Hoofdstuk 2 Informatievoorziening
§1 Gegevens: representatie van de werkelijkheid
Juist het feit dat gegevens de werkelijkheid binnen de organisatie vastleggen maakt dat
gegevens zo’n grote rol spelen. Het structureren en verwerken van de gegevens geeft
bruikbare informatie die je nodig hebt om je taken goed uit te voeren.
De werkelijkheid gevangen
Je kunt de activiteiten binnen een bedrijfsproces alleen goed uitvoeren als de benodigde
informatie beschikbaar is. Ook de besturing van processen kan niet zonder gegevens over
dat proces.
De informatie die nodig is voor de uitvoering en de besturing kan uit directe waarneming
komen of uit indirecte waarneming, waarbij de werkelijkheid met behulp van gegevens wordt
weergegeven. Directe waarneming kan alleen nog plaatsvinden in kleine bedrijven, voor
slechts een deel van de bedrijfsactiviteiten. In de meeste gevallen is indirecte waarneming
nodig. Bij indirecte waarneming vindt de waarneming plaats via de gegevens die iets
vertellen over de werkelijkheid. Je spreekt van gegevensrepresentatie als de gegevens de
werkelijkheid op bevredigende wijze weergeven. Gegevensrepresentatie is nodig voor de
uitvoering van de activiteiten op de werkvloer, voor de administratie en voor besluitvorming
en besturing.
Voordelen van gegevensrepresentatie
De representatie van de werkelijkheid door middel van gegevens maakt het mogelijk
verbanden te zien die uit directe waarneming moeilijk te herleiden zijn. Een manager is niet
geïnteresseerd in afzonderlijke gegevens, maar in de verbanden tussen gegevens, omdat
deze verbanden duidelijk maken waar hij moet ingrijpen en bijsturen.
Gegevensrepresentatie is een abstractie die het mogelijk maakt de werkelijkheid beter te
begrijpen en te volgen. Ook is het met gegevens eenvoudiger om over die werkelijkheid te
communiceren. Andere voordelen van representatie van de werkelijkheid door gegevens
zijn:
- Gegevens vormen de schakel tussen de activiteiten binnen bedrijfsprocessen en ze
vormen een schakel tussen de bedrijfsprocessen.
- Je kunt de historie van de werkelijkheid vastleggen door gegevens op te slaan.
Hiermee wordt het mogelijk ontwikkelingen te volgen. Ook kun je analyses uitvoeren
over het verleden, waarmee je in het heden je voordeel kunt doen.
- Gegevens kun je gebruiken om verantwoording af te leggen.
- Het analyseren van gegevens over over het koop- of gebruiksgedrag van
consumenten en van gegevens over concurrenten en marktontwikkelingen maakt
slagvaardiger ondernemen mogelijk.
Nauwkeurig definiëren is nodig
De werkelijkheid kan niet altijd op eenvoudige wijze met gegevens worden weergegeven.
Als de werkelijkheid aantallen betreft, kun je dit eenvoudig in een getal omzetten. Het wordt
moeilijker als een lastig te kwantificeren begrip als kwaliteit gerepresenteerd moet worden in
een gegeven. In dat geval moeten afspraken gemaakt worden over de manier waarop je het
begrip kwaliteit representeert. In het algemeen geldt: elke representatie door een gegeven
moet nauwkeurig gedefinieerd worden. Zonder kennis van wat de gegevensrepresentatie
voorstelt, worden gemakkelijk fouten gemaakt.
, Structurering van gegevens
Gegevens bestaan niet alleen uit getallen, maar ook uit teksten. Een omvangrijke tekst wordt
door de computer op een geheel andere wijze verwerkt dan een getal. Geautomatiseerde
verwerking van gegevens is het meest efficiënt als de gegevens een structuur hebben en
duidelijk is welk soort gegeven het betreft. Met getallen voert een computer allerlei
rekenkundige bewerkingen uit om gevraagde informatie te krijgen. Met teksten zijn veel
minder bewerkingen mogelijk. Gegevens die uit tekst bestaan, zijn door een computer te
ordenen of onderling te vergelijken. Door teksten te structureren is het mogelijk meer
bewerkingen op de gegevens uit te voeren. Gegevens zijn gestructureerd of
ongestructureerd.
Gestructureerde gegevens
Een stuk werkelijkheid dat te groeperen is zodat een geordende samenhang ontstaat noem
je gestructureerd. Een gegeven waarvan de gegevenswaarden verdeeld kunnen worden in
groepen is een gestructureerd gegeven. Een gestructureerd gegeven kent een
afgesproken opbouw en samenstelling. Getallen en codes zijn altijd gestructureerd. Op
gestructureerde gegevens zijn allerlei manipulaties uit te voeren, zoals sorteren, ordenen,
combineren en tellen. Is het gestructureerde gegeven een getal, dan kun je er ook allerlei
rekenkundige en logische bewerkingen op loslaten. Voorbeelden van structurering van
gegevens: postcodes, kentekens en het type weer.
Ongestructureerde gegevens
Op ongestructureerde gegevens kunnen geen bewerkingen worden losgelaten. Voorbeelden
van ongestructureerde gegevens zijn documenten, paragrafen in een boek, brieven en
afbeeldingen. Het is wel mogelijk in documenten en dergelijke enige structuur aan te
brengen zodat je er iets mee kunt doen. In een tekst kun je woorden selecteren: de
trefwoorden. Deze trefwoorden kun je vervolgens gebruiken voor zoekacties.
Gegevens die in geautomatiseerde systemen verwerkt worden, hebben in de regel een
structuur. Is dat niet het geval, dan moet een structuur aangebracht worden. Gegevens
zonder vaste structuur kan een computer niet verwerken en opslaan. De computer geeft
enige structuur aan de ongestructureerde gegevens.
§2 Van gegevens naar informatie
Gegevens worden informatie op het moment dat de gegevens geïnterpreteerd en gebruikt
worden. Binnen een bedrijfsproces is voor elke activiteit informatie nodig voor het verrichten
van de werkzaamheden. De daarvoor benodigde gegevens kunnen van buiten het bedrijf
komen, maar meestal zullen de benodigde gegevens van binnen het bedrijf zelf komen. Ook
voor de managementtaken, het besturen van de bedrijfsprocessen en de organisatie is
(management)informatie nodig. Soms is de informatie iets waar de externe klant of
overheidsinstantie om vraagt. In alle gevallen is er een gebruiker die informatie nodig heeft.
Het is niet vanzelfsprekend dat de uitvoergegevens die binnen de informatievoorziening
verstrekt zijn de gewenste informatie vormen. Eerst en vooral moet helder zijn aan welke
informatie precies behoefte is.
Informatiebehoefte
Een goed ingerichte informatievoorziening geeft informatie die zo veel mogelijk aan de
wensen van de gebruiker voldoet. Voor de inrichting van de informatievoorziening heeft de
gebruiker de taak aan te geven welke informatie hij nodig heeft. De informatie die de
§1 Gegevens: representatie van de werkelijkheid
Juist het feit dat gegevens de werkelijkheid binnen de organisatie vastleggen maakt dat
gegevens zo’n grote rol spelen. Het structureren en verwerken van de gegevens geeft
bruikbare informatie die je nodig hebt om je taken goed uit te voeren.
De werkelijkheid gevangen
Je kunt de activiteiten binnen een bedrijfsproces alleen goed uitvoeren als de benodigde
informatie beschikbaar is. Ook de besturing van processen kan niet zonder gegevens over
dat proces.
De informatie die nodig is voor de uitvoering en de besturing kan uit directe waarneming
komen of uit indirecte waarneming, waarbij de werkelijkheid met behulp van gegevens wordt
weergegeven. Directe waarneming kan alleen nog plaatsvinden in kleine bedrijven, voor
slechts een deel van de bedrijfsactiviteiten. In de meeste gevallen is indirecte waarneming
nodig. Bij indirecte waarneming vindt de waarneming plaats via de gegevens die iets
vertellen over de werkelijkheid. Je spreekt van gegevensrepresentatie als de gegevens de
werkelijkheid op bevredigende wijze weergeven. Gegevensrepresentatie is nodig voor de
uitvoering van de activiteiten op de werkvloer, voor de administratie en voor besluitvorming
en besturing.
Voordelen van gegevensrepresentatie
De representatie van de werkelijkheid door middel van gegevens maakt het mogelijk
verbanden te zien die uit directe waarneming moeilijk te herleiden zijn. Een manager is niet
geïnteresseerd in afzonderlijke gegevens, maar in de verbanden tussen gegevens, omdat
deze verbanden duidelijk maken waar hij moet ingrijpen en bijsturen.
Gegevensrepresentatie is een abstractie die het mogelijk maakt de werkelijkheid beter te
begrijpen en te volgen. Ook is het met gegevens eenvoudiger om over die werkelijkheid te
communiceren. Andere voordelen van representatie van de werkelijkheid door gegevens
zijn:
- Gegevens vormen de schakel tussen de activiteiten binnen bedrijfsprocessen en ze
vormen een schakel tussen de bedrijfsprocessen.
- Je kunt de historie van de werkelijkheid vastleggen door gegevens op te slaan.
