Event samenvatting 1 tot 10

,SAMENVATTING BOEK
EVENTPLANNER


JADE BORREMAN
EVENT & PROJECTMANAGEMENT
2020

,Inhoudsopgave
Waarom?......................................................................................................................... 4

Event als onderdeel van de marketingmix......................................................................4
Wat is een evenement?................................................................................................... 5

Eventdoelstellingen......................................................................................................... 5
Soorten doelen............................................................................................................. 5
Doelstellingen fomuleren.............................................................................................. 6
Return on investment...................................................................................................... 7
ROI-Model..................................................................................................................... 7
Meten........................................................................................................................... 8
Waarde creëren............................................................................................................ 8
Doelgroep........................................................................................................................ 8
Subdoelgroepen........................................................................................................... 9
1 of meerdere doelgroepen?........................................................................................9
Profiel........................................................................................................................... 9
Aantal gasten............................................................................................................... 9

Hoofdstuk 2: Team, draaiboek en projectmangement.....................................10
Organisatieteam............................................................................................................ 10
Zelf organiseren of uitbesteden?................................................................................10
Intern team................................................................................................................. 11
Externe leveranciers................................................................................................... 11
Een mix van intern en extern?....................................................................................12

Draaiboek...................................................................................................................... 12
Hoe omvangrijk moet een draaiboek zijn?..................................................................12

Prokectmanagement voor events..................................................................................13
De ‘klassieke’ projectaanpak......................................................................................13
De ‘agile’ projectaanpak – Scrum...............................................................................13

Hoofdstuk 3: Evenementen logistiek............................................................14

Denken in processen..................................................................................................... 14
Processen in een keten................................................................................................. 14

Capaciteitsberekeningen............................................................................................... 16

Hoofdstuk 4: Budget.....................................................................................16

Budget opstellen........................................................................................................... 16
Functionele kostenindeling......................................................................................... 16
Vaste en variabele kosten.......................................................................................... 17
Doorrekening volgens programmaonderdelen............................................................17
Combinatie van kostenindeling..................................................................................17
Ticketprijs en strategie.................................................................................................. 18

, Businesscase................................................................................................................. 18
Cashflow..................................................................................................................... 18
Creatievebusinessmodellen........................................................................................18

Sponsoring.................................................................................................................... 18
Checklist budget............................................................................................................ 19

Hoofdstuk 5: Datum, duur en tijdstip............................................................20
Datum........................................................................................................................... 20
Doelgroep................................................................................................................... 20
Ongustige periodes..................................................................................................... 21
Welke dagen?............................................................................................................. 21
Concurrentie.............................................................................................................. 21

Duur.............................................................................................................................. 21
Tijdstip........................................................................................................................... 21

Hoofdstuk 6: Eventprogramma en concept....................................................21
Eventprogramma........................................................................................................... 22

Thema........................................................................................................................... 22
Eventconcepten en beleving.........................................................................................22
The hero’s journey...................................................................................................... 23
Gamification............................................................................................................... 24
Concepten bedenken.................................................................................................. 24
Hybride evenementen................................................................................................... 25
Waarom?.................................................................................................................... 25
Format........................................................................................................................ 25
Interactie.................................................................................................................... 25
Businessmodel............................................................................................................ 25

Hoofdstuk 7: Briefing....................................................................................26
Bedrijf............................................................................................................................ 26

Evenement.................................................................................................................... 26
Leverancier................................................................................................................... 26

Budget........................................................................................................................... 26

Hoofdstuk 8: promoot je event......................................................................27

Gastenlijst..................................................................................................................... 27
Uitnodiging.................................................................................................................... 27
Onmisbare informatie................................................................................................. 27
No-show...................................................................................................................... 27
Medium....................................................................................................................... 28
Dresscode................................................................................................................... 28

Checklist uitnodigingstraject.........................................................................................28

, Marketing...................................................................................................................... 28
Marketingplan............................................................................................................. 28
Mediaplan................................................................................................................... 29
Content marketing...................................................................................................... 29
Growth hacking.......................................................................................................... 29
Website...................................................................................................................... 29
E-mailmarketing......................................................................................................... 29
Marketing automation................................................................................................ 29
Google........................................................................................................................ 29
Analytics..................................................................................................................... 30
Social media............................................................................................................... 30
Pers............................................................................................................................ 30

Hoofdstuk 9: Drukwerk en branding..............................................................31

Lay-out en visuele identiteit.......................................................................................... 31
Drukker......................................................................................................................... 32

Papiersoort.................................................................................................................... 32
Formaat......................................................................................................................... 32

