Trade Fair 2022
Naam: Jelle van Aarle
Studentnummer: 4824502
Datum: 18/01/2022
Opleidingsinstituut: NCOI
Opleiding: Bachelor bedrijfskunde specialisatie sales
Module: Projectmanagementvaardigheden
0
,Voorwoord
Geachte lezer,
Graag wil ik mijzelf aan u voorstellen. Mijn naam is Jelle van Aarle, 32 jaar oud en samen met mijn partner, Suzanne,
ben ik woonachtig in Voorhout. Na mijn middelbareschooltijd was het voor mij niet duidelijk welke studie bij mij zou
passen. Zo heb ik na een mislukt avontuur op de hogeschool Inholland in 2013 een tussenjaar genomen en ben ik
gaan werken bij een bloemengroothandel in Aalsmeer. Hier heb ik mijn eerste stappen in mijn bloemen carrière gezet.
In 2015 maakte ik de overstap naar bloemengroothandel, Heembloemex export in Rijnsburg. Na drie jaar gewerkt te
hebben als assistent accountmanager Frankrijk heb ik in 2019 promotie gemaakt tot accountmanager Frankrijk. In
deze functie ben ik verantwoordelijk voor mijn klantenbestand, relatiebeheer, het uitvoeren van beleidsplannen en het
meedenken in veranderingen binnen de organisatie. De afgelopen jaren heb ik in deze functie genoeg ervaring
opgedaan om nu mijn competenties in analyseren, innovatief denken en onderhandelen verder uit te breiden en te
verbeteren. Door het volgen van deze studie krijg ik de kans om mij verder te ontwikkelen en mijn competenties te
verbeteren.
Voor de module projectmanagementvaardigheden schrijf ik een plan van aanpak waardoor er voor de FTG een goed
georganiseerde Trade Fair kan plaats vinden. Op deze Trade Fair is de FTG te vinden met een grote stand waar alle
bedrijven binnen de FTG hun steentje aan bijdragen. Na deze module hoop ik meer inzicht te hebben en structuur toe
te kunnen passen in het uitvoeren van nieuwe projecten.
Graag wil ik mijn werkgever bedanken voor het vertrouwen in mij en het motiveren van mij om deze studie te volgen.
Ook wil ik mijn medestudenten en docente Barbera (Babs) van Beugen-Muns bedanken voor de fijne lessen en de
prettige samenwerking. De bijeenkomsten heb ik als zeer leerzaam en prettig ervaren.
Jelle van Aarle
1
, Samenvatting
De Floral Trade Group heeft een goede reputatie opgebouwd in de sierteeltbranche. Daarom kunnen zij
niet meer ontbreken op de grootste en bekendste Trade Fair van Royal Flora Holland. Door deelname
hieraan wilt de FTG werken aan bestaande en nieuwe klantrelaties en zichzelf van de beste kant laten
zien.
Als doel is er gesteld dat twee weken na deelname aan de Trade Fair tenminste tien nieuwe klanten
aangemeld zijn bij de FTG.
Het resultaat voor dit project is deelname van de FTG aan de Trade Fair in Aalsmeer van 4 tot en met 6
mei 2022.
Om de verwachtingen van dit project waar te maken is er gebruik gemaakt van afbakening. Het project zal
zich richten op de opbouw/afbouw, administratie en programma. Buiten dit project vallen de
parkeergelegenheid, het versturen van uitnodigingen naar klanten, BHV medewerkers en de lunch. Om
helder te krijgen tot welke onderdelen dit project zich beperkt is er gebruik gemaakt van een PBS (Product
Breakdown Structure).
De project organisatie bestaat uit een opdrachtgever, projectleider, projectmedewerker opbouw/afbouw,
projectmedewerker administratie en een projectmedewerker programma. Tussen de opdrachtgever en de
projectleider vindt er één x per vier weken een overleg plaats. Tussen de projectleider en zijn projectteam
zal dit één x in de twee weken zijn. Zo is er genoeg ruimte om de voortgang van het project te bespreken.
In het communicatieplan is opgesteld wie met wie communiceert hierin zijn ook de stakeholders
meegenomen.
Omdat er gewerkt wordt met een vaste einddatum is een strakke planning noodzakelijk. Om dit voor
iedereen helder te krijgen is er een balkendiagram of te wel een Gantt-diagram opgesteld. De
balkenplanning is voor iedereen leesbaar en goed te monitoren. In de balkenplanning zijn ook de go/no go
momenten en de mijlpalen opgenomen. Tijdens de go/no go momenten wordt de status van het project
bekeken en geeft de opdrachtgever een go/no go voor de voortgang van het project.
Voor dit project is van te voren een bedrag afgesproken van €50.000,- de projectleider heeft de taak om dit
te bewaken. Bij het maken van het budget is naar voren gekomen dat de kosten voor dit project €49.325,-
zijn. De kosten van dit project bestaan uit arbeid, out of pocket en onvoorziene kosten. De onvoorziene
kosten bedragen om en nabij 10% van het totale budget, zodat tegenvallers opgevangen kunnen worden.
De risico’s van het project zijn vastgelegd in een risicolijst. Zo worden de risico’s vanuit verschillende
oogpunten helder gemaakt. Ontstaat er een issue dan is het aan de projectleider om te onderzoeken wat
de impact op de beheersfactoren hiervan is. De projectleider zal eerst zelf het issue op lossen binnen de
kaders. Lukt dit niet dan is er sprake van escalatie en zal de opdrachtgever bepalen wat er moet gebeuren.
De projectleider zal daarin een oplossingsgerichte en adviserende rol nemen.
Om het project succesvol af te ronden hangt van meerdere factoren af. Het is belangrijk dat iedereen
duidelijk weet op welke factoren gelet moet worden. Deze factoren zijn budget, afbakening, kwaliteit, tijd,
doel, organisatie, omgeving en risico. De projectleider bewaakt deze factoren maar kan nooit tot een
succesvol project komen zonder zijn projectteam.
2
Naam: Jelle van Aarle
Studentnummer: 4824502
Datum: 18/01/2022
Opleidingsinstituut: NCOI
Opleiding: Bachelor bedrijfskunde specialisatie sales
Module: Projectmanagementvaardigheden
0
,Voorwoord
Geachte lezer,
Graag wil ik mijzelf aan u voorstellen. Mijn naam is Jelle van Aarle, 32 jaar oud en samen met mijn partner, Suzanne,
ben ik woonachtig in Voorhout. Na mijn middelbareschooltijd was het voor mij niet duidelijk welke studie bij mij zou
passen. Zo heb ik na een mislukt avontuur op de hogeschool Inholland in 2013 een tussenjaar genomen en ben ik
gaan werken bij een bloemengroothandel in Aalsmeer. Hier heb ik mijn eerste stappen in mijn bloemen carrière gezet.
In 2015 maakte ik de overstap naar bloemengroothandel, Heembloemex export in Rijnsburg. Na drie jaar gewerkt te
hebben als assistent accountmanager Frankrijk heb ik in 2019 promotie gemaakt tot accountmanager Frankrijk. In
deze functie ben ik verantwoordelijk voor mijn klantenbestand, relatiebeheer, het uitvoeren van beleidsplannen en het
meedenken in veranderingen binnen de organisatie. De afgelopen jaren heb ik in deze functie genoeg ervaring
opgedaan om nu mijn competenties in analyseren, innovatief denken en onderhandelen verder uit te breiden en te
verbeteren. Door het volgen van deze studie krijg ik de kans om mij verder te ontwikkelen en mijn competenties te
verbeteren.
Voor de module projectmanagementvaardigheden schrijf ik een plan van aanpak waardoor er voor de FTG een goed
georganiseerde Trade Fair kan plaats vinden. Op deze Trade Fair is de FTG te vinden met een grote stand waar alle
bedrijven binnen de FTG hun steentje aan bijdragen. Na deze module hoop ik meer inzicht te hebben en structuur toe
te kunnen passen in het uitvoeren van nieuwe projecten.
Graag wil ik mijn werkgever bedanken voor het vertrouwen in mij en het motiveren van mij om deze studie te volgen.
Ook wil ik mijn medestudenten en docente Barbera (Babs) van Beugen-Muns bedanken voor de fijne lessen en de
prettige samenwerking. De bijeenkomsten heb ik als zeer leerzaam en prettig ervaren.
Jelle van Aarle
1
, Samenvatting
De Floral Trade Group heeft een goede reputatie opgebouwd in de sierteeltbranche. Daarom kunnen zij
niet meer ontbreken op de grootste en bekendste Trade Fair van Royal Flora Holland. Door deelname
hieraan wilt de FTG werken aan bestaande en nieuwe klantrelaties en zichzelf van de beste kant laten
zien.
Als doel is er gesteld dat twee weken na deelname aan de Trade Fair tenminste tien nieuwe klanten
aangemeld zijn bij de FTG.
Het resultaat voor dit project is deelname van de FTG aan de Trade Fair in Aalsmeer van 4 tot en met 6
mei 2022.
Om de verwachtingen van dit project waar te maken is er gebruik gemaakt van afbakening. Het project zal
zich richten op de opbouw/afbouw, administratie en programma. Buiten dit project vallen de
parkeergelegenheid, het versturen van uitnodigingen naar klanten, BHV medewerkers en de lunch. Om
helder te krijgen tot welke onderdelen dit project zich beperkt is er gebruik gemaakt van een PBS (Product
Breakdown Structure).
De project organisatie bestaat uit een opdrachtgever, projectleider, projectmedewerker opbouw/afbouw,
projectmedewerker administratie en een projectmedewerker programma. Tussen de opdrachtgever en de
projectleider vindt er één x per vier weken een overleg plaats. Tussen de projectleider en zijn projectteam
zal dit één x in de twee weken zijn. Zo is er genoeg ruimte om de voortgang van het project te bespreken.
In het communicatieplan is opgesteld wie met wie communiceert hierin zijn ook de stakeholders
meegenomen.
Omdat er gewerkt wordt met een vaste einddatum is een strakke planning noodzakelijk. Om dit voor
iedereen helder te krijgen is er een balkendiagram of te wel een Gantt-diagram opgesteld. De
balkenplanning is voor iedereen leesbaar en goed te monitoren. In de balkenplanning zijn ook de go/no go
momenten en de mijlpalen opgenomen. Tijdens de go/no go momenten wordt de status van het project
bekeken en geeft de opdrachtgever een go/no go voor de voortgang van het project.
Voor dit project is van te voren een bedrag afgesproken van €50.000,- de projectleider heeft de taak om dit
te bewaken. Bij het maken van het budget is naar voren gekomen dat de kosten voor dit project €49.325,-
zijn. De kosten van dit project bestaan uit arbeid, out of pocket en onvoorziene kosten. De onvoorziene
kosten bedragen om en nabij 10% van het totale budget, zodat tegenvallers opgevangen kunnen worden.
De risico’s van het project zijn vastgelegd in een risicolijst. Zo worden de risico’s vanuit verschillende
oogpunten helder gemaakt. Ontstaat er een issue dan is het aan de projectleider om te onderzoeken wat
de impact op de beheersfactoren hiervan is. De projectleider zal eerst zelf het issue op lossen binnen de
kaders. Lukt dit niet dan is er sprake van escalatie en zal de opdrachtgever bepalen wat er moet gebeuren.
De projectleider zal daarin een oplossingsgerichte en adviserende rol nemen.
Om het project succesvol af te ronden hangt van meerdere factoren af. Het is belangrijk dat iedereen
duidelijk weet op welke factoren gelet moet worden. Deze factoren zijn budget, afbakening, kwaliteit, tijd,
doel, organisatie, omgeving en risico. De projectleider bewaakt deze factoren maar kan nooit tot een
succesvol project komen zonder zijn projectteam.
2
