SAMENVATTING: CONFERENCE
MANAGEMENT
Congres- en vergaderorganisatie in theorie en praktijk
Auteur: John E. Moreu
Uitgever: Couthinho
2010
Collegejaar: 2018/2019
Minor: FM & Events – jaar 4
Studie: Facility Management
School: Haagse Hogeschool
,Inhoudsopgave
HOOFSTUK 1- CONFERENCEMANAGEMENT................................................................................... 4
1.1 INTRODUCTIE .................................................................................................................................... 4
1.2 SOORTEN BIJEENKOMSTEN.................................................................................................................. 5
1.3 MARKTSEGMENTEN ........................................................................................................................... 8
1.4 MARKTVERKENNING ........................................................................................................................ 11
1.5 CONFERENCEMANAGEMENT ............................................................................................................. 11
HOOFDSTUK 2 – PRODUCT.......................................................................................................... 12
2.2 THEMA .......................................................................................................................................... 12
2.3 CONGRESLOCATIES EN VERGADERFACILITEITEN .................................................................................... 12
2.4 SPREKERS ....................................................................................................................................... 12
2.5 ADMINISTRATIE .............................................................................................................................. 12
2.6 DRUKWERK/ WEBSITE ...................................................................................................................... 12
2.7 DEELNEMERS .................................................................................................................................. 14
2.8 HOTELACCOMMODATIE .................................................................................................................... 14
2.9 CATERING ...................................................................................................................................... 14
2.10 AUDIOVISUELE MIDDELEN ............................................................................................................... 14
2.11 TRANSPORT .................................................................................................................................. 14
2.12 ABSTRACTS................................................................................................................................... 14
2.13 PROCEEDINGS ............................................................................................................................... 14
2.14 SOCIAL PROGRAM ......................................................................................................................... 15
2.15 TECHNICAL VISITS (STUDY TOURS) .................................................................................................... 15
2.16 PRE- EN POSTCONFERENCE TOURS ................................................................................................... 15
HOOFDSTUK 3- BIDPROCEDURE, SITE SELECTION EN ORGANISATIESTRUCTUUR ........................... 16
3.2 BIDPROCEDURE ............................................................................................................................... 16
3.2.1 Verenigingen ....................................................................................................................... 16
3.2.2 Bedrijven ............................................................................................................................. 18
3.3 SITE SELECTION ............................................................................................................................... 19
3.4 INFRASTRUCTUUR ............................................................................................................................ 19
3.5 IMAGO........................................................................................................................................... 20
3.6 ORGANISATIESTRUCTUUR ................................................................................................................. 20
3.7 AANDACHTSPUNTEN VOOR DE ORGANISATIESTRUCTUUR....................................................................... 22
3.8 EXTERNE RELATIES ........................................................................................................................... 23
HOOFDSTUK 4 – DIENSTVERLENERS ............................................................................................ 25
4.2 PROFESSIONAL CONFERENCE ORGANIZER ........................................................................................... 25
4.3 DESTINATION MANAGEMENT COMPANY (DMC)................................................................................. 26
4.4 LUCHTVAARTMAATSCHAPPIJEN ......................................................................................................... 26
4.5 CONGRESHOTELS ............................................................................................................................. 26
4.6 CONGRESGEBOUWEN....................................................................................................................... 27
4.7 CONVENTIONBUREAUS ..................................................................................................................... 27
4.8 TECHNISCHE LEVERANCIERS............................................................................................................... 28
4.9 TOLKEN.......................................................................................................................................... 28
4.10 OVERHEID .................................................................................................................................... 28
HOOFDSTUK 5 – MARKETING EN PROMOTIE ............................................................................... 29
5.2 FYSIEK PRODUCT VERSUS CONGRESPRODUCT ....................................................................................... 29
5.3 PROMOTIEFUNCTIES ........................................................................................................................ 30
5.4 PROMOTIEKANALEN ........................................................................................................................ 30
HOOFDSTUK 6 – INFORMATIETECHNOLOGIE ............................................................................... 31
6.2 AUTOMATISERING ........................................................................................................................... 31
2
, 6.3 INTERNET ....................................................................................................................................... 32
6.4 CONGRESREGISTRATIESYSTEEM ......................................................................................................... 32
6.5 ABSTRACT HANDLING ....................................................................................................................... 32
HOOFDSTUK 7 – VERGADEROPSTELLINGEN EN CONGRESTECHNIEK ............................................. 33
7.1 INTRODUCTIE .................................................................................................................................. 33
7.2 CONGRESCOMMUNICATIE................................................................................................................. 33
7.3 CONGRESDOELSTELLINGEN................................................................................................................ 33
7.4 VERGADEROPSTELLINGEN ................................................................................................................. 33
7.5 CONGRESTECHNIEK .......................................................................................................................... 34
7.6 EVALUEREN EN RESULTAATMETING .................................................................................................... 34
HOOFDSTUK 8 – BEURZEN EN CONGRESEXPOSITIES .................................................................... 36
8.2 DE COMMUNICATIEMIX .................................................................................................................... 36
8.3 VAKBEURZEN .................................................................................................................................. 36
8.4 PROFESSIONAL EXHIBITION ORGANIZER (PEO).................................................................................... 37
8.5 EVENEMENTEN................................................................................................................................ 37
HOOFDSTUK 9 – CONGRESFINANCIËN ......................................................................................... 38
9.1 INTRODUCTIE .................................................................................................................................. 38
9.2 UITGANGSPUNTEN .......................................................................................................................... 38
9.3 BEGROTING .................................................................................................................................... 39
9.4 BEPALING REGISTRATIEFEE ................................................................................................................ 40
9.5 BREAK- EVENANALYSE ...................................................................................................................... 41
9.6 LIQUIDITEITSBEGROTING (CASHFLOW BUDGET) .................................................................................... 42
9.7 VOORFINANCIERING ........................................................................................................................ 42
9.8 FINANCIEEL BEHEER ......................................................................................................................... 42
9.9 EINDAFREKENING ............................................................................................................................ 42
HOOFDSTUK 10 – MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD ONDERNEMEN ........................................ 43
10.1 INTRODUCTIE ................................................................................................................................ 43
10.2 WAT IS MVO? ............................................................................................................................. 43
10.3 REDENEN VOOR INVOERING MVO- BELEID ....................................................................................... 43
3
, Hoofstuk 1- Conferencemanagement
1.1 Introductie
Projectmanagement = is een allesomvattend besturingsconcept waarmee het mogelijk is complexe
uitvoeringen tijdig, tegen (relatief) lage kosten met hoge kwaliteit tot stand te brengen.
** Dit is nodig om een congres te realiseren
- Het begint zodra een opdracht is binnen gehaald
- In een team zitten:
o De projectmanager
o Enkele medewerkers van het bedrijf
o Extern ingehuurde krachten → PCO (Professional Conference Organizer) en adviseurs vanuit
verschillende disciplines
Het projectmanagement proces verloopt in vier fasen:
1. Voorbereiding
Het opstellen van een projectplan op basis van haalbaarheidsanalyse. Kernonderdelen zijn:
- De eisen en doelstelling van de opdrachtgever
- Het concept ten aanzien van inhoud en vorm van het congres
- De beschrijving van de stakeholders
- De kostenraming
- Het contract
- De globale planning
2. Uitwerking
Het project krijgt vorm. Alle taakgebieden ten aanzien van het organiseren van een congres worden
voorbereid.
3. Uitvoering
Het congres vindt plaats. Het is belangrijk dat de boodschap van de opdrachtgever overkomt bij de
deelnemers, zowel qua inhoud als vorm.
4. Evaluatie
Nazorg van het congres.
- Is het doel van de opdrachtgever bereikt?
- Zijn de deelnemers aan het congres tevreden?
- Wat heeft het congres nu daadwerkelijk opgeleverd?
- De financiële eindafronding vindt plaats.
Er is bij projectmanagement sprake van een verschuiving van traditioneel naar dynamisch projectmanagement,
omdat de context waarbinnen congressen worden georganiseerd veranderlijk is.
Fase Traditioneel Dynamisch
projectmanagement projectmanagement
1. Doel stellen Rationeel Motivatie
2. Plannen Prescriptief Descriptief
3. Implementeren Beheersen Inspireren & exploreren
4. Evalueren Rechtvaardigen Strategie
Tabel 1: Verschil traditioneel en dynamisch projectmanagement
Traditioneel projectmanagement: legt de focus voornamelijk op het product, het eindresultaat.
Dynamisch projectmanagement: heeft daarnaast veel meer oog voor wat projectteamleden drijft en beweegt,
en waardoor zij geïnspireerd raken. → Levert een beter projectresultaat op en creëert een win-win situatie
voor de opdrachtgever en het projectteam.
4
MANAGEMENT
Congres- en vergaderorganisatie in theorie en praktijk
Auteur: John E. Moreu
Uitgever: Couthinho
2010
Collegejaar: 2018/2019
Minor: FM & Events – jaar 4
Studie: Facility Management
School: Haagse Hogeschool
,Inhoudsopgave
HOOFSTUK 1- CONFERENCEMANAGEMENT................................................................................... 4
1.1 INTRODUCTIE .................................................................................................................................... 4
1.2 SOORTEN BIJEENKOMSTEN.................................................................................................................. 5
1.3 MARKTSEGMENTEN ........................................................................................................................... 8
1.4 MARKTVERKENNING ........................................................................................................................ 11
1.5 CONFERENCEMANAGEMENT ............................................................................................................. 11
HOOFDSTUK 2 – PRODUCT.......................................................................................................... 12
2.2 THEMA .......................................................................................................................................... 12
2.3 CONGRESLOCATIES EN VERGADERFACILITEITEN .................................................................................... 12
2.4 SPREKERS ....................................................................................................................................... 12
2.5 ADMINISTRATIE .............................................................................................................................. 12
2.6 DRUKWERK/ WEBSITE ...................................................................................................................... 12
2.7 DEELNEMERS .................................................................................................................................. 14
2.8 HOTELACCOMMODATIE .................................................................................................................... 14
2.9 CATERING ...................................................................................................................................... 14
2.10 AUDIOVISUELE MIDDELEN ............................................................................................................... 14
2.11 TRANSPORT .................................................................................................................................. 14
2.12 ABSTRACTS................................................................................................................................... 14
2.13 PROCEEDINGS ............................................................................................................................... 14
2.14 SOCIAL PROGRAM ......................................................................................................................... 15
2.15 TECHNICAL VISITS (STUDY TOURS) .................................................................................................... 15
2.16 PRE- EN POSTCONFERENCE TOURS ................................................................................................... 15
HOOFDSTUK 3- BIDPROCEDURE, SITE SELECTION EN ORGANISATIESTRUCTUUR ........................... 16
3.2 BIDPROCEDURE ............................................................................................................................... 16
3.2.1 Verenigingen ....................................................................................................................... 16
3.2.2 Bedrijven ............................................................................................................................. 18
3.3 SITE SELECTION ............................................................................................................................... 19
3.4 INFRASTRUCTUUR ............................................................................................................................ 19
3.5 IMAGO........................................................................................................................................... 20
3.6 ORGANISATIESTRUCTUUR ................................................................................................................. 20
3.7 AANDACHTSPUNTEN VOOR DE ORGANISATIESTRUCTUUR....................................................................... 22
3.8 EXTERNE RELATIES ........................................................................................................................... 23
HOOFDSTUK 4 – DIENSTVERLENERS ............................................................................................ 25
4.2 PROFESSIONAL CONFERENCE ORGANIZER ........................................................................................... 25
4.3 DESTINATION MANAGEMENT COMPANY (DMC)................................................................................. 26
4.4 LUCHTVAARTMAATSCHAPPIJEN ......................................................................................................... 26
4.5 CONGRESHOTELS ............................................................................................................................. 26
4.6 CONGRESGEBOUWEN....................................................................................................................... 27
4.7 CONVENTIONBUREAUS ..................................................................................................................... 27
4.8 TECHNISCHE LEVERANCIERS............................................................................................................... 28
4.9 TOLKEN.......................................................................................................................................... 28
4.10 OVERHEID .................................................................................................................................... 28
HOOFDSTUK 5 – MARKETING EN PROMOTIE ............................................................................... 29
5.2 FYSIEK PRODUCT VERSUS CONGRESPRODUCT ....................................................................................... 29
5.3 PROMOTIEFUNCTIES ........................................................................................................................ 30
