Accounting Information Systems
Eindtentamen - Vaassen
,Inhoud
Hoofdstuk 1............................................................................................................................................ 3
Foundations of internal control............................................................................................................ 3
Hoofdstuk 2............................................................................................................................................ 8
Internal control.................................................................................................................................... 8
Hoofdstuk 3.......................................................................................................................................... 15
Bridging the gap between internal control and management control.................................................15
Hoofdstuk 4.......................................................................................................................................... 21
The dynamics of control and IT......................................................................................................... 21
Hoofdstuk 12......................................................................................................................................... 30
Typology of organizations................................................................................................................. 30
Hoofdstuk 13......................................................................................................................................... 36
Trade Organizations.......................................................................................................................... 36
Hoofdstuk 14......................................................................................................................................... 40
Production organizations................................................................................................................... 40
Hoofdstuk 15......................................................................................................................................... 47
Service organizations with a limited flow of goods............................................................................47
Hoofdstuk 16......................................................................................................................................... 51
Serviceorganisaties die ruimte en elektronische capaciteit ter beschikking stellen..........................51
Hoofdstuk 17......................................................................................................................................... 57
Serviceorganisaties die kennis en vaardigheden ter beschikking stellen..........................................57
Hoofdstuk 18......................................................................................................................................... 64
Overheids- en andere non-profitorganisaties....................................................................................64
2
,Hoofdstuk 1
Foundations of internal control
Introductie
Dit hoofdstuk gaat over de relatie tussen informatie, informatiesystemen en beheersing. Informatie is
cruciaal in organisaties en de systemen die informatie produceren moeten beheerst worden. Deze
relatie wordt onderzocht vanuit drie perspectieven: interne beheersing, informatiemanagement en
managementbeheersing.
Mensen zijn belangrijke onderdelen van een organisatie en in het bijzonder de volgende personen:
Informatiemanager (information manager): dit individu houdt zich bezig met de management
aspecten van het voorzien van informatie in en door de organisatie. De informatievoorziening
is afhankelijk van de informatiesystemen die zijn weer afhankelijk van de informatie- en
communicatietechnologie. De informatiemanager is een expert in IT;
Controller (controller): dit individu houdt zich bezig met financiën door het hele bedrijf. De
controller is de tussenpersoon tussen de werkvloer en het management;
Accountant (auditor): dit individu onderzoekt de financiële overzichten en stelt een rapport op
op basis van zijn bevindingen. De accountant beoordeelt de kwaliteit van het interne
beheersingssysteem en de betrouwbaarheid van de informatie in de financiële overzichten.
De informatiemanager, controller en accountant hebben aanvullende rollen in een bedrijf. Interne
beheersing (internal control) houdt zich bezig met het besturen en beheersen van organisaties en dus
ook met het managen van mensen. Echter, managementbeheersing (management control) is een
meer hedendaagse benadering die expliciet gericht is op het beheersen van mensen. In
managementbeheersing wordt meer aandacht besteed aan het formaliseren van informele
maatregelen. Managementbeheersing stelt zeker dat procedures gevolgd worden door werknemers.
Informatie in organisaties
Om de strategische organisatiedoelen te bereiken, zal strategisch management de volgende
activiteiten uitvoeren:
Plannen (planning): strategische organisatiedoelen formuleren;
Structureren (structuring): cross-functionele samenwerking tussen werknemers regelen;
Uitvoeren (execution): taken en middelen toewijzen aan werknemers;
Evalueren (evaluating): de realisatie van doelen testen;
Aanpassen (adjusting): correctieve of preventieve maatregelen nemen.
Op het tactische en operationele niveau zullen doelen meer concreet worden, zal er minder vrijheid in
cross-functionele samenwerkingen zijn, zullen taaktoewijzingen meer specifiek zijn, zullen de normen
voor het testen van doelen meer specifiek zijn en zullen correctieve of preventieve maatregelen meer
een routine zijn.
Informatievoorziening is nooit het doel zelf. Informatie wordt voorzien omdat er gebruikers van die
informatie zijn. Gebruikers van informatie hebben het nodig voor drie doelen of rollen:
1. Informatie voor delegatie en verantwoordelijkheid: als strategische bedrijfsdoelen opgedeeld
kunnen worden in subdoelen, dan kan arbeid ook verdeeld worden. Macht en
verantwoordelijkheden kunnen zo gedelegeerd worden tussen hiërarchische niveaus, om
problemen als gevolg van een beperkte spanwijdte van beheersing te voorkomen. Er is dan
echter wel managementbeheersing nodig;
2. Informatie voor besluitvorming: als iemand in het bedrijf een beslissing moet maken, heeft
deze vaak informatie nodig van andere afdelingen;
3. Informatie voor functionering van het bedrijf: informatie draagt bij aan het delen van kennis,
stelt de organisatie in staat haar doelen te realiseren, coördineert activiteiten van
verschillende afdelingen of communiceert beslissingen gemaakt door het management. Deze
informatie stroomt horizontaal door het bedrijf.
