Procesverslag
MIC- melding systeem
Naam : Pleun Zweegers
Studentnummer : 220079
Opleiding : Social Work
Leergroepbegeleider : Martijn Lagerdijk
Trajectbegeleider : Anita Dekker
Praktijkbegeleider : Sanae Mouhousaid
1
,Inhoudsopgave
Hoofdstuk 1............................................................................................................................................3
Inleiding.................................................................................................................................................3
Organisatiecontext........................................................................................................................3
Hoofdstuk 2 Verantwoordingsproces......................................................................................................4
Werven en oriënteren............................................................................................................................4
Stap 1: Werven van een Project.....................................................................................................5
Stap 2: Intakegesprek....................................................................................................................5
Stap 3: Interne Oriëntatie..............................................................................................................5
Stap 4: Analyse..............................................................................................................................6
Stap 5: Terugkoppeling en Contractering.......................................................................................7
Stap 6: Plan van Aanpak................................................................................................................7
Totstandkoming van de Veranderstrategie.............................................................................................7
Stap 7: Diepteonderzoek................................................................................................................7
Invoeren en afronden.............................................................................................................................7
Stap 8: Oplossingsplan...................................................................................................................8
Hoofdstuk 3: Critical Incidents................................................................................................................9
Critical Incident 1: Onvoldoende Bewustzijn bij Medewerkers over MIC-Meldingen.............................9
Situatie..........................................................................................................................................9
Taak...............................................................................................................................................9
Actie..............................................................................................................................................9
Resultaat......................................................................................................................................10
Reflectie & De Caluwé Kleurentest..............................................................................................10
Theorie........................................................................................................................................10
Transfer........................................................................................................................................10
Critical Incident 2: Gebrek aan Consistente Evaluatie van Meldingen..................................................10
Situatie........................................................................................................................................10
Taak.............................................................................................................................................11
Actie............................................................................................................................................11
Resultaat......................................................................................................................................11
Reflectie & De Caluwé Kleurentest..............................................................................................11
Theorie........................................................................................................................................11
Transfer........................................................................................................................................11
Hoofdstuk 4: Visie en Reflectie.............................................................................................................11
2
,Hoofdstuk 5..........................................................................................................................................13
Indicatorverantwoording bij procesverslag module 7 – versie 2024 - 2025..........................................13
Literatuurlijst........................................................................................................................................16
Bijlage...................................................................................................................................................17
Bijlage A Functie omschrijving.....................................................................................................17
Bijlage B Vissengraatmodel..........................................................................................................18
Bijlage C Protocol MIC melding....................................................................................................19
Bijlage G: Samenvatting Interviews met Medewerkers................................................................29
Bijlage K Relevante uitleg belangrijke wetgeving.........................................................................35
Bijlage P Eindgesprek met opdrachtgever....................................................................................41
Bijlage Q Feedback stakeholders..................................................................................................41
Hoofdstuk 1.
Inleiding
Mijn naam is Pleun Zweegers, en ik volg de studie Bachelor Social Work. Sinds 2019 werk ik bij
zorgorganisatie xx Zorg als trajectbegeleider in opleiding. Momenteel ben ik werkzaam op een
kleinschalige woonvoorziening, waar ik mensen met een psychische beperking begeleid en
ondersteun in hun dagelijkse leven. In Bijlage A is een omschrijving gegeven van mijn functie en
verantwoordelijkheden.
Organisatiecontext
xx Zorg B.V. is een kleinschalige woonvoorziening die zich richt op het ondersteunen van mensen met
een psychische beperking. Onze kernwaarden zijn respect, veiligheid, transparantie en professionele
zorg op maat. We willen ervoor zorgen dat cliënten zich gehoord voelen en dat medewerkers in een
veilige werkomgeving kunnen werken. Om die veiligheid te waarborgen, is het belangrijk dat
incidenten op de werkvloer goed worden vastgelegd en geëvalueerd. Daarom werken we met het
MIC-meldingssysteem (Melding Incidenten Cliënten). Dit systeem helpt medewerkers om op een
duidelijke en gestructureerde manier incidenten te rapporteren, of het nu om kleine verstoringen of
ernstige situaties gaat. Binnen vier weken moeten deze meldingen worden geëvalueerd. Dit is nodig
om inzicht te krijgen in wat er speelt, hoe vaak het voorkomt en wat we eraan kunnen doen. Door
deze werkwijze zorgen we ervoor dat we blijven leren en verbeteren, zodat zowel cliënten als
medewerkers zich veilig voelen en we de zorgkwaliteit hoog kunnen houden. Bij xx Zorg draait alles
3
, om openheid, samenwerking en continue verbetering. We willen niet alleen voldoen aan de regels,
maar écht een veilige en fijne omgeving creëren waarin zowel cliënten als medewerkers goed kunnen
functioneren (xx Zorg – Regio Helmond & Peelgemeenten, z.d.).
