Organisatieontwerp colleges
College 1 - Introductie
Organisatie-structuur-ontwerp: Introductie van het onderwerp
1. Organisatie – organiseren
2. Structuur – structureren
3. Ontwerp – ontwerpen
Organiseren
- Mierenkolonies organiseren samen
- Dieren jagen samen
- Samenwerken is noodzakelijk voor resultaat en overleven
Betekenis van een organisatie:
- Institutie, rechtspersoon = met de organisatie met je een arbeidsovereenkomst
sluiten, de organisatie gaat contracten aan met klanten/leveranciers
- Arbeidsorganisatie = het werk wat in de organisatie het gevolg is van de
keuzes die we maken voor strategie, producten en diensten, wat we zelf doen
en uitbesteden. Dit werk moeten we organiseren
Samen: ‘’De organisatie van deze organisatie deugt niet’’.
Samenwerken is een voorwaarde voor resultaat:
- Te zwaar: voor 1 mens samen tillen
- Te moeilijk: voor 1 hoofd multidisciplinair (verschillende soorten kennis bij
elkaar brengen)
- Te lang: voor 1 mens 24/7, ploegendienst
Ontwerpkeuzes:
- Wat is het doel van organisatie?
- Welk werk is nodig?
- Zelf doen of uitbesteden?
- Hoe verdelen we het werk?
- Hoe stemmen we af en coördineren?
- Als je een werkverdeling hebt, wat doe je dan met gereedschap, machines,
ICT, gebouw en inrichting?
Structureren
Wanneer?
- Tijdelijke organisaties: festivals, hulp bij ramp, blauwhelmen vaak sprake
van een flexibele structuur
- Permanente organisatie karakter van de structuur
o 2 mensen = informeel/vanzelf samenwerken
o 20 mensen = wat afspraken/gegroeid
o 200 mensen = formeel/ontworpen/herontworpen
Wat moet je structureren?
- Werken aan een gezamenlijk doel
- Verdeling van het werk: over mensen en machines
1
, - Afstemming op elkaar: gelijk tillen, volgtijdelijk aansluiten
- Besturen en regelen bij een verstoring
Soorten werk:
- Uitvoeren
- Afstemmen
- Besturen en regelen
Systeemkundige abstractie in soorten werk (Ashby) besturingsstructuur:
- Operationeel regelen: operationeel regelen van de dagelijkse problematiek
- Innovatie structuur (inrichtingsregelen): als je bij herhaling problemen ziet,
moet je ze oplossen. Je moet hiervoor iets herontwerpen
- Strategisch regelen: wat is de bedoeling van de organisatie en wat leveren we
aan klanten in de samenleving en hoe doen we dat?
De organisatie levert output (producten/diensten) aan de samenleving. De output is
niet constant.
Productiestructuur:
- Maken/leveren
- Voorbereiden
- Ondersteunen
Ontwerpen
Systematisch denken en werken aan iets dat er moet komen: van idee tot ‘we
kunnen iets gaan bouwen, maken en invoeren’.
DOVE-cyclus: de V idee volgt uit diagnose of ontevredenheid.
Cyclus van ontwerpen
Ontwerpen is een cyclus:
1. Wat kunnen we hiermee doen?
2. Beoogd effect dit vertaal je in ontwerpeisen
a. Gewenst/ongewenst
b. Bekend/onbekend
c. Welke waarde?
d. Technisch/fundamenteel
3. Hoe bereiken we dit effect?
4. Keuzes maken over functies, vorm en structuur
Het technische ontwerpproces
- Zoeken naar doelen: analyse van de situatie, definitie van het doel
- Zoek naar oplossingen: concept analyse, concept synthese. Je bent op zoek
naar beginsel-oplossingen. Deze kan je vervolgens verder detailleren
- Selectie: evaluatie en beslissing op basis van de ontwerpeisen
Beoordelen alternatieve ontwerpen – ‘het goede antwoord’
Wanneer is het ontwerp goed?
Je hebt een set van eisen, maar je kan er op meerdere manieren aan voldoen. Het
goede is afhankelijk van het gewicht dat je toekent aan de eisen.
