Informatiemanagement – Roel Grit – 6e druk – ISBN 9789001575663
Samenvatting H1 t/m H17
1
,Inhoudsopgave
Hoofdstuk 1 Organisaties en informatie ................................................................................................. 3
Hoofdstuk 2 Persoonlijk informatiemanagement ................................................................................... 6
Hoofdstuk 3 Hardware en systeemsoftware........................................................................................... 8
Hoofdstuk 4 Informatiesystemen.......................................................................................................... 10
Hoofdstuk 5 Netwerken en internet ..................................................................................................... 15
Hoofdstuk 6 Gegevensgebruik en databases ........................................................................................ 21
Hoofdstuk 7 Mensen in de automatisering ........................................................................................... 25
Hoofdstuk 8 Informatiebeveiliging en ICT-risico’s ................................................................................ 28
Hoofdstuk 9 Informatiemanagement in de praktijk.............................................................................. 31
Hoofdstuk 10 Informatieplan of ICT-plan.............................................................................................. 32
Hoofdstuk 11 Informatievooronderzoek............................................................................................... 32
Hoofdstuk 12 Functioneel ontwerp ...................................................................................................... 33
Hoofdstuk 13 Selectie van pakketsoftware ........................................................................................... 33
Hoofdstuk 14 Invoering van software ................................................................................................... 34
Hoofdstuk 15 Informatiemanagement en kwaliteitshandboek ............................................................ 34
Hoofdstuk 16 Werken met SQL ............................................................................................................. 35
Hoofdstuk 17 Onderzoek naar informatieprocessen ............................................................................ 35
2
,Hoofdstuk 1 Organisaties en informatie
De methoden, technieken en technische hulpmiddelen voor het verwerken van informatie, noemt
men informatietechnologie (IT). Indien informatie-uitwisseling en communicatie via bijvoorbeeld
computernetwerken, telefoonverbindingen of internet verloopt, spreekt men van informatie- en
communicatietechnologie (ICT). ICT is voor organisaties onmisbaar geworden en neemt een steeds
belangrijker plaats in.
Kenmerken van een organisatie zijn:
• De doelstellingen van de organisatie
• De organisatiecultuur
• De primaire processen
• Het ontwikkelingsstadium van de organisatie
• De organisatiestructuur
• De rol van informatie
• De kritieke succesfactoren
Bedrijven hebben vaak een mix van verschