SAMENVATTING
PROJECT-MANAGEMENT
Op basis van IPMA-D Bert Hedeman & Roel Riepma
2de geheel herziende druk
LOI Cursus HBO-programma Project- en kwaliteitsmanagement
,H1 Projectoriëntatie ................................................................................................................................ 3
H2 Relaties & betrokkenheid ................................................................................................................... 4
H3 Staande organisaties .......................................................................................................................... 6
H4 Projecten in staande organisaties ...................................................................................................... 7
H5 Persoonlijke integriteit ..................................................................................................................... 11
H6 Projectvoorbereidingsfase ............................................................................................................... 12
H8 Projectorganisatie ............................................................................................................................ 14
H9 Eisen en doelen ................................................................................................................................ 16
H10 Risico’s en kansen........................................................................................................................... 17
H11 Projectaanpak ................................................................................................................................ 20
H12 Procesontwikkeling ........................................................................................................................ 21
H13 Je houding bepalen ........................................................................................................................ 22
H14 Effectief communiceren ................................................................................................................. 25
H15 Onderhandelen .............................................................................................................................. 28
H16 Projectdefinitiefase ........................................................................................................................ 29
H17 Scope van het project .................................................................................................................... 30
H18 kwaliteit.......................................................................................................................................... 30
H19 Tijd.................................................................................................................................................. 32
H20 Middelentoewijzing en optimalisatie van de planning .................................................................. 33
H21 Geld ................................................................................................................................................ 34
H22 Zakelijke rechtvaardiging................................................................................................................ 37
H23 Leiderschap .................................................................................................................................... 37
H24 Teamwerk ....................................................................................................................................... 39
H25 Conflictbeheersing ......................................................................................................................... 41
H26 Inkoop en contractering ................................................................................................................. 43
H27 Gezondheid, beveiliging en milieu (GVBM) ................................................................................... 45
H28 Configuratiemanagement en wijzigingsbeheer ............................................................................. 46
H29 Informatie- en managementsystemen........................................................................................... 48
H30 Beheersing en rapportage.............................................................................................................. 50
H31 Projectafsluiting ............................................................................................................................. 52
H32 Resultaatgerichtheid ...................................................................................................................... 53
H33 Verandering en transformatie ........................................................................................................ 54
H34 Postinvesteringsbeoordeling .......................................................................................................... 54
Begrippenlijst......................................................................................................................................... 55
2
,H1 Projectoriëntatie
1.2 De hoofdfasering en de opbouw van het boek
Aanleiding projectstart: vaak een aanwijsbare aanleiding, bron of oorzaak. Bijvoorbeeld: de strategie
van een organisatie moet herzien worden als gevolg van invloeden van de concurrentie en/of de
maatschappij; noodzakelijke verbeteringen moeten doorgevoerd worden vanwege achterstallig
onderhoud of moeizaam verlopende uitvoeringsprocessen.
Een project bevat de volgende fasen:
- Voorbereidingsfase: de wensen, eisen, voorwaarden en risico’s worden vastgelegd in een
projectopdracht. Op basis van deze documenten besluit de opdrachtgever wie de
projectopdracht uit mag werken in de definitiefase.
- Definitiefase: uitwerken van de projectopdracht: het projectmanagementplan: het projectplan,
zakelijke rechtvaardiging (business case) en het communicatieplan
- Uitvoeringsfase: op het eind van iedere fase rapporteren over de status van het project op dat
moment, verantwoording over de afgelopen fase, actualiseren van het projectplan, de business
case en de risico’s + opstellen gedetailleerd plan voor de volgende fase.
- Gebruiksfase: met het projectresultaat moet de beoogde organisatieresultaten (projectdoel)
worden gerealiseerd.
Leiderschap: je toont leiderschap indien je met gevoel voor de strategische context in staat bent
belanghebbenden zodanig te beïnvloeden, dat zij effectief meewerken aan de realisatie van het
projectresultaat.