Hiermee wordt het mogelijk ontwikkelingen te volgen. Ook kun je analyses uitvoeren
over het verleden, waarmee je in het heden je voordeel kunt doen.
- Gegevens kun je gebruiken om verantwoording af te leggen.
- Het analyseren van gegevens over over het koop- of gebruiksgedrag van
consumenten en van gegevens over concurrenten en marktontwikkelingen maakt
slagvaardiger ondernemen mogelijk.
Nauwkeurig definiëren is nodig
De werkelijkheid kan niet altijd op eenvoudige wijze met gegevens worden weergegeven.
Als de werkelijkheid aantallen betreft, kun je dit eenvoudig in een getal omzetten. Het wordt
moeilijker als een lastig te kwantificeren begrip als kwaliteit gerepresenteerd moet worden in
een gegeven. In dat geval moeten afspraken gemaakt worden over de manier waarop je het
begrip kwaliteit representeert. In het algemeen geldt: elke representatie door een gegeven
moet nauwkeurig gedefinieerd worden. Zonder kennis van wat de gegevensrepresentatie
voorstelt, worden gemakkelijk fouten gemaakt.
, Structurering van gegevens
Gegevens bestaan niet alleen uit getallen, maar ook uit teksten. Een omvangrijke tekst wordt
door de computer op een geheel andere wijze verwerkt dan een getal. Geautomatiseerde
verwerking van gegevens is het meest efficiënt als de gegevens een structuur hebben en
duidelijk is welk soort gegeven het betreft. Met getallen voert een computer allerlei
rekenkundige bewerkingen uit om gevraagde informatie te krijgen. Met teksten zijn veel
minder bewerkingen mogelijk. Gegevens die uit tekst bestaan, zijn door een computer te
ordenen of onderling te vergelijken. Door teksten te structureren is het mogelijk meer
bewerkingen op de gegevens uit te voeren. Gegevens zijn gestructureerd of
ongestructureerd.
Gestructureerde gegevens
Een stuk werkelijkheid dat te groeperen is zodat een geordende samenhang ontstaat noem
je gestructureerd. Een gegeven waarvan de gegevenswaarden verdeeld kunnen worden in
groepen is een gestructureerd gegeven. Een gestructureerd gegeven kent een
afgesproken opbouw en samenstelling. Getallen en codes zijn altijd gestructureerd. Op
gestructureerde gegevens zijn allerlei manipulaties uit te voeren, zoals sorteren, ordenen,
combineren en tellen. Is het gestructureerde gegeven een getal, dan kun je er ook allerlei
rekenkundige en logische bewerkingen op loslaten. Voorbeelden van structurering van
gegevens: postcodes, kentekens en het type weer.
Ongestructureerde gegevens
Op ongestructureerde gegevens kunnen geen bewerkingen worden losgelaten. Voorbeelden
van ongestructureerde gegevens zijn documenten, paragrafen in een boek, brieven en
afbeeldingen. Het is wel mogelijk in documenten en dergelijke enige structuur aan te
brengen zodat je er iets mee kunt doen. In een tekst kun je woorden selecteren: de
trefwoorden. Deze trefwoorden kun je vervolgens gebruiken voor zoekacties.
Gegevens die in geautomatiseerde systemen verwerkt worden, hebben in de regel een
structuur. Is dat niet het geval, dan moet een structuur aangebracht worden. Gegevens
zonder vaste structuur kan een computer niet verwerken en opslaan. De computer geeft
enige structuur aan de ongestructureerde gegevens.
§2 Van gegevens naar informatie
Gegevens worden informatie op het moment dat de gegevens geïnterpreteerd en gebruikt
worden. Binnen een bedrijfsproces is voor elke activiteit informatie nodig voor het verrichten
van de werkzaamheden. De daarvoor benodigde gegevens kunnen van buiten het bedrijf
komen, maar meestal zullen de benodigde gegevens van binnen het bedrijf zelf komen. Ook
voor de managementtaken, het besturen van de bedrijfsprocessen en de organisatie is
(management)informatie nodig. Soms is de informatie iets waar de externe klant of
overheidsinstantie om vraagt. In alle gevallen is er een gebruiker die informatie nodig heeft.
Het is niet vanzelfsprekend dat de uitvoergegevens die binnen de informatievoorziening
verstrekt zijn de gewenste informatie vormen. Eerst en vooral moet helder zijn aan welke
informatie precies behoefte is.
Informatiebehoefte
Een goed ingerichte informatievoorziening geeft informatie die zo veel mogelijk aan de
wensen van de gebruiker voldoet. Voor de inrichting van de informatievoorziening heeft de
gebruiker de taak aan te geven welke informatie hij nodig heeft. De informatie die de