Probleemstelling
Bij xx Zorg lopen we ondanks het gebruik van het MIC-systeem tegen een aantal problemen aan als
het gaat om het evalueren van meldingen. Veel incidenten worden niet opgevolgd, wat zorgt voor
een onvolledige afhandeling en een gebrek aan belangrijke informatie. Dit brengt risico’s met zich
mee voor zowel cliënten als medewerkers. Het kan bijvoorbeeld leiden tot terugkerende problemen,
ontevredenheid bij cliënten en zelfs een onveilige werksituatie. Daarnaast is er vaak geen duidelijke
structuur voor het evalueren van meldingen. Het huidige systeem geeft te weinig richtlijnen voor hoe
meldingen beoordeeld en opgevolgd moeten worden. Dit zorgt niet alleen voor onduidelijkheid en
inconsistentie, maar werkt ook demotiverend voor medewerkers. Veel collega’s weten bovendien niet
waarom het zo belangrijk is om meldingen op tijd en grondig te evalueren. Hierdoor komt de
effectiviteit van het hele zorgsysteem onder druk te staan. Om een beter beeld te krijgen van de
oorzaken van deze problemen, heb ik een vissengraatmodel gemaakt (Swaen, 2023) (zie Bijlage B). In
dit model worden de belangrijkste factoren en hun onderlinge verbanden duidelijk weergegeven. Het
helpt om te zien hoe al deze oorzaken samenhangen en bijdragen aan het centrale probleem.
Doel van het Project
Het doel van dit project is om medewerkers bewuster te maken van het belang van MIC-meldingen
en hen te motiveren deze tijdig en volledig te registreren en te evalueren. Binnen xx Zorg worden
meldingen niet altijd consequent opgevolgd, doordat medewerkers het ervaren als extra werk of het
belang ervan onvoldoende inzien. Dit kan leiden tot incomplete dossieropbouw en risico’s voor zowel
cliënten als medewerkers. Door middel van bewustwording en een duidelijke structuur wil dit project
een gedragsverandering realiseren. Medewerkers moeten begrijpen dat MIC-meldingen niet alleen
verplicht zijn vanuit de (Ministerie van Algemene Zaken, 2025)
en de Wkkgz (Ministerie van Algemene Zaken, 2024), maar ook cruciaal zijn voor de veiligheid en
kwaliteit van zorg. De focus ligt op het versterken van de meldcultuur, zodat incidenten consequent
worden vastgelegd en geëvalueerd.
Opzet van het Verslag
In dit procesverslag zullen we de huidige situatie in detail analyseren, de doelstellingen van het
project uiteenzetten en een strategie presenteren voor de implementatie van verbeteringen. Ons
uiteindelijke doel is het creëren van een veilige, transparante en professionele zorgomgeving waarin
medewerkers zich verantwoordelijk voelen voor het tijdig en zorgvuldig behandelen van incidenten
en waarin de kwaliteit van zorg voortdurend wordt verbeterd. Om te onderzoeken of er draagvlak is
voor veranderingen in het gebruik en de evaluatie van MIC-meldingen binnen xx Zorg, is gekozen voor
het Tien Stappen Plan (TSP). Het TSP is een generieke werkmethode voor het herkennen, analyseren
en oplossen van organisatievraagstukken en ondersteunt het implementeren van oplossingen op een
gestructureerde manier. Dit proces, zoals uitgewerkt in Competent afstuderen en stage lopen
(Kempen & Keizer, 2016) , helpt om systematisch en doelgericht te werk te gaan bij verandertrajecten.
Hoofdstuk 2 Verantwoordingsproces
Werven en oriënteren
Het doel van dit project binnen xx Zorg was het verbeteren van de meldings- en evaluatieprocedures
rondom het gebruik van het MIC-systeem (Melding Incidenten Cliënten). Het traject bestond uit het
analyseren van de huidige situatie, het creëren van draagvlak, en het implementeren van een nieuwe
4
MIC- melding systeem
Naam : Pleun Zweegers
Studentnummer : 220079
Opleiding : Social Work
Leergroepbegeleider : Martijn Lagerdijk
Trajectbegeleider : Anita Dekker
Praktijkbegeleider : Sanae Mouhousaid
1
,Inhoudsopgave
Hoofdstuk 1............................................................................................................................................3
Inleiding.................................................................................................................................................3
Organisatiecontext........................................................................................................................3
Hoofdstuk 2 Verantwoordingsproces......................................................................................................4
Werven en oriënteren............................................................................................................................4
Stap 1: Werven van een Project.....................................................................................................5
Stap 2: Intakegesprek....................................................................................................................5
Stap 3: Interne Oriëntatie..............................................................................................................5
Stap 4: Analyse..............................................................................................................................6
Stap 5: Terugkoppeling en Contractering.......................................................................................7
Stap 6: Plan van Aanpak................................................................................................................7
Totstandkoming van de Veranderstrategie.............................................................................................7
Stap 7: Diepteonderzoek................................................................................................................7
Invoeren en afronden.............................................................................................................................7
Stap 8: Oplossingsplan...................................................................................................................8
Hoofdstuk 3: Critical Incidents................................................................................................................9
Critical Incident 1: Onvoldoende Bewustzijn bij Medewerkers over MIC-Meldingen.............................9
Situatie..........................................................................................................................................9
Taak...............................................................................................................................................9
Actie..............................................................................................................................................9
Resultaat......................................................................................................................................10
Reflectie & De Caluwé Kleurentest..............................................................................................10
Theorie........................................................................................................................................10
Transfer........................................................................................................................................10
Critical Incident 2: Gebrek aan Consistente Evaluatie van Meldingen..................................................10
Situatie........................................................................................................................................10
Taak.............................................................................................................................................11
Actie............................................................................................................................................11
Resultaat......................................................................................................................................11
Reflectie & De Caluwé Kleurentest..............................................................................................11
Theorie........................................................................................................................................11
Transfer........................................................................................................................................11
Hoofdstuk 4: Visie en Reflectie.............................................................................................................11
2
,Hoofdstuk 5..........................................................................................................................................13
Indicatorverantwoording bij procesverslag module 7 – versie 2024 - 2025..........................................13
Literatuurlijst........................................................................................................................................16
Bijlage...................................................................................................................................................17
Bijlage A Functie omschrijving.....................................................................................................17
Bijlage B Vissengraatmodel..........................................................................................................18
Bijlage C Protocol MIC melding....................................................................................................19
Bijlage G: Samenvatting Interviews met Medewerkers................................................................29
Bijlage K Relevante uitleg belangrijke wetgeving.........................................................................35
Bijlage P Eindgesprek met opdrachtgever....................................................................................41
Bijlage Q Feedback stakeholders..................................................................................................41
Hoofdstuk 1.
Inleiding
Mijn naam is Pleun Zweegers, en ik volg de studie Bachelor Social Work. Sinds 2019 werk ik bij
zorgorganisatie xx Zorg als trajectbegeleider in opleiding. Momenteel ben ik werkzaam op een
kleinschalige woonvoorziening, waar ik mensen met een psychische beperking begeleid en
ondersteun in hun dagelijkse leven. In Bijlage A is een omschrijving gegeven van mijn functie en
verantwoordelijkheden.
Organisatiecontext
xx Zorg B.V. is een kleinschalige woonvoorziening die zich richt op het ondersteunen van mensen met
een psychische beperking. Onze kernwaarden zijn respect, veiligheid, transparantie en professionele
zorg op maat. We willen ervoor zorgen dat cliënten zich gehoord voelen en dat medewerkers in een
veilige werkomgeving kunnen werken. Om die veiligheid te waarborgen, is het belangrijk dat
incidenten op de werkvloer goed worden vastgelegd en geëvalueerd. Daarom werken we met het
MIC-meldingssysteem (Melding Incidenten Cliënten). Dit systeem helpt medewerkers om op een
duidelijke en gestructureerde manier incidenten te rapporteren, of het nu om kleine verstoringen of
ernstige situaties gaat. Binnen vier weken moeten deze meldingen worden geëvalueerd. Dit is nodig
om inzicht te krijgen in wat er speelt, hoe vaak het voorkomt en wat we eraan kunnen doen. Door
deze werkwijze zorgen we ervoor dat we blijven leren en verbeteren, zodat zowel cliënten als
medewerkers zich veilig voelen en we de zorgkwaliteit hoog kunnen houden. Bij xx Zorg draait alles
3
, om openheid, samenwerking en continue verbetering. We willen niet alleen voldoen aan de regels,
maar écht een veilige en fijne omgeving creëren waarin zowel cliënten als medewerkers goed kunnen
functioneren (xx Zorg – Regio Helmond & Peelgemeenten, z.d.).
