H1: Administratiei organisati (AO)
1.1 Inliiding
AO in een bedrijf richt zich op de volgende bedrijfsprocessen: inkoop, verkoop, controle
Inkoopprocis (p 1.3)
o besluit inkoop en keuze leverancier
o bestellen
o ontvangst goederen en factuur
Virkoopprocis (p 1.4)
o marketng/sales/ofertes
o orderontvangst/orderacceptate/orderbevestging
o orderverwerkingen/facturering
o incasso
Financiiil-administratiei procis in hit bitalingsprocis (p 1.5)
o financille administrate
o debiteurenadministrate
o crediteurenadministrate
o salarisadministrate
1.2 Administratiei organisati in bidrijfsprocissin
Organisati: een doelgerichte samenbundeling van mensen en middelen om in een behoefe te
voorzien > bestaat uit afdelingen Economie, Facilitair, Magazijn, Administrate en een aantal
functonarissen tteammanager, hoofd afdeling Facilitair, directeur, magazijnmedewerker,
administrateur)
Bidrijfsprocis: ordening van actviteiten welke een toegevoegde waarde biedt aan de klant.
Bij bedrijfsprocessen worden door verschillende medewerkers binnen een organisate verschillende
actviteiten verricht door de uitvoering van een bedrijfsproces. Reden: betere controle en hierdoor is
er minder kans dat goederen onbetaald de winkel verlaten. Door in het proces goed te beschrijven
wie welke actviteit uitvoert en welke hulpmiddelen tstckers, beveiligingslabel, scanner) gebruikt,
heef men goed zicht op het totale proces.
Door een goed overzicht en analyse van het bedrijfsproces kunnen we een inschatng maken op
welke plaatsen in het proces de winkel risico loopt. Aan de hand hiervan kan men maatregelen
trefen om risicoss te minimaliseren.
Afankelijk vd AO, kunnen er verschillende vragen zijn bij een verkoopproces, heef te maken met:
- de betrouwbaarheid van de registrate van inkomsten en uitgaven
- de volledigheid van de registrate van inkomsten en uitgaven
- de integriteit teerlijkheid) van de medewerkers
Organogram: schema van een organisatestructuur van een organisate. Er wordt weergegeven uit
hoeveel afdelingen een organisate bestaat en de functes.
Organisatistructuur: manier waarop taken binnen een organisate zijn verdeeld en de manier
waarop vervolgens afstemming tussen de taken is weergegeven.
Risicoss minimaliseren
* Kijk in een organisate goed waar mogelijke risicoss liggen en probeer daar een goede organisate te
crelren die fouten zoveel mogelijk onmogelijk maakt
* Biwusti foutin: zaken worden bewust anders weergegeven dan de werkelijkheid. Als
medewerkers zichzelf of anderen daarbij proberen te verrijken is er sprake van fraudi.
* Onbiwusti foutin: fouten die per ongeluk gemaakt worden, maar ook die kunnen de organisate
schade berokkenen.
Ineintarisati: tellen van de voorraad.
Wirkilijki eoorraad (tichnischi eoorraad): vastgesteld door het tellen van de aanwezige voorraad
in het bedrijf, zowel in de winkel als in het magazijn.
Administratiei eoorraad: bepaald door de afdeling Administrate op basis van bij- en afoekingen
als gevolg van inkopen en verkopen
, Direing: (eirliis): negateve verschil tussen werkelijke voorraad en administrateve voorraad. > Kan
goederen zijn maar ook kasgeld.
• Uit onderzoek blijkt dat diefstal van goederen en geld uit een bedrijf het meest wordt gedaan
door de eigen medewerkers.
• Derving kan per ongeluk ontstaan: medewerker die vergeten is de terugontvangen goederen te
noteren, boekingsfout; ontvangst van goederen die niet is geboekt.
• Derving kan opzettelijk zijn tcriminele derving): kleding stelen, leveranciers die goederen in
rekening hebben gebracht maar niet hebben geleverd, medewerkers die geld ontvreemden uit
de kluis.
Maatregelen om criminele derving te beperken:
vaker het kasgeld controleren
ervoor zorgen dat er nooit te veel geld in de kas zit en regelmatg geld afstorten bij de bank
zorgen dat naast de thoofd)kassier nog iemand anders op de hoogte is van ontvangsten van
kasgeld
zorgen voor functischiiding: medewerking voor het beheer van het kasgeld en een andere
medewerker voor de controle.
VB: werkelijke waarde vd voorraad in het magazijn was €40.000, in de winkel was er een voorraad
van €25.000. Volgens de boekhouding was op 31 dec de waarde van de voorraad €75.000.
Antwoord: Werkelijke voorraad op 31 dec: 40.000 + 25.000 = €65.000. Administrateve voorraad:
€75.000. Er is een negatee verschil van 75.000 – 65.000 = €10.000
Administratiei organisati: tjdig verkrijgen van betrouwbare informatedoor het systematsch
verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens met als doel de organisate zo in te richten dat
alle bedrijfsprocessen binnen de organisate optmaal verlopen.
‘Juist en betrouwbaars
Een organisate wil altjd juiste en betrouwbare informate hebben om een organisate goed te
besturen en goed te laten functoneren.
Juist: wat er staat is correct
Bitrouwbaar: volledigheid van de informate
Intirni controli: controle die door de organisate wordt uitgeoefend op de werkzaamheden van
medewerkers. Hieraan zijn kosten verbonden:
1: middelen voor die controle tcomputers en sofware)
2: loonkosten voor hen die met de controle zijn belast
* Functischiiding: een afdeling of functonaris mag slechts 1 functe tegelijkertjd uitvoeren,
waardoor de mogelijkheid ontstaat van wederzijdse controle.
Voordiil functischiiding: hét instrument voor de bestrijding van fouten, door goede
functescheiding zijn er tussen de medewerkers tegengestelde belangen zodat fraude haast niet
mogelijk is.
Nadiil functischiiding: brengt veel kosten met zich mee, er is meer personeel nodig en dat
betekent hogere loonkosten. Er kan sprake zijn van saminspanning: als mensen met verschillende
functes met elkaar afspreken om de interne controle te omzeilen en zichzelf goederen of geld toe te
eigenen.
Functieirminging: 2 of meer functes worden door 1 persoon vervuld. De kans op fouten en op
fraude is hier groter.
Functieirdiling: de taken binnen een organisate worden over verschillende medewerkers verdeeld
binnen de organisate.
In grote organisates is functescheiding meestal beter te realiseren dan in kleinere organisates
omdat die te weinig mensen hebben en je komt daar dan veel meer functevermenging tegen.
1.1 Inliiding
AO in een bedrijf richt zich op de volgende bedrijfsprocessen: inkoop, verkoop, controle
Inkoopprocis (p 1.3)
o besluit inkoop en keuze leverancier
o bestellen
o ontvangst goederen en factuur
Virkoopprocis (p 1.4)
o marketng/sales/ofertes
o orderontvangst/orderacceptate/orderbevestging
o orderverwerkingen/facturering
o incasso
Financiiil-administratiei procis in hit bitalingsprocis (p 1.5)
o financille administrate
o debiteurenadministrate
o crediteurenadministrate
o salarisadministrate
1.2 Administratiei organisati in bidrijfsprocissin
Organisati: een doelgerichte samenbundeling van mensen en middelen om in een behoefe te
voorzien > bestaat uit afdelingen Economie, Facilitair, Magazijn, Administrate en een aantal
functonarissen tteammanager, hoofd afdeling Facilitair, directeur, magazijnmedewerker,
administrateur)
Bidrijfsprocis: ordening van actviteiten welke een toegevoegde waarde biedt aan de klant.
Bij bedrijfsprocessen worden door verschillende medewerkers binnen een organisate verschillende
actviteiten verricht door de uitvoering van een bedrijfsproces. Reden: betere controle en hierdoor is
er minder kans dat goederen onbetaald de winkel verlaten. Door in het proces goed te beschrijven
wie welke actviteit uitvoert en welke hulpmiddelen tstckers, beveiligingslabel, scanner) gebruikt,
heef men goed zicht op het totale proces.
Door een goed overzicht en analyse van het bedrijfsproces kunnen we een inschatng maken op
welke plaatsen in het proces de winkel risico loopt. Aan de hand hiervan kan men maatregelen
trefen om risicoss te minimaliseren.
Afankelijk vd AO, kunnen er verschillende vragen zijn bij een verkoopproces, heef te maken met:
- de betrouwbaarheid van de registrate van inkomsten en uitgaven
- de volledigheid van de registrate van inkomsten en uitgaven
- de integriteit teerlijkheid) van de medewerkers
Organogram: schema van een organisatestructuur van een organisate. Er wordt weergegeven uit
hoeveel afdelingen een organisate bestaat en de functes.
