2e jaar Bedrijfsmanagement
ERP en Business Management
1 Kennismaking met bedrijfsfuncties, bedrijfsprocessen, ERP en Business
Management
1.1 Van bedrijfsfunctie naar bedrijfsproces
1.1.1 Bedrijfsorganisatie
Een bedrijfsfunctie (business function) is een organisatorische eenheid waarbinnen veelal gelijksoortige
activiteiten worden uitgevoerd. Een andere naam voor een bedrijfsfunctie is afdeling (departement).
Zo ontstond bijvoorbeeld de verkoopafdeling (sales department) en de afdeling magazijn (warehouse). Elke
afdeling is een autonome entiteit waarbij de leiding in handen is van de afdelingschef. De verkoopafdeling
zorgt voor het verkrijgen en registreren van de verkooporder.
De afdeling magazijn verpakt en
verzendt de goederen.
De afdeling administratie (accounting department) stuurt de
verkoopfactuur aan de klant en bewaakt het binnengekomen
geld van die klant.
In veel bedrijven wordt gewerkt met een
hiërarchische organisatie. Dat wil zeggen dat er met
uitvoerende en leidinggevenden wordt gewerkt. Vaak
hanteren bedrijven een lijn-staf organisatieschema of -
organigram:
1.1.2 Omslag naar bedrijfsprocessen
De Competitive Advantage: creating and sustaining superior performance de value
chain is geïntroduceerd in 1985, een strategie waarbij de weg die een order of product aflegt door de
onderneming leidend wordt voor de bedrijfsvoering.
Het wordt door sommige auteurs ook aangeduid als waardekringloopmodel.
Bij bedrijfsprocessen gaat het over het omzetten van inputs in outputs. Een ander kenmerk is dat ze starten
met een klantvraag en eindigen met een product voor die klant.
1.1.2.1 De klant
In het dagelijkse spraakgebruik hanteren we de term klant meestal in de betekenis van externe klant, maar
ook binnen de onderneming zijn (interne) klanten aanwezig. Denk aan de afdeling IT, die een nieuw
computersysteem in het bedrijf oplevert. Ook de afdeling inkoop, die een bureaustoel bestelt en laat afleveren
bij een medewerker van het bedrijf.
1.1.2.2 Het bedrijfsproces
We geven de volgende definitie van een bedrijfsproces en verduidelijken daarmee de term
procesoriëntatie:
‘Een bedrijfsproces is een verzameling van samenhangende activiteiten die start met een ‘trigger’ en
eindigt bij het opleveren van 1 of enkele producten. De producten hebben waarde voor de afnemer
van die producten.
De afnemer kan zowel een externe klant zijn, als een interne
klant (van bijvoorbeeld een andere afdeling). Diensten worden
hierbij ook als producten aangemerkt.’
Trigger is te vergelijken met de trekker van een pistool. Wanneer gedreigd wordt de trekker over te halen,
gebeurt er aantal zak al gevolg van deze actie
1
,2e jaar Bedrijfsmanagement
Het afstemmen van de activiteiten op de wensen van de klant is een essentieel verschil tussen de
procesoriëntatie en de bedrijfsfunctiebenadering.
Bedrijven hebben massaal ingespeeld op de steeds mondiger wordende klant. Daarbij is ook duidelijk dat de
roep om duurzaamheid steeds meer aandacht vraagt en ook telkens zal leiden tot wijzigingen in de manier
waarop bedrijven werken.
In het figuur 1.2 is het gedachtegoed van Porter samengevat. De primaire processen staan in de 5 kolommen.
1.2 ERP en procesmodelleren
Het omvormen van een afdelingsgewijze oriëntatie naar een bedrijfsprocesgeoriënteerde benadering staat
bekend onder de afkorting BPR, business process redesign, of wanneer nog ingrijpender veranderingen
noodzakelijk zijn: business process reengineering.
1.2.1 In kaart brengen van bedrijfsprocessen
Bedrijfsprocessen worden ook wel omschreven als ‘event-driven process chains’: gebeurtenissen sturen het
bedrijfsproces.
Van een groot aantal processen is vooraf duidelijk welke gebeurtenissen zullen optreden.
Ook kan worden geïnventariseerd wat de gevolgen zijn van het optreden van deze gebeurtenissen.
