Samenvatting P6-methode Projectaanpak in zes stappen

Samenvatni: Projectaanpakg in zes stappen

Hoofdstukg 1: Voorbereiden van de projectaanpakg

1.1 Kenmerken van een project
Een kenmerk van een project is dat het om een unieke situate aat. Als een soort project
routnemat is, dan kan men procedures voor de uitvoerin schrijven.

Een project is een tjdelijk samenwerkingsverband van een aantal mensen – vaak uit
verschillende vakgebieden – om binnen een vastgestelde tjd met een vastgesteld budget een
vooraf vastgesteld projectresultaat te bereiken.
Op basis van de boven enoemde defnite kan een aantal kenmerken van een project
worden eformuleerd:
 Een project is tjdelijk, het heef een be inpunt en een eindpunt. Het be inpunt is het
be indatum en wordt ook wel de ‘project start-up’ of ‘kick-of’ enoemd. De
einddatum is het af esproken moment waarop het projectresultaat wordt eleverd.
 Een project levert aan het eind een uniek (eenmali ), vooraf edefnieerd
projectresultaat (is het ‘wat’) op. Het projectresultaat is de uitkomst van het project.
 Het projectdoel (is het ‘waarom’) eef een reden waarom de opdracht ever het
project wil laten uitvoeren. Het projectresultaat levert een bijdra e aan het
projectdoel.
 Het project kent een afakenin van welke werkzaamheden er wel en welke er niet
binnen vallen. De scope is de reikwijdte of omvan van het project. Dit is er van
belan , omdat het project anders onvoorspelbaar wordt.
 De opdracht ever (ofewel sponsor/fnancier) stelt het bud et in de vorm van eld of
capaciteit beschikbaar om het project uit te voeren. De opdracht ever stelt een
projectmana er aan met voldoende bevoe dheden en bekwaamheden om het
project vorm te even. De projectmana er is dan verantwoordelijk voor het
projectresultaat en maakt in overle met zijn opdracht ever een Plan van Aanpak
(stap 3) voor het project.
 Een project kent een ‘ei en’ projector anisate. De projector anisate heef een
aparte posite en status binnen de or anisate van de opdracht ever.
Projecteamleden die tjdelijk uit hun normale werkzaamheden zijn vrij emaakt om
mee te werken in een projecteam, hebben tjdelijk een tweede baas: de
projectmana er. Binnen een normale or anisate doorkruist een project daarmee de
bestaande eza s-en machtsverhoudin en.
 Een project heef een bepaalde mate van complexiteit. Daardoor zijn projecten vaak
multdisciplinair en werken er mensen uit verschillende disciplines (vak ebieden)
samen in een tjdelijk werkverband, dit is het projecteam. Disciplines zoals fnanciën,
economie en techniek ect.
 Een projecteam beschikt over een bud et, dat vooraf wordt vast esteld en
oed ekeurd. Een project zonder een fnancieel bud et heef een urenbud et voor
de in te zeten teamleden. Het bud et ontstaat door vooraf een be rotn van de
kosten op te stellen.
 Het is van belan dat de leden van het projecteam resultaat ericht kunnen werken.
Het moet immers een projectresultaat opleveren.
 Tijdens de uitvoerin van het project vindt bewakin van voort an en kostenplaats.

, Een project ontstaat niet vanzelf, maar moet georganiseerd worden. Aangezien een
project geld en inzet van middelen vergt, moet er een persoon (/personen) met een
budget zijn, die voor het project wil betalen.

Bij het uitvoeren van een zeer omvan rijke opdracht, kan dit in een aantal
samenhan ende projecten worden op edeeld. Deze samenhan ende projecten noemt
men ook wel een pro ramma. Een pro ramma dient om strate ische doelen van de
or anisate te bereiken en omvat meestal niet alleen projecten, maar ook maatre elen in
de lijnor anisate.

1.2 Wat maakt een project bijzonder?
In een or anisate worden allerlei werkzaamheden uit evoerd. Deze werkzaamheden
worden lobaal in drie roepen in edeeld:
 Improvisate
Nieuwe werkzaamheden kunnen worden aan epakt door middel van improvisate.
Dit wordt vaak edaan als er een plotselin e ebeurtenis voordoet, waarop een
snelle reacte noodzakelijk is. Het bedrijf rea eert dan ad hoc, dat wilt ze en dat
men rea eert zonder een plan, dus rea eert direct en neemt snel een beslissin . Hoe
dan ook de ‘klus’ moet worden eklaard. Hierdoor is de uitkomst onzeker en het
resultaat is niet voorspelbaar. Er zijn hier dan ook weini richtlijnen/werkwijze aan
verbonden. Het voordeel is dat de uitvoerder veel vrijheid heef, maar wel chaotsch.
Nadeel is dat er bij medewerkers sneller een zekere vermoeidheid optreedt.
 Routnemat werk
Routnemat e werkzaamheden worden constant herhaald en is daardoor is het
resultaat oed voorspelbaar. Hier zijn er meestal werkprocedures of voorschrifen
voor op esteld, waardoor ze efciënt te werk aan. Voorbeeld = lopendebandwerk.
 Projectmat werk
Tussen routnemat e werkzaamheden en improvisate in li en de projectmat e
werkzaamheden. Deze hebben een eenmali en tjdelijk karakter. Hier is het resultaat
redelijk voorspelbaar want, dit werk is ericht op efectviteit
(=doeltrefend) en op resultaat. Om de voorspelbaarheid te ver roten wordt er
planmat naar het resultaat toe ewerkt. Hier wordt er vooraf de tjd enomen om
na te denken over het te bereiken doel, het op te leveren resultaat en de manier
waarop dat bereikt kan worden. Een root project wordt in fasen uit evoerd. Voor
projectmat e werkzaamheden wordt een aparte projector anisate in ericht. Dit
betekent dat mensen die normaal niet met elkaar samenwerken, voor het project in
een projecteam met een onderlin e taakverdelin samenwerken in een soort
tjdelijke en unieke ‘subcultuur’ binnen een or anisate. Projectmat werken is een
middel om werkzaamheden die relatef onvoorspelbaar zijn, meer structuur te even,
beter hanteerbaar en controleerbaar te maken.

Bij de beslissin om een project te starten, heef men een volledi e zekerheid over welk
projectresultaat er precies wordt eleverd. Omdat het een nieuw project is en men een
zekerheid heef over het moment waarop het projectresultaat wordt op eleverd. Dit zijn de
twee redenen waardoor het onduidelijk is wat het projectresultaat aat kosten. Alleen het
projectmana ementmethode kan deze onzekerheden verminderen. Zie hieronder in een
tabel de samenvattin van de verschillende werkzaamheden.