Tickets drukken............................................................................................................. 32
Beeldmateriaal.............................................................................................................. 33

Checklist drukwerk........................................................................................................ 33

Hoofdstuk 10: Locatie...................................................................................33

Locatie kiezen............................................................................................................... 33
Checlist locatie.............................................................................................................. 33

Originele locaties........................................................................................................... 34
Capaciteit en zaalopstellingen.......................................................................................34

Event in het buitenland.................................................................................................36
Toegankelijkheid........................................................................................................... 36

Hoofdstuk 11: Catering.................................................................................36

Waarom?
- Wat wil je bereiken?
- Event = middel
- Evenementen die heel duidelijk hun ’waarom’ in het vizier hebben, zijn gewoon
beter & succesvoller
- Een sterk verhaal maakt dat de mensen er deel van willen uitmaken
- Storytelling: taal waarmee je belevingen kunt laten ontstaan en je gasten bij je
evenement kunt betrekken.


Event als onderdeel van de marketingmix

, - Event = communicatietool die je als marketeer inzet om je doelgroep te bereiken
- Eventmarketing  draagt bij tot de ruimere marketingdoelstellingen van je bedrijf
en is een rode draad in de communicatie die je online, offline en live brengt
- Evenementen zijn TOUCHPOINTS (of contactmomenten) in een uitgebreidere
customer journey die emotionele waarde aan een merk toevoegt


Wat is een evenement?
- DEFINITIE-EVENEMENT:
Een evenement is een georganiseerde gebeurtenis of live beleving met een
begin en een einde, dat gericht is op een specifiek doelgroep om een vooraf
bepaald doel te realiseren door de perceptie of het gedrag van de deelnemers
te veranderen.
- Perfect voor een unieke persoonlijke benadering van jouw doelgroep, waarbij de
‘beleving’ van je product of merk centraal staat.
- DEFINITIE-LIVE COMMUNICATIE:
Een vorm van marketing waarbij merken in direct contact staan met hun
doelgroep.
- Soorten
 Public events (doel op zich  Eerst inhoud dan publiek)
 eerst inhoud en dan pas publiek
 veel promo nodig
 van alle tijden
 doel: esthetisch, ideëel (politiek, religieus, maatschappelijk doel),
amusement, economisch, meestal mix van alles
 Bv. sportwedstrijd, boekenbeurs, festivals,…
 Corporate events  Midde  Eerst doelgroep dan inhoud)l
 3 grote categorieën
 Business-to-business (B2B): klanten, leveranciers en zakenrelaties
 Business-to-customer (B2C): consumenten (privépersonen)
 Business-to-personnel (B2P): intern evenement, voor je medewerkers van
je bedrijf organiseert
 Doel: vooraf duidelijk gedefinieerd worden
BV. Openbedrijvendag, VIP event, Horeca Expo,…
 Private events  (Doel op zich en middel)
 DOEL: familie en vrienden deelgenoot maken van een uniek moment
 publiek: gekend en selectief




Eventdoelstellingen

Soorten doelen
- Stimuleren van de verkoop
- Team motiveren/ attitude bijsturen
- Mensen bedanken
- Informatie delen/ kennis overdragen
- Relaties opbouwen of versterken

, - Imago verbeteren
- …

Doelstellingen fomuleren




- SMART
 Specifiek (concreet beschrijven wat er moet gebeuren)
 Meetbaar (achteraf kunnen meten of je de doelstellingen hebt bereikt)
 Acceptabel (nagaan of het binnen de bedrijfsdoelstellingen past)
 Realistisch (niet te ambitieus)
 Tijdsgebonden (deadline of een tijdspanne vermelden)




Strategische doelstelling:
 Een stijging van het aantal medewerkers
 Een grotere tevredenheid van de medewerkers
 Nieuwe markten veroveren
 Het imago van ons bedrijf verbeteren
 …

Operationele doelstelling:
 Tegen 1juli 2020 moet het aantal medewerkers van ons team stijgen van 5
naar 8 door een online aanwervingscampagne op Facebook
 Elke zaterdag vanaf maar 2020 voorzien we een fruitmand in de keuken van
elke afdeling
 …

KSF > Wat is nodig om doelstelling te bereiken
KPI > Hoe ga je het effect meten
Risico’s
 Niet alleen op het event zelf, maar ook als eventteam
 Vaak externe, maar ook interne factoren
 In kaart brengen + preventie en actie

,  Risicoanalysematrix (lijst van alle mogelijke risico’s)




 Synoniem voor preventie acties  Contingency
 Voor rood en geel  zeker Contingency

Return on investment
- Weergeven hoe de investering van je evenement zich verhoudt tot het rendement
( gecreëerde waarde−gemaakte kosten )
ROI=
gemaakte kosten/100
- ROO  return on objective


ROI-Model




- Niveau 4: Heeft de waard creatie aan.
- Niveau 3: het gewenste gedrag dat nodig is om de impact te verkrijgen bv.
informatieaanvraag – meer gerecycleerd
- Niveau 2: leerdoelen: wat moet je je deelnemers meegeven om de
gedragsverandering van de bovenliggende laag te realiseren? Informatie of kennis
of het aanleren van vaardigheden
- Niveau 1: Wat is er nodig om de aanwezigen naar de zin te maken

, - Niveau 0: Doelgroep

Om de ROI van je evenement te vergroten, het uiterst belangrijk is alleen die mensen uit te
nodigen die relevant zijn voor de hogere niveaus van de piramide


Meten
- Om goed te kunnen meten, is het belangrijk de effecten die je wilt bereiken zo
veel mogelijk van de omgevingsinvloeden te isoleren



Waarde creëren
- Waarde wordt gecreëerd als je een gedragswijziging bij je deelnemers kunt
realiseren
- 3 elementen bepalen of je zult slagen in het creëren van de gewenste
gedragswijzigingen:
 Sense of urgency: Je doelgroep moet de urgentie van de veranderingen
erkennen. Anders zal er geen enkele stimulans zijn om na het evenement ook
effectief tot een aankoop of informatieaanvraag over te gaan
 Relevante argumenten: om de kloof tussen ‘nee’ en ‘ja’ te overbruggen
 Activatie: Een manier zoeken om ‘ja, ik wil’ te zeggen. Bestelling te mailen, ter
plekke feedback vragen,…
- Wanneer?
 Tijdens uitnodiging traject
 Tijdens evenement
 Na
- Zet in op de meest kansrijke doelgroep voor de gedragsverandering  De
doelgroep die je met de minste moeite kunt overtuigen en die je zo het meeste
rendement oplevert



Doelgroep
- Voor wie ? Definieer en segmenteer
- 3 grote categorieën
 Business-to-business (B2B): klanten, leveranciers en zakenrelaties
 Business-to-customer (B2C): consumenten (privépersonen)
 Business-to-personnel (B2P): intern evenement, voor je medewerkers van je
bedrijf organiseert
- Vergeet stakeholders niet  oefenen mogelijk invloed op je bedrijf, afhankelijk
van het type evenement dat je organiseert, kan het een mooi gebaar zijn ook hen
erbij te betrekken
- Concurrentie
 Identificatie van de directe en indirecte concurrenten
 Definiëren van criteria voor onderzoek
 Informatie zoeken en vinden
 Benchmarken en analyse (SWOT van de concurrent)
-

, Subdoelgroepen
- Indien je doelgroep te algemeen is, in subdoelgroep onderverdelen.
BV. Personeel  consultants, het schoonmaakpersoneel en het interim personeel,
…


1 of meerdere doelgroepen?
- Een homogene groep vereenvoudigt de organisatie, maar laat dat je er niet van
weerhouden om een evenement te organiseren voor een meer divers
samengestelde doelgroep
- Vaak is je doelgroep samengesteld uit meerdere profielen waarmee je rekening
dient te houden bij de invulling van je evenement
- HANDIG: onderlinge relaties onder de loep te nemen


Profiel
- Duidelijk profiel opstellen (wie zijn ze, wat spreekt hen aan, wat verwachten ze,…)
persona’s  vermijd stereotypes
- De kenmerken kun je opdelen in sociodemografische kenmerken, communicatieve
kenmerken


SOCIODEMOGRAFISCHE KENMERKEN COMMUNICATIEVE KENMERKEN

- Leeftijd - Interesses
- Geslacht - Hobby’s
- Nationaliteit - Mediagebruik
- Cultuur - Taalvaardigheid
- Religie - Gedrag
- Gezinssituatie - …
- Sociale klasse
- Woonplaats
- Beroep
- Functieniveau
- Opleidingsniveau


- Omzeil deze valkuil door meerdere profielen van je doelgroep op te stellen en
naar de gemeenschappelijke noemer te zoeken.
- LET OP de culturele verschillen!

Aantal gasten
- Inschatting is van kapitaal belang voor het opstellen van je budget en keuze van
geschikte locatie
- 3 stappen – zo realistisch mogelijke schatting
1. Bereken de grootte van de totale potentiele doelgroep zoals je die hebt
omschreven
2. Maak een inschatting van het aantal inschrijvingen dat je uit de doelgroep
verwacht