,Voorwoord
Voor u ligt mijn scriptie, geschreven in het vierde leerjaar van de opleiding Bedrijfseconomie
aan de Hogeschool van Amsterdam. Het afgelopen halfjaar is mij de kans geboden kennis op te
doen bij de afdeling Financiën van de gemeente van Amsterdam in stadsdeel Nieuw-West.
In dit voorwoord creëer ik graag de gelegenheid om een aantal mensen te bedanken. In de
eerste plaats mijn studiegenoot x. Zonder hem was het niet mogelijk geweest om een stageplek
te bemachtigen bij de gemeente Amsterdam. Daarnaast wil ik mijn praktijkbegeleiders X en X
bedanken. Zij hebben mij een afstudeerstage aangeboden waar ik kennis heb mogen maken
met Finance en Control. Alle collega’s van de gemeente Amsterdam wil ik bedanken voor de
open en toegankelijke werksfeer en de bijdrage die eenieder heeft geleverd aan mijn
onderzoek.
Vanuit de opleiding wil ik de studentendecaan X en mijn stagebegeleider X bedanken voor alle
begrip en hulp tijdens de moeilijke tijden.
Ik heb deze scriptie met veel plezier geschreven en vond het onderwerp zeer interessant. Graag
wens ik u veel plezier bij het lezen van mijn scriptie.
,Samenvatting
In dit onderzoek worden aanbevelingen gedaan die betrekking hebben op het verlagen van de
afschrijvingen op de post dubieuze debiteuren, van 30% (2025) naar 10% (2026). De aanbevelingen
worden gedaan aan de coördinator en teamleider van de afdeling Planning Control en Advies, namelijk
X. Door middel van deze aanbevelingen wordt verdere ontwikkeling of verbetering gestimuleerd in het
factureringsproces.
Aan de hand van informatiebehoeften, informatiestromen en betrokkenen worden er in dit onderzoek
een aantal aanpassingen voorgesteld met als doel het facturatieproces van de afdeling Vergunning,
Toezicht en Handhaving (VTH) te verbeteren. De deskresearch bestaat uit beleidsstukken van de
gemeentes Castricum, Capelle a/d IJssel, Heiloo en Amsterdam (stadsdeel Nieuw-West) omtrent het
facturatieproces van een overheidsinstantie. De fieldresearch bestaat uit interviews met interne
betrokkenen binnen de afdeling VTH en de observaties van de onderzoeker. Deze beleidsstukken en
interviews worden vervolgens met elkaar vergeleken met als doel het formuleren van een aantal
knelpunten/tekortkomingen in het huidige facturatieproces van de afdeling VTH (stadsdeel NieuwWest).
Aan de hand van de probleembeschrijving is de volgende onderzoeksvraag opgesteld:
Op welke wijze kan het management van de afdeling Vergunning, Toezicht en Handhaving in stadsdeel
Nieuw-West haar factureringsproces zodanig beter inrichten, dat de overschrijding van de voorziening
dubieuze debiteuren van 30% in 2025 verlaagd wordt naar maximaal 10% van het totale factuurbedrag
in 2026?
Naast de centrale vraag zijn dit de deelvragen:
- Welke informatiebehoeftes, informatiestromen en betrokkenen zijn er binnen het
factureringsproces van een vergelijkbare Nederlandse gemeente?
- Welke informatiebehoeftes, informatiestromen en betrokkenen zijn er binnen het
factureringsproces van de afdeling Vergunning, Toezicht en Handhaving (VTH) van stadsdeel
NieuwWest in gemeente Amsterdam?
Het onderzoek wordt uitgevoerd door middel van desk- en fieldresearch. De kernbegrippen voor het
onderzoek zijn:
- informatiebehoeften (openstaande, gesloten en afgeschreven vorderingen);
- informatiestromen (opstellen, versturen en aanmanen van verkoopfacturen);
- betrokkenen (debiteuren, dubieuze debiteuren, debiteurbeheer, budgethouder en
deurwaarder).
De eerste aanbeveling heeft betrekking op het niet bijhouden van de betaalgeschiedenis en
NAWgegevens van debiteuren. Door de betalingsgeschiedenis wel bij te houden kan de afdeling
Debiteurenbeheer, voordat een vergunning wordt verleend, risicovolle aanvragers van een nieuwe
vergunning weigeren of verzoeken om openstaande of kwijtgescholden vorderingen alsnog te voldoen.
,De tweede aanbeveling heeft betrekking op het niet beschikbaar stellen van real-time informatie over de
openstaande vorderingen en betalingsgeschiedenis van debiteuren aan de budgethouder. Door realtime
informatie beschikbaar te stellen, kan de budgethouder zelf contact opnemen met de desbetreffende
debiteur of Debiteurenbeheer instrueren om dit te doen.
De derde aanbeveling heeft betrekking op het delegeren van het debiteurencontact naar
Debiteurenbeheer. Op deze manier wordt het persoonlijke contact met dubieuze debiteuren uitgevoerd
door de afdeling die het meest betrokken is bij de debiteuren (Debiteurenbeheer).
De vierde aanbeveling heeft betrekking op het uitsluitend kiezen voor het minnelijke incasssotraject.
Door vaker gebruik te maken van het gerechtelijke incassotraject, kan via de rechter beslag worden
gelegd op de bezittingen van een dubieuze debiteur. Op deze manier is de kans op betaling hoger.
,Inhoudsopgave
Bedrijfseconomie Hogeschool van Amsterdam....................................................................................................1
Informatiebehoeften, informatiestromen en betrokkenen binnen het factureringsproces van de afdeling
Vergunningen, Toezicht en Handhaving...............................................................................................................1
Samenvatting...................................................................................................................................................... 3
1. Inleiding.......................................................................................................................................................... 8
2.1 De organisatie.....................................................................................................................................................9
2.2 Afdeling Financiën..............................................................................................................................................10
2.3 Afdeling VTH......................................................................................................................................................11
2.4 Conclusie hoofdstuk...........................................................................................................................................11
3. Onderzoekskader..........................................................................................................................................12
3.1 Aanleiding.........................................................................................................................................................12
3.2 Probleemstelling...............................................................................................................................................12
3.3 Doelstelling........................................................................................................................................................13
3.4 Conceptueel model............................................................................................................................................13
3.6 Onderzoeksmethoden........................................................................................................................................15
4. Theoretisch kader..........................................................................................................................................16
4.1 Informatiebehoefte, informatiestromen en betrokkenen van een facturatieproces binnen een gemeente.....16
4.2 De huidige wetgeving van een facturatieproces binnen een gemeente............................................................17
4.2.1 Wetgeving omtrent verantwoordelijken van de betrokkenen binnen een facturatieproces...................17
4.2.2 Wetgeving omtrent het opstellen en versturen van verkoopfacturen......................................................18
4.2.3 Wetgeving omtrent het treffen van een betalingsregeling.......................................................................18
4.2.4 Wetgeving omtrent het ingang zetten van een incassotraject..................................................................19
4.3 Facturatieproces gemeente Castricum..............................................................................................................20
4.3.1 Het opstellen en versturen van een verkoopfactuur.................................................................................21
4.3.2 Het controleren van openstaande vorderingen en versturen van herinneringen....................................22
4.3.3 Het treffen van een betalingsregeling en het in gang zetten van een incassotraject................................23
4.3.4 Het afboeken van oninbare vorderingen...................................................................................................23
4.4 Antwoord op de theoretische deelvraag............................................................................................................25
4.5 Conclusie hoofdstuk...........................................................................................................................................26
5. Factureringsproces afdeling VTH in stadsdeel Nieuw-West.............................................................................27
5.1 Het versturen van verkoopfactuur.....................................................................................................................27
5.2 Het versturen van een herinnering van een verkoopfactuur.............................................................................29
5.3 Het inzetten van een stopcode...........................................................................................................................30
5.4 Het overdragen naar het incasso.......................................................................................................................32
, 5.5 Antwoord op de empirische deelvraag..............................................................................................................33
5.6 Conclusie hoofdstuk...........................................................................................................................................34
6. Conclusie....................................................................................................................................................... 36
7. Aanbevelingen..............................................................................................................................................38
8. Bibliografie.................................................................................................................................................... 40
9. Bijlagen......................................................................................................................................................... 41
9.1 Gesprek met financieel adviseur X.....................................................................................................................41
.................................................................................................................................................................................41
9.2 Interviews...........................................................................................................................................................42
9.3 Verkoopfacturen stadsdeel Nieuw-West...........................................................................................................43
9.4 Voorbeeld van openstaande dubieuze debiteuren............................................................................................43
9.5 Afschrijving dubieuze debiteuren stadsdeel Nieuw-West..................................................................................44
9.6 Facturatieproces gemeente Castricum..............................................................................................................44
9.7 Facturatiemodel gemeente Amsterdam............................................................................................................45
9.8 Het facturatieproces van de gemeente Amsterdam..........................................................................................46
9.9 Planning.............................................................................................................................................................55
Voor u ligt mijn scriptie, geschreven in het vierde leerjaar van de opleiding Bedrijfseconomie
aan de Hogeschool van Amsterdam. Het afgelopen halfjaar is mij de kans geboden kennis op te
doen bij de afdeling Financiën van de gemeente van Amsterdam in stadsdeel Nieuw-West.