1.3 Wat zijn projecten?
Voorwaarden waaraan een project moet voldoen:
• Er is een herkenbaar projectdoel
• Er is een beoogd product of dienst (projectresultaat)
• Er is besloten het product of de dienst via een project te realiseren
• Er zijn werkzaamheden en condities gedefinieerd (scope)
• Er is een wilsovereenstemming
• Er is een projectorganisatie
• Het project is tijdelijk
Afgeleide kenmerken: verandering, multidisciplinair, uniek en risicovol.
1.4 Waarom werken met projecten
Redenen om werkzaamheden projectmatig uit te voeren:
• De eenmalige realisatie van een gewenst resultaat in een specifieke context
• Geconcentreerde aandacht
• De complexiteit van de realisatie
• Bewust inzetten van een multidisciplinair team
• Toewijzing van middelen
• Bestendigen en versterken van draagvlak
3
, 1.5 Effecten van projecten
Resultaten van projecten:
• Organisatieresultaat = opbrengsten van het projectresultaat voor de staande organisatie van
de opdrachtgever
• Omgevingsresultaten = opbrengsten van projectresultaat voor de directe en indirecte
omgeving
• Het projectresultaat = opgeleverde dienst of product
• Bedrijfsresultaat = opbrengsten als gevolg van leveringen aan het project
1.7 Werkvormen
Voor het uitvoeren van een taakstelling bestaan er 3 basiswerkvormen:
1. Improvisatie: vraaggericht, ad hoc, flexibiliteit, procesaanpak
2. Planmatig werken: resultaatgericht, te voorzien, effectiviteit, planaanpak
3. Routine: werkgericht, continu, efficiënt, routine aanpak
1.8 Projectmatig werken
Projectmatig werken omvat de volgende stappen:
1. Projectvoorbereidingsfase: overeenkomen opdracht
2. Projectdefinitiefase: uitwerken opdracht
3. Projectuitvoeringsfase(n): uitvoeren opdracht
4. Projectafsluiting: opleveren resultaat
Een project kent ten minste twee fasen: projectdefinitiefase en uitvoeringsfase. De projectafsluiting
valt meestal op het eind van de projectuitvoeringsfase en is geen fase op zichzelf
1.9 Faseren, beheersen en beslissen
• Faseren = het opdelen van werk in afzonderlijke tijdsperioden, ieder met zijn eigen vooraf
gedefinieerde deelresultaat
• Beheersen = zorgen dat de uitvoering van de werkzaamheden volgens plan verloopt
• Beslissen = het maken van een keuze
Primaire beheersaspecten = de beheersaspecten waar de opdrachtgever met jou als de
projectmanager meestal prestatieafspraken over maakt: tijd, geld, kwaliteit, scope, risico’s en baten.
- Deze hangen met elkaar samen, wordt ook wel de duivels driehoek (triple constraint) genoemd
omdat als één beheersaspect wijzigt, minimaal een ander aspect moet wijzigen.
H2 Relaties & betrokkenheid
2.2 Netwerken van mensen
Om je netwerkopbouw vorm en inhoud te geven, is het belangrijk dat je de volgende 3 elkaar
aanvullende kernkwaliteiten goed leert onderscheiden. Alle drie leveren ze een bijdrage aan de
opbouw van het netwerken.
• Verbinder = mensen met een scala aan relaties in de buitenwereld. Brengen mensen bij
elkaar en maakt daardoor zwakke relaties sterk. Heeft een open netwerk.
o Je spreekt van een sterke relatie indien je direct contact onderhoudt met de relatie
• Kennisdeler = laten bekwaam en actief zien hoe zaken in elkaar steken en oefenen zo hun
invloed uit. Hebben anderen nodig om hun werk naar buiten te positioneren. Heeft een
direct of gesloten netwerk.
• Verkoper = weten anderen te enthousiasmeren voor het verhaal van de kennisdeler.
4
PROJECT-MANAGEMENT
Op basis van IPMA-D Bert Hedeman & Roel Riepma
2de geheel herziende druk
LOI Cursus HBO-programma Project- en kwaliteitsmanagement
,H1 Projectoriëntatie ................................................................................................................................ 3
H2 Relaties & betrokkenheid ................................................................................................................... 4
H3 Staande organisaties .......................................................................................................................... 6
H4 Projecten in staande organisaties ...................................................................................................... 7
H5 Persoonlijke integriteit ..................................................................................................................... 11
H6 Projectvoorbereidingsfase ............................................................................................................... 12
H8 Projectorganisatie ............................................................................................................................ 14
H9 Eisen en doelen ................................................................................................................................ 16
H10 Risico’s en kansen........................................................................................................................... 17
H11 Projectaanpak ................................................................................................................................ 20
H12 Procesontwikkeling ........................................................................................................................ 21
H13 Je houding bepalen ........................................................................................................................ 22
H14 Effectief communiceren ................................................................................................................. 25
H15 Onderhandelen .............................................................................................................................. 28
H16 Projectdefinitiefase ........................................................................................................................ 29
H17 Scope van het project .................................................................................................................... 30
H18 kwaliteit.......................................................................................................................................... 30
H19 Tijd.................................................................................................................................................. 32
H20 Middelentoewijzing en optimalisatie van de planning .................................................................. 33
H21 Geld ................................................................................................................................................ 34
H22 Zakelijke rechtvaardiging................................................................................................................ 37
H23 Leiderschap .................................................................................................................................... 37
H24 Teamwerk ....................................................................................................................................... 39
H25 Conflictbeheersing ......................................................................................................................... 41
H26 Inkoop en contractering ................................................................................................................. 43
H27 Gezondheid, beveiliging en milieu (GVBM) ................................................................................... 45
H28 Configuratiemanagement en wijzigingsbeheer ............................................................................. 46
H29 Informatie- en managementsystemen........................................................................................... 48
H30 Beheersing en rapportage.............................................................................................................. 50
H31 Projectafsluiting ............................................................................................................................. 52
H32 Resultaatgerichtheid ...................................................................................................................... 53
H33 Verandering en transformatie ........................................................................................................ 54
H34 Postinvesteringsbeoordeling .......................................................................................................... 54
Begrippenlijst......................................................................................................................................... 55
2
,H1 Projectoriëntatie
1.2 De hoofdfasering en de opbouw van het boek
Aanleiding projectstart: vaak een aanwijsbare aanleiding, bron of oorzaak. Bijvoorbeeld: de strategie
van een organisatie moet herzien worden als gevolg van invloeden van de concurrentie en/of de
maatschappij; noodzakelijke verbeteringen moeten doorgevoerd worden vanwege achterstallig
onderhoud of moeizaam verlopende uitvoeringsprocessen.
Een project bevat de volgende fasen:
- Voorbereidingsfase: de wensen, eisen, voorwaarden en risico’s worden vastgelegd in een
projectopdracht. Op basis van deze documenten besluit de opdrachtgever wie de
projectopdracht uit mag werken in de definitiefase.
- Definitiefase: uitwerken van de projectopdracht: het projectmanagementplan: het projectplan,
zakelijke rechtvaardiging (business case) en het communicatieplan
- Uitvoeringsfase: op het eind van iedere fase rapporteren over de status van het project op dat
moment, verantwoording over de afgelopen fase, actualiseren van het projectplan, de business
case en de risico’s + opstellen gedetailleerd plan voor de volgende fase.
- Gebruiksfase: met het projectresultaat moet de beoogde organisatieresultaten (projectdoel)
worden gerealiseerd.
Leiderschap: je toont leiderschap indien je met gevoel voor de strategische context in staat bent
belanghebbenden zodanig te beïnvloeden, dat zij effectief meewerken aan de realisatie van het
projectresultaat.
1.3 Wat zijn projecten?
Voorwaarden waaraan een project moet voldoen:
• Er is een herkenbaar projectdoel
• Er is een beoogd product of dienst (projectresultaat)
• Er is besloten het product of de dienst via een project te realiseren
• Er zijn werkzaamheden en condities gedefinieerd (scope)
• Er is een wilsovereenstemming
• Er is een projectorganisatie
• Het project is tijdelijk
Afgeleide kenmerken: verandering, multidisciplinair, uniek en risicovol.
1.4 Waarom werken met projecten
Redenen om werkzaamheden projectmatig uit te voeren:
• De eenmalige realisatie van een gewenst resultaat in een specifieke context
• Geconcentreerde aandacht
• De complexiteit van de realisatie
• Bewust inzetten van een multidisciplinair team
• Toewijzing van middelen
• Bestendigen en versterken van draagvlak
3
, 1.5 Effecten van projecten
Resultaten van projecten:
• Organisatieresultaat = opbrengsten van het projectresultaat voor de staande organisatie van
de opdrachtgever
• Omgevingsresultaten = opbrengsten van projectresultaat voor de directe en indirecte
omgeving
• Het projectresultaat = opgeleverde dienst of product
• Bedrijfsresultaat = opbrengsten als gevolg van leveringen aan het project
1.7 Werkvormen
Voor het uitvoeren van een taakstelling bestaan er 3 basiswerkvormen:
1. Improvisatie: vraaggericht, ad hoc, flexibiliteit, procesaanpak
2. Planmatig werken: resultaatgericht, te voorzien, effectiviteit, planaanpak
3. Routine: werkgericht, continu, efficiënt, routine aanpak
1.8 Projectmatig werken
Projectmatig werken omvat de volgende stappen:
1. Projectvoorbereidingsfase: overeenkomen opdracht
2. Projectdefinitiefase: uitwerken opdracht
3. Projectuitvoeringsfase(n): uitvoeren opdracht
4. Projectafsluiting: opleveren resultaat
Een project kent ten minste twee fasen: projectdefinitiefase en uitvoeringsfase. De projectafsluiting
valt meestal op het eind van de projectuitvoeringsfase en is geen fase op zichzelf
1.9 Faseren, beheersen en beslissen
• Faseren = het opdelen van werk in afzonderlijke tijdsperioden, ieder met zijn eigen vooraf
gedefinieerde deelresultaat
• Beheersen = zorgen dat de uitvoering van de werkzaamheden volgens plan verloopt
• Beslissen = het maken van een keuze
Primaire beheersaspecten = de beheersaspecten waar de opdrachtgever met jou als de
projectmanager meestal prestatieafspraken over maakt: tijd, geld, kwaliteit, scope, risico’s en baten.
- Deze hangen met elkaar samen, wordt ook wel de duivels driehoek (triple constraint) genoemd
omdat als één beheersaspect wijzigt, minimaal een ander aspect moet wijzigen.
H2 Relaties & betrokkenheid
2.2 Netwerken van mensen
Om je netwerkopbouw vorm en inhoud te geven, is het belangrijk dat je de volgende 3 elkaar
aanvullende kernkwaliteiten goed leert onderscheiden. Alle drie leveren ze een bijdrage aan de
opbouw van het netwerken.
• Verbinder = mensen met een scala aan relaties in de buitenwereld. Brengen mensen bij
elkaar en maakt daardoor zwakke relaties sterk. Heeft een open netwerk.
o Je spreekt van een sterke relatie indien je direct contact onderhoudt met de relatie
• Kennisdeler = laten bekwaam en actief zien hoe zaken in elkaar steken en oefenen zo hun
invloed uit. Hebben anderen nodig om hun werk naar buiten te positioneren. Heeft een
direct of gesloten netwerk.
• Verkoper = weten anderen te enthousiasmeren voor het verhaal van de kennisdeler.
4