2
,Ontwerpen = eisen stellen aan het ontwerp en randvoorwaarden
Organisatie-structuur-ontwerp: Oefening werk verdelen
Opdracht 1: Proud BV
Er zijn 3 stappen werk: P, S en A
1 manager, 9 productiemedewerkers, 1 product development engineer
Systeemgrens: Proud
Invoer en uitvoer (maatwerkboekenkasten)
Hoe verdeel je het werk?
1. We verdelen productiewerk over 9 medewerkers: 3 voor P, 3 voor S, 3 voor A.
Dit is een functionele structuur (activiteit-gebaseerde structuur): de taken zijn
verdeeld over afdelingen.
2. Elke medewerkers maken een hele kast zelf (allround vakmens,
stroomsgewijs). Het levert voordelen op voor de klant, omdat de werknemers
tevreden hun werk doen en verantwoordelijkheid nemen voor hun werk
2 alternatieven:
- Functioneel
o Vanzelfsprekend: peuters sorteren al op kleur
o Schaalvoordelen
o Aantal interfaces: hoog, foutkansen
o KvdA: gesplitste deeltaken
- Stroomsgewijs
o Schaalvoordelen: nu focus op de klant
o Aantal interfaces: minimaal, minder fouten alleen een interface
tussen de klant en de vakman
o KvdA: vakmanschap, afgerond product, klant is bekend
Coördinatie
Er zijn manieren nodig om het coördineren in de structuur in te bouwen:
- De 6 coördinatiemechanismen van Mintzberg
1. Direct supervision Lekkerkerk
2. Mutual adjustment wederzijdse afstemming, naar elkaar luisteren,
wat heb jij gedaan?
3. Standardisation of work processes notenschrift
4. Standardisation of outputs hoe gelijk was het, hoe mooi?
5. Standardisation of skills we zijn opgeleid om het liedje te kunnen
zingen
6. Standardisation of norms/beliefs
- Galbraith = linking mechanisms
Organisatiestructuur
Sitter: een organisatiestructuur ontstaat als je een totale klus (een primair proces)
verdeelt in deelklussen. Het uitvoerende en regelende werk is verdeeld over mensen
(socio) en machines (techniek) en dat heet arbeidsverdeling.
Organisatie-Structuur-Ontwerp: OO in organisaties
Organisatieontwerp in organisaties
De 7 structuur-O’s:
3
, - Ontregelen: minder vastleggen in regels, maar juist het serieus nemen van de
autonomie van de professional
- Omdraaien: niet het systeem belangrijk maken, maar de bedoeling van de
organisatie
- Ontbazen: werken zonder formele leidinggevenden
- Om-kantelen
- Nieuw organiseren
- Ontharken: minder denken volgens het organisatieschema
- Opnieuw uitvinden: voorbeelden beschrijven die op een nieuwe manier zijn
gaan organiseren
* Deze O’s vrijwel zonder aandacht voor systematisch structuurontwerp.
Organisatie: veel aandacht
De 7 O’s als ideaal delen:
- Plat, minder managers
- Zelfsturende teams
Geluiden uit de praktijk:
- Zelfsturing werkt niet. Bijvoorbeeld als je de baas ontslaat en dit werk door de
werknemers laat doen. Dan is de zelfsturing voor de werknemers niet
interessant
- Functionele structuur als basis
- Eenheden niet autonoom
- Veel afstemmen = niet veel zelf sturen
- Draaimolendrama, tenzij herontwerp mensen hebben snel is de gaten dat
ze wel aan van alles kunnen draaien, maar dat het geen effect heeft. Dit komt
omdat afdelingen alsnog met elkaar moeten afstemmen
- Dus: 7 O’s zijn mooie ideeën, maar geen structuurontwerp
Probleem bij een functionele structuur: als je verschillende afdelingen zelfsturend
maakt, moeten de verschillende afdelingen nieuwe ideeën wel afstemmen met de
andere afdelingen.
Organisatie: business hypes
- Sociocratie
- Procesmanagement/BPR
- Lean (massa grote/middelgrote serie)
- QRM (lean voor enkelstuks/kleinserie)
- Agile/scrum (lean voor (software)projecten)
- Holacracy
- Exponential organization
- Spotify-model, Buurtzorg-model
* Ook zonder systeemtheoretisch structuurontwerp en logische ontwerpvolgorde.
Organisatie-Structuur-Ontwerp: diverse benaderingen
Organisatieontwerp: diverse benaderingen, de 6C’s
1. Chart:
o Hokjesdenken
4
College 1 - Introductie
Organisatie-structuur-ontwerp: Introductie van het onderwerp
1. Organisatie – organiseren
2. Structuur – structureren
3. Ontwerp – ontwerpen
Organiseren
- Mierenkolonies organiseren samen
- Dieren jagen samen
- Samenwerken is noodzakelijk voor resultaat en overleven
Betekenis van een organisatie:
- Institutie, rechtspersoon = met de organisatie met je een arbeidsovereenkomst
sluiten, de organisatie gaat contracten aan met klanten/leveranciers
- Arbeidsorganisatie = het werk wat in de organisatie het gevolg is van de
keuzes die we maken voor strategie, producten en diensten, wat we zelf doen
en uitbesteden. Dit werk moeten we organiseren
Samen: ‘’De organisatie van deze organisatie deugt niet’’.
Samenwerken is een voorwaarde voor resultaat:
- Te zwaar: voor 1 mens samen tillen
- Te moeilijk: voor 1 hoofd multidisciplinair (verschillende soorten kennis bij
elkaar brengen)
- Te lang: voor 1 mens 24/7, ploegendienst
Ontwerpkeuzes:
- Wat is het doel van organisatie?
- Welk werk is nodig?
- Zelf doen of uitbesteden?
- Hoe verdelen we het werk?
- Hoe stemmen we af en coördineren?
- Als je een werkverdeling hebt, wat doe je dan met gereedschap, machines,
ICT, gebouw en inrichting?
Structureren
Wanneer?
- Tijdelijke organisaties: festivals, hulp bij ramp, blauwhelmen vaak sprake
van een flexibele structuur
- Permanente organisatie karakter van de structuur
o 2 mensen = informeel/vanzelf samenwerken
o 20 mensen = wat afspraken/gegroeid
o 200 mensen = formeel/ontworpen/herontworpen
Wat moet je structureren?
- Werken aan een gezamenlijk doel
- Verdeling van het werk: over mensen en machines
1
, - Afstemming op elkaar: gelijk tillen, volgtijdelijk aansluiten
- Besturen en regelen bij een verstoring
Soorten werk:
- Uitvoeren
- Afstemmen
- Besturen en regelen
Systeemkundige abstractie in soorten werk (Ashby) besturingsstructuur:
- Operationeel regelen: operationeel regelen van de dagelijkse problematiek
- Innovatie structuur (inrichtingsregelen): als je bij herhaling problemen ziet,
moet je ze oplossen. Je moet hiervoor iets herontwerpen
- Strategisch regelen: wat is de bedoeling van de organisatie en wat leveren we
aan klanten in de samenleving en hoe doen we dat?
De organisatie levert output (producten/diensten) aan de samenleving. De output is
niet constant.
Productiestructuur:
- Maken/leveren
- Voorbereiden
- Ondersteunen
Ontwerpen
Systematisch denken en werken aan iets dat er moet komen: van idee tot ‘we
kunnen iets gaan bouwen, maken en invoeren’.
DOVE-cyclus: de V idee volgt uit diagnose of ontevredenheid.
Cyclus van ontwerpen
Ontwerpen is een cyclus:
1. Wat kunnen we hiermee doen?
2. Beoogd effect dit vertaal je in ontwerpeisen
a. Gewenst/ongewenst
b. Bekend/onbekend
c. Welke waarde?
d. Technisch/fundamenteel
3. Hoe bereiken we dit effect?
4. Keuzes maken over functies, vorm en structuur
Het technische ontwerpproces
- Zoeken naar doelen: analyse van de situatie, definitie van het doel
- Zoek naar oplossingen: concept analyse, concept synthese. Je bent op zoek
naar beginsel-oplossingen. Deze kan je vervolgens verder detailleren
- Selectie: evaluatie en beslissing op basis van de ontwerpeisen
Beoordelen alternatieve ontwerpen – ‘het goede antwoord’
Wanneer is het ontwerp goed?
Je hebt een set van eisen, maar je kan er op meerdere manieren aan voldoen. Het
goede is afhankelijk van het gewicht dat je toekent aan de eisen.
