Kwaliteitsmanagement en interne auditing
Table of Contents
Hoofdstuk 1 De audit..........................................................................................................2
1.1 Kwaliteitsverbetering..............................................................................................................3
1.2 Wat is nu precies een audit?....................................................................................................3
1.3 Waarop heeft een audit betrekking?.......................................................................................4
1.4 Betrokken partijen...................................................................................................................5
1.5 Toetsings- of referentiekader..................................................................................................6
1.6 Omvang: scope of reikwijdte...................................................................................................6
1.7 Auditbewijsmateriaal..............................................................................................................6
1.8 Auditbevindingen....................................................................................................................6
1.9 Verschil interne en externe audit............................................................................................6
1.10 Wat wordt er verwacht van het management?.....................................................................7
Hoofdstuk 2 Het auditsysteem............................................................................................8
2.1 Visie op interne audit..............................................................................................................8
2.2 De fases in het auditsysteem...................................................................................................8
2.3 De procesbeschrijving en/of procedure...................................................................................9
Hoofdstuk 3 Voorbereidingen...........................................................................................10
3.1 Auditprogramma...................................................................................................................10
3.2 De auditor.............................................................................................................................11
3.3 Auditplan...............................................................................................................................12
3.4 Op basis van het auditplan kan de voorbereiding beginnen..................................................12
Hoofdstuk 4 De documentenaudit.....................................................................................13
4.1 Uitvoering..............................................................................................................................13
4.2 Documentenaudit..................................................................................................................13
Hoofdstuk 5 Het auditgesprek...........................................................................................16
5.1 Algemeen..............................................................................................................................16
5.2 De auditdag...........................................................................................................................16
5.3 Het gesprek...........................................................................................................................16
5.4 Gesprekstechnieken..............................................................................................................17
5.5 Samenvatten.........................................................................................................................18
5.6 Communicatie.......................................................................................................................18
5.7 Interpretatie..........................................................................................................................18
5.8Noteren en ordenen van antwoorden....................................................................................19
, 5.9 Tot slot: de auditor................................................................................................................19
5.10 Tot slot: de auditee..............................................................................................................19
Hoofdstuk 6 De rapportage...............................................................................................20
6.1 De bevindingen......................................................................................................................20
6.2 Afwijkingen...........................................................................................................................20
6.3 Incidentele en structurele afwijkingen...................................................................................20
6.4 Rapportage............................................................................................................................20
6.5 De route van het rapport.......................................................................................................21
Hoofdstuk 7 Follow-up......................................................................................................22
7.1 Wat is de follow-up?..............................................................................................................22
7.2 Afwijkingen...........................................................................................................................22
7.3 Correctieve, corrigerende en preventieve maatregelen.........................................................22
7.4 Het verifiëren en evalueren van verbetermaatregelen..........................................................22
7.5 De interne audit en de managementreview/directiebeoordeling..........................................23
7.6 Documentatie........................................................................................................................23
Hoofdstuk 8 Onderhoud auditsysteem..............................................................................23
8.1 Plan en do..............................................................................................................................23
8.2 Check.....................................................................................................................................24
8.3 Act.........................................................................................................................................24
8.4 Archivering............................................................................................................................25
8.5 Jaarverslag interne audits......................................................................................................25
Hoofdstuk 9 Normen en richtlijnen....................................................................................26
9.1 De richtlijn ISO 19011:2002....................................................................................................26
9.2 ISO 19001:2008 en interne auditing.......................................................................................26
Kwaliteitsmanagementprincipes...................................................................................................................26
De hoofdstukken uit de ISO 9902:2008-norm...............................................................................................27
Meting, ananlyse en verbetering volgens de ISO 9001:2008-norm..............................................................28
Hoofdstuk 1 De audit
, 1.1 Kwaliteitsverbetering
Kwaliteitsmanagementsysteem: meten, analyseren en verbeteren van de organisatie.
Hoe komt je aan (de juiste) informatie?
- Een gegeven is een weergave van feiten en is pas informatie wanneer het bijdraagt
aan je kennisbeeld
- Gegeven informatie moet relevant en betrouwbaar zijn
- Om aan informatie te komen kun je een audit doen. Dit hoort bij een
kwaliteitsmanagementsysteem.