Zo is de gebeurtenis ‘in het magazijn ontvangen van een goederenzending van een leverancier’ duidelijk dat
de waarde van de voorraad in de financiële administratie moet worden verhoogd, maar ook dat moet worden
vastgelegd op welke opslaglocatie in het magazijn de goederen zijn neergezet.
Figuur 1.3 geeft een voorbeeld van een traditioneel bedrijfsprocesschema. In een deel van de literatuur zien
we het begrip ‘cycle’ (=moderne naam voor bedrijfsproces) opkomen in combinatie met bedrijfsprocessen.
Bedrijfsprocessen worden door die auteurs gezien als afgebakende onderdelen van een groter geheel, de
cycle.
Voorbeelden zijn:
Verkoopproces: order-to-cash (O2C)
Inkoopproces: purchase-to-cash (P2P)
Personeelsproces: hire-to-retire (H2R)
2
, 2e jaar Bedrijfsmanagement
1.2.2 Vastleggen van bedrijfsprocessen
Om helder te krijgen welke processen er binnen een onderneming aanwezig zijn, is het nodig dat deze
processen worden geïnventariseerd en vastgelegd.
Vaak gebeurt dat door het modelleren van de huidige processen in een procesmodelleertool, software die
specifiek gebruikt wordt om processen vast te leggen, te analyseren en te verbeteren.
De meest uitgebreide ondersteuning voor procesmodelleren vind je in die speciale processmodelleertools,
zoals het in Nederland veelgebruikte Mavim Rules.
De in dergelijke software gebruikte kernregels hebben als basis dat ze duidelijk en gemakkelijk te begrijpen
moeten zijn en het gebruik van de software een bepaald gemak met zich meebrengt.
Hierbij horen de volgende 7 stappen om processen en specifieke kenmerken vast te leggen en overzichten te
creëren:
1) Structureren
Alle informatie die al beschikbaar is over de bedrijfsprocessen, procedures en werkinstructies moet
allereerst worden gestructureerd. Op die manier ontstaat er samenhang en worden processen
inzichtelijk. Het zoeken van de juiste structuur is vaak een iteratief proces, waarmee bedoeld wordt
dat er verschillende pogingen gedaan worden om een juiste en bruikbare structuur te laten ontstaan.
2) Beschrijven
Er moet bekend zijn wat de essentie en de doelstelling van de organisatie zijn en welke procedures en
regels gevolgd moeten worden. Het beschrijven van processen zorgt niet alleen dat er duidelijkheid
ontstaat over het verloop ervan, het brengt ook onvolkomenheden en eventuele doublures in het proces in
het licht. Het proces kan hier vervolgens op worden aangepast, wat de efficiëntie verbetert en de
effectiviteit verhoogt.
3) Relateren
Uiteraard is het van belang te weten wie er betrokken zijn bij het proces, welke hulpmiddelen er
gebruikt worden bij de uitvoering ervan, waar het proces plaatsvindt of delen ervan plaatsvonden,
wanneer het proces plaatsvindt en wat het doel is van het proces.
4) Analyseren
Door het uitvoeren van analyse ontstaat inzicht in de prestaties van de organisatie a.d.h.v. een aantal
parameters. Deze parameters of prestatie-indicatoren, verschaffen relevante informatie over de
conditie van de organisatie.
5) Overzichten (creëren)
Aan de hand van een overzicht of schema wordt op visuele wijze duidelijk gemaakt hoe de procesgang
verloopt.
6) Publiceren
Het is van belang om alle informatie rond de processen en regels beschreven te hebben, maar nog
belangrijker is het om alle informatie goed te communiceren met alle betrokkenen.
7) Verbeteren
Dit is als gevolg van veranderde wet- en regelgeving en het voortdurend verbeteren van
procesonderdelen. Deze verbetering is essentieel voor het handhaven van een bepaalde
kwaliteitsniveau en helpt processen steeds doelmatiger en vooral ook doeltreffender te maken.
1.2.3 Vastgelegde bedrijfsprocessen zijn uitgangspunt voor ERP-implementatie
Wanneer bedrijfsprocessen op een juiste en volledige manier zijn vastgelegd, geanalyseerd en verbeterd, is
een goede uitgangspositie ontstaan voor een ERP-implementatie.
In sommige bedrijven zien we ook de term USa in gebruik: Understand – Simplify – act/automate.
De hoofdletters geven de belangrijkste stappen weer, je kunt pas een ERP-systeem invoeren nadat je de
bedrijfsprocessen begrijpt en daarna zo mogelijk probeert te vereenvoudigen.
