belangrijk om het juiste inkoopkanaal te kiezen.
• Een inkoopafdeling heeft twee mogelijke inkoopkanalen:
o Direct kanaal: van producent naar inkoop, zonder tussenhandel
o Indirect kanaal: de leverancier levert de goederen via één of meer tussenstappen.
▪ Voordeel: groter bereik onder potentiële afnemers
▪ Nadeel: elke schakel wordt beloond, dus er zijn meer kosten
▪ Nadeel: leverancier kan afhankelijk worden van de tussenhandel voor zijn afzet
• Een distributiekanaal is de weg die een product aflegt van producent naar consument.
• Welk kanaal of welke kanalen gekozen worden, hangt af van de volgende factoren:
o De strategie (duurzaam ondernemen)
▪ Welke bedrijven betrek je in de keten en passen deze bij jouw strategie
o De beschikbaarheid van een kanaal
▪ Doet een leverancier aan directe of indirecte verkoop?
o Wettelijke beperkingen (medicijnen)
▪ Voor het vervoer van sommige producten zijn wettelijke beperkingen
o Ketenmacht (Albert Heijn leveranciers)
▪ Als je alles via één bedrijf verkoopt, krijgt dat bedrijf een sterke positie.
o Specifieke deelmarkt (Dupont, speciale grondstoffen)
▪ Soms kan je een product maar bij één leverancier krijgen
• Bij directe inkoop kan men in een onderlinge competitie komen met de tussenhandel, die dat zal
zien als verlies van orders en marge
o Dat kan ervoor zorgen dat de tussenhandel als reactie zijn service aan de inkoper
verminderde.
1.3 De (noodzakelijke) meerwaarde van inkoop
• Inkoop moet er zeker van zijn via de aanschaf van producten en diensten een toegevoegde
waarde te leveren aan het hele bedrijfsproces
• Inkoop is meer dan alleen het zorgdragen dat goederen en diensten binnenkomen.
o Deze is belangrijk maar niet toereikend voor een langdurig succesvolle inkoop
o Hiervoor moet men een inkoopplan opstellen
4
, • Dit inkoopplan heeft een strategisch aspect waarin men beschrijft wat de langetermijndoelen
zijn, maar kent ook altijd een van de bedrijfsstrategie afgeleide, tactische insteek waaruit de
dagelijkse, operationele inkoopactiviteiten voort moeten vloeien
• De kernfunctie van elke inkoopafdeling is zorgen dat de organisatie goed functioneert door een
goed inkoopbeleid, en het minimaliseren van de afhankelijkheid van de onderneming
• Het strategisch inkoopplan bevat de basis voor het handelen, de opzet en het functioneren van
een inkoopafdeling
o Het is bedoeld om alle neuzen op de inkoopafdeling dezelfde kant op te laten wijzen.
• Vanuit het strategisch inkoopplan wordt het tactisch inkoopplan opgezet.
o Het tactisch inkoopplan bevat het algemene sourcingsbeleid en aansluitend daarop het
leveranciersbeleid van de organisatie
o Hierin zet men de activiteiten en plannen voor de middellange termijn uit
• Tussen de inrichting van de inkoopafdeling en het ICT-beleid van de organisatie bestaat een
nauw, wederzijds verband.
o Een organisatie schaft ICT-applicaties aan die voor alle afdelingen leidend is.
o In de praktijk moet de Inkoop zich binnen de mogelijkheden van het
bedrijfsinformatiesysteem moeten bewegen.
o Een aanpassing leidt meestal tot hoge kosten.
• Als de organisatie over een op de inkoop toegesneden ICT-systeem beschikt, kun je daarmee een
operationeel inkoopplan genereren.
o Hierin staat welke producten of diensten men in een bepaalde periode moet inkopen
o De opdrachten daartoe kan men volgens een via dergelijk systeem aan de in dat systeem
opgenomen selectie van leveranciers toezenden.
• De strategische driehoek van Van Weele is een goed model om de inkoop te verankeren in de
bedrijfsstrategie. Dit model helpt een inkoper om keuzes te maken ten aanzien van:
o Afnemers: identificeer welke
doelgroepen de primaire
afnemersgroepen vormen van de
producten of diensten van een
organisatie. De inkoper moet deze
groep bedienen.
o Concurrenten: de inkoper moet weten
hoe zijn concurrenten te werk gaan
o Leveranciers: de inkoper moet alles
weten over de verschillende
leveranciers
• Voor het bepalen van de werkelijke bijdrage van een bedrijfsonderdeel aan de
bedrijfsdoelstelling, kunnen we gebruikmaken van het vijfkrachtenmodel van Porter.
o Dit model helpt om de concurrentiepositie van een onderneming te bepalen.
• Deze 5 omgevingskrachten van Porter zijn
o Toetreed- en uittreedbarrières
o Macht van de afnemers
o Macht van de leveranciers
o Rivaliteit op de markt
o Substituten
5
,Inhoudsopgave
Hoofdstuk 1: inkoop in vogelvlucht ................................................................................... 3
1.1 Begripsbepaling inkoop.................................................................................................. 3
1.2 Inkoop binnen de keten ................................................................................................. 3
1.3 De (noodzakelijke) meerwaarde van inkoop ................................................................... 4
1.4 Bereiken van inkoopresultaat ........................................................................................ 7
1.5 Inkoop in ontwikkeling .................................................................................................. 7
Hoofdstuk 2: inkoop in sectoren ........................................................................................ 8
2.1 Productiebedrijven.............................................................................................................. 8
2.2 Dienstverleners ................................................................................................................. 10
2.3 Handelsondernemingen .................................................................................................... 11
2.4 Inkoop bij de overheid....................................................................................................... 12
2.5 Inkoopontwikkelingsmodel ............................................................................................... 13
Hoofdstuk 3: Sourcing ..................................................................................................... 14
3.1 Sourcingbeleid .................................................................................................................. 14
3.2 Sourcingstrategieën .......................................................................................................... 14
3.3 Leveranciersbeleid ............................................................................................................ 14
3.4 Samenwerkingsvormen binnen inkoop .............................................................................. 15
3.5 Uitbesteden ...................................................................................................................... 15
Hoofstuk 4: Tactische en operationele inkoop ................................................................. 15
4.1 Rol inkoper ....................................................................................................................... 15
4.2 Initiële inkoop ................................................................................................................... 16
4.4 Uitvoering van het inkoopproces ....................................................................................... 18
4.5 E-procurement en het inkoopproces .................................................................................. 18
8.3 Contractmanagement en “contract compliance” ................................................................ 19
Hoofdstuk 6: Ontdekken van patronen in inkoopuitgaven ............................................... 19
6.1 Soorten goederen en diensten ..................................................................................... 19
6.2 Inkoopdiagnose of “spend management” ..................................................................... 20
6.4 Formuleren van een inkoopstrategie ............................................................................ 20
6.5 Accountportfolio ......................................................................................................... 20
Hoofdstuk 7: Positioneren van inkoop in de organisatie ................................................... 21
7.1 Inkooptaken in organisaties............................................................................................... 21
7.2 Belang van inkoop verschilt per organisatie ....................................................................... 21
7.3 Inkopen is intern afstemmen ............................................................................................. 21
7.4 Centraal versus decentraal inkopen ................................................................................... 21
7.5 Inrichten van een inkooporganisatie .................................................................................. 22
7.6 Extern afstemmen inkoop ................................................................................................. 23
2
,Hoofdstuk 1: inkoop in vogelvlucht
1.1 Begripsbepaling inkoop
• Inkoop staat gelijk aan professionele inkoop. Deze is gestructureerd, beleidsmatig en regelmatig.
• Kopen is het aanschaffen van producten, zonder specifieke regelmaat
• Het begrip inkoop kun je op verschillende manieren opvatten
o Als de aanschaf zelf (het gaat hierbij over de goederen en diensten die het bedrijf
ingekocht heeft)
o Als functie (een bedrijf of instelling moet ervoor zorgen dat er producten of diensten
worden ingekocht)
▪ In die zin is inkoop en functie, net als verkoop of productie.