- Kwaliteitsmanagementsysteem stel je op aan de hand van de PCDA cyclus.
Een audit is onderdeel van het verbeterproces.
1.2 Wat is nu precies een audit?
Audit: toehoren, luisteren
Auditor: toehoorder, iemand die komt luisteren
Auditee: degene die de audit ondergaat (spreker)
De audit is een onderzoek waarbij e onafhankelijke auditor de bedrijfsvoering toets. Hij
onderzoekt of de werkelijk gang van zaken overeenkomst met hetgeen wat is vastgelegd. De
auditor constateer structurele afwijkingen en bepaalt de ernst van de afwijkingen, om
vervolgens deze bevindingen aan de opdrachtgever te rapporteren.
Definitie internal auditing (ISO 9001:2008-norm):
“Een systematisch, onafhankelijk en gedocumenteerd proces voor het verkrijgen van
auditbewijsmateriaal en het objectief beoordelen daarvan om vast te stellen in welke mate
aan overeengekomen auditcriteria is voldaan.”
Toelichting
- Systematisch: audit van tevoren plannen, periodiek
- Je volgt in de voorbereiding en uitvoering van het onderzoek vaststaande
processtappen.
- Onafhankelijk wil zeggen dat de auditors niet direct betrokken zijn bij de
werkzaamheden die onderzocht worden.
- Gedocumenteerd betekent dat het hele auditproces is vastgelegd in een schriftelijke
procedure.
- Auditbewijsmateriaal: verzamelde informatie, gebaseerd op feiten. Zoals registraties,
waarnemingen en uitspraken.
- Objectief beoordelen: audit moet tot een onpartijdig oordeel komen
- Auditcriteria: het toetsingskader
Een interne audit is dus geen keuring of inspectie. Daar zitten sancties aan vast, aan een
interne audit niet.
Een audit bestaat alleen uit een toets en geen beoordeling en zeker geen sancties. Een
auditor beoordeelt niet, maar stelt vast.
Functie van een audit:
Table of Contents
Hoofdstuk 1 De audit..........................................................................................................2
1.1 Kwaliteitsverbetering..............................................................................................................3
1.2 Wat is nu precies een audit?....................................................................................................3
1.3 Waarop heeft een audit betrekking?.......................................................................................4
1.4 Betrokken partijen...................................................................................................................5
1.5 Toetsings- of referentiekader..................................................................................................6
1.6 Omvang: scope of reikwijdte...................................................................................................6
1.7 Auditbewijsmateriaal..............................................................................................................6
1.8 Auditbevindingen....................................................................................................................6
1.9 Verschil interne en externe audit............................................................................................6
1.10 Wat wordt er verwacht van het management?.....................................................................7
Hoofdstuk 2 Het auditsysteem............................................................................................8
2.1 Visie op interne audit..............................................................................................................8
2.2 De fases in het auditsysteem...................................................................................................8
2.3 De procesbeschrijving en/of procedure...................................................................................9
Hoofdstuk 3 Voorbereidingen...........................................................................................10
3.1 Auditprogramma...................................................................................................................10
3.2 De auditor.............................................................................................................................11
3.3 Auditplan...............................................................................................................................12
3.4 Op basis van het auditplan kan de voorbereiding beginnen..................................................12
Hoofdstuk 4 De documentenaudit.....................................................................................13
4.1 Uitvoering..............................................................................................................................13
4.2 Documentenaudit..................................................................................................................13
Hoofdstuk 5 Het auditgesprek...........................................................................................16
5.1 Algemeen..............................................................................................................................16
5.2 De auditdag...........................................................................................................................16
5.3 Het gesprek...........................................................................................................................16
5.4 Gesprekstechnieken..............................................................................................................17
5.5 Samenvatten.........................................................................................................................18
5.6 Communicatie.......................................................................................................................18
5.7 Interpretatie..........................................................................................................................18
5.8Noteren en ordenen van antwoorden....................................................................................19
, 5.9 Tot slot: de auditor................................................................................................................19
5.10 Tot slot: de auditee..............................................................................................................19
Hoofdstuk 6 De rapportage...............................................................................................20
6.1 De bevindingen......................................................................................................................20
6.2 Afwijkingen...........................................................................................................................20
6.3 Incidentele en structurele afwijkingen...................................................................................20
6.4 Rapportage............................................................................................................................20
6.5 De route van het rapport.......................................................................................................21
Hoofdstuk 7 Follow-up......................................................................................................22
7.1 Wat is de follow-up?..............................................................................................................22
7.2 Afwijkingen...........................................................................................................................22
7.3 Correctieve, corrigerende en preventieve maatregelen.........................................................22
7.4 Het verifiëren en evalueren van verbetermaatregelen..........................................................22
7.5 De interne audit en de managementreview/directiebeoordeling..........................................23
7.6 Documentatie........................................................................................................................23
Hoofdstuk 8 Onderhoud auditsysteem..............................................................................23
8.1 Plan en do..............................................................................................................................23
8.2 Check.....................................................................................................................................24
8.3 Act.........................................................................................................................................24
8.4 Archivering............................................................................................................................25
8.5 Jaarverslag interne audits......................................................................................................25
Hoofdstuk 9 Normen en richtlijnen....................................................................................26
9.1 De richtlijn ISO 19011:2002....................................................................................................26
9.2 ISO 19001:2008 en interne auditing.......................................................................................26
Kwaliteitsmanagementprincipes...................................................................................................................26
De hoofdstukken uit de ISO 9902:2008-norm...............................................................................................27
Meting, ananlyse en verbetering volgens de ISO 9001:2008-norm..............................................................28
Hoofdstuk 1 De audit
, 1.1 Kwaliteitsverbetering
Kwaliteitsmanagementsysteem: meten, analyseren en verbeteren van de organisatie.
Hoe komt je aan (de juiste) informatie?
- Een gegeven is een weergave van feiten en is pas informatie wanneer het bijdraagt
aan je kennisbeeld
- Gegeven informatie moet relevant en betrouwbaar zijn
- Om aan informatie te komen kun je een audit doen. Dit hoort bij een
kwaliteitsmanagementsysteem.
- Kwaliteitsmanagementsysteem stel je op aan de hand van de PCDA cyclus.
Een audit is onderdeel van het verbeterproces.
1.2 Wat is nu precies een audit?
Audit: toehoren, luisteren
Auditor: toehoorder, iemand die komt luisteren
Auditee: degene die de audit ondergaat (spreker)
De audit is een onderzoek waarbij e onafhankelijke auditor de bedrijfsvoering toets. Hij
onderzoekt of de werkelijk gang van zaken overeenkomst met hetgeen wat is vastgelegd. De
auditor constateer structurele afwijkingen en bepaalt de ernst van de afwijkingen, om
vervolgens deze bevindingen aan de opdrachtgever te rapporteren.
Definitie internal auditing (ISO 9001:2008-norm):
“Een systematisch, onafhankelijk en gedocumenteerd proces voor het verkrijgen van
auditbewijsmateriaal en het objectief beoordelen daarvan om vast te stellen in welke mate
aan overeengekomen auditcriteria is voldaan.”
Toelichting
- Systematisch: audit van tevoren plannen, periodiek
- Je volgt in de voorbereiding en uitvoering van het onderzoek vaststaande
processtappen.
- Onafhankelijk wil zeggen dat de auditors niet direct betrokken zijn bij de
werkzaamheden die onderzocht worden.
- Gedocumenteerd betekent dat het hele auditproces is vastgelegd in een schriftelijke
procedure.
- Auditbewijsmateriaal: verzamelde informatie, gebaseerd op feiten. Zoals registraties,
waarnemingen en uitspraken.
- Objectief beoordelen: audit moet tot een onpartijdig oordeel komen
- Auditcriteria: het toetsingskader
Een interne audit is dus geen keuring of inspectie. Daar zitten sancties aan vast, aan een
interne audit niet.
Een audit bestaat alleen uit een toets en geen beoordeling en zeker geen sancties. Een
auditor beoordeelt niet, maar stelt vast.
Functie van een audit:
