Vergadering Hoogleraren bron:vu-orkest.nl
incl. diner begeleidt door het
VU-Orkest
C.M. Cooper - 4697285
17.12.2018
Voorwoord
Schoevers
Project Management Ik ben Cindy Michelle Cooper, 29 jaar en woonachtig in Landsmeer. Op
Plannen en Organiseren dit moment werk ik nu twee jaar voor de Vrije Universiteit Amsterdam als
Cindy Haanskorf
1
,Management Assistent voor de afdeling Bestuurszaken – College van Bestuur. Daarnaast volg ik de
studie Project Management bij Schoevers. Deze module is geschreven voor de module Plannen en
Organiseren.
Deze moduleopdracht schrijf ik voor de rector magnificus van de Vrije Universiteit. De rector magnificus
begeleidt en initieert deze vergadering met diner ,onder begeleiding van het VU-Orkest, om de (nieuw
benoemde) Hoogleraren te bedanken voor de bewezen diensten binnen hun wetenschapsgebied.
Mijn persoonlijke aanleiding voor het schrijven van deze moduleopdracht heeft te maken met mijn jaarlijks
te organiseren Hooglerarendiner. Dit diner is voor de VU en haar Hoogleraren erg belangrijk en dit moet
dan ook secuur en goed geregeld zijn. Het leek mij een mooie gelegenheid om dit volledig uit te schrijven
en na het halen van de module voor te leggen bij de rector magnificus en leidinggevende, zodat wij
kunnen kijken of er nog iets veranderd moet worden qua planning en invulling.
bron: knaapen.nl
Samenvatting
2
, Deze moduleopdracht schrijf ik voor de rector magnificus van de Vrije Universiteit. De rector magnificus
begeleidt en initieert deze vergadering met diner, onder begeleiding van het VU-Orkest, om de (nieuw
benoemde) Hoogleraren te bedanken voor de bewezen diensten binnen hun wetenschapsgebied.
Bij de aanpak van een evenement heb je vele aandachtspunten waar je op moet letten. Je begint hierbij
met jezelf de acht W-vragen te stellen, zoals te zien op pagina 6. Zodra je al die vragen duidelijk en
helder hebt begin je met de planning/faseringen uit te werken, zoals te lezen op pagina 7. In de planning
moet je rekening houden met de zes faseringen die er zijn, daarbij maak je een balkenplanning. Deze
balkenplanning is ook te zien in bijlage 1. Met deze planning kan je precies bijhouden waar je bent op de
planning en in welke fasering je zit naar mate het evenement vordert.
Bij een evenement zijn er drie beheersaspecten het allerbelangrijkste om in de gaten te houden: Tijd, geld
en kwaliteit. Naast deze drie beheersaspecten zijn er nog een aantal aspecten, al deze aspecten bij
elkaar noemen we de gezamenlijke GOKIT-factoren. Al deze GOKIT-factoren zijn uitgewerkt op pagina 8.
Bij dit evenement hebben wij ook een formeel gedeelte, de vergadering vooraf. Voor deze vergadering
vooraf aan het evenement is er een convocatie opgesteld met daarin de agenda. Deze convocatie is te
vinden op pagina 9 van dit document. Na akkoord van rector magnificus is deze convocatie met agenda
uitgestuurd aan alle genodigden Hoogleraren.
Met een planning waar veel tijdsdruk opstaat moet je over een goede timemanagement beheersen. De
belangrijkste vraag van time management is welk doel je nastreeft. Mijn aandachtspunten voor een juiste
timemanagement heb ik uitgeschreven op pagina 10. Hierin kom ik terug op het SMART doelen stellen,
het schema van Eisenhower, de werkwijze van David Allen en de cirkel van invloed van Stephen Covey.
Natuurlijk kunnen wij tegenwoordig niet meer zonder online tools. Deze online tools helpen ons de
samenwerking te optimaliseren, documenten veilig op te slaan en te delen met elkaar. Wij hebben vooral
gebruik gemaakt van drie online tools: Mindmeister, Surfdrive en Skype for Business en staan uitgelegd
op pagina 11.
Inhoudsopgave
3
incl. diner begeleidt door het
VU-Orkest
C.M. Cooper - 4697285
17.12.2018
Voorwoord
Schoevers
Project Management Ik ben Cindy Michelle Cooper, 29 jaar en woonachtig in Landsmeer. Op
Plannen en Organiseren dit moment werk ik nu twee jaar voor de Vrije Universiteit Amsterdam als
Cindy Haanskorf
1
,Management Assistent voor de afdeling Bestuurszaken – College van Bestuur. Daarnaast volg ik de
studie Project Management bij Schoevers. Deze module is geschreven voor de module Plannen en
Organiseren.
Deze moduleopdracht schrijf ik voor de rector magnificus van de Vrije Universiteit. De rector magnificus
begeleidt en initieert deze vergadering met diner ,onder begeleiding van het VU-Orkest, om de (nieuw
benoemde) Hoogleraren te bedanken voor de bewezen diensten binnen hun wetenschapsgebied.
Mijn persoonlijke aanleiding voor het schrijven van deze moduleopdracht heeft te maken met mijn jaarlijks
te organiseren Hooglerarendiner. Dit diner is voor de VU en haar Hoogleraren erg belangrijk en dit moet
dan ook secuur en goed geregeld zijn. Het leek mij een mooie gelegenheid om dit volledig uit te schrijven
en na het halen van de module voor te leggen bij de rector magnificus en leidinggevende, zodat wij
kunnen kijken of er nog iets veranderd moet worden qua planning en invulling.
bron: knaapen.nl
Samenvatting
2
, Deze moduleopdracht schrijf ik voor de rector magnificus van de Vrije Universiteit. De rector magnificus
begeleidt en initieert deze vergadering met diner, onder begeleiding van het VU-Orkest, om de (nieuw
benoemde) Hoogleraren te bedanken voor de bewezen diensten binnen hun wetenschapsgebied.
Bij de aanpak van een evenement heb je vele aandachtspunten waar je op moet letten. Je begint hierbij
met jezelf de acht W-vragen te stellen, zoals te zien op pagina 6. Zodra je al die vragen duidelijk en
helder hebt begin je met de planning/faseringen uit te werken, zoals te lezen op pagina 7. In de planning
moet je rekening houden met de zes faseringen die er zijn, daarbij maak je een balkenplanning. Deze
balkenplanning is ook te zien in bijlage 1. Met deze planning kan je precies bijhouden waar je bent op de
planning en in welke fasering je zit naar mate het evenement vordert.
Bij een evenement zijn er drie beheersaspecten het allerbelangrijkste om in de gaten te houden: Tijd, geld
en kwaliteit. Naast deze drie beheersaspecten zijn er nog een aantal aspecten, al deze aspecten bij
elkaar noemen we de gezamenlijke GOKIT-factoren. Al deze GOKIT-factoren zijn uitgewerkt op pagina 8.
Bij dit evenement hebben wij ook een formeel gedeelte, de vergadering vooraf. Voor deze vergadering
vooraf aan het evenement is er een convocatie opgesteld met daarin de agenda. Deze convocatie is te
vinden op pagina 9 van dit document. Na akkoord van rector magnificus is deze convocatie met agenda
uitgestuurd aan alle genodigden Hoogleraren.
Met een planning waar veel tijdsdruk opstaat moet je over een goede timemanagement beheersen. De
belangrijkste vraag van time management is welk doel je nastreeft. Mijn aandachtspunten voor een juiste
timemanagement heb ik uitgeschreven op pagina 10. Hierin kom ik terug op het SMART doelen stellen,
het schema van Eisenhower, de werkwijze van David Allen en de cirkel van invloed van Stephen Covey.
Natuurlijk kunnen wij tegenwoordig niet meer zonder online tools. Deze online tools helpen ons de
samenwerking te optimaliseren, documenten veilig op te slaan en te delen met elkaar. Wij hebben vooral
gebruik gemaakt van drie online tools: Mindmeister, Surfdrive en Skype for Business en staan uitgelegd
op pagina 11.
Inhoudsopgave
3
