samenvatting projectmatig creëren 2.0

Literatuur projectmanagement


Hoofdstuk 1 (les 1)
Een project is een tijdelijke werkorganisatie, gebaseerd op een flexibele inzet van
mensen en middelen en met het doel om een concreet resultaat te bereiken binnen
scherpe afspraken over tijd, geld en kwaliteit.
Het werken in projecten is niet meer weg te denken. Projectmanagement is een
manier van werken die volop de creativiteit en energie benut van de mensen die met
het project bezig zijn, maar biedt ook stevigheid en structuur en is anderzijds
knellend en benauwend.

Werken in projectvorm komt voor in de volgende situaties:

 Er is een belangrijke en complexe uitdaging of probleemstelling
 Er is een duidelijke opdrachtgever
 Het probleem moet door een multidisciplinair team opgelost worden
 Er kan een eenduidig resultaat worden bepaald
 Er is opleverdatum, binnen een periode die te overzien is.
 Er is een scherp budget en heldere toetsbare kwaliteitseisen

Een aantal activiteiten worden uitgevoerd in de vorm van een programma. Het
verschil met een project is: bij een project staat het resultaat centraal, bij een
programma staan de doelstellingen centraal die behaald kunnen worden door middel
van projecten.

1.1 commitment, de drijvende kracht in projectsucces

Project dat vanzelf loopt Project dat moeizaam verloopt
Teamleden voelen zich verbonden met Teamleden voelen zich niet verbonden
het project met het project
Projectleider voert weinig druk uit Projectleider voert veel druk uit
Teamleden zijn enthousiast Teamleden zijn niet enthousiast.
Opdrachtgever is goed op de hoogte Opdrachtgever is slecht op de hoogte
Opdrachtgever neemt alleen besluiten Opdrachtgever neemt vaak besluiten
wanneer dat nodig is
Resultaat is meer dan tijd, geld en Men reageert meer dan dat zij creëert.
ideeën

Deze verschillen komen voort uit de mate van commitment, bepaald door 2 vragen:

- In hoeverre is iedereen werkelijk betrokken bij het project?
- In hoeverre neemt iedereen verantwoordelijkheid voor zijn of haar aandeel in
het project?

In een project waarin sprake is van commitment, zijn alle betrokkenen bezig met
dingen waarin ze geloven, met allerlei redenen: persoonlijke idealen of waarden,
ambities, inhoudelijke verbondenheid.



1

,Literatuur projectmanagement


Figuur 1.1: reageer je op de vraag of raakt de vraag jouw kern.
1.2 voedingskracht, persoonlijke kracht, samenwerkingskracht en vormkracht
Stap 1 van een optimaal projectmanagement is het zoeken naar de creatiekrachten
in een project. In een project wordt gebruik gemaakt van vier creatiekrachten:

1) Voedingskracht = gebruikers, klanten en de opdrachtgever. Zij voeden het
project met middelen, energie en goede ideeën. (geven het project voeding)
2) Persoonlijke kracht = individuele mens. Creatieprocessen starten met een
idee, dat de mens ontwikkeld met zijn/haar verbeelding. (wat een individu kan)
3) Samenwerkingskracht = vermogen om gezamenlijk te creëren. Uit een
verzameling individuen ontstaat een creatie (samenwerken)
4) Vormkracht = alle hulpmiddelen die ons helpen bij het realiseren van onze
ideeën, visie en idealen.

Bij een project dat goed verloopt, zijn alle krachten aanwezig. Loopt een project
moeizaam, missen er krachten. Bekijk figuur 1.2 op blz. 8 voor een overzichtelijke
koppeling.

1.3 de zij-, ik-, wij-, en het kant
Er zijn 4 invalshoeken die aan deze krachten verbonden kunnen worden (zie figuur
1.2).

1) De zij / omgevingskant. Met het oog op de zij kant moet de organisatie van
een project zich een aantal dingen afvragen.
a. Wie heeft er behoefte aan het project / wie zullen de gebruikers zijn
b. Wie is de opdrachtgever en welke verwachtingen heeft die
c. Is de opdrachtgever bereid voldoende mensen en middelen in te zetten
d. Hoe ziet de business-case eruit
e. Waarom staat het project nu op de agenda en wat is de aanleiding
2) De ik / leiderschapskant. Hierbij moeten de volgende vragen gesteld worden:
a. Kan ik mij persoonlijk verbinden met de probleemstelling
b. Vanuit welke persoonlijke behoefte wil ik een bijdrage leveren
c. Hoe kan dit project bijdragen aan mijn persoonlijke ontwikkeling
d. Hoe kan ik mijn kwaliteiten het beste inzetten
e. Welke kwaliteit hebben de teamleden?
3) De wij / samenwerkingskant. Hierbij moeten de volgende vragen gesteld
worden:
a. Hoe stel ik een team samen en creëer ik een goede werksfeer
b. Hoe kan het krachtenveld rond het project inzichtelijk gemaakt worden?
c. Hoe kan een soepele wisselwerking tussen stakeholders gerealiseerd
worden?
d. Hoe kan een vruchtbare relatie met de opdrachtgever worden
opgebouwd?
e. Hoe kunnen de kwaliteiten van het team in balans worden gebracht met
de projectopdracht

2

, Literatuur projectmanagement


4) De het / structuurkant: hierbij zijn de volgende onderwerpen essentieel
a. Bepalen van probleemstelling, doelstelling en het beoogde resultaat.
b. Structureren van het project met deelresultaten
c. Beslissen op welke momenten de projectleider met de opdrachtgever
moet afstemmen over de voortgang
d. Greep krijgen en houden op beheer aspecten als tijd, geld, kwaliteit,
informatie, organisatie en communicatie.

1.4 de volgorde van de inzet van de 4 creatiekrachten
De manier waarop de creatiekrachten aan elkaar gekoppeld worden, bepalen het
karakter van het creatieproces. Hierin zijn 2 benaderingen te onderscheiden: top-
down en bottom-up.
Figuur 1.3 laat zien hoe de top-down eruit ziet. Dit word ook wel de
ontwerpbenadering genoemd. De koppeling gaat als volgt: opdracht komt vanuit de
zij-kant  dan wordt het project ontwikkeld door de het kant  er wordt een team
samengesteld vanuit de wij kant  de teamleden mogen hun voorwaarden
uitspreken door middel van de ik kant.
Deze keuze maak je: opdracht is helder, beperkte creatieveinbreng nodig,

Figuur 1.4 laat zien hoe de bottom-up eruit ziet, ook wel de ontwikkelbenadering. De
koppeling gaat als volgt: behoeften van de opdrachtgever komt uit de zij-kant  er
komt een intake gesprek via de wij kant  er komt een eerste globale analyse vanuit
de het kant  de opdrachtgever verduidelijkt de opdracht via de zij kant  de
teamleden gebruiken hun verbeeldingen vanuit de ik-kant  beelden worden
uitgewisseld via de wij kant  het team koppelt het idee naar de werkgever, de zij
kant.
Deze keuze maak je: probleem is voor opdrachtgever niet helder, creativiteit is
nodig, er komt een gedragen project.

1.5 tot slot
projectmatig creëren bepleit een fundamentele herordening van de 4 invalshoeken
van een project. Hierdoor staat niet langer de structuur van het project centraal, maar
het commitment van de betrokkenen. Het is een goede start van een
ontwikkelingstraject naar een creërende organisatie. In een creëren proces zijn de
volgende kernvragen aan de orde:

 Wie is je organisatie, en welke visie en missie hangt ze aan?
 Hoe sluit het project aan bij deze visie en missie?
 Wat wil de organisatie creëren, welke resultaten moet het project boeken?
 Hoe kan het projectteam de gewenste resultaten bereiken?

Hoofdstuk 2 (les 1)
2.4 machteloosheid


3