3
ERP en Business Management
1 Kennismaking met bedrijfsfuncties, bedrijfsprocessen, ERP en Business
Management
1.1 Van bedrijfsfunctie naar bedrijfsproces
1.1.1 Bedrijfsorganisatie
Een bedrijfsfunctie (business function) is een organisatorische eenheid waarbinnen veelal gelijksoortige
activiteiten worden uitgevoerd. Een andere naam voor een bedrijfsfunctie is afdeling (departement).
Zo ontstond bijvoorbeeld de verkoopafdeling (sales department) en de afdeling magazijn (warehouse). Elke
afdeling is een autonome entiteit waarbij de leiding in handen is van de afdelingschef. De verkoopafdeling
zorgt voor het verkrijgen en registreren van de verkooporder.
De afdeling magazijn verpakt en
verzendt de goederen.
De afdeling administratie (accounting department) stuurt de
verkoopfactuur aan de klant en bewaakt het binnengekomen
geld van die klant.
In veel bedrijven wordt gewerkt met een
hiërarchische organisatie. Dat wil zeggen dat er met
uitvoerende en leidinggevenden wordt gewerkt. Vaak
hanteren bedrijven een lijn-staf organisatieschema of -
organigram:
1.1.2 Omslag naar bedrijfsprocessen
De Competitive Advantage: creating and sustaining superior performance de value
chain is geïntroduceerd in 1985, een strategie waarbij de weg die een order of product aflegt door de
onderneming leidend wordt voor de bedrijfsvoering.
Het wordt door sommige auteurs ook aangeduid als waardekringloopmodel.
Bij bedrijfsprocessen gaat het over het omzetten van inputs in outputs. Een ander kenmerk is dat ze starten
met een klantvraag en eindigen met een product voor die klant.
1.1.2.1 De klant
In het dagelijkse spraakgebruik hanteren we de term klant meestal in de betekenis van externe klant, maar
ook binnen de onderneming zijn (interne) klanten aanwezig. Denk aan de afdeling IT, die een nieuw
computersysteem in het bedrijf oplevert. Ook de afdeling inkoop, die een bureaustoel bestelt en laat afleveren
bij een medewerker van het bedrijf.
1.1.2.2 Het bedrijfsproces
We geven de volgende definitie van een bedrijfsproces en verduidelijken daarmee de term
procesoriëntatie:
‘Een bedrijfsproces is een verzameling van samenhangende activiteiten die start met een ‘trigger’ en
eindigt bij het opleveren van 1 of enkele producten. De producten hebben waarde voor de afnemer
van die producten.
De afnemer kan zowel een externe klant zijn, als een interne
klant (van bijvoorbeeld een andere afdeling). Diensten worden
hierbij ook als producten aangemerkt.’
Trigger is te vergelijken met de trekker van een pistool. Wanneer gedreigd wordt de trekker over te halen,
gebeurt er aantal zak al gevolg van deze actie
1
,2e jaar Bedrijfsmanagement
Het afstemmen van de activiteiten op de wensen van de klant is een essentieel verschil tussen de
procesoriëntatie en de bedrijfsfunctiebenadering.
Bedrijven hebben massaal ingespeeld op de steeds mondiger wordende klant. Daarbij is ook duidelijk dat de
roep om duurzaamheid steeds meer aandacht vraagt en ook telkens zal leiden tot wijzigingen in de manier
waarop bedrijven werken.
In het figuur 1.2 is het gedachtegoed van Porter samengevat. De primaire processen staan in de 5 kolommen.
1.2 ERP en procesmodelleren
Het omvormen van een afdelingsgewijze oriëntatie naar een bedrijfsprocesgeoriënteerde benadering staat
bekend onder de afkorting BPR, business process redesign, of wanneer nog ingrijpender veranderingen
noodzakelijk zijn: business process reengineering.
1.2.1 In kaart brengen van bedrijfsprocessen
Bedrijfsprocessen worden ook wel omschreven als ‘event-driven process chains’: gebeurtenissen sturen het
bedrijfsproces.
Van een groot aantal processen is vooraf duidelijk welke gebeurtenissen zullen optreden.
Ook kan worden geïnventariseerd wat de gevolgen zijn van het optreden van deze gebeurtenissen.
Zo is de gebeurtenis ‘in het magazijn ontvangen van een goederenzending van een leverancier’ duidelijk dat
de waarde van de voorraad in de financiële administratie moet worden verhoogd, maar ook dat moet worden
vastgelegd op welke opslaglocatie in het magazijn de goederen zijn neergezet.