5.4 PROMOTIEKANALEN ........................................................................................................................ 30
HOOFDSTUK 6 – INFORMATIETECHNOLOGIE ............................................................................... 31
6.2 AUTOMATISERING ........................................................................................................................... 31
2
, 6.3 INTERNET ....................................................................................................................................... 32
6.4 CONGRESREGISTRATIESYSTEEM ......................................................................................................... 32
6.5 ABSTRACT HANDLING ....................................................................................................................... 32
HOOFDSTUK 7 – VERGADEROPSTELLINGEN EN CONGRESTECHNIEK ............................................. 33
7.1 INTRODUCTIE .................................................................................................................................. 33
7.2 CONGRESCOMMUNICATIE................................................................................................................. 33
7.3 CONGRESDOELSTELLINGEN................................................................................................................ 33
7.4 VERGADEROPSTELLINGEN ................................................................................................................. 33
7.5 CONGRESTECHNIEK .......................................................................................................................... 34
7.6 EVALUEREN EN RESULTAATMETING .................................................................................................... 34
HOOFDSTUK 8 – BEURZEN EN CONGRESEXPOSITIES .................................................................... 36
8.2 DE COMMUNICATIEMIX .................................................................................................................... 36
8.3 VAKBEURZEN .................................................................................................................................. 36
8.4 PROFESSIONAL EXHIBITION ORGANIZER (PEO).................................................................................... 37
8.5 EVENEMENTEN................................................................................................................................ 37
HOOFDSTUK 9 – CONGRESFINANCIËN ......................................................................................... 38
9.1 INTRODUCTIE .................................................................................................................................. 38
9.2 UITGANGSPUNTEN .......................................................................................................................... 38
9.3 BEGROTING .................................................................................................................................... 39
9.4 BEPALING REGISTRATIEFEE ................................................................................................................ 40
9.5 BREAK- EVENANALYSE ...................................................................................................................... 41
9.6 LIQUIDITEITSBEGROTING (CASHFLOW BUDGET) .................................................................................... 42
9.7 VOORFINANCIERING ........................................................................................................................ 42
9.8 FINANCIEEL BEHEER ......................................................................................................................... 42
9.9 EINDAFREKENING ............................................................................................................................ 42
HOOFDSTUK 10 – MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD ONDERNEMEN ........................................ 43
10.1 INTRODUCTIE ................................................................................................................................ 43
10.2 WAT IS MVO? ............................................................................................................................. 43
10.3 REDENEN VOOR INVOERING MVO- BELEID ....................................................................................... 43
3
, Hoofstuk 1- Conferencemanagement
1.1 Introductie
Projectmanagement = is een allesomvattend besturingsconcept waarmee het mogelijk is complexe
uitvoeringen tijdig, tegen (relatief) lage kosten met hoge kwaliteit tot stand te brengen.
** Dit is nodig om een congres te realiseren
- Het begint zodra een opdracht is binnen gehaald
- In een team zitten:
o De projectmanager
o Enkele medewerkers van het bedrijf
o Extern ingehuurde krachten → PCO (Professional Conference Organizer) en adviseurs vanuit
verschillende disciplines
Het projectmanagement proces verloopt in vier fasen:
1. Voorbereiding
Het opstellen van een projectplan op basis van haalbaarheidsanalyse. Kernonderdelen zijn:
- De eisen en doelstelling van de opdrachtgever
- Het concept ten aanzien van inhoud en vorm van het congres
- De beschrijving van de stakeholders
- De kostenraming
- Het contract
- De globale planning
2. Uitwerking
Het project krijgt vorm. Alle taakgebieden ten aanzien van het organiseren van een congres worden
voorbereid.
3. Uitvoering
Het congres vindt plaats. Het is belangrijk dat de boodschap van de opdrachtgever overkomt bij de
deelnemers, zowel qua inhoud als vorm.
4. Evaluatie
Nazorg van het congres.
- Is het doel van de opdrachtgever bereikt?
- Zijn de deelnemers aan het congres tevreden?
- Wat heeft het congres nu daadwerkelijk opgeleverd?
- De financiële eindafronding vindt plaats.
Er is bij projectmanagement sprake van een verschuiving van traditioneel naar dynamisch projectmanagement,
omdat de context waarbinnen congressen worden georganiseerd veranderlijk is.
Fase Traditioneel Dynamisch
projectmanagement projectmanagement
1. Doel stellen Rationeel Motivatie
2. Plannen Prescriptief Descriptief
3. Implementeren Beheersen Inspireren & exploreren
4. Evalueren Rechtvaardigen Strategie
Tabel 1: Verschil traditioneel en dynamisch projectmanagement
Traditioneel projectmanagement: legt de focus voornamelijk op het product, het eindresultaat.
Dynamisch projectmanagement: heeft daarnaast veel meer oog voor wat projectteamleden drijft en beweegt,
en waardoor zij geïnspireerd raken. → Levert een beter projectresultaat op en creëert een win-win situatie
voor de opdrachtgever en het projectteam.
4
