FM in actie – Samenvatting huisvesting en services
Zo maak je een facilitair plan:
Stap 1: bepaal de context
1.1: Bepalen van de context:
Zet vooraf duidelijk op papier voor wie en met welk doel je het facilitaire plan opstelt. Schrijf een
plan van aanpak waarin je de volgende aspecten verwerkt:
a. Wat is het probleem en wie is de eigenaar van dat probleem?
b. Op welke vraag wil de probleemeigenaar een antwoord hebben?
c. Wat is het doel dat je met het opstellen van het facilitaire plan nastreeft?
d. Welke deelvragen moet je beantwoorden om het doel te bereiken?
e. Beheeraspecten waarmee je het project tot een goed einde gaat brengen:
- Tijd (wat is de planning)
- Geld (hoeveel budget is er beschikbaar)
- Kwaliteit (wat zijn de eisen die je opdrachtgever stelt aan je facilitaire plan)
- Informatie (wat heb je nodig aan informatie om het plan op te stellen en wie moet je zelf
informeren over dat wat je gaat doen)
- Organisatie/stakeholders (wie zijn er betrokken bij het opstellen van het facilitaire plan)
1.2: Oriënteer je op de organisatie:
Je moet weten welk kernproces je als facilitaire organisatie moet ondersteunen. Zo duidelijk en
concreet mogelijk in kaart brengen. Hierbij beschrijf je als eerste het hoofddoel van de organisatie
zodat je facilitaire services daarbij aansluiten.
1.3: Organisatiebeschrijving/1.3.1:
Missie: reden van bestaan van de organisatie en welke toegevoegde waarde je wilt leveren. Waarden
en identiteit. Waarvoor we staan. Visie: hoe het moet worden en waar je naartoe wilt met de
organisatie. Waarvoor we gaan. Doelen sturen de activiteiten van de diverse afdelingen in het
kernproces aan. Doelen worden zoveel mogelijk SMART geformuleerd:
- Specifiek, geeft precies aan wat je doel is.
- Meetbaar, beschrijf je doel aan de hand van meetbare eenheden.
- Acceptabel, je doel moet draagvlak hebben.
- Realistisch, je doel moet haalbaar zijn.
- Tijdgebonden, geef aan wanneer je doel behaald moeten zijn.
1.3.2:
7-S-model:
1. Strategie → doelen organisatie en hoe te bereiken.
2. Structuur → inrichting van de organisatie, zichtbaar in een organogram.
3. Systemen → hoe werken wij? Procedures, overleggen, regels, afspraken, hulpmiddelen.
4. Stijl van management → de manier waarop management en medewerkers samenwerken.
5. Staf → betreft de personeelsaangelegenheden, zoals beloning, opleidingsniveau, beoordeling
6. Sleutelvaardigheden → geven aan waar de organisatie goed in is.
7. Significante waarden → geeft als centrum van het model aan waarvoor de organisatie staat
en wat de medewerkers van de organisatie bindt (=cultuur).
1.4: Met wie heb je te maken?
- Facilitair manager: verantwoordelijk voor het initiëren, inrichten, communiceren,
organiseren, uitvoeren en evalueren van de facilitaire producten en diensten.
- Budgethouders: om de organisatie van de facilitaire dienstverlening te bekostigen moet er
geld zijn.
- Opdrachtgever: geeft de opdrachten om de facilitaire processen te organiseren.
- Klant: neemt facilitaire dienstverlening af.
- Overheid: stelt allerlei wetten en regelgeving op waarmee een facilitaire organisatie te
maken krijgt.
, - Leveranciers: leveren producten, grondstoffen en/of diensten.
- Concurrenten: zorgen ervoor dat je scherp moet blijven als facilitaire aanbieden.
- Brancheverenigingen: kunnen advies geven.
- Indirecte belanghebbenden
- Media: kunnen de facilitaire organisatie op een positieve of negatieve manier in de
publiciteit brengen.
1.5: Ruimtelijk kader:
Bij het beschrijven van het ruimtelijk kader (het gebouw waarin je de diensten aanbiedt) kun je in je
facilitaire plan verschillende niveaus onderscheiden:
- Locatie: de plek waar het gebouw staat heeft invloed op het beheer en onderhoud van het
pand, maar ook op de aanwezige voorzieningen zoals parkeerplaatsen → onderscheid in:
stadslocatie (gericht op bereikbaarheid openbaar vervoer), snelweglocatie (gericht op
vervoer met de auto), campuslocatie.
- Constructie: de gebouwinstructie bepaalt het aantal vierkante meters dat je in het gebouw
tot beschikking hebt en dus ook moet schoonhouden, inrichten, verlichten, verwarmen, etc.
- Gebouwinstallaties: onderscheid in werktuigbouwkundige installaties (voorzien water, lucht,
warmte en koude), elektrotechnische installaties (voorzieningen die zorgen voor de
distributie in het gebouw van elektrische stroom en data via bekabeling), overige installaties
(ict-voorzieningen, brandvoorzieningen, etc.)
- Ruimtelijke functies
- Gebouwinrichting
Stap 2: Beschrijf jezelf als facilitaire dienstverlener
2.1: Wat is dienstverlening:
Kenmerken dienstverlening:
- Heterogeniteit: zowel het verlenen van de dienst als het beleven ervan per persoon
verschilt, maakt het voor jou als dienstverlener lastig om altijd hetzelfde niveau van
dienstverlening te bieden. Daarom werken dienstverleners met standaarden.
- Interactieve consumptie: de dienstverlener kan de dienst pas leveren als de klant aanwezig
is. Klant maakt deel uit van het tot stand brengen van de dienst → prosumerschap.
- Ontastbaarheid: je kan een dienst niet aanraken alleen maar ervaren.
- Vergankelijkheid: je kunt een dienst niet vooruit produceren. De ervaring van de dienst
geniet je als afnemer op het moment dat er sprake is van de dienstverlening. Daarna is de
ervaring voorbij.
2.2: soorten dienstverlening:
Model van Lovelock:
Zo maak je een facilitair plan:
Stap 1: bepaal de context
1.1: Bepalen van de context:
Zet vooraf duidelijk op papier voor wie en met welk doel je het facilitaire plan opstelt. Schrijf een
plan van aanpak waarin je de volgende aspecten verwerkt:
a. Wat is het probleem en wie is de eigenaar van dat probleem?
b. Op welke vraag wil de probleemeigenaar een antwoord hebben?
c. Wat is het doel dat je met het opstellen van het facilitaire plan nastreeft?
d. Welke deelvragen moet je beantwoorden om het doel te bereiken?
e. Beheeraspecten waarmee je het project tot een goed einde gaat brengen:
- Tijd (wat is de planning)
- Geld (hoeveel budget is er beschikbaar)
- Kwaliteit (wat zijn de eisen die je opdrachtgever stelt aan je facilitaire plan)
- Informatie (wat heb je nodig aan informatie om het plan op te stellen en wie moet je zelf
informeren over dat wat je gaat doen)
- Organisatie/stakeholders (wie zijn er betrokken bij het opstellen van het facilitaire plan)
1.2: Oriënteer je op de organisatie:
Je moet weten welk kernproces je als facilitaire organisatie moet ondersteunen. Zo duidelijk en
concreet mogelijk in kaart brengen. Hierbij beschrijf je als eerste het hoofddoel van de organisatie
zodat je facilitaire services daarbij aansluiten.
1.3: Organisatiebeschrijving/1.3.1:
Missie: reden van bestaan van de organisatie en welke toegevoegde waarde je wilt leveren. Waarden
en identiteit. Waarvoor we staan. Visie: hoe het moet worden en waar je naartoe wilt met de
organisatie. Waarvoor we gaan. Doelen sturen de activiteiten van de diverse afdelingen in het
kernproces aan. Doelen worden zoveel mogelijk SMART geformuleerd:
- Specifiek, geeft precies aan wat je doel is.
- Meetbaar, beschrijf je doel aan de hand van meetbare eenheden.
- Acceptabel, je doel moet draagvlak hebben.
- Realistisch, je doel moet haalbaar zijn.
- Tijdgebonden, geef aan wanneer je doel behaald moeten zijn.
1.3.2:
7-S-model:
1. Strategie → doelen organisatie en hoe te bereiken.
2. Structuur → inrichting van de organisatie, zichtbaar in een organogram.
3. Systemen → hoe werken wij? Procedures, overleggen, regels, afspraken, hulpmiddelen.
4. Stijl van management → de manier waarop management en medewerkers samenwerken.
5. Staf → betreft de personeelsaangelegenheden, zoals beloning, opleidingsniveau, beoordeling
6. Sleutelvaardigheden → geven aan waar de organisatie goed in is.
7. Significante waarden → geeft als centrum van het model aan waarvoor de organisatie staat
en wat de medewerkers van de organisatie bindt (=cultuur).
1.4: Met wie heb je te maken?
- Facilitair manager: verantwoordelijk voor het initiëren, inrichten, communiceren,
organiseren, uitvoeren en evalueren van de facilitaire producten en diensten.
- Budgethouders: om de organisatie van de facilitaire dienstverlening te bekostigen moet er
geld zijn.
- Opdrachtgever: geeft de opdrachten om de facilitaire processen te organiseren.
- Klant: neemt facilitaire dienstverlening af.
- Overheid: stelt allerlei wetten en regelgeving op waarmee een facilitaire organisatie te
maken krijgt.
, - Leveranciers: leveren producten, grondstoffen en/of diensten.
- Concurrenten: zorgen ervoor dat je scherp moet blijven als facilitaire aanbieden.
- Brancheverenigingen: kunnen advies geven.
- Indirecte belanghebbenden
- Media: kunnen de facilitaire organisatie op een positieve of negatieve manier in de
publiciteit brengen.
1.5: Ruimtelijk kader:
Bij het beschrijven van het ruimtelijk kader (het gebouw waarin je de diensten aanbiedt) kun je in je
facilitaire plan verschillende niveaus onderscheiden:
- Locatie: de plek waar het gebouw staat heeft invloed op het beheer en onderhoud van het
pand, maar ook op de aanwezige voorzieningen zoals parkeerplaatsen → onderscheid in:
stadslocatie (gericht op bereikbaarheid openbaar vervoer), snelweglocatie (gericht op
vervoer met de auto), campuslocatie.
- Constructie: de gebouwinstructie bepaalt het aantal vierkante meters dat je in het gebouw
tot beschikking hebt en dus ook moet schoonhouden, inrichten, verlichten, verwarmen, etc.
- Gebouwinstallaties: onderscheid in werktuigbouwkundige installaties (voorzien water, lucht,
warmte en koude), elektrotechnische installaties (voorzieningen die zorgen voor de
distributie in het gebouw van elektrische stroom en data via bekabeling), overige installaties
(ict-voorzieningen, brandvoorzieningen, etc.)
- Ruimtelijke functies
- Gebouwinrichting
Stap 2: Beschrijf jezelf als facilitaire dienstverlener
2.1: Wat is dienstverlening:
Kenmerken dienstverlening:
- Heterogeniteit: zowel het verlenen van de dienst als het beleven ervan per persoon
verschilt, maakt het voor jou als dienstverlener lastig om altijd hetzelfde niveau van
dienstverlening te bieden. Daarom werken dienstverleners met standaarden.
- Interactieve consumptie: de dienstverlener kan de dienst pas leveren als de klant aanwezig
is. Klant maakt deel uit van het tot stand brengen van de dienst → prosumerschap.
- Ontastbaarheid: je kan een dienst niet aanraken alleen maar ervaren.
- Vergankelijkheid: je kunt een dienst niet vooruit produceren. De ervaring van de dienst
geniet je als afnemer op het moment dat er sprake is van de dienstverlening. Daarna is de
ervaring voorbij.
2.2: soorten dienstverlening:
Model van Lovelock:
