Onderdeel 4
Advies
Analyse Facilitaire
Organisatie Deventer, april 2020
, 4.1 Advies optimalisatie vergaderproces
In dit onderdeel wordt op basis van de reeds uitgevoerde analyse een advies gegeven aan de AAB
waarop het vergaderproces geoptimaliseerd kan worden. Er wordt advies gegeven over de
standaardisatie, centralisatie en uitbesteding.
A: Standaardisatie
In de huidige situatie is er sprake van een beperkte mate van standaardisatie en hier worden door
zowel de facilitaire organisatie als de interne medewerkers een aantal knelpunten ervaren. Door te
standaardiseren kan het facilitaire beleid beheerst en gecoördineerd worden. De vormen van
standaardisatie zijn: werkprocessen, resultaten, normen en kennis en vaardigheden (Maas & Pleunis,
2013).
In de huidige werkprocessen van het vergaderproces, met name in het reserveringssysteem ontbreekt
standaardisatie. De verschillende vergaderruimtes worden via verschillende kanalen gereserveerd: zo
verlopen reserveringen voor Specialties en Circl via de evenementendesk, worden de decentrale
ruimtes beheerd via systemen van de eigen afdelingen en zijn centrale ruimtes te reserveren via
MyFacilities, de evenementendesk en de servicedesk. De verschillende systemen en werkwijze zorgen
voor veel onduidelijkheden onder de medewerkers. In de gewenste situatie wordt dit
reserveringsysteem gestandaardiseerd door 1 systeem te hanteren voor centrale, decentrale en externe
reserveringen. Deze reserveringen kunnen via het systeem van MyFacilities worden geboekt, wat zowel
mogelijk is via het intranet als in een app. In dit systeem kan een uitnodiging verstuurd worden en kan
een vergadering geannuleerd of verzet worden. Drie dagen voor aanvang van de vergadering ontvangt
een medewerker vanuit dit systeem een melding ter bevestiging. Daarnaast wordt er 1 uur voor
aanvang een herinnering verstuurd. In het kader van hostmanship blijft het mogelijk om bij de
servicedesk een reservering te maken, maar medewerkers worden gestimuleerd en getraind om zoveel
mogelijk reserveringen via MyFacilities te maken. De boekingen voor Specialties en Circl worden via de
evenementendesk ingeboekt, omdat het hier over meer gecompliceerde boekingen gaat en hier de
kennis van de evenementendesk nodig is. Voor medewerkers van de AAB leidt de standaardisatie van
het reserveringssysteem tot een hogere tevredenheid, omdat onduidelijkheden weg worden genomen
rondom het reserveren en annuleren van een ruimte. Deze maatregel betekent niet dat decentrale
ruimtes voor iedereen toegankelijk worden, maar hiermee wordt het reserveringsproces vereenvoudigd
en geeft het inzicht in het boekingsgedrag op alle fronten. Omdat het systeem beter te begrijpen valt,
nemen no shows af en zal de interne bezettingsgraad verhoogd worden. Door het reserveringssysteem
te standaardiseren kan de facilitaire organisatie het vergaderproces efficiënter inrichten. Deze
standaardisatie draagt bij aan een verbeterde medewerkerstevredenheid en draagt indirect bij aan het
imago en de identiteit van de AAB, wat belangrijke doelstellingen zijn voor de organisatie.
In de huidige situatie zijn er een aantal normen gehanteerd met betrekking tot de no shows. Echter
hebben deze normen niet het gewenste effect, waardoor de normen verder gestandaardiseerd zullen
worden. Wanneer er een no show plaatsvindt ontvangt de medewerker een mail van Spirit. Bij een
tweede keer ontvangt een medewerker een ‘gele kaart’ die als waarschuwing geldt en bij een derde
keer volgt een ‘rode kaart’ waarbij de medewerker voor een bepaalde tijd wordt uitgesloten van het
reserveren. Aangezien het reserveringssysteem voor medewerkers erg gemakkelijk is gemaakt met
betrekking tot het annuleren en het krijgen van bevestigingen en herinneringen, zijn deze sancties op
zijn plaats. Door dit systeem te hanteren weten medewerkers welk gedrag als standaard wordt gezien.
In de huidige situatie wordt er voor elke ruimte een half uur voor en na elke vergadering gehanteerd
om de ruimte schoon te maken en voor te bereiden op een volgende vergadering. Er wordt geadviseerd
om deze ombouwtijden af te schaffen, zodat er meer vergaderingen per dag kunnen plaatsvinden, wat
2
Advies
Analyse Facilitaire
Organisatie Deventer, april 2020
, 4.1 Advies optimalisatie vergaderproces
In dit onderdeel wordt op basis van de reeds uitgevoerde analyse een advies gegeven aan de AAB
waarop het vergaderproces geoptimaliseerd kan worden. Er wordt advies gegeven over de
standaardisatie, centralisatie en uitbesteding.
A: Standaardisatie
In de huidige situatie is er sprake van een beperkte mate van standaardisatie en hier worden door
zowel de facilitaire organisatie als de interne medewerkers een aantal knelpunten ervaren. Door te
standaardiseren kan het facilitaire beleid beheerst en gecoördineerd worden. De vormen van
standaardisatie zijn: werkprocessen, resultaten, normen en kennis en vaardigheden (Maas & Pleunis,
2013).
In de huidige werkprocessen van het vergaderproces, met name in het reserveringssysteem ontbreekt
standaardisatie. De verschillende vergaderruimtes worden via verschillende kanalen gereserveerd: zo
verlopen reserveringen voor Specialties en Circl via de evenementendesk, worden de decentrale
ruimtes beheerd via systemen van de eigen afdelingen en zijn centrale ruimtes te reserveren via
MyFacilities, de evenementendesk en de servicedesk. De verschillende systemen en werkwijze zorgen
voor veel onduidelijkheden onder de medewerkers. In de gewenste situatie wordt dit
reserveringsysteem gestandaardiseerd door 1 systeem te hanteren voor centrale, decentrale en externe
reserveringen. Deze reserveringen kunnen via het systeem van MyFacilities worden geboekt, wat zowel
mogelijk is via het intranet als in een app. In dit systeem kan een uitnodiging verstuurd worden en kan
een vergadering geannuleerd of verzet worden. Drie dagen voor aanvang van de vergadering ontvangt
een medewerker vanuit dit systeem een melding ter bevestiging. Daarnaast wordt er 1 uur voor
aanvang een herinnering verstuurd. In het kader van hostmanship blijft het mogelijk om bij de
servicedesk een reservering te maken, maar medewerkers worden gestimuleerd en getraind om zoveel
mogelijk reserveringen via MyFacilities te maken. De boekingen voor Specialties en Circl worden via de
evenementendesk ingeboekt, omdat het hier over meer gecompliceerde boekingen gaat en hier de
kennis van de evenementendesk nodig is. Voor medewerkers van de AAB leidt de standaardisatie van
het reserveringssysteem tot een hogere tevredenheid, omdat onduidelijkheden weg worden genomen
rondom het reserveren en annuleren van een ruimte. Deze maatregel betekent niet dat decentrale
ruimtes voor iedereen toegankelijk worden, maar hiermee wordt het reserveringsproces vereenvoudigd
en geeft het inzicht in het boekingsgedrag op alle fronten. Omdat het systeem beter te begrijpen valt,
nemen no shows af en zal de interne bezettingsgraad verhoogd worden. Door het reserveringssysteem
te standaardiseren kan de facilitaire organisatie het vergaderproces efficiënter inrichten. Deze
standaardisatie draagt bij aan een verbeterde medewerkerstevredenheid en draagt indirect bij aan het
imago en de identiteit van de AAB, wat belangrijke doelstellingen zijn voor de organisatie.
In de huidige situatie zijn er een aantal normen gehanteerd met betrekking tot de no shows. Echter
hebben deze normen niet het gewenste effect, waardoor de normen verder gestandaardiseerd zullen
worden. Wanneer er een no show plaatsvindt ontvangt de medewerker een mail van Spirit. Bij een
tweede keer ontvangt een medewerker een ‘gele kaart’ die als waarschuwing geldt en bij een derde
keer volgt een ‘rode kaart’ waarbij de medewerker voor een bepaalde tijd wordt uitgesloten van het
reserveren. Aangezien het reserveringssysteem voor medewerkers erg gemakkelijk is gemaakt met
betrekking tot het annuleren en het krijgen van bevestigingen en herinneringen, zijn deze sancties op
zijn plaats. Door dit systeem te hanteren weten medewerkers welk gedrag als standaard wordt gezien.
In de huidige situatie wordt er voor elke ruimte een half uur voor en na elke vergadering gehanteerd
om de ruimte schoon te maken en voor te bereiden op een volgende vergadering. Er wordt geadviseerd
om deze ombouwtijden af te schaffen, zodat er meer vergaderingen per dag kunnen plaatsvinden, wat
2