▪ Een bedrijf kan het inkopen neerleggen bij een inkoopfunctionaris
▪ Een bedrijf kan het inkopen ook overlaten aan andere functionarissen
o Als afdeling (de afdeling binnen het bedrijf die is aangewezen om aankopen te
organiseren)
• Een bedrijf stelt in het algemeen de volgende eisen aan inkoop:
o Inkoop moet de kwetsbaarheid van de onderneming ten opzichte van leveranciers,
concurrenten en afnemers op lange termijn minimaliseren
o Inkoop moet actief participeren in het vinden van leveranciers die in staat zijn om mee
te denken over toekomstige technologische ontwikkelingen
o De inkoop moet zorgen dat leveranciers meerwaarde opleveren voor de onderneming
• Tijd, geld en een positieve bijdrage leveren aan het belang zijn elementen voor het beoordelen
van leveranciers.
• Bedrijven verlangen nu van de inkoper dat hij bijdraagt aan de strategie en winstgevendheid van
de onderneming op lange termijn.
• Het gaat bedrijven niet puur om de laagste kosten, maar om de bijdrage aan het realiseren van
de beste concurrentiepositie op de markt.
• Inkoop is niet alleen gericht op het primaire proces, maar ook op het ondersteunende proces
o Primaire proces = de product of dienstverlening
o Ondersteunende proces = de inkoop van bijv. toiletpapier, kantoorartikelen,
verzekeringen voor ziektekosten etc.
• De inkoper moet zich afvragen welke rol hij speelt bij de aanschaf:
o Strategisch: het vertalen van de bedrijfsstrategie naar een inkoopstrategie
▪ Bedrijfsstrategie, organisatiestrategie en instellingsstrategie is hetzelfde
▪ De inkoopafdeling moet nooit een op zichzelf staande activiteit zijn
o Tactisch: het beheersen van een bestand van leveranciers
o Operationeel: het inkopen zelf
• In een strategie legt men vast welke markten men denkt te bedienen met welk(e) product/dienst
o Alle personen binnen de organisatie moeten zich houden aan die strategie.
o De afdelingen moeten de strategie omzetten in doelstellingen op hun werkterrein
▪ Inkoop dient de organisatiestrategie om te zetten in een inkoopstrategie
• Bij die omzetting komen verschillende aspecten kijken: toegevoegde waarde, bedrijfsrisico, kosten
1.2 Inkoop binnen de keten
• Met behulp van de waardeketen van Porter kan een bedrijf
de meerwaarde vaststellen van een afdeling binnen het
geheel.
• Het einddoel van een onderneming kan verschillende
verschijningsvormen hebben:
o Het nastreven van zo veel mogelijk winst op de
korte termijn
3
, o Het behoud van het bedrijf op de lange termijn.
▪ In beide gevallen is ‘n adequate reactie op veranderingen in de markt essentieel
▪ Daarbij moet de organisatie de kosten in de gaten houden
• De afdeling inkoop heeft hier een ondersteunende rol,
als afdeling die alle facetten van de bedrijfsvoering
dient.
• Inkoop speelt ook een rol bij andere ondersteunende
diensten en bij het primaire proces
• Het is belangrijk om te weten welke rol inkoop speelt
binnen eigen organisatie.
• Inkoop moet ernaar streven om meerwaarde voor de
onderneming te creëren
o Indirect: goede faciliteiten inkopen waardoor experts
goed en plezierig kunnen werken
o Direct: door het product dankzij juiste inkoop meer
waard te maken.
• De meerwaarde meet je af aan de hoeveelheid geld die een
klant bereid is méér te betalen, dan wat de productie heeft gekost.
• Het inkoopkanaal is de weg waarlangs een organisatie producten of diensten verwerft.
o Dat kan een direct weg zijn, maar kan ook langs andere schakels in de keten lopen.
o Het is belangrijk om het juiste inkoopkanaal te kiezen.
• Een inkoopafdeling heeft twee mogelijke inkoopkanalen:
o Direct kanaal: van producent naar inkoop, zonder tussenhandel
o Indirect kanaal: de leverancier levert de goederen via één of meer tussenstappen.
▪ Voordeel: groter bereik onder potentiële afnemers
▪ Nadeel: elke schakel wordt beloond, dus er zijn meer kosten
▪ Nadeel: leverancier kan afhankelijk worden van de tussenhandel voor zijn afzet
• Een distributiekanaal is de weg die een product aflegt van producent naar consument.
