Training Procure to Pay (P2P) -> Het bestellen tot betalen proces.
Inkopende partij
Doel van het P2P proces:
Inzicht in behoeften en inkopen.
Inzicht in financiële verplichtingen
Kostenbesparing
Grip op het proces
Kunnen voldoen aan regelgeving (overheid)
Bij een goed P2P proces wordt er zo snel mogelijk geleverd en betaald.
Zowel aan de organisatie en/of aan de inkoper. Daarnaast zorgt het voor
kostenbesparing en/of kostenvermijding, verbeterde financiële controles
en verminderd het risico’s.
Stappen:
Bestelaanvraag -> Goedkeuring -> inkooporder -> Ontvangst -> Factuur -
> Betaling
1) Bestelaanvraag
Iemand in het bedrijf heeft een behoefte.
Een aanvrager maakt een bestelaanvraag aan waarin de behoefte zo
specifiek mogelijk wordt aangegeven.
Catalogus en niet-catalogus bestelaanvragen. -> Catalogus is wat je kan
opzoeken en wat is geselecteerd in een catalogus. Bijvoorbeeld een
webwinkel. Er is ook sprake van een contract. De prijs is vaak vooraf
bekend en vast en met een contract kan je in sommige gevallen profiteren
van kortingen en acties. Ook zijn er onderlinge afspraken over levering en
betaling. Niet-catalogus is vaak een dienst. Voorkeur gaat uit naar
catalogus, omdat je dan weet waar je aan toe bent qua prijs.
De bestelaanvraag wordt verstuurd voor goedkeuring.
Risico’s in deze stap -> Geen tijdige levering doordat de bestelaanvraag
onjuist is ingeschoten. Opbouw van de bestelaanvraag onjuist, waardoor
de financiële verwerking onjuist is en gecorrigeerd moet worden.
Beheersmaatregelen-> Beperken en opleiden van de bestellers.
2) Goedkeuring
De bestelaanvraag gaat voor goedkeuring naar de budgethouder. De
budgethouder keurt de bestelaanvraag goed of af. Welk budgethouder
goed moet keuren hangt af van de goedkeuring hiërarchie.
Zachte verplichting -> Er wordt een reservering gemaakt op het budget.
Het product of de dienst is nog niet geleverd. Een zachte verplichting
wordt een harde verplichting zodra de inkooporder geleverd is.
Risico’s in deze stap-> niet tijdig goedkeuren, waardoor je producten niet
tijdig ontvangt.
, Beheersmaatregelen-> Monitoren op openstaande bestelaanvragen en
eindgebruikers opleiden.
3) Inkooporder
De bestelaanvraag wordt getoetst en omgezet naar een
inkoopordernummer. De inkooporder wordt ingericht en de opdrachtbrief
word verstuurd naar de leverancier. Wanneer een bestelaanvraag wordt
omgezet naar een inkooporder, wordt het een harde verplichting. Een
harde verplichting is lastig om nog te annuleren.
2/3/4 way matching -> besteld, gefactureerd (2), ontvangen (3) en
gecontroleerd (4).
Matching wordt gedaan door inkoop of automatisch door het systeem.
Beheersmaatregelen -> Controle op financieel geboekte facturen . Te
ontvangen facturen. Monitoren op openstaande bestelaanvragen.
4) Ontvangst
Als de inkooporder is ingericht door 3-way matching, dan moet er een
ontvangst worden geboekt. Ontvangst wordt geboekt als de goederen of
diensten zijn geleverd en vastgelegd.
Het niet tijdig of foutief boeken van ontvangst zorgt voor een blokkade ->
ontvangstblokkades
Beheersmaatregelen -> Opleiden eindgebruikers en monitoring
ontvangstblokkades.
5) Factuur
De factuur wordt ontvangen door de crediteurenmedewerker. Deze wordt
vaak in Oracle gescand middels een tool. De factuur wordt gecontroleerd,
gematcht aan een inkoopordernummer en gevalideerd. Als de factuur
overeenkomt met de inkooporder staat deze klaar voor betaling, zo niet
dan ontstaat er een blokkade (hervalidatie nodig).
Let op factuurfraude en spookfacturen!
Beheersmaatregelen -> Kwaliteitscontroles, opvoeden leveranciers en zo
veel mogelijk via inkooporders.
6) Betaling
De crediteurenmedewerker / teamleider maakt een betaalbatch,
controleert en betaalt deze. De facturen staan dan als betaald in de
crediteurenmodule. Wanneer het bedrag daadwerkelijk wordt
afgeschreven wordt de betaling aan de factuur gekoppeld.
Inkopende partij
Doel van het P2P proces:
Inzicht in behoeften en inkopen.
Inzicht in financiële verplichtingen
Kostenbesparing
Grip op het proces
Kunnen voldoen aan regelgeving (overheid)
Bij een goed P2P proces wordt er zo snel mogelijk geleverd en betaald.
Zowel aan de organisatie en/of aan de inkoper. Daarnaast zorgt het voor
kostenbesparing en/of kostenvermijding, verbeterde financiële controles
en verminderd het risico’s.
Stappen:
Bestelaanvraag -> Goedkeuring -> inkooporder -> Ontvangst -> Factuur -
> Betaling
1) Bestelaanvraag
Iemand in het bedrijf heeft een behoefte.
Een aanvrager maakt een bestelaanvraag aan waarin de behoefte zo
specifiek mogelijk wordt aangegeven.
Catalogus en niet-catalogus bestelaanvragen. -> Catalogus is wat je kan
opzoeken en wat is geselecteerd in een catalogus. Bijvoorbeeld een
webwinkel. Er is ook sprake van een contract. De prijs is vaak vooraf
bekend en vast en met een contract kan je in sommige gevallen profiteren
van kortingen en acties. Ook zijn er onderlinge afspraken over levering en
betaling. Niet-catalogus is vaak een dienst. Voorkeur gaat uit naar
catalogus, omdat je dan weet waar je aan toe bent qua prijs.
De bestelaanvraag wordt verstuurd voor goedkeuring.
Risico’s in deze stap -> Geen tijdige levering doordat de bestelaanvraag
onjuist is ingeschoten. Opbouw van de bestelaanvraag onjuist, waardoor
de financiële verwerking onjuist is en gecorrigeerd moet worden.
Beheersmaatregelen-> Beperken en opleiden van de bestellers.
2) Goedkeuring
De bestelaanvraag gaat voor goedkeuring naar de budgethouder. De
budgethouder keurt de bestelaanvraag goed of af. Welk budgethouder
goed moet keuren hangt af van de goedkeuring hiërarchie.
Zachte verplichting -> Er wordt een reservering gemaakt op het budget.
Het product of de dienst is nog niet geleverd. Een zachte verplichting
wordt een harde verplichting zodra de inkooporder geleverd is.
Risico’s in deze stap-> niet tijdig goedkeuren, waardoor je producten niet
tijdig ontvangt.
, Beheersmaatregelen-> Monitoren op openstaande bestelaanvragen en
eindgebruikers opleiden.
3) Inkooporder
De bestelaanvraag wordt getoetst en omgezet naar een
inkoopordernummer. De inkooporder wordt ingericht en de opdrachtbrief
word verstuurd naar de leverancier. Wanneer een bestelaanvraag wordt
omgezet naar een inkooporder, wordt het een harde verplichting. Een
harde verplichting is lastig om nog te annuleren.
2/3/4 way matching -> besteld, gefactureerd (2), ontvangen (3) en
gecontroleerd (4).
Matching wordt gedaan door inkoop of automatisch door het systeem.
Beheersmaatregelen -> Controle op financieel geboekte facturen . Te
ontvangen facturen. Monitoren op openstaande bestelaanvragen.
4) Ontvangst
Als de inkooporder is ingericht door 3-way matching, dan moet er een
ontvangst worden geboekt. Ontvangst wordt geboekt als de goederen of
diensten zijn geleverd en vastgelegd.
Het niet tijdig of foutief boeken van ontvangst zorgt voor een blokkade ->
ontvangstblokkades
Beheersmaatregelen -> Opleiden eindgebruikers en monitoring
ontvangstblokkades.
5) Factuur
De factuur wordt ontvangen door de crediteurenmedewerker. Deze wordt
vaak in Oracle gescand middels een tool. De factuur wordt gecontroleerd,
gematcht aan een inkoopordernummer en gevalideerd. Als de factuur
overeenkomt met de inkooporder staat deze klaar voor betaling, zo niet
dan ontstaat er een blokkade (hervalidatie nodig).
Let op factuurfraude en spookfacturen!
Beheersmaatregelen -> Kwaliteitscontroles, opvoeden leveranciers en zo
veel mogelijk via inkooporders.
6) Betaling
De crediteurenmedewerker / teamleider maakt een betaalbatch,
controleert en betaalt deze. De facturen staan dan als betaald in de
crediteurenmodule. Wanneer het bedrag daadwerkelijk wordt
afgeschreven wordt de betaling aan de factuur gekoppeld.