2
,Ontwerpen = eisen stellen aan het ontwerp en randvoorwaarden
Organisatie-structuur-ontwerp: Oefening werk verdelen
Opdracht 1: Proud BV
Er zijn 3 stappen werk: P, S en A
1 manager, 9 productiemedewerkers, 1 product development engineer
Systeemgrens: Proud
Invoer en uitvoer (maatwerkboekenkasten)
Hoe verdeel je het werk?
1. We verdelen productiewerk over 9 medewerkers: 3 voor P, 3 voor S, 3 voor A.
Dit is een functionele structuur (activiteit-gebaseerde structuur): de taken zijn
verdeeld over afdelingen.
2. Elke medewerkers maken een hele kast zelf (allround vakmens,
stroomsgewijs). Het levert voordelen op voor de klant, omdat de werknemers
tevreden hun werk doen en verantwoordelijkheid nemen voor hun werk
2 alternatieven:
- Functioneel
o Vanzelfsprekend: peuters sorteren al op kleur
o Schaalvoordelen
o Aantal interfaces: hoog, foutkansen
o KvdA: gesplitste deeltaken
- Stroomsgewijs
o Schaalvoordelen: nu focus op de klant
o Aantal interfaces: minimaal, minder fouten alleen een interface
tussen de klant en de vakman
o KvdA: vakmanschap, afgerond product, klant is bekend
Coördinatie
Er zijn manieren nodig om het coördineren in de structuur in te bouwen:
- De 6 coördinatiemechanismen van Mintzberg
1. Direct supervision Lekkerkerk
2. Mutual adjustment wederzijdse afstemming, naar elkaar luisteren,
wat heb jij gedaan?
3. Standardisation of work processes notenschrift
4. Standardisation of outputs hoe gelijk was het, hoe mooi?
5. Standardisation of skills we zijn opgeleid om het liedje te kunnen
zingen
6. Standardisation of norms/beliefs
- Galbraith = linking mechanisms
Organisatiestructuur
Sitter: een organisatiestructuur ontstaat als je een totale klus (een primair proces)
verdeelt in deelklussen. Het uitvoerende en regelende werk is verdeeld over mensen
(socio) en machines (techniek) en dat heet arbeidsverdeling.
Organisatie-Structuur-Ontwerp: OO in organisaties
Organisatieontwerp in organisaties
De 7 structuur-O’s:
3
, - Ontregelen: minder vastleggen in regels, maar juist het serieus nemen van de
autonomie van de professional
- Omdraaien: niet het systeem belangrijk maken, maar de bedoeling van de
organisatie
- Ontbazen: werken zonder formele leidinggevenden
- Om-kantelen
- Nieuw organiseren
- Ontharken: minder denken volgens het organisatieschema
- Opnieuw uitvinden: voorbeelden beschrijven die op een nieuwe manier zijn
gaan organiseren
* Deze O’s vrijwel zonder aandacht voor systematisch structuurontwerp.
Organisatie: veel aandacht
De 7 O’s als ideaal delen:
- Plat, minder managers
- Zelfsturende teams
Geluiden uit de praktijk:
- Zelfsturing werkt niet. Bijvoorbeeld als je de baas ontslaat en dit werk door de
werknemers laat doen. Dan is de zelfsturing voor de werknemers niet
interessant
- Functionele structuur als basis
- Eenheden niet autonoom
- Veel afstemmen = niet veel zelf sturen
- Draaimolendrama, tenzij herontwerp mensen hebben snel is de gaten dat
ze wel aan van alles kunnen draaien, maar dat het geen effect heeft. Dit komt
omdat afdelingen alsnog met elkaar moeten afstemmen
- Dus: 7 O’s zijn mooie ideeën, maar geen structuurontwerp
Probleem bij een functionele structuur: als je verschillende afdelingen zelfsturend
maakt, moeten de verschillende afdelingen nieuwe ideeën wel afstemmen met de
andere afdelingen.
Organisatie: business hypes
- Sociocratie
- Procesmanagement/BPR
- Lean (massa grote/middelgrote serie)
- QRM (lean voor enkelstuks/kleinserie)
- Agile/scrum (lean voor (software)projecten)
- Holacracy
- Exponential organization
- Spotify-model, Buurtzorg-model
* Ook zonder systeemtheoretisch structuurontwerp en logische ontwerpvolgorde.
Organisatie-Structuur-Ontwerp: diverse benaderingen
Organisatieontwerp: diverse benaderingen, de 6C’s
1. Chart:
o Hokjesdenken
4