• Welk kanaal of welke kanalen gekozen worden, hangt af van de volgende factoren:
o De strategie (duurzaam ondernemen)
▪ Welke bedrijven betrek je in de keten en passen deze bij jouw strategie
o De beschikbaarheid van een kanaal
▪ Doet een leverancier aan directe of indirecte verkoop?
o Wettelijke beperkingen (medicijnen)
▪ Voor het vervoer van sommige producten zijn wettelijke beperkingen
o Ketenmacht (Albert Heijn leveranciers)
▪ Als je alles via één bedrijf verkoopt, krijgt dat bedrijf een sterke positie.
o Specifieke deelmarkt (Dupont, speciale grondstoffen)
▪ Soms kan je een product maar bij één leverancier krijgen
• Bij directe inkoop kan men in een onderlinge competitie komen met de tussenhandel, die dat zal
zien als verlies van orders en marge
o Dat kan ervoor zorgen dat de tussenhandel als reactie zijn service aan de inkoper
verminderde.
1.3 De (noodzakelijke) meerwaarde van inkoop
• Inkoop moet er zeker van zijn via de aanschaf van producten en diensten een toegevoegde
waarde te leveren aan het hele bedrijfsproces
• Inkoop is meer dan alleen het zorgdragen dat goederen en diensten binnenkomen.
o Deze is belangrijk maar niet toereikend voor een langdurig succesvolle inkoop
o Hiervoor moet men een inkoopplan opstellen
4
, • Dit inkoopplan heeft een strategisch aspect waarin men beschrijft wat de langetermijndoelen
zijn, maar kent ook altijd een van de bedrijfsstrategie afgeleide, tactische insteek waaruit de
dagelijkse, operationele inkoopactiviteiten voort moeten vloeien
• De kernfunctie van elke inkoopafdeling is zorgen dat de organisatie goed functioneert door een
goed inkoopbeleid, en het minimaliseren van de afhankelijkheid van de onderneming
• Het strategisch inkoopplan bevat de basis voor het handelen, de opzet en het functioneren van
een inkoopafdeling
o Het is bedoeld om alle neuzen op de inkoopafdeling dezelfde kant op te laten wijzen.
• Vanuit het strategisch inkoopplan wordt het tactisch inkoopplan opgezet.
o Het tactisch inkoopplan bevat het algemene sourcingsbeleid en aansluitend daarop het
leveranciersbeleid van de organisatie
o Hierin zet men de activiteiten en plannen voor de middellange termijn uit
• Tussen de inrichting van de inkoopafdeling en het ICT-beleid van de organisatie bestaat een
nauw, wederzijds verband.
o Een organisatie schaft ICT-applicaties aan die voor alle afdelingen leidend is.
o In de praktijk moet de Inkoop zich binnen de mogelijkheden van het
bedrijfsinformatiesysteem moeten bewegen.
o Een aanpassing leidt meestal tot hoge kosten.
• Als de organisatie over een op de inkoop toegesneden ICT-systeem beschikt, kun je daarmee een
operationeel inkoopplan genereren.
o Hierin staat welke producten of diensten men in een bepaalde periode moet inkopen
o De opdrachten daartoe kan men volgens een via dergelijk systeem aan de in dat systeem
opgenomen selectie van leveranciers toezenden.
• De strategische driehoek van Van Weele is een goed model om de inkoop te verankeren in de
bedrijfsstrategie. Dit model helpt een inkoper om keuzes te maken ten aanzien van:
o Afnemers: identificeer welke
doelgroepen de primaire
afnemersgroepen vormen van de
producten of diensten van een
organisatie. De inkoper moet deze
groep bedienen.
o Concurrenten: de inkoper moet weten
hoe zijn concurrenten te werk gaan
o Leveranciers: de inkoper moet alles
weten over de verschillende
leveranciers
• Voor het bepalen van de werkelijke bijdrage van een bedrijfsonderdeel aan de
bedrijfsdoelstelling, kunnen we gebruikmaken van het vijfkrachtenmodel van Porter.
o Dit model helpt om de concurrentiepositie van een onderneming te bepalen.
• Deze 5 omgevingskrachten van Porter zijn
o Toetreed- en uittreedbarrières
o Macht van de afnemers
o Macht van de leveranciers
o Rivaliteit op de markt
o Substituten
5