Figuur 1.3 geeft een voorbeeld van een traditioneel bedrijfsprocesschema. In een deel van de literatuur zien
we het begrip ‘cycle’ (=moderne naam voor bedrijfsproces) opkomen in combinatie met bedrijfsprocessen.
Bedrijfsprocessen worden door die auteurs gezien als afgebakende onderdelen van een groter geheel, de
cycle.
Voorbeelden zijn:
Verkoopproces: order-to-cash (O2C)
Inkoopproces: purchase-to-cash (P2P)
Personeelsproces: hire-to-retire (H2R)
2
, 2e jaar Bedrijfsmanagement
1.2.2 Vastleggen van bedrijfsprocessen
Om helder te krijgen welke processen er binnen een onderneming aanwezig zijn, is het nodig dat deze
processen worden geïnventariseerd en vastgelegd.
Vaak gebeurt dat door het modelleren van de huidige processen in een procesmodelleertool, software die
specifiek gebruikt wordt om processen vast te leggen, te analyseren en te verbeteren.
De meest uitgebreide ondersteuning voor procesmodelleren vind je in die speciale processmodelleertools,
zoals het in Nederland veelgebruikte Mavim Rules.
De in dergelijke software gebruikte kernregels hebben als basis dat ze duidelijk en gemakkelijk te begrijpen
moeten zijn en het gebruik van de software een bepaald gemak met zich meebrengt.
Hierbij horen de volgende 7 stappen om processen en specifieke kenmerken vast te leggen en overzichten te
creëren:
1) Structureren
Alle informatie die al beschikbaar is over de bedrijfsprocessen, procedures en werkinstructies moet
allereerst worden gestructureerd. Op die manier ontstaat er samenhang en worden processen
inzichtelijk. Het zoeken van de juiste structuur is vaak een iteratief proces, waarmee bedoeld wordt
dat er verschillende pogingen gedaan worden om een juiste en bruikbare structuur te laten ontstaan.
2) Beschrijven
Er moet bekend zijn wat de essentie en de doelstelling van de organisatie zijn en welke procedures en
regels gevolgd moeten worden. Het beschrijven van processen zorgt niet alleen dat er duidelijkheid
ontstaat over het verloop ervan, het brengt ook onvolkomenheden en eventuele doublures in het proces in
het licht. Het proces kan hier vervolgens op worden aangepast, wat de efficiëntie verbetert en de
effectiviteit verhoogt.
3) Relateren
Uiteraard is het van belang te weten wie er betrokken zijn bij het proces, welke hulpmiddelen er
gebruikt worden bij de uitvoering ervan, waar het proces plaatsvindt of delen ervan plaatsvonden,
wanneer het proces plaatsvindt en wat het doel is van het proces.
4) Analyseren
Door het uitvoeren van analyse ontstaat inzicht in de prestaties van de organisatie a.d.h.v. een aantal
parameters. Deze parameters of prestatie-indicatoren, verschaffen relevante informatie over de
conditie van de organisatie.
5) Overzichten (creëren)
Aan de hand van een overzicht of schema wordt op visuele wijze duidelijk gemaakt hoe de procesgang
verloopt.
6) Publiceren
Het is van belang om alle informatie rond de processen en regels beschreven te hebben, maar nog
belangrijker is het om alle informatie goed te communiceren met alle betrokkenen.
7) Verbeteren
Dit is als gevolg van veranderde wet- en regelgeving en het voortdurend verbeteren van
procesonderdelen. Deze verbetering is essentieel voor het handhaven van een bepaalde
kwaliteitsniveau en helpt processen steeds doelmatiger en vooral ook doeltreffender te maken.
1.2.3 Vastgelegde bedrijfsprocessen zijn uitgangspunt voor ERP-implementatie
Wanneer bedrijfsprocessen op een juiste en volledige manier zijn vastgelegd, geanalyseerd en verbeterd, is
een goede uitgangspositie ontstaan voor een ERP-implementatie.
In sommige bedrijven zien we ook de term USa in gebruik: Understand – Simplify – act/automate.
De hoofdletters geven de belangrijkste stappen weer, je kunt pas een ERP-systeem invoeren nadat je de
bedrijfsprocessen begrijpt en daarna zo mogelijk probeert te vereenvoudigen.
3
