Samenvatting Ondernemen met informatie H3 Bedrijfsprocessen in beeld

Hoofdstuk 3 Bedrijfsprocessen in beeld
§1 Bedrijfsprocessen
In een onderneming worden verschillende bedrijfsprocessen uitgevoerd. Een bedrijfsproces
is de aaneenschakeling van activiteiten die een organisatie moet uitvoeren om de klant een
afgesproken dienst of product te leveren. De traditionele indeling van een organisatie is een
indeling in afdelingen.

Ordening van activiteiten
In een onderneming worden werkzaamheden uitgevoerd. De werkzaamheden die een
persoon of computersysteem achter elkaar uitvoert vormen een activiteit. Een activiteit
omvat een aantal handelingen die door een persoon, machine of beide tezamen
aaneengesloten in de tijd verricht worden. De persoon die of het apparaat dat de activiteit
uitvoert, wordt de uitvoerende of actor van de activiteit genoemd.
De vele activiteiten die in een organisatie worden uitgevoerd, staan niet op zichzelf. Ze
maken deel uit van een keten van activiteiten.
Activiteiten kun je op 2 manieren ordenen:
1. Bedrijfsfuncties
2. Bedrijfsprocessen

Activiteiten geordend in bedrijfsfuncties
Traditioneel worden de activiteiten in een organisatie geclusterd op basis van
gelijkwaardigheid. Deze manier van clusteren heeft geleid tot de gebruikelijke indeling van
ondernemingen in afdelingen die een bepaalde bedrijfsfunctie voor hun rekening nemen. De
indeling van een onderneming in een inkoopafdeling, verkoopafdeling, productieafdeling,
afdeling voorraadbeheer, enz. noem je de functionele indeling van de onderneming in
bedrijfsfuncties.
Het nadeel van een functionele indeling van ondernemingen is dat de afdelingen eilandjes
vormen die regelmatig hun eigen belangen nastreven en niet die van de klant.




Activiteiten geordend in bedrijfsprocessen
Om problemen te vermijden is binnen bedrijven procesmatig werken ingevoerd. Dit
betekent dat niet de bedrijfsfuncties, maar de bedrijfsprocessen centraal staan. Bij het
realiseren van een dienst of product voor een klant is sprake van een aaneenschakeling van
activiteiten, waarbij elke activiteit iets toevoegt aan het realiseren van dat product of die
dienst. Dit vormt de basis voor het denken en werken in bedrijfsprocessen, waarbij een
bedrijfsproces die keten van activiteiten is. Door de aandacht te richten op de samenhang
van de activiteiten wordt de efficiëntie van het bedrijfsproces belangrijker dan het optimaal
functioneren van de afdeling. Van belang is dat het bedrijfsproces soepel en probleemloos
verloopt. De afdelingen dragen daartoe bij. Een goed en effectief verlopend bedrijfsproces
voldoet beter voor de klant.

Activiteiten in gang gezet

, Activiteiten worden niet spontaan uitgevoerd. Een activiteit heeft een aanleiding nodig, een
trigger die de activiteit op gang brengt. In een keten van activiteiten is het normaal
gesproken het resultaat van de ene activiteit dat de daaropvolgende activiteit in gang zet of
triggert. De trigger voor de eerste activiteit van een bedrijfsproces heet een impuls voor het
proces. De impuls zet met de eerste activiteit de gehele keten in gang.

Trigger
Een activiteit wordt niet spontaan of zomaar uitgevoerd. Een activiteit wordt bewust gestart.
De reden voor het starten van een individuele activiteit wordt aangeduid met de Engelse
term trigger.

Keten van activiteiten
De beëindiging van een bepaalde activiteit heeft tot gevolg dat met een andere activiteit of
een aantal andere activiteiten begonnen wordt. De ene activiteit volgt op de andere; de
activiteiten vormen op deze wijze een keten. De keten heeft een begin (de eerste activiteit)
en een eind (de activiteit die de keten afrondt).

Impuls
In een bedrijfsproces wordt dus elke activiteit (op de eerste na) gestart of getriggerd door de
voorafgaande activiteit. De eerste activiteit wordt getriggerd door iets wat van buiten het
bedrijfsproces komt. Datgene wat de eerste activiteit en daarmee het gehele bedrijfsproces
triggert, is de impuls. De impuls is de aanleiding voor de start van de reeks activiteiten van
het bedrijfsproces. De impuls kan afkomstig zijn van een externe klant, een persoon of
instantie buiten de onderneming. De impuls kan ook van binnen de onderneming komen. In
dat geval komt deze van een interne klant. De initiator van een reeks activiteiten hoeft niet
altijd een mens te zijn. Een machine kan ook de impuls voortbrengen.

Bedrijfsprocessen
Een bedrijfsproces is een aaneengeschakelde reeks activiteiten die in een organisatie
wordt uitgevoerd, gericht op het leveren van een product of dienst. Het proces heeft als
begin de impuls en als eind het daadwerkelijk leveren van het bedoelde product of de dienst.
Je kunt binnen een onderneming een groot aantal bedrijfsprocessen herkennen met elk hun
eigen naam, zoals het verkoopproces en het inkoopproces. Maar bedrijfsprocessen van
verschillende ondernemingen zijn nooit precies aan elkaar gelijk, ook al hebben ze dezelfde
naam.
De prestatie van een onderneming hangt sterk af van hoe goed de bedrijfsprocessen
ontworpen zijn en hoe goed de afstemming van de processen en de besturing ervan is. De
processen kunnen een bron van concurrentiekracht zijn als ze het bedrijf in staat stellen
beter te presteren, in staat stellen flexibeler en adequater te reageren op ontwikkelingen en
veranderingen. Bedrijfsprocessen kunnen echter ook een last zijn als ze gebaseerd zijn op
verouderde manieren van werken en organiseren.
De activiteiten van een bedrijfsproces worden binnen de verschillende afdelingen van een
organisatie uitgevoerd.



§2 Beeld van het bedrijfsproces: de activiteitenbeschrijving
Het is van groot belang zicht te hebben op het verloop van een bedrijfsproces en van de
gebeurtenissen binnen een bedrijfsproces. Je kunt een bedrijfsproces in woorden