Samenvatting Accounting information Systems 1 H4 t/m H12; De kern van de administratieve organisatie; HBO Accountancy

De kern van de administratieve organisatie
H4 Administratieve organisatie en interne controle
Wat is de administratieve organisatie?
Administratieve organisatie is het systematisch verzamelen, vastleggen en
verwerken van gegevens ten behoeve van het verstrekken van informatie ten
behoeve van het besturen en doen functioneren van een organisatie en ten behoeve
van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
Informatie was bestemd voor verschillende niveaus in de organisatie voor het kunnen
besturen van de organisatie, voor het dagelijks doen functioneren en voor de
verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
Het doel van de AO is het leveren van betrouwbare informatie op basis van een
betrouwbare administratie.
AO is het verwerft processen die ontstaan binnen de organisatie. Deze processen
kunnen als volgt worden onderscheiden:


Primaire Secundaire
processen processen

De kernactiviteiten Ondersteunende
van de organisatie processen




Personeel en
Inkoop-, productie- en organisatieproces,
verkoopproces administratief proces
en facilitair proces

Interne controle
Bij een organisatie waar mensen werken kunnen er fouten worden gemaakt. Deze
fouten kunnen in 2 soorten worden ingedeeld:
 Onbewuste fouten
 Bewuste fouten
Als er sprake is van bewuste fouten dan is er meestal sprake van fraude. Fraude
kan als doel hebben om verkeerde informatie te leveren of diefstal.




1

, De kern van de administratieve organisatie
Een goede AO zal zowel bewuste als onbewuste fouten zo veel mogelijk moeten
voorkomen met maatregelen vooral preventief, tijdens de werkzaamheden detectief
of achteraf repressief.
Voorbeelden van preventieve maatregelen zijn het hanteren van een
functiescheiding, beveiligingscamera’s, bewakers, speciale poortjes etc.
Voorbeelden van detectieve maatregelen zijn het gebruik van application
controles, speciale procedures bij bijv. contracten/offertes etc.
Voorbeelden van repressieve maatregelen zijn cijferbeoordeling, detailcontrole en
verbandscontrole.
De maatregelen binnen de administratieve organisatie moeten ervoor zorgen dat:
 De informatie aan de kwaliteitseisen voldoet en vooral betrouwbaar is.
 De juiste bevoegdheden worden toegepast.
 Er geen waarden (geld of goederen) verdwijnen.
Interne controle en internal control
Bij de interne controle gaat het om het toetsen van de realiteit aan een norm.
 Interne controle is het gevolg van het delegeren van bevoegdheden en dat de
controle zich richt op de manier waarop en de mate waarin van die
gedelegeerde bevoegdheden gebruik wordt gemaakt.

Interne
controle




Vormen
van
controle
Externe Zelf-
controle controle
(Internal) controle en interne controle richten zich op verschillende doelen. Bij
controle gaat het om het beheersen van de processen binnen de organisatie.
 Interne controle is enerzijds gericht op voorkomen of achteraf vaststellen van
fouten en onjuistheden.




Voorbeeldaspecten van internal control
2

, De kern van de administratieve organisatie
Doel Realiteit Conclusie
Voldoen aan wet- en Er wordt/worden geen loonbelasting Wet- en regelgeving wordt
regelgeving (compliance). of sociale lasten betaald. Niet nageleefd.
Processen moeten Monteurs vergeten vaak om Waarden verlaten ten
effectief zijn. onderdelen te factureren. onrechte de organisatie.


Control moet leiden tot het behalen van doelen. Bij een interne controle gaat
het om de vergelijking van een norm met de werkelijkheid.
Voorbeeldaspecten van interne control
Doel Realiteit Conclusie
Feitelijke voorraad moet gelijk Feitelijke voorraad is lager dan de Er is een voorraad-
zijn voorraadadministratie aangeeft. verschil
aan administratieve voorraad. Aan klanten met een maximaal Procedure wordt niet
Boven de kredietlimiet mag niet kredietsaldo wordt toch verkocht. gevolgd.
meer worden verkocht


Bij het inrichten van de interne controle zal de vraag naar de effectiviteit en efficiency
een belangrijke rol spelen. Voorbeelden van niet-effectieve of niet-efficiënte
controlemaatregelen zijn:
 Het natrekken van de referenties van een nieuw personeelslid, nadat hij is
aangenomen, is niet effectief.
 Het controleren van de goederenontvangst nadat een inkoopfactuur is
betaald, is niet effectief.
 Alle in het systeem ingevoerde factuurgegevens laten controleren door een
andere medewerker is wel effectief, maar niet efficiënt.
Bij elke maatregel zal de afweging gemaakt moeten worden wat de financiële
consequenties zijn als het fout gaat en wat de kosten zijn om dat te voorkomen.




3