In dit voorwoord creëer ik graag de gelegenheid om een aantal mensen te bedanken. In de
eerste plaats mijn studiegenoot x. Zonder hem was het niet mogelijk geweest om een stageplek
te bemachtigen bij de gemeente Amsterdam. Daarnaast wil ik mijn praktijkbegeleiders X en X
bedanken. Zij hebben mij een afstudeerstage aangeboden waar ik kennis heb mogen maken
met Finance en Control. Alle collega’s van de gemeente Amsterdam wil ik bedanken voor de
open en toegankelijke werksfeer en de bijdrage die eenieder heeft geleverd aan mijn
onderzoek.
Vanuit de opleiding wil ik de studentendecaan X en mijn stagebegeleider X bedanken voor alle
begrip en hulp tijdens de moeilijke tijden.
Ik heb deze scriptie met veel plezier geschreven en vond het onderwerp zeer interessant. Graag
wens ik u veel plezier bij het lezen van mijn scriptie.
,Samenvatting
In dit onderzoek worden aanbevelingen gedaan die betrekking hebben op het verlagen van de
afschrijvingen op de post dubieuze debiteuren, van 30% (2025) naar 10% (2026). De aanbevelingen
worden gedaan aan de coördinator en teamleider van de afdeling Planning Control en Advies, namelijk
X. Door middel van deze aanbevelingen wordt verdere ontwikkeling of verbetering gestimuleerd in het
factureringsproces.
Aan de hand van informatiebehoeften, informatiestromen en betrokkenen worden er in dit onderzoek
een aantal aanpassingen voorgesteld met als doel het facturatieproces van de afdeling Vergunning,
Toezicht en Handhaving (VTH) te verbeteren. De deskresearch bestaat uit beleidsstukken van de
gemeentes Castricum, Capelle a/d IJssel, Heiloo en Amsterdam (stadsdeel Nieuw-West) omtrent het
facturatieproces van een overheidsinstantie. De fieldresearch bestaat uit interviews met interne
betrokkenen binnen de afdeling VTH en de observaties van de onderzoeker. Deze beleidsstukken en
interviews worden vervolgens met elkaar vergeleken met als doel het formuleren van een aantal
knelpunten/tekortkomingen in het huidige facturatieproces van de afdeling VTH (stadsdeel NieuwWest).
Aan de hand van de probleembeschrijving is de volgende onderzoeksvraag opgesteld:
Op welke wijze kan het management van de afdeling Vergunning, Toezicht en Handhaving in stadsdeel
Nieuw-West haar factureringsproces zodanig beter inrichten, dat de overschrijding van de voorziening
dubieuze debiteuren van 30% in 2025 verlaagd wordt naar maximaal 10% van het totale factuurbedrag
in 2026?
Naast de centrale vraag zijn dit de deelvragen:
- Welke informatiebehoeftes, informatiestromen en betrokkenen zijn er binnen het
factureringsproces van een vergelijkbare Nederlandse gemeente?
- Welke informatiebehoeftes, informatiestromen en betrokkenen zijn er binnen het
factureringsproces van de afdeling Vergunning, Toezicht en Handhaving (VTH) van stadsdeel
NieuwWest in gemeente Amsterdam?
Het onderzoek wordt uitgevoerd door middel van desk- en fieldresearch. De kernbegrippen voor het
onderzoek zijn:
- informatiebehoeften (openstaande, gesloten en afgeschreven vorderingen);
- informatiestromen (opstellen, versturen en aanmanen van verkoopfacturen);
- betrokkenen (debiteuren, dubieuze debiteuren, debiteurbeheer, budgethouder en
deurwaarder).
De eerste aanbeveling heeft betrekking op het niet bijhouden van de betaalgeschiedenis en
NAWgegevens van debiteuren. Door de betalingsgeschiedenis wel bij te houden kan de afdeling
Debiteurenbeheer, voordat een vergunning wordt verleend, risicovolle aanvragers van een nieuwe
vergunning weigeren of verzoeken om openstaande of kwijtgescholden vorderingen alsnog te voldoen.
,De tweede aanbeveling heeft betrekking op het niet beschikbaar stellen van real-time informatie over de
openstaande vorderingen en betalingsgeschiedenis van debiteuren aan de budgethouder. Door realtime
informatie beschikbaar te stellen, kan de budgethouder zelf contact opnemen met de desbetreffende
debiteur of Debiteurenbeheer instrueren om dit te doen.
De derde aanbeveling heeft betrekking op het delegeren van het debiteurencontact naar
Debiteurenbeheer. Op deze manier wordt het persoonlijke contact met dubieuze debiteuren uitgevoerd
door de afdeling die het meest betrokken is bij de debiteuren (Debiteurenbeheer).
De vierde aanbeveling heeft betrekking op het uitsluitend kiezen voor het minnelijke incasssotraject.
Door vaker gebruik te maken van het gerechtelijke incassotraject, kan via de rechter beslag worden
gelegd op de bezittingen van een dubieuze debiteur. Op deze manier is de kans op betaling hoger.
,Inhoudsopgave
Bedrijfseconomie Hogeschool van Amsterdam....................................................................................................1
Informatiebehoeften, informatiestromen en betrokkenen binnen het factureringsproces van de afdeling
Vergunningen, Toezicht en Handhaving...............................................................................................................1
Samenvatting...................................................................................................................................................... 3
1. Inleiding.......................................................................................................................................................... 8
2.1 De organisatie.....................................................................................................................................................9
2.2 Afdeling Financiën..............................................................................................................................................10
2.3 Afdeling VTH......................................................................................................................................................11
2.4 Conclusie hoofdstuk...........................................................................................................................................11
3. Onderzoekskader..........................................................................................................................................12
3.1 Aanleiding.........................................................................................................................................................12
3.2 Probleemstelling...............................................................................................................................................12
3.3 Doelstelling........................................................................................................................................................13
3.4 Conceptueel model............................................................................................................................................13
3.6 Onderzoeksmethoden........................................................................................................................................15
4. Theoretisch kader..........................................................................................................................................16
4.1 Informatiebehoefte, informatiestromen en betrokkenen van een facturatieproces binnen een gemeente.....16
4.2 De huidige wetgeving van een facturatieproces binnen een gemeente............................................................17
4.2.1 Wetgeving omtrent verantwoordelijken van de betrokkenen binnen een facturatieproces...................17
4.2.2 Wetgeving omtrent het opstellen en versturen van verkoopfacturen......................................................18
4.2.3 Wetgeving omtrent het treffen van een betalingsregeling.......................................................................18
4.2.4 Wetgeving omtrent het ingang zetten van een incassotraject..................................................................19
4.3 Facturatieproces gemeente Castricum..............................................................................................................20
4.3.1 Het opstellen en versturen van een verkoopfactuur.................................................................................21
4.3.2 Het controleren van openstaande vorderingen en versturen van herinneringen....................................22
4.3.3 Het treffen van een betalingsregeling en het in gang zetten van een incassotraject................................23
4.3.4 Het afboeken van oninbare vorderingen...................................................................................................23
4.4 Antwoord op de theoretische deelvraag............................................................................................................25
4.5 Conclusie hoofdstuk...........................................................................................................................................26
5. Factureringsproces afdeling VTH in stadsdeel Nieuw-West.............................................................................27
5.1 Het versturen van verkoopfactuur.....................................................................................................................27
5.2 Het versturen van een herinnering van een verkoopfactuur.............................................................................29
5.3 Het inzetten van een stopcode...........................................................................................................................30
5.4 Het overdragen naar het incasso.......................................................................................................................32
, 5.5 Antwoord op de empirische deelvraag..............................................................................................................33
5.6 Conclusie hoofdstuk...........................................................................................................................................34
6. Conclusie....................................................................................................................................................... 36
7. Aanbevelingen..............................................................................................................................................38
8. Bibliografie.................................................................................................................................................... 40
9. Bijlagen......................................................................................................................................................... 41
9.1 Gesprek met financieel adviseur X.....................................................................................................................41
.................................................................................................................................................................................41
9.2 Interviews...........................................................................................................................................................42
9.3 Verkoopfacturen stadsdeel Nieuw-West...........................................................................................................43
9.4 Voorbeeld van openstaande dubieuze debiteuren............................................................................................43
9.5 Afschrijving dubieuze debiteuren stadsdeel Nieuw-West..................................................................................44
9.6 Facturatieproces gemeente Castricum..............................................................................................................44
9.7 Facturatiemodel gemeente Amsterdam............................................................................................................45
9.8 Het facturatieproces van de gemeente Amsterdam..........................................................................................46
9.9 Planning.............................................................................................................................................................55
