Samenvatting van Organisatie & Informatie

Organisatie & Informatie




1

,Het belangrijkste van Organisatie & Informatie

Flowcharts (stroomdiagram)
 Is een hulpmiddel om de werkstromen van bepaalde processen visueel weer te geven.
Het is van toepassing op alles soorten producten en diensten.
 Bij het maken van een flowchart worden vaste symbolen gebruikt die terug te vinden
zijn in de ISO 5807-norm:

= Een activiteit = Een beslissing


= Een document = Een systeem


= Begin- of eindpunt

 Ook zijn er een aantal regels bij het maken van een flowchart:
- Activiteiten bevatten altijd minimaal één werkwoord.
- Beslissingen hebben twee uitkomsten: ja of nee. ‘Nee’ wijst altijd opzij en
‘ja’ wijst altijd naar onder.
- Schrijf in het symbool van het document de naam van het bedoelde
document.
- Nummering van activiteiten, beslissingen is mogelijk (ter verduidelijking).
 Voor het opzetten van een kwaliteitssysteem worden drie niveaus van doelstellingen
onderscheiden, die overeenkomen met de drie niveaus van
kwaliteitssysteemdocumentatie:
1. Kwaliteitshandboek (bedrijfsproces)
2. Procedures (deelprocessen)
3. Werkinstructies (detailprocessen)

Organiseren en informeren [Deel I]
 Een ‘organisatie’ is een samenwerkingsverband van mensen die activiteiten uitvoeren
met behulp van middelen en een relatie onderhouden met de omgeving, gericht op het
realiseren van bepaalde doelen (met name levering producten of diensten).
 ‘Communicatie’ is het proces van informatie-uitwisseling tussen personen (en
machines). Een definitie is: ‘Het overbrengen van informatie door een zender met de
bedoeling de mening of de handeling van de ontvanger daarmee te beïnvloeden’.
- Overdracht van informatie (kennis, gevoelens, inzichten en gedachten) vindt
plaats in de vorm van berichten. Een bericht wordt verzonden in de vorm van
een code (taal of cijfers), waarna de ontvanger deze moet decoderen
(betekenis uit code halen).




2

,Organiseren en informeren [Deel II]
 ‘Gegevens’ (data) betreffen de objectief waarneembare neerslag van feiten of kennis
op een bepaald medium (bijvoorbeeld op papier of op een USB-stick), zodat deze
gegevens uitgewisseld kunnen worden. Het zijn symbolen waar nog geen betekenis
aan is gegeven.
 ‘Informatie’ bestaat uit met elkaar in verband gebrachte en geïnterpreteerde gegevens.
De ontvanger geeft er een betekenis aan en koppelt niet gegevens aan elkaar of aan
een specifieke situatie.
 ‘Kennis’ stelt mensen in staat om betekenis toe te kennen aan gegevens om daaruit
informatie te genereren, waarmee deze kan worden gebruikt om een beslissing te
nemen of een taak uit te voeren.

Informatievoorzieningen
 Het levert een bijdrage aan het besturen en beheersen van de organisatie. Het heeft
betrekking op alle middelen die nodig zijn voor het verstrekken van informatie. ICT
speelt hierbij een belangrijke rol.
 Het belangrijkste onderdeel is het ‘informatiesysteem’; het geheel van mensen,
machines (computers) en activiteiten, gericht op het verzamelen en verwerken van
gegevens om te kunnen voorzien in de informatiebehoefte van mensen binnen en
buiten de organisatie.
 Een ‘systeem’ is een samenstel van elementen, gericht op het bereiken van een
bepaald doel of resultaat.

Informatie- en communicatietechnologie (ICT) [Deel I]
 ‘Informatie- en communicatietechnologie’ (ICT) leidt al decennia tot grote
veranderingen. Er vinden veranderingen plaats doordat er steeds meer informatie
beschikbaar is; de technologie waarmee de informatie kan worden opgeslagen en
verspreid, wordt steeds beter en universeler.
 Ondanks als deze ontwikkelingen gaat het nog steeds om dezelfde
aspecten die altijd belangrijk zijn geweest: informeren en
communiceren.
 Het wordt gevormd door de kennis en middelen waarmee informatie
in en tussen organisaties kan worden uitgewisseld. Het omvat:
- Hardware
- Software
- Humanware
 De essentie van de huidige ICT os de connectiviteit. ‘Connectiviteit’
is de verbondenheid van alles met alles en iedereen, van mensen, van
machines, van netwerken. Hierbij speelt internet een belangrijke rol.
 ‘Internet’ is een snel expanderend wereldwijd netwerk van
informatie-uitwisseling en -opslag.




Informatie- en communicatietechnologie (ICT) [Deel II]

3

,  Er zijn op dit moment zes trends in de ICT:
1. Consumeratie van ICT
2. In de ‘cloud’ gaan
3. Grenzeloos netwerken
4. Globaliseren
5. Kenniswerken
6. Centraal staan van mobiel

- ‘Consumeratie van ICT’ houdt in dat zowel de hard- en software als het
gedrag van mensen thuis (de ‘consumers’) steeds meer doordringen in
organisaties. Het meenemen van eigen ICT-apparaten, zoals laptops en
smartphones, naar het werk wordt ‘bring your own devices’ (BYOD)
genoemd. Een belangrijk probleem voor de organisatie is het bewaken van de
bedrijfsgegevens en het beveiligen van de informatiesystemen. Voor de
huidige werknemers is het bewaken van de balans tussen werk en privé ook
een belangrijk issue.
- Iedereen kan programma’s en eigen gegevens gebruiken door aan te sluiten
op een zogenoemde ‘cloud’: een wereldwijd netwerk van datacentra die
onderling met elkaar verbonden zijn. Voordelen voor organisaties zijn: altijd
en overal kunnen werken, flexibiliteit, kostenbesparing, eenvoudiger beheer
en vrijwel onbeperkte capaciteit. ‘Cloud computing’ geeft de rekenkracht en
de opslagcapaciteit die nodig is voor het analyseren van dergelijke massale
hoeveelheden data. Bij ‘Big data’ gaat het om het samenbrengen van zowel
gestructureerde als ongestructureerde gegevens.
- Grenzen tussen leefsystemen verdwijnen, en ook de grenzen tussen
organisaties vervagen. Bijna elke organisatie maakt deel uit van een keten of
netwerk. Daarnaast vervagen de grenzen ook tussen virtuele en de werkelijke
wereld.
- De ICT-ontwikkelingen hebben ook gevolgen voor de werkgelegenheid en
de kwaliteit van het werk in organisaties. Een belangrijk gevolg is
globalisering van werk, dat wil zeggen: werk kan worden uitgevoerd in
andere landen door het inzetten van ICT. Er zijn een aantal redenen waarom
ICT ingrijpender zijn voor de werkgelegenheid dan de technische
ontwikkelingen:
I. Verschuiving van werkgelegenheid over de hele wereld.
II. Invloed van ICT is in elke sector waarneembaar.
- Het gebruik van mobiele apparaten om overal informatie te delen of op te
vragen bij de klanten past veel beter in de manier waarop mensen werken en
met elkaar omgaan. Deze mobiliteit leidt tot kwalitatieve veranderingen in
werk dat ‘Het Nieuwe Werken’ wordt genoemd. Werkzaamheden zijn
onafhankelijk(er) van tijd en plaats.
- Voor bedrijven is Het Nieuwe Werken aantrekkelijk om kosten (huisvesting,
energie en milieu) te besparen. Het gebrek aan controle op thuiswerkers blijft
echter voor veel managers een probleem.




Bedrijfsprocessen

4