Organisatistructuur: manier waarop taken binnen een organisate zijn verdeeld en de manier
waarop vervolgens afstemming tussen de taken is weergegeven.
Risicoss minimaliseren
* Kijk in een organisate goed waar mogelijke risicoss liggen en probeer daar een goede organisate te
crelren die fouten zoveel mogelijk onmogelijk maakt
* Biwusti foutin: zaken worden bewust anders weergegeven dan de werkelijkheid. Als
medewerkers zichzelf of anderen daarbij proberen te verrijken is er sprake van fraudi.
* Onbiwusti foutin: fouten die per ongeluk gemaakt worden, maar ook die kunnen de organisate
schade berokkenen.
Ineintarisati: tellen van de voorraad.
Wirkilijki eoorraad (tichnischi eoorraad): vastgesteld door het tellen van de aanwezige voorraad
in het bedrijf, zowel in de winkel als in het magazijn.
Administratiei eoorraad: bepaald door de afdeling Administrate op basis van bij- en afoekingen
als gevolg van inkopen en verkopen
, Direing: (eirliis): negateve verschil tussen werkelijke voorraad en administrateve voorraad. > Kan
goederen zijn maar ook kasgeld.
• Uit onderzoek blijkt dat diefstal van goederen en geld uit een bedrijf het meest wordt gedaan
door de eigen medewerkers.
• Derving kan per ongeluk ontstaan: medewerker die vergeten is de terugontvangen goederen te
noteren, boekingsfout; ontvangst van goederen die niet is geboekt.
• Derving kan opzettelijk zijn tcriminele derving): kleding stelen, leveranciers die goederen in
rekening hebben gebracht maar niet hebben geleverd, medewerkers die geld ontvreemden uit
de kluis.
Maatregelen om criminele derving te beperken:
vaker het kasgeld controleren
ervoor zorgen dat er nooit te veel geld in de kas zit en regelmatg geld afstorten bij de bank
zorgen dat naast de thoofd)kassier nog iemand anders op de hoogte is van ontvangsten van
kasgeld
zorgen voor functischiiding: medewerking voor het beheer van het kasgeld en een andere
medewerker voor de controle.
VB: werkelijke waarde vd voorraad in het magazijn was €40.000, in de winkel was er een voorraad
van €25.000. Volgens de boekhouding was op 31 dec de waarde van de voorraad €75.000.
Antwoord: Werkelijke voorraad op 31 dec: 40.000 + 25.000 = €65.000. Administrateve voorraad:
€75.000. Er is een negatee verschil van 75.000 – 65.000 = €10.000
Administratiei organisati: tjdig verkrijgen van betrouwbare informatedoor het systematsch
verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens met als doel de organisate zo in te richten dat
alle bedrijfsprocessen binnen de organisate optmaal verlopen.
‘Juist en betrouwbaars
Een organisate wil altjd juiste en betrouwbare informate hebben om een organisate goed te
besturen en goed te laten functoneren.
Juist: wat er staat is correct
Bitrouwbaar: volledigheid van de informate
Intirni controli: controle die door de organisate wordt uitgeoefend op de werkzaamheden van
medewerkers. Hieraan zijn kosten verbonden:
1: middelen voor die controle tcomputers en sofware)
2: loonkosten voor hen die met de controle zijn belast
* Functischiiding: een afdeling of functonaris mag slechts 1 functe tegelijkertjd uitvoeren,
waardoor de mogelijkheid ontstaat van wederzijdse controle.
Voordiil functischiiding: hét instrument voor de bestrijding van fouten, door goede
functescheiding zijn er tussen de medewerkers tegengestelde belangen zodat fraude haast niet
mogelijk is.
Nadiil functischiiding: brengt veel kosten met zich mee, er is meer personeel nodig en dat
betekent hogere loonkosten. Er kan sprake zijn van saminspanning: als mensen met verschillende
functes met elkaar afspreken om de interne controle te omzeilen en zichzelf goederen of geld toe te
eigenen.
Functieirminging: 2 of meer functes worden door 1 persoon vervuld. De kans op fouten en op
fraude is hier groter.
Functieirdiling: de taken binnen een organisate worden over verschillende medewerkers verdeeld
binnen de organisate.
In grote organisates is functescheiding meestal beter te realiseren dan in kleinere organisates
omdat die te weinig mensen hebben en je komt daar dan veel meer functevermenging tegen.