3
, Informatie voor delegatie en verantwoordelijkheid en voor besluitvorming stroomt verticaal door de
organisatie. De horizontale informatiestromen in organisaties kunnen vaak niet ontkoppeld worden van
de verticale informatiestromen. Verticale informatiestromen zullen verschillen als de informatie
bedoeld is voor lagere of hogere hiërarchische niveaus. Volgens Gorry en Scott Mortion heeft
informatie zeven dimensies: bron (source), reikwijdte (scope), aggregatieniveau (level of aggregation),
tijdshorizon (time horizon), actualiteit (currency), vereiste nauwkeurigheid (required accuracy) en
gebruiksfrequentie (frequency of use). De inrichting van de dimensies verschilt tussen informatie
bedoeld voor hogere niveaus en informatie bedoeld voor lagere niveaus.
Informatie kan alleen voorzien worden als data verzameld en vastgelegd is. Informatie kan dan ook
alleen informatie genoemd worden als het betekenis heeft voor de gebruiker. Zondere betekenis is er
alleen sprake van data. Dataverzameling en datavastlegging zijn dan ook cruciaal in het proces van
informatievoorziening. Informatie (information) is dus alle verwerkte data die bijdraagt aan het begrip
van de ontvanger van de van toepassing zijnde delen van de realiteit.
Informatie en communicatietechnologie
Informatie en communicatietechnologie (information and communication technology, IT) bevat alle
elektronische media die gebruikt worden om data te verzamelen, op te slaan en te verwerken, om
informatie te produceren en om communicatie te ondersteunen of mogelijk te maken. IT speelt een
belangrijke rol in het vastleggen en verwerken van data en in informatievoorziening. IT wordt
toegepast voor zowel interne als externe informatievoorziening en communicatie. Hoe meer
geavanceerd een IT-toepassing is, des te meer is het een kritieke succesfactor voor de organisatie.
Basiskennis over IT is van belang voor managers vanwege de volgende redenen:
1. Managers gebruiken IT, want ze verzenden en ontvangen informatie en communiceren
daardoor met andere werknemers en met derden;
2. Beslissingen worden gemaakt op basis van informatie en communicatie en IT maakt dit meer
efficiënt;
3. IT maakt organisatieverandering mogelijk, want managers moeten kunnen communiceren met
veranderingsagenten en IT-specialisten. IT levert een gezamenlijke taal voor werknemers en
IT-specialisten;
4. Het management is verantwoordelijk voor de interne beheersing en die wordt beïnvloed door
IT-ontwikkelingen.
Informatiesystemen zijn de meest openlijke verschijningen van informatie en
communicatietechnologie. Een systeem (system) is een georganiseerde manier van het ondernemen
van acties om bepaalde doelen te behalen. Een informatie is dan een georganiseerde manier van het
aanleveren van data, verwerken van data en voorzien van informatie gericht op het behalen van
organisatiedoelen. Een boekhoudkundig informatiesysteem (accounting information system, AIS)
bestudeert de structurering en functionering van planningsprocessen en beheersingsprocessen die
gericht zijn op:
Informatievoorziening voor besluitvorming en verantwoordelijkheid voor stakeholders;
Het voorzien in de juiste voorwaarden voor gegronde besluitvorming;
Het zekerstellen dat activa de organisatie niet onrechtmatig verlaten.
Besturing en beheersing
Twee belangrijke aspecten van AIS zijn besturing en beheersing. Beheersing (control) is zowel een
achteruitkijkend als een vooruitkijkend instrument. Het achteruitkijkende (backward-looking)
component bestaat uit het vergelijken van de realisatie (‘what is’ positie) en het criterium (‘what should
be’ position). Als er een afwijking is, moet er iets aangepast worden. Dit component van beheersing
wordt controleren (checking) genoemd. Het vooruitkijkende (forward-looking) component bestaat uit
alleen uit besluitvorming gericht op het verbeteren van toekomstige prestaties. Bijvoorbeeld het
aannemen en trainen van personeel. Er worden voortdurend gelegitimeerde doelen gerealiseerd. Door
besturing probeert het management de organisatie te beheersen. Besturing (governance) is dan ook
gericht op het volgens plan laten verlopen van de organisatie richting haar gelegitimeerde doelen.
4
Eindtentamen - Vaassen
,Inhoud
Hoofdstuk 1............................................................................................................................................ 3
Foundations of internal control............................................................................................................ 3
Hoofdstuk 2............................................................................................................................................ 8
Internal control.................................................................................................................................... 8
Hoofdstuk 3.......................................................................................................................................... 15
Bridging the gap between internal control and management control.................................................15
Hoofdstuk 4.......................................................................................................................................... 21
The dynamics of control and IT......................................................................................................... 21
Hoofdstuk 12......................................................................................................................................... 30
Typology of organizations................................................................................................................. 30
Hoofdstuk 13......................................................................................................................................... 36
Trade Organizations.......................................................................................................................... 36
Hoofdstuk 14......................................................................................................................................... 40
Production organizations................................................................................................................... 40
Hoofdstuk 15......................................................................................................................................... 47
Service organizations with a limited flow of goods............................................................................47
Hoofdstuk 16......................................................................................................................................... 51
Serviceorganisaties die ruimte en elektronische capaciteit ter beschikking stellen..........................51
Hoofdstuk 17......................................................................................................................................... 57
Serviceorganisaties die kennis en vaardigheden ter beschikking stellen..........................................57
Hoofdstuk 18......................................................................................................................................... 64
Overheids- en andere non-profitorganisaties....................................................................................64
2
,Hoofdstuk 1
Foundations of internal control
Introductie
Dit hoofdstuk gaat over de relatie tussen informatie, informatiesystemen en beheersing. Informatie is
cruciaal in organisaties en de systemen die informatie produceren moeten beheerst worden. Deze
relatie wordt onderzocht vanuit drie perspectieven: interne beheersing, informatiemanagement en
managementbeheersing.
Mensen zijn belangrijke onderdelen van een organisatie en in het bijzonder de volgende personen:
Informatiemanager (information manager): dit individu houdt zich bezig met de management
aspecten van het voorzien van informatie in en door de organisatie. De informatievoorziening
is afhankelijk van de informatiesystemen die zijn weer afhankelijk van de informatie- en
communicatietechnologie. De informatiemanager is een expert in IT;
Controller (controller): dit individu houdt zich bezig met financiën door het hele bedrijf. De
controller is de tussenpersoon tussen de werkvloer en het management;
Accountant (auditor): dit individu onderzoekt de financiële overzichten en stelt een rapport op
op basis van zijn bevindingen. De accountant beoordeelt de kwaliteit van het interne
beheersingssysteem en de betrouwbaarheid van de informatie in de financiële overzichten.
De informatiemanager, controller en accountant hebben aanvullende rollen in een bedrijf. Interne
beheersing (internal control) houdt zich bezig met het besturen en beheersen van organisaties en dus
ook met het managen van mensen. Echter, managementbeheersing (management control) is een
meer hedendaagse benadering die expliciet gericht is op het beheersen van mensen. In
managementbeheersing wordt meer aandacht besteed aan het formaliseren van informele
maatregelen. Managementbeheersing stelt zeker dat procedures gevolgd worden door werknemers.
Informatie in organisaties
Om de strategische organisatiedoelen te bereiken, zal strategisch management de volgende
activiteiten uitvoeren:
Plannen (planning): strategische organisatiedoelen formuleren;
Structureren (structuring): cross-functionele samenwerking tussen werknemers regelen;
Uitvoeren (execution): taken en middelen toewijzen aan werknemers;
Evalueren (evaluating): de realisatie van doelen testen;
Aanpassen (adjusting): correctieve of preventieve maatregelen nemen.
Op het tactische en operationele niveau zullen doelen meer concreet worden, zal er minder vrijheid in
cross-functionele samenwerkingen zijn, zullen taaktoewijzingen meer specifiek zijn, zullen de normen
voor het testen van doelen meer specifiek zijn en zullen correctieve of preventieve maatregelen meer
een routine zijn.
Informatievoorziening is nooit het doel zelf. Informatie wordt voorzien omdat er gebruikers van die
informatie zijn. Gebruikers van informatie hebben het nodig voor drie doelen of rollen:
1. Informatie voor delegatie en verantwoordelijkheid: als strategische bedrijfsdoelen opgedeeld
kunnen worden in subdoelen, dan kan arbeid ook verdeeld worden. Macht en
verantwoordelijkheden kunnen zo gedelegeerd worden tussen hiërarchische niveaus, om
problemen als gevolg van een beperkte spanwijdte van beheersing te voorkomen. Er is dan
echter wel managementbeheersing nodig;
2. Informatie voor besluitvorming: als iemand in het bedrijf een beslissing moet maken, heeft
deze vaak informatie nodig van andere afdelingen;
3. Informatie voor functionering van het bedrijf: informatie draagt bij aan het delen van kennis,
stelt de organisatie in staat haar doelen te realiseren, coördineert activiteiten van
verschillende afdelingen of communiceert beslissingen gemaakt door het management. Deze
informatie stroomt horizontaal door het bedrijf.
3
, Informatie voor delegatie en verantwoordelijkheid en voor besluitvorming stroomt verticaal door de
organisatie. De horizontale informatiestromen in organisaties kunnen vaak niet ontkoppeld worden van
de verticale informatiestromen. Verticale informatiestromen zullen verschillen als de informatie
bedoeld is voor lagere of hogere hiërarchische niveaus. Volgens Gorry en Scott Mortion heeft
informatie zeven dimensies: bron (source), reikwijdte (scope), aggregatieniveau (level of aggregation),
tijdshorizon (time horizon), actualiteit (currency), vereiste nauwkeurigheid (required accuracy) en
gebruiksfrequentie (frequency of use). De inrichting van de dimensies verschilt tussen informatie
bedoeld voor hogere niveaus en informatie bedoeld voor lagere niveaus.
Informatie kan alleen voorzien worden als data verzameld en vastgelegd is. Informatie kan dan ook
alleen informatie genoemd worden als het betekenis heeft voor de gebruiker. Zondere betekenis is er
alleen sprake van data. Dataverzameling en datavastlegging zijn dan ook cruciaal in het proces van
informatievoorziening. Informatie (information) is dus alle verwerkte data die bijdraagt aan het begrip
van de ontvanger van de van toepassing zijnde delen van de realiteit.
Informatie en communicatietechnologie
Informatie en communicatietechnologie (information and communication technology, IT) bevat alle
elektronische media die gebruikt worden om data te verzamelen, op te slaan en te verwerken, om
informatie te produceren en om communicatie te ondersteunen of mogelijk te maken. IT speelt een
belangrijke rol in het vastleggen en verwerken van data en in informatievoorziening. IT wordt
toegepast voor zowel interne als externe informatievoorziening en communicatie. Hoe meer
geavanceerd een IT-toepassing is, des te meer is het een kritieke succesfactor voor de organisatie.
Basiskennis over IT is van belang voor managers vanwege de volgende redenen:
1. Managers gebruiken IT, want ze verzenden en ontvangen informatie en communiceren
daardoor met andere werknemers en met derden;
2. Beslissingen worden gemaakt op basis van informatie en communicatie en IT maakt dit meer
efficiënt;
3. IT maakt organisatieverandering mogelijk, want managers moeten kunnen communiceren met
veranderingsagenten en IT-specialisten. IT levert een gezamenlijke taal voor werknemers en
IT-specialisten;
4. Het management is verantwoordelijk voor de interne beheersing en die wordt beïnvloed door
IT-ontwikkelingen.
Informatiesystemen zijn de meest openlijke verschijningen van informatie en
communicatietechnologie. Een systeem (system) is een georganiseerde manier van het ondernemen
van acties om bepaalde doelen te behalen. Een informatie is dan een georganiseerde manier van het
aanleveren van data, verwerken van data en voorzien van informatie gericht op het behalen van
organisatiedoelen. Een boekhoudkundig informatiesysteem (accounting information system, AIS)
bestudeert de structurering en functionering van planningsprocessen en beheersingsprocessen die
gericht zijn op:
Informatievoorziening voor besluitvorming en verantwoordelijkheid voor stakeholders;
Het voorzien in de juiste voorwaarden voor gegronde besluitvorming;
Het zekerstellen dat activa de organisatie niet onrechtmatig verlaten.
Besturing en beheersing
Twee belangrijke aspecten van AIS zijn besturing en beheersing. Beheersing (control) is zowel een
achteruitkijkend als een vooruitkijkend instrument. Het achteruitkijkende (backward-looking)
component bestaat uit het vergelijken van de realisatie (‘what is’ positie) en het criterium (‘what should
be’ position). Als er een afwijking is, moet er iets aangepast worden. Dit component van beheersing
wordt controleren (checking) genoemd. Het vooruitkijkende (forward-looking) component bestaat uit
alleen uit besluitvorming gericht op het verbeteren van toekomstige prestaties. Bijvoorbeeld het
aannemen en trainen van personeel. Er worden voortdurend gelegitimeerde doelen gerealiseerd. Door
besturing probeert het management de organisatie te beheersen. Besturing (governance) is dan ook
gericht op het volgens plan laten verlopen van de organisatie richting haar gelegitimeerde doelen.
4
