Human Resource Management
H3: jobanalyse en rekrutering
3.1 jobanalyse en comptetenties
Functie-analyse (jobanalyse) = Systematisch proces om alle eisen (taken,
verantwoordelijkheden, vereiste vaardigheden, werkomstandigheden,…) die een functie aan
de beoefenaar stelt, te bepalen
Doel: duidelijk begrip krijgen van wat de functie inhoudt
Wanneer: bij oprichting organisatie, afdeling of team, bij creëren nieuwe job, bij
verandering in job regelmatig updaten
3.1.2 belangrijke onderdelen van job-analyse
Functie-analyse bestaat uit verschillende onderdelen
1. Functiebeschrijving: Nauwkeurige vaststelling en systematische, gedetailleerde
beschrijving van de inhoud en omstandigheden van alle activiteiten in een functie
schetst wat de werknemer dagelijks doet
2. Functievereisten: kennis, vaardigheden, opleiding en ervaring die nodig zijn om
functie effectief uit te voeren
3. Werkomstandigheden: fysieke en sociale omstandigheden waarin baan wordt
uitgevoerd
4. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden: mate van autonomie vd functie, welke
beslissingen onafhankelijk kunnen genomen worden, hvl toezicht is er nodig
5. Interne en externe relaties: relaties die de werknemer moet onderhouden, zowel
binnen de org (bv collega’s) als extern (bv klanten)
Gaat over de job, niet over de persoon(-> prestatiebeoordeling)
Functiebeschrijving obv functieanalyse opgesteld door manager en eventueel werknemer in
samenwerking met de HR-afdeling volgende onderwerpen worden behandeld
- Kenmerken en vereisten van rol, naam rol, doel rol, voltijds/deeltijds, positie in
organigram, werklocatie, bijdrage aan org strategie, belangrijkste taken en
bevoegdheden
3.1.2 job analyse methoden
1. Observatie
- Direct (KT): direct observatie ve werknemer die een rol vervult helpt begrijpen bij
de daadwerkelijke taken en bevoegdheden, maar kan tijdrovend zijn
- Interval (LT): observeren en vastleggen van acties op willekeurige tijdstippen om
inzicht te krijgen in werkprestaties in de loop vd tijd
2. Vragenlijsten: werknemers vullen gedetailleerde lijsten in overen hun taken,
verantwoordelijkheden,… efficiënte methode vr informatie te krijgen over groot
aantal rollen
, 3. Documentatieanalyse: bestaande documenten (zoals functieomschrijvingen) worden
online bestudeerd, bv via digitale databases
4. Interview
- Individueel: één-op-één met werknemer vr gedetailleerde info over hun taken
- Groep: meerde werknemers met vergelijkbare functies samen interviewen om
functies te vergelijken en uitgebreide functieomschrijving op te stellen
5. Kritische incidententechniek: wn en managers identificeren specifieke incidenten die
effectief en ineffectief gedrag op het werk vertegenwoordigen
6. Werkdagboek (logboek): wn houden dagboek bij m hun activiteiten gedurende de
werkdag vast te leggen biedt overzicht van hoe tijd wordt besteed en welke taken
worden gdn
7. Functional job analysis: verdeeld elke taak in 3 hoofdcomponenten
- Data: mate waarin taak informatieverwerking vereist (analyseren, berekenen)
- People: mate en aard vd interactie die met anderen nodig is (helpen, onderhandelen)
- Things: fysieke interactie met gereedschappen, machines, materialen en het niveau
van precisie en fysieke betrokkenheid dat daarvoor nodig is
Elke methode heeft voor en nadelen + mogelijke foutbronnen, dus best
combinatie van meerdere methoden
Onderscheid taakgerichte en resultaatgerichte functieomschrijvingen
- Taakgericht: specificeren wat een wn moet doen en beschrijven de precieze taken en
plichten die bij de functie horen (bv telefoon beantwoorden, vergaderingen plannen)
- Resultaatgericht: benadrukken welke uitkomsten vd wn wordt verwacht, focus ligt op
doelen en de impact van het werk (bv garanderen van klanttevredenheid door
efficiënte service)
3.1.3 voor-en nadelen functieanalyse
Voordelen:
Duidelijkheid duidelijk overzicht van rollen verantwoordelijkheden en
verwachtingen
Consistentie zogt voor uniformiteit in functies binnen org
Verantwoording maken het gemakkelijker voor wn verantwoordelijk te houden vr
bepaalde taken
Nadelen:
Inflexibiliteit traditionele functiebeschrijvingen passen zich mogelijk niet goed aan
aan de snelle veranderingen in de werkomgeving
Beperkte scope (reikwijdte) kunnen werknemers beperken tot gedefinieerde
rollen, waardoor ze andere gebieden niet verkennen
Snel verouderend raken verouderd naarmate rollen evolueren en belemmeren wn
om initiatief te nemen
Houdt weinig rekening met organisatiestrategie en past niet meer bij de huidige
snel evoluerende maatschappij
,3.1.4 overgang naar competenties
Definitie competentie volgens Spencer en Spencer (1993)= een fundamentele eigenschap
van een individu die direct gekoppeld is aan effectieve of superieure werkprestaties
‘fundamentele eigenschap’ blijvende karakteristiek van een persoon (bv
kennis, vaardigheden, attitudes,..)
Focus op gedrag vb klantgerichtheid, analytisch denken en organiseren
Verschillende raamwerken en competentiewoordenboeken die worden gebruikt om
competenties van mensen te categoriseren, meestal onderscheid tussen:
- Taak specifieke vaardigheden (hard skills)
- Sociaal-emotionele vaardigheden (soft skills)
Bepaalde competenties kunnen eigen zijn aan specifieke
functies
Bv: verzekeringsmakelaar moet schade kunnen berekenen
Bv: Verpleegkundige moet infuus kunnen toedienen
Kernvraag: welke eigenschappen zijn cruciaal voor succes in
een bepaalde rol?
Vb raamwerk
Klassieke jobanalyse competentie-analyse
Soms zijn vereiste competenties ook
waardegedreven afgeleid vd waarden die door de organisatie zijn vastgesteld, samen met
haar missie, visie en strategie
Bv. Klantgerichtheid als waarde wordt de referentie voor het gedrag dat van
elke wn wordt verwacht, ongeacht hun specifieke rol
Research highlight:
Onderzoek toon aan dat mensen niet in staat zijn een onderscheid te maken tussen meer
dan 5 tot 7 competenties, wn vaak moeite om er meer te begrijpen. Daarom is het cruciaal
om het aantal competenties dat tijdens he selectieproces wordt geëvalueerd, te beperken.
, belangrijk omdat zowel wn als manager in dialoog moet gaan over prestaties en ze een
gedeeld begrip moeten hebben vd competenties
3.1.5 selecteren en beslissen over competenties
Begin selectieproces met grondige analyse vd functievereisten: wat betekent het om goed te
presteren in deze rol? Welk gedrag wilt u zien vd kandidaat ? bij bestaande functie is het
belangrijk om wn te betrekken die momenteel de rol vervult en er goed verstand van heeft
Gedragsindicatoren helpen bij het evalueren hoe goed een individu de gewenste
competentie demonstreert tijdens zijn/haar selectieproces
Bv interpersoonlijke sensitiviteit
Definitie = mate waarin men tactvol rekening houdt en omgaat met anderen en de verbale
en non-verbale gedragingen die hiermee verband houden
Gedragsindicatoren:
- Eerder begrijpend (niet bot) zijn
- Bewust zijn van gevoelens, oppikken signalen
- Oogcontact, houding naar ander toe, actief luisteren
- Ander betrekken (open vragen stellen, checken, reflecteren,herformuleren, niet
onderbreken, voortbouwen op, ...)
=>vaak ook nog opsplitsing in basic, intermediate & advanced level
Vb: probleemoplossend vermogen
- Basic: identificeert eenvoudige problemen en vindt passende opl binnen vastgestelde
richtlijnen, herkent veel voorkomende problemen, vraagt om begleiding bij
onbekende kwesties
- Intermediate: analyseert matig complexe problemen, stelt praktische opl voor,
verdeelt complexere problemen in kleinere delen voor eenvoudigere analyse
- Advanced level: pakt complexe problemen aan waarvoor vaak creatieve en innovatie
ideeën nodig zijn, neemt beslissingen vanuit langetermijnperspectief
Dus selecteer in het selectieproces 5-7 competenties die cruciaal zijn voor de specifieke rol
die u wilt beoordelen tijdens het proces
na ontwikkelen vh competentieprofiel worden de competenties in de
wervingscommunicatie uiteen gezet vervolgens worden competenties beoordeelt tijdens
selectieproces drm best selectiematrix ontwikkelen
Zie oef p65
3.1.6 een selectiematrix ontwikkelen
Werkprestatie (= criterium domein) wat je wilt voorspellen met je
selectietechnieken wordt voorspeld obv selectieconstructies (intelligentie,
persoonlijkheid en competenties)
H3: jobanalyse en rekrutering
3.1 jobanalyse en comptetenties
Functie-analyse (jobanalyse) = Systematisch proces om alle eisen (taken,
verantwoordelijkheden, vereiste vaardigheden, werkomstandigheden,…) die een functie aan
de beoefenaar stelt, te bepalen
Doel: duidelijk begrip krijgen van wat de functie inhoudt
Wanneer: bij oprichting organisatie, afdeling of team, bij creëren nieuwe job, bij
verandering in job regelmatig updaten
3.1.2 belangrijke onderdelen van job-analyse
Functie-analyse bestaat uit verschillende onderdelen
1. Functiebeschrijving: Nauwkeurige vaststelling en systematische, gedetailleerde
beschrijving van de inhoud en omstandigheden van alle activiteiten in een functie
schetst wat de werknemer dagelijks doet
2. Functievereisten: kennis, vaardigheden, opleiding en ervaring die nodig zijn om
functie effectief uit te voeren
3. Werkomstandigheden: fysieke en sociale omstandigheden waarin baan wordt
uitgevoerd
4. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden: mate van autonomie vd functie, welke
beslissingen onafhankelijk kunnen genomen worden, hvl toezicht is er nodig
5. Interne en externe relaties: relaties die de werknemer moet onderhouden, zowel
binnen de org (bv collega’s) als extern (bv klanten)
Gaat over de job, niet over de persoon(-> prestatiebeoordeling)
Functiebeschrijving obv functieanalyse opgesteld door manager en eventueel werknemer in
samenwerking met de HR-afdeling volgende onderwerpen worden behandeld
- Kenmerken en vereisten van rol, naam rol, doel rol, voltijds/deeltijds, positie in
organigram, werklocatie, bijdrage aan org strategie, belangrijkste taken en
bevoegdheden
3.1.2 job analyse methoden
1. Observatie
- Direct (KT): direct observatie ve werknemer die een rol vervult helpt begrijpen bij
de daadwerkelijke taken en bevoegdheden, maar kan tijdrovend zijn
- Interval (LT): observeren en vastleggen van acties op willekeurige tijdstippen om
inzicht te krijgen in werkprestaties in de loop vd tijd
2. Vragenlijsten: werknemers vullen gedetailleerde lijsten in overen hun taken,
verantwoordelijkheden,… efficiënte methode vr informatie te krijgen over groot
aantal rollen
, 3. Documentatieanalyse: bestaande documenten (zoals functieomschrijvingen) worden
online bestudeerd, bv via digitale databases
4. Interview
- Individueel: één-op-één met werknemer vr gedetailleerde info over hun taken
- Groep: meerde werknemers met vergelijkbare functies samen interviewen om
functies te vergelijken en uitgebreide functieomschrijving op te stellen
5. Kritische incidententechniek: wn en managers identificeren specifieke incidenten die
effectief en ineffectief gedrag op het werk vertegenwoordigen
6. Werkdagboek (logboek): wn houden dagboek bij m hun activiteiten gedurende de
werkdag vast te leggen biedt overzicht van hoe tijd wordt besteed en welke taken
worden gdn
7. Functional job analysis: verdeeld elke taak in 3 hoofdcomponenten
- Data: mate waarin taak informatieverwerking vereist (analyseren, berekenen)
- People: mate en aard vd interactie die met anderen nodig is (helpen, onderhandelen)
- Things: fysieke interactie met gereedschappen, machines, materialen en het niveau
van precisie en fysieke betrokkenheid dat daarvoor nodig is
Elke methode heeft voor en nadelen + mogelijke foutbronnen, dus best
combinatie van meerdere methoden
Onderscheid taakgerichte en resultaatgerichte functieomschrijvingen
- Taakgericht: specificeren wat een wn moet doen en beschrijven de precieze taken en
plichten die bij de functie horen (bv telefoon beantwoorden, vergaderingen plannen)
- Resultaatgericht: benadrukken welke uitkomsten vd wn wordt verwacht, focus ligt op
doelen en de impact van het werk (bv garanderen van klanttevredenheid door
efficiënte service)
3.1.3 voor-en nadelen functieanalyse
Voordelen:
Duidelijkheid duidelijk overzicht van rollen verantwoordelijkheden en
verwachtingen
Consistentie zogt voor uniformiteit in functies binnen org
Verantwoording maken het gemakkelijker voor wn verantwoordelijk te houden vr
bepaalde taken
Nadelen:
Inflexibiliteit traditionele functiebeschrijvingen passen zich mogelijk niet goed aan
aan de snelle veranderingen in de werkomgeving
Beperkte scope (reikwijdte) kunnen werknemers beperken tot gedefinieerde
rollen, waardoor ze andere gebieden niet verkennen
Snel verouderend raken verouderd naarmate rollen evolueren en belemmeren wn
om initiatief te nemen
Houdt weinig rekening met organisatiestrategie en past niet meer bij de huidige
snel evoluerende maatschappij
,3.1.4 overgang naar competenties
Definitie competentie volgens Spencer en Spencer (1993)= een fundamentele eigenschap
van een individu die direct gekoppeld is aan effectieve of superieure werkprestaties
‘fundamentele eigenschap’ blijvende karakteristiek van een persoon (bv
kennis, vaardigheden, attitudes,..)
Focus op gedrag vb klantgerichtheid, analytisch denken en organiseren
Verschillende raamwerken en competentiewoordenboeken die worden gebruikt om
competenties van mensen te categoriseren, meestal onderscheid tussen:
- Taak specifieke vaardigheden (hard skills)
- Sociaal-emotionele vaardigheden (soft skills)
Bepaalde competenties kunnen eigen zijn aan specifieke
functies
Bv: verzekeringsmakelaar moet schade kunnen berekenen
Bv: Verpleegkundige moet infuus kunnen toedienen
Kernvraag: welke eigenschappen zijn cruciaal voor succes in
een bepaalde rol?
Vb raamwerk
Klassieke jobanalyse competentie-analyse
Soms zijn vereiste competenties ook
waardegedreven afgeleid vd waarden die door de organisatie zijn vastgesteld, samen met
haar missie, visie en strategie
Bv. Klantgerichtheid als waarde wordt de referentie voor het gedrag dat van
elke wn wordt verwacht, ongeacht hun specifieke rol
Research highlight:
Onderzoek toon aan dat mensen niet in staat zijn een onderscheid te maken tussen meer
dan 5 tot 7 competenties, wn vaak moeite om er meer te begrijpen. Daarom is het cruciaal
om het aantal competenties dat tijdens he selectieproces wordt geëvalueerd, te beperken.
, belangrijk omdat zowel wn als manager in dialoog moet gaan over prestaties en ze een
gedeeld begrip moeten hebben vd competenties
3.1.5 selecteren en beslissen over competenties
Begin selectieproces met grondige analyse vd functievereisten: wat betekent het om goed te
presteren in deze rol? Welk gedrag wilt u zien vd kandidaat ? bij bestaande functie is het
belangrijk om wn te betrekken die momenteel de rol vervult en er goed verstand van heeft
Gedragsindicatoren helpen bij het evalueren hoe goed een individu de gewenste
competentie demonstreert tijdens zijn/haar selectieproces
Bv interpersoonlijke sensitiviteit
Definitie = mate waarin men tactvol rekening houdt en omgaat met anderen en de verbale
en non-verbale gedragingen die hiermee verband houden
Gedragsindicatoren:
- Eerder begrijpend (niet bot) zijn
- Bewust zijn van gevoelens, oppikken signalen
- Oogcontact, houding naar ander toe, actief luisteren
- Ander betrekken (open vragen stellen, checken, reflecteren,herformuleren, niet
onderbreken, voortbouwen op, ...)
=>vaak ook nog opsplitsing in basic, intermediate & advanced level
Vb: probleemoplossend vermogen
- Basic: identificeert eenvoudige problemen en vindt passende opl binnen vastgestelde
richtlijnen, herkent veel voorkomende problemen, vraagt om begleiding bij
onbekende kwesties
- Intermediate: analyseert matig complexe problemen, stelt praktische opl voor,
verdeelt complexere problemen in kleinere delen voor eenvoudigere analyse
- Advanced level: pakt complexe problemen aan waarvoor vaak creatieve en innovatie
ideeën nodig zijn, neemt beslissingen vanuit langetermijnperspectief
Dus selecteer in het selectieproces 5-7 competenties die cruciaal zijn voor de specifieke rol
die u wilt beoordelen tijdens het proces
na ontwikkelen vh competentieprofiel worden de competenties in de
wervingscommunicatie uiteen gezet vervolgens worden competenties beoordeelt tijdens
selectieproces drm best selectiematrix ontwikkelen
Zie oef p65
3.1.6 een selectiematrix ontwikkelen
Werkprestatie (= criterium domein) wat je wilt voorspellen met je
selectietechnieken wordt voorspeld obv selectieconstructies (intelligentie,
persoonlijkheid en competenties)