Probleemstelling
Bij xx Zorg lopen we ondanks het gebruik van het MIC-systeem tegen een aantal problemen aan als
het gaat om het evalueren van meldingen. Veel incidenten worden niet opgevolgd, wat zorgt voor
een onvolledige afhandeling en een gebrek aan belangrijke informatie. Dit brengt risico’s met zich
mee voor zowel cliënten als medewerkers. Het kan bijvoorbeeld leiden tot terugkerende problemen,
ontevredenheid bij cliënten en zelfs een onveilige werksituatie. Daarnaast is er vaak geen duidelijke
structuur voor het evalueren van meldingen. Het huidige systeem geeft te weinig richtlijnen voor hoe
meldingen beoordeeld en opgevolgd moeten worden. Dit zorgt niet alleen voor onduidelijkheid en
inconsistentie, maar werkt ook demotiverend voor medewerkers. Veel collega’s weten bovendien niet
waarom het zo belangrijk is om meldingen op tijd en grondig te evalueren. Hierdoor komt de
effectiviteit van het hele zorgsysteem onder druk te staan. Om een beter beeld te krijgen van de
oorzaken van deze problemen, heb ik een vissengraatmodel gemaakt (Swaen, 2023) (zie Bijlage B). In
dit model worden de belangrijkste factoren en hun onderlinge verbanden duidelijk weergegeven. Het
helpt om te zien hoe al deze oorzaken samenhangen en bijdragen aan het centrale probleem.
Doel van het Project
Het doel van dit project is om medewerkers bewuster te maken van het belang van MIC-meldingen
en hen te motiveren deze tijdig en volledig te registreren en te evalueren. Binnen xx Zorg worden
meldingen niet altijd consequent opgevolgd, doordat medewerkers het ervaren als extra werk of het
belang ervan onvoldoende inzien. Dit kan leiden tot incomplete dossieropbouw en risico’s voor zowel
cliënten als medewerkers. Door middel van bewustwording en een duidelijke structuur wil dit project
een gedragsverandering realiseren. Medewerkers moeten begrijpen dat MIC-meldingen niet alleen
verplicht zijn vanuit de (Ministerie van Algemene Zaken, 2025)
en de Wkkgz (Ministerie van Algemene Zaken, 2024), maar ook cruciaal zijn voor de veiligheid en
kwaliteit van zorg. De focus ligt op het versterken van de meldcultuur, zodat incidenten consequent
worden vastgelegd en geëvalueerd.
Opzet van het Verslag
In dit procesverslag zullen we de huidige situatie in detail analyseren, de doelstellingen van het
project uiteenzetten en een strategie presenteren voor de implementatie van verbeteringen. Ons
uiteindelijke doel is het creëren van een veilige, transparante en professionele zorgomgeving waarin
medewerkers zich verantwoordelijk voelen voor het tijdig en zorgvuldig behandelen van incidenten
en waarin de kwaliteit van zorg voortdurend wordt verbeterd. Om te onderzoeken of er draagvlak is
voor veranderingen in het gebruik en de evaluatie van MIC-meldingen binnen xx Zorg, is gekozen voor
het Tien Stappen Plan (TSP). Het TSP is een generieke werkmethode voor het herkennen, analyseren
en oplossen van organisatievraagstukken en ondersteunt het implementeren van oplossingen op een
gestructureerde manier. Dit proces, zoals uitgewerkt in Competent afstuderen en stage lopen
(Kempen & Keizer, 2016) , helpt om systematisch en doelgericht te werk te gaan bij verandertrajecten.
Hoofdstuk 2 Verantwoordingsproces
Werven en oriënteren
Het doel van dit project binnen xx Zorg was het verbeteren van de meldings- en evaluatieprocedures
rondom het gebruik van het MIC-systeem (Melding Incidenten Cliënten). Het traject bestond uit het
analyseren van de huidige situatie, het creëren van draagvlak, en het implementeren van een nieuwe
4
