Fase inkoop traject:
- Voorbereidingsfase
- Tactische inkoop / initiële inkoop / aanbesteding
- Operationele inkoop
Stappen van de fase van het inkoop traject
1. Voortraject; marktonderzoek en/of consultatie, risico analyse, strategie
2. Specificeren; opdracht specificaties, raming, procedure
3. Selecteren; wie is geschikt, wie wordt gegund
4. Contracteren; overeenkomst sluiten
5. Bestellen
6. Bewaken, contractmanagement
7. Nazorg, reflecteren
Relatie inkopen en aanbesteden
Aanbesteden is een manier om de tactische inkoop in te vullen. Overheden en speciale sector
bedrijven zijn verplicht om hun tactische inkoop via deze manier vorm te geven.
Waarom bestaat de voorbereidingsfase uit het voortraject en specifiëren
Gaat beide om inventariseren, voorbereiden en maken van keuzes.
In het voortraject wordt er inkoop technisch gespecificeerd (inkoopbehoefte, product- en
marktaanbod, risico- en financiële aspecten, aanbestedingsstrategie)
Tijdens het specificeren gaat het om aanbestedingsrechtelijke afwegingen (definiëren opdracht,
opstellen specificaties van het in te kopen product, opdrachtwaarde geraamd en budget bepaald,
aanbestedingsprocedure gekozen).
Vier niveaus inkoop + activiteiten
- Strategisch, Doelen bestuurs- en zakelijkbeleid omzetten naar inkoopvisie en –missie,
ontwikkelen inkoop- en aanbestedingsbeleid inclusief inkoopdoelen, uitvoeren
inkoopdiagnose en bepalen inkoop- en aanbestedingsstrategie.
- Tactisch, Aanbesteden/tactische inkoop.
- Operationeel, plaatsen orders en bestellingen, contract managen, facturen verifiëren.
- Ondersteunend, Procurement office activiteiten
Drie manieren van inkoop organiseren + kenmerken + voor- en nadelen
- Centraal,
Kenmerken zijn: Eén afdeling is hier verantwoordelijk voor alle inkoop. Gebeurt vaak bij
afdeling overstijgende inkopen. Inhoud inkoopbeleid, wordt bepaald door directie/bestuur.
Voor het specificeren wordt beroep gedaan op de interne klant. Het operationele gebeuren
kan door de inkoper of door de business gedaan worden.
Voordelen zijn: Bundelen inkoopkracht en dus erg doelmatig/efficiënt. Overzicht totale
inkoopbehoefte en uniforme manier van handelen. Alle inkoopkennis is op één plek en
aanpassingen wet worden hierdoor makkelijker verwerkt, goed voor rechtmatigheid.
Werkzaamheden worden gestandaardiseerd en kennis van inkoop en juridische zaken wordt
opgebouwd en geborgd. Duidelijk aanspreekpunt.
Nadelen zijn: Weinig draagvlak want inkoop bepaald, inkoopcontracten niet altijd vanuit
gebruiker opgesteld, vertragend.
- Decentraal,
Kenmerken zijn; inkoop vind door de gehele organisatie plaats. Strategische inkoop wordt
of wel centraal gedaan of door het managementteam. Weinig afdeling overstijgend. Inkoop
kan adviseren, standaard overeenkomsten leveren, contractmanagement uitvoeren of een
tool aanleveren.
Voordelen zijn; groot draagvlak, snel handelen, budgethouder kan zelf inkopen.
1
, Nadelen zijn; onvoldoende centrale sturing ten koste van inkoopresultaat en dus slecht
voor doelmatigheid, procedure is niet gestandaardiseerd en kan dus per afdeling afwijken,
minder kennis nieuwe regelgeving, kans op mogelijk dubbel inkopen.
- Gecoördineerd (gecombineerd),
Kenmerken zijn; gecombineerde voordelen, afdeling overstijgende inkoop wordt centraal
uitgevoerd met eventueel geplaatste decentrale inkopers waardoor die ook
afdelingsspecifiek kunnen inkoper. De diverse afdelingen worden hierbij in betrokken in het
inkoopteam. Hierdoor is er ook veel afdelingsexpertise aanwezig zonder verlies van
inkoopkennis.
Voordelen zijn; door coördinatie is er hogere doelmatigheid, zowel centraal als decentraal
kunnen inkopen verhoogd draagvlak, kennis blijft behouden
Nadelen zijn; Meer benodigde FTE’s en eventuele bijscholing mbt inkoop. E
Doelen inkoopsamenwerking
- Professionalisering,
- Delen informatie
- Specialiseren
- Gezamenlijke inkooptools dus kosten efficiënt
- Grote inkoopvolumes dus prijsvoordeel
- Vermindering aantal transacties en risico’s
- Uitwisseling van personeel tussen aanbestedende diensten
Toegevoegde waarde inkoop
- Bijdragen voortgang organisatieproces
- Kostenbeheersing, best value tax payers, TCO, lagere inkoopprijzen,
- Minimaliseren strategische kwetsbaarheid > inkoopportfolio Kraljic
- Proces- en productvernieuwing, inkoop is op de hoogte van de markt
- Innovatie en flexibiliteit, door marktconsultatie of veranderende regelgeving
- Vertegenwoordigen organisatie
Verschil overheid en bedrijfsleven
In het bedrijfsleven gaat inkoop om winst maken. Het gaat hierbij dus om zo doelmatig en
efficiënt mogelijk in te kopen. De overheid daarentegen behartigd het algemene belang,
doordat de regering iedere 4 jaar wisselt wordt inkoop ookwel gebruikt om politieke
doelstellingen te verwezenlijken.
Budgettair gezien, wordt er binnen het bedrijfsleven zo zuinig mogelijk ingekocht, bij de
overheid wordt het budget het liefst zo snel mogelijk opgemaakt omdat er anders het
volgende jaar mogelijk minder budget wordt vrijgegeven
Het bedrijfsleven kan vrij inkopen terwijl de overheid moet aanbesteden.
Uiteindelijk komt het neer op dat bedrijven voor zichzelf inkopen en dus waar voor hun geld
willen, waar de overheid best value for taxpayers wil bereiken.
PIANOO > Professioneel inoovaties aanbesteden netwerk voor overheidopdrachtgevers.
Trends in overheidsinkoop
- Inkoop wordt steeds vroeger betrokken en kan dus meer waarde toevoegen. Het
inkoopteam bestaat vaak uit afgevaardigden vanuit verschillende afdelingen.
- Meer focus op levensduur en TCO
- Meer focus op duurzaamheid
- Meer focus op integriteit;
- Minder jurisprudentie maar meer advies CVA (commissie van aanbestedingsexperts)
- catagory management
- contractmanagement
- past performance meenemen
2
, 7 vormen laakbaar gedrag
- corruptie (iets doen voor een derde met eigen belang)
- fraude, diefstal en verduistering (profiteren ten koste van de overheid)
- non-quid pro quo beloften en giften (giften zonder directe wederdienst)
- belangenverstrengeling (strijding met nevenfuncties)
- overige onverenigbare functies (penningmeester die gokt)
- misbruik en manipulatie van informatie
- verspilling en wanprestatie
integriteits risico’s binnen inkoop
voortraject (verhelpen door tijdig heraanbesteden en afspraken vastleggen)
- toeschrijven specificaties naar één leverancier
- bemoeienis door bestuurder en/of management
- verlengen bestaande overeenkomsten
- op onjuiste gronden afwijken van inkoopbeleid
tijdens aanbesteden (verhelpen door vierogen principe)
- buiten nota van inlichtingen om vragen beantwoorden
- enkelvoudig onderhands toepassen voor te grote bedragen
- niet controleren of ondernemingen betrouwbaar en integer zijn
- afwijken gunningscriteria en/of van het beoordelingsmodel
tijdens opdracht (verhelpen voor contractmanagement)
- niet tijdig leveren
- slechte kwaliteit leveren
- niet overeengekomen MMW factureren
- wezenlijk wijzigen van de opdracht
- valse facturen indienen
Nevi gedrags codes
- Zakelijk fatsoen, naar eer en geweten handelen, vertrouwelijk omgaan met informatie,
regelgeving naleven.
- Deskundigheid en objectiviteit, handelen uit vaktechnische en professionele deskundigheid,
ordelen op basis van feiten
- Vrije mededinging; iedereen mag meedoen, en er wordt eerlijk geselecteerd. Voorkom
verplicht inkopen bij een leverancier
- Duurzaamheid; 3P’s people, planet, profit
Tips integer handelen
- Onthoudt voor iwe je inkoopt,
- Houdt faire marktwerking voor ogen
- Voorkom (schijn) van belangenverstrengelingen
- Voorkom (schijn) corruptie
- Behandel informatie zorgvuldig
- Ken de integriteitsregels
- Maak twijfel bespreekbaar
- Meld vermoedens van integriteitschending
Belangrijke artikelen
Art 1.10B AW 2012; belangenconflicten, fraude, corruptie en bevoordeling
Dit artikel gaat erover dat een overheid er alles aan moet doen om bovenstaande te voorkomen. Zij
worden ook verplicht gesteld een integriteitsbeleid op te stellen.
3
- Voorbereidingsfase
- Tactische inkoop / initiële inkoop / aanbesteding
- Operationele inkoop
Stappen van de fase van het inkoop traject
1. Voortraject; marktonderzoek en/of consultatie, risico analyse, strategie
2. Specificeren; opdracht specificaties, raming, procedure
3. Selecteren; wie is geschikt, wie wordt gegund
4. Contracteren; overeenkomst sluiten
5. Bestellen
6. Bewaken, contractmanagement
7. Nazorg, reflecteren
Relatie inkopen en aanbesteden
Aanbesteden is een manier om de tactische inkoop in te vullen. Overheden en speciale sector
bedrijven zijn verplicht om hun tactische inkoop via deze manier vorm te geven.
Waarom bestaat de voorbereidingsfase uit het voortraject en specifiëren
Gaat beide om inventariseren, voorbereiden en maken van keuzes.
In het voortraject wordt er inkoop technisch gespecificeerd (inkoopbehoefte, product- en
marktaanbod, risico- en financiële aspecten, aanbestedingsstrategie)
Tijdens het specificeren gaat het om aanbestedingsrechtelijke afwegingen (definiëren opdracht,
opstellen specificaties van het in te kopen product, opdrachtwaarde geraamd en budget bepaald,
aanbestedingsprocedure gekozen).
Vier niveaus inkoop + activiteiten
- Strategisch, Doelen bestuurs- en zakelijkbeleid omzetten naar inkoopvisie en –missie,
ontwikkelen inkoop- en aanbestedingsbeleid inclusief inkoopdoelen, uitvoeren
inkoopdiagnose en bepalen inkoop- en aanbestedingsstrategie.
- Tactisch, Aanbesteden/tactische inkoop.
- Operationeel, plaatsen orders en bestellingen, contract managen, facturen verifiëren.
- Ondersteunend, Procurement office activiteiten
Drie manieren van inkoop organiseren + kenmerken + voor- en nadelen
- Centraal,
Kenmerken zijn: Eén afdeling is hier verantwoordelijk voor alle inkoop. Gebeurt vaak bij
afdeling overstijgende inkopen. Inhoud inkoopbeleid, wordt bepaald door directie/bestuur.
Voor het specificeren wordt beroep gedaan op de interne klant. Het operationele gebeuren
kan door de inkoper of door de business gedaan worden.
Voordelen zijn: Bundelen inkoopkracht en dus erg doelmatig/efficiënt. Overzicht totale
inkoopbehoefte en uniforme manier van handelen. Alle inkoopkennis is op één plek en
aanpassingen wet worden hierdoor makkelijker verwerkt, goed voor rechtmatigheid.
Werkzaamheden worden gestandaardiseerd en kennis van inkoop en juridische zaken wordt
opgebouwd en geborgd. Duidelijk aanspreekpunt.
Nadelen zijn: Weinig draagvlak want inkoop bepaald, inkoopcontracten niet altijd vanuit
gebruiker opgesteld, vertragend.
- Decentraal,
Kenmerken zijn; inkoop vind door de gehele organisatie plaats. Strategische inkoop wordt
of wel centraal gedaan of door het managementteam. Weinig afdeling overstijgend. Inkoop
kan adviseren, standaard overeenkomsten leveren, contractmanagement uitvoeren of een
tool aanleveren.
Voordelen zijn; groot draagvlak, snel handelen, budgethouder kan zelf inkopen.
1
, Nadelen zijn; onvoldoende centrale sturing ten koste van inkoopresultaat en dus slecht
voor doelmatigheid, procedure is niet gestandaardiseerd en kan dus per afdeling afwijken,
minder kennis nieuwe regelgeving, kans op mogelijk dubbel inkopen.
- Gecoördineerd (gecombineerd),
Kenmerken zijn; gecombineerde voordelen, afdeling overstijgende inkoop wordt centraal
uitgevoerd met eventueel geplaatste decentrale inkopers waardoor die ook
afdelingsspecifiek kunnen inkoper. De diverse afdelingen worden hierbij in betrokken in het
inkoopteam. Hierdoor is er ook veel afdelingsexpertise aanwezig zonder verlies van
inkoopkennis.
Voordelen zijn; door coördinatie is er hogere doelmatigheid, zowel centraal als decentraal
kunnen inkopen verhoogd draagvlak, kennis blijft behouden
Nadelen zijn; Meer benodigde FTE’s en eventuele bijscholing mbt inkoop. E
Doelen inkoopsamenwerking
- Professionalisering,
- Delen informatie
- Specialiseren
- Gezamenlijke inkooptools dus kosten efficiënt
- Grote inkoopvolumes dus prijsvoordeel
- Vermindering aantal transacties en risico’s
- Uitwisseling van personeel tussen aanbestedende diensten
Toegevoegde waarde inkoop
- Bijdragen voortgang organisatieproces
- Kostenbeheersing, best value tax payers, TCO, lagere inkoopprijzen,
- Minimaliseren strategische kwetsbaarheid > inkoopportfolio Kraljic
- Proces- en productvernieuwing, inkoop is op de hoogte van de markt
- Innovatie en flexibiliteit, door marktconsultatie of veranderende regelgeving
- Vertegenwoordigen organisatie
Verschil overheid en bedrijfsleven
In het bedrijfsleven gaat inkoop om winst maken. Het gaat hierbij dus om zo doelmatig en
efficiënt mogelijk in te kopen. De overheid daarentegen behartigd het algemene belang,
doordat de regering iedere 4 jaar wisselt wordt inkoop ookwel gebruikt om politieke
doelstellingen te verwezenlijken.
Budgettair gezien, wordt er binnen het bedrijfsleven zo zuinig mogelijk ingekocht, bij de
overheid wordt het budget het liefst zo snel mogelijk opgemaakt omdat er anders het
volgende jaar mogelijk minder budget wordt vrijgegeven
Het bedrijfsleven kan vrij inkopen terwijl de overheid moet aanbesteden.
Uiteindelijk komt het neer op dat bedrijven voor zichzelf inkopen en dus waar voor hun geld
willen, waar de overheid best value for taxpayers wil bereiken.
PIANOO > Professioneel inoovaties aanbesteden netwerk voor overheidopdrachtgevers.
Trends in overheidsinkoop
- Inkoop wordt steeds vroeger betrokken en kan dus meer waarde toevoegen. Het
inkoopteam bestaat vaak uit afgevaardigden vanuit verschillende afdelingen.
- Meer focus op levensduur en TCO
- Meer focus op duurzaamheid
- Meer focus op integriteit;
- Minder jurisprudentie maar meer advies CVA (commissie van aanbestedingsexperts)
- catagory management
- contractmanagement
- past performance meenemen
2
, 7 vormen laakbaar gedrag
- corruptie (iets doen voor een derde met eigen belang)
- fraude, diefstal en verduistering (profiteren ten koste van de overheid)
- non-quid pro quo beloften en giften (giften zonder directe wederdienst)
- belangenverstrengeling (strijding met nevenfuncties)
- overige onverenigbare functies (penningmeester die gokt)
- misbruik en manipulatie van informatie
- verspilling en wanprestatie
integriteits risico’s binnen inkoop
voortraject (verhelpen door tijdig heraanbesteden en afspraken vastleggen)
- toeschrijven specificaties naar één leverancier
- bemoeienis door bestuurder en/of management
- verlengen bestaande overeenkomsten
- op onjuiste gronden afwijken van inkoopbeleid
tijdens aanbesteden (verhelpen door vierogen principe)
- buiten nota van inlichtingen om vragen beantwoorden
- enkelvoudig onderhands toepassen voor te grote bedragen
- niet controleren of ondernemingen betrouwbaar en integer zijn
- afwijken gunningscriteria en/of van het beoordelingsmodel
tijdens opdracht (verhelpen voor contractmanagement)
- niet tijdig leveren
- slechte kwaliteit leveren
- niet overeengekomen MMW factureren
- wezenlijk wijzigen van de opdracht
- valse facturen indienen
Nevi gedrags codes
- Zakelijk fatsoen, naar eer en geweten handelen, vertrouwelijk omgaan met informatie,
regelgeving naleven.
- Deskundigheid en objectiviteit, handelen uit vaktechnische en professionele deskundigheid,
ordelen op basis van feiten
- Vrije mededinging; iedereen mag meedoen, en er wordt eerlijk geselecteerd. Voorkom
verplicht inkopen bij een leverancier
- Duurzaamheid; 3P’s people, planet, profit
Tips integer handelen
- Onthoudt voor iwe je inkoopt,
- Houdt faire marktwerking voor ogen
- Voorkom (schijn) van belangenverstrengelingen
- Voorkom (schijn) corruptie
- Behandel informatie zorgvuldig
- Ken de integriteitsregels
- Maak twijfel bespreekbaar
- Meld vermoedens van integriteitschending
Belangrijke artikelen
Art 1.10B AW 2012; belangenconflicten, fraude, corruptie en bevoordeling
Dit artikel gaat erover dat een overheid er alles aan moet doen om bovenstaande te voorkomen. Zij
worden ook verplicht gesteld een integriteitsbeleid op te stellen.
3
