Samenvatting projectmanagement
Boek: projectmanagement Roel Grit, Hoofdstuk 1 - 6
Hoofdstuk 1: Het project
1.1 Soorten werkzaamheden
3 groepen werkzaamheden:
Improvisatie (nieuwe werkzaamheden of plotselinge gebeurtenis, vermoeiend)
Routinematige werkzaamheden (herhaaldelijk uitgevoerd, voorspelbaar, lopendebandwerk)
Projectmatige werkzaamheden (redelijk voorspelbaar, plan van aanpak, vaste werkwijze,
werkt met mensen waarmee je (bijna) nooit werkt).
1.2 Voorbeelden van projecten
Bouw van winkelcentrum, brug, woonwijk, fabriek, etc.
Ontwikkeling nieuw product, nieuwe huisstijl, verhuizing naar nieuwe locatie, aanpassing van
logistiek
Verkorten van wachtlijsten, verlagen van medicijnkosten, verbeteren van communicatie
Opzetten van nieuwe opleiding, elektronische leeromgeving invoeren
Maken van theaterproductie of een film, organiseren van een concert of sportevenement
1.3 Wat is een project?
Project = tijdelijke samenwerking van een aantal mensen meestal uit verschillende vakgebieden om
binnen een vastgestelde tijd een vooral vastgesteld projectresultaat te bereiken met een vastgesteld
budget.
Kenmerken van een project zijn:
Duidelijk beginpunt (start-up of kick-off)
Project is altijd tijdelijk dus er moet ook een einddatum zijn afgesproken.
Project levert aan het eind een eenmalig duidelijk gedefinieerd projectresultaat.
1 opdrachtgever die geld beschikbaar stelt om het project uit te voeren (sponsor).
Beschikt over een budget, dat vooraf wordt vastgesteld.
Werken meestal mensen uit verschillende vakgebieden (disciplines).
Project heeft eigen projectorganisatie
Ontstaat niet vanzelf. Een project moet ‘gemaakt’ zijn. + plan van aanpak.
1.4 Van improvisatie via project naar routine
Begin kan improvisatie zijn, als blijkt dat de nieuwe taak vaker moet worden uitgevoerd, zal de situatie
meer georganiseerd moeten worden. Als het project gereed is zijn er procedures ontwikkeld zodat niet
alles meer geïmproviseerd hoeft te worden en de werkzaamheden routine worden.
,1.5 Soorten projecten
Technische projecten: projecten die een verandering in de techniek als doelstelling hebben of een
nieuw product moeten leveren. (bouwen van gebouw, brug, weg, leiding)
Sociale projecten: minder duidelijk einddoel, zijn gericht op cultuur- en organisatieveranderingen
binnen een bedrijf. (reorganiseren van een bedrijf, aanpassen van
werkprocedures).
Commerciële projecten:Uiteindelijk doel geld verdienen. (uitvoeren van een marktonderzoek,
ontwikkelen van nieuwe product of introductie van nieuw product op de markt.
Gemengde projecten: tussenvorm van bijv. technische en sociale projecten. (ontwerpen,
programmeren en invoeren van een groot computerprogramma)
Evenementen: projectresultaat komt beschikbaar op een vast moment (popfestival,
huishoudbeurs).
1.6 Aandachtspunten bij projectmatig werken
Principes van projectmatig werken. (van projectleider)
Eis voorbereidingstijd bij de opdrachtgever.
Overleg met betrokkenen
Werk top-down (grote lijnen eerst, daarna details).
Denk eerst na: vooruit en achteruit
1.7 Faseren
Plan van aanpak = hierin wordt project duidelijk beschreven. (doel, te leveren producten, budget,
planning)
Projectfasen
Traditionele fasering is:
Het initiatief: Het idee komt tot stand, project voorstel
De definitie: Wordt bepaald wat het eindresultaat is en wat allemaal moet
gebeuren daarvoor
Ontwerp: Wordt bepaald hoe het resultaat eruit komt te zien, deze fase levert
ontwerp/ prototype
Voorbereiding: hoe wordt het resultaat gemaakt. Gedetailleerd ontwerp (bijv.
bouwtekeningen)
Realisatie: Levert het door de opdrachtgever gewenste resultaat.
Nazorg: Wordt het resultaat gebruikt en in stand gehouden.
1.8 Doel van fasering
Fasering van een groot project heeft als voordeel dat in het project beslismomenten worden
ingebouwd. Dan kan het project ook bijgestuurd worden.
1.9 Voorbeeld van fasering
1. Initiatief
2. Definitie
3. Ontwerp
4. Voorbereiding
5. Realisatie
6. Nazorg
1.10 Wanneer een project?
Voordelen projectmatig werken
Project staat buiten dagelijkse orde, er wordt speciaal tijd voor vrijgemaakt.
Project heeft een opdrachtgever die bij onduidelijkehden een beslissing kan nemen.
Voor alle betrokkenen is alles duidelijk door plan van aanpak.
De verantwoordelijkheden van iedereen is duidelijk (plan van aanpak)
Project verloop in fasen en is overzichtelijk
Door goede samenstelling kunnen de leden elkaar aanvullen en stimuleren.
, Risico van mislukken is klein
Werken in projectteam is leerzaam, leden kunnen zich ontplooien.
Nadelen projectmatig werken
Opzetten en inrichten van project kost tijd.
Goede medewerkers worden van een afdeling binnen organisatie gehaald om mee te werken.
Hierdoor is er een gat op die afdeling dat moet worden gevuld.
Kan ingewikkeld zijn. Onervaren leden moeten soms eerst op cursus.
1.11 Levenscyclus van een project
Initiatief Definitie Ontwerp Voorbereiding Realisatie Exploitatie en nazorg Verval
ondergang
1.12 Projecten moeten smart zijn
S = Specifiek
M = Meetbaar
A = Acceptabel
R = Realistisch
T = Tijdsgebonden
Hoofdstuk 2: Mensen en projecten
2.1 Lijnorganisatie
Organigram = plaatje met alle afdelingen van de organisatie en machtsverhoudingen die gelden.
Lijnafdeling = verschil in macht (hoog en laag)
Stafafdeling = verschillende afdelingen (administratie, personeelszaken, etc.)
2.2 Projectorganisatie
Projectorganisatie staat buiten de normale lijn organisatie en heeft een andere projectleider. Leden
hebben tijdelijk de leider als baas.
Projectgroep functies:
Projectleiding
Secretariaat (briefwisseling, notuleren, registratie uren, beheer archief)
Leden
Adviseurs
Werkgroep: zorg voor uitvoering van een aparte deeltaak van het project.
Buitenwereld: projectomgeving (sponsor, stuurgroep, referentiegroep, afdelingshoofden,
medezeggenschapsraad, overheid).
2.3 Opdrachtgever
Degene die het projectresultaat wil (sponsor).
- neemt beslissingen
- stelt budget op
- denkt mee in oplossen van problemen
- etc
2.4 Toekomstige gebruikers
Opdrachtgever betaalt het project, maar uiteindelijk zijn het dus de gebruikers die met het resultaat
moeten gaan werken.
Boek: projectmanagement Roel Grit, Hoofdstuk 1 - 6
Hoofdstuk 1: Het project
1.1 Soorten werkzaamheden
3 groepen werkzaamheden:
Improvisatie (nieuwe werkzaamheden of plotselinge gebeurtenis, vermoeiend)
Routinematige werkzaamheden (herhaaldelijk uitgevoerd, voorspelbaar, lopendebandwerk)
Projectmatige werkzaamheden (redelijk voorspelbaar, plan van aanpak, vaste werkwijze,
werkt met mensen waarmee je (bijna) nooit werkt).
1.2 Voorbeelden van projecten
Bouw van winkelcentrum, brug, woonwijk, fabriek, etc.
Ontwikkeling nieuw product, nieuwe huisstijl, verhuizing naar nieuwe locatie, aanpassing van
logistiek
Verkorten van wachtlijsten, verlagen van medicijnkosten, verbeteren van communicatie
Opzetten van nieuwe opleiding, elektronische leeromgeving invoeren
Maken van theaterproductie of een film, organiseren van een concert of sportevenement
1.3 Wat is een project?
Project = tijdelijke samenwerking van een aantal mensen meestal uit verschillende vakgebieden om
binnen een vastgestelde tijd een vooral vastgesteld projectresultaat te bereiken met een vastgesteld
budget.
Kenmerken van een project zijn:
Duidelijk beginpunt (start-up of kick-off)
Project is altijd tijdelijk dus er moet ook een einddatum zijn afgesproken.
Project levert aan het eind een eenmalig duidelijk gedefinieerd projectresultaat.
1 opdrachtgever die geld beschikbaar stelt om het project uit te voeren (sponsor).
Beschikt over een budget, dat vooraf wordt vastgesteld.
Werken meestal mensen uit verschillende vakgebieden (disciplines).
Project heeft eigen projectorganisatie
Ontstaat niet vanzelf. Een project moet ‘gemaakt’ zijn. + plan van aanpak.
1.4 Van improvisatie via project naar routine
Begin kan improvisatie zijn, als blijkt dat de nieuwe taak vaker moet worden uitgevoerd, zal de situatie
meer georganiseerd moeten worden. Als het project gereed is zijn er procedures ontwikkeld zodat niet
alles meer geïmproviseerd hoeft te worden en de werkzaamheden routine worden.
,1.5 Soorten projecten
Technische projecten: projecten die een verandering in de techniek als doelstelling hebben of een
nieuw product moeten leveren. (bouwen van gebouw, brug, weg, leiding)
Sociale projecten: minder duidelijk einddoel, zijn gericht op cultuur- en organisatieveranderingen
binnen een bedrijf. (reorganiseren van een bedrijf, aanpassen van
werkprocedures).
Commerciële projecten:Uiteindelijk doel geld verdienen. (uitvoeren van een marktonderzoek,
ontwikkelen van nieuwe product of introductie van nieuw product op de markt.
Gemengde projecten: tussenvorm van bijv. technische en sociale projecten. (ontwerpen,
programmeren en invoeren van een groot computerprogramma)
Evenementen: projectresultaat komt beschikbaar op een vast moment (popfestival,
huishoudbeurs).
1.6 Aandachtspunten bij projectmatig werken
Principes van projectmatig werken. (van projectleider)
Eis voorbereidingstijd bij de opdrachtgever.
Overleg met betrokkenen
Werk top-down (grote lijnen eerst, daarna details).
Denk eerst na: vooruit en achteruit
1.7 Faseren
Plan van aanpak = hierin wordt project duidelijk beschreven. (doel, te leveren producten, budget,
planning)
Projectfasen
Traditionele fasering is:
Het initiatief: Het idee komt tot stand, project voorstel
De definitie: Wordt bepaald wat het eindresultaat is en wat allemaal moet
gebeuren daarvoor
Ontwerp: Wordt bepaald hoe het resultaat eruit komt te zien, deze fase levert
ontwerp/ prototype
Voorbereiding: hoe wordt het resultaat gemaakt. Gedetailleerd ontwerp (bijv.
bouwtekeningen)
Realisatie: Levert het door de opdrachtgever gewenste resultaat.
Nazorg: Wordt het resultaat gebruikt en in stand gehouden.
1.8 Doel van fasering
Fasering van een groot project heeft als voordeel dat in het project beslismomenten worden
ingebouwd. Dan kan het project ook bijgestuurd worden.
1.9 Voorbeeld van fasering
1. Initiatief
2. Definitie
3. Ontwerp
4. Voorbereiding
5. Realisatie
6. Nazorg
1.10 Wanneer een project?
Voordelen projectmatig werken
Project staat buiten dagelijkse orde, er wordt speciaal tijd voor vrijgemaakt.
Project heeft een opdrachtgever die bij onduidelijkehden een beslissing kan nemen.
Voor alle betrokkenen is alles duidelijk door plan van aanpak.
De verantwoordelijkheden van iedereen is duidelijk (plan van aanpak)
Project verloop in fasen en is overzichtelijk
Door goede samenstelling kunnen de leden elkaar aanvullen en stimuleren.
, Risico van mislukken is klein
Werken in projectteam is leerzaam, leden kunnen zich ontplooien.
Nadelen projectmatig werken
Opzetten en inrichten van project kost tijd.
Goede medewerkers worden van een afdeling binnen organisatie gehaald om mee te werken.
Hierdoor is er een gat op die afdeling dat moet worden gevuld.
Kan ingewikkeld zijn. Onervaren leden moeten soms eerst op cursus.
1.11 Levenscyclus van een project
Initiatief Definitie Ontwerp Voorbereiding Realisatie Exploitatie en nazorg Verval
ondergang
1.12 Projecten moeten smart zijn
S = Specifiek
M = Meetbaar
A = Acceptabel
R = Realistisch
T = Tijdsgebonden
Hoofdstuk 2: Mensen en projecten
2.1 Lijnorganisatie
Organigram = plaatje met alle afdelingen van de organisatie en machtsverhoudingen die gelden.
Lijnafdeling = verschil in macht (hoog en laag)
Stafafdeling = verschillende afdelingen (administratie, personeelszaken, etc.)
2.2 Projectorganisatie
Projectorganisatie staat buiten de normale lijn organisatie en heeft een andere projectleider. Leden
hebben tijdelijk de leider als baas.
Projectgroep functies:
Projectleiding
Secretariaat (briefwisseling, notuleren, registratie uren, beheer archief)
Leden
Adviseurs
Werkgroep: zorg voor uitvoering van een aparte deeltaak van het project.
Buitenwereld: projectomgeving (sponsor, stuurgroep, referentiegroep, afdelingshoofden,
medezeggenschapsraad, overheid).
2.3 Opdrachtgever
Degene die het projectresultaat wil (sponsor).
- neemt beslissingen
- stelt budget op
- denkt mee in oplossen van problemen
- etc
2.4 Toekomstige gebruikers
Opdrachtgever betaalt het project, maar uiteindelijk zijn het dus de gebruikers die met het resultaat
moeten gaan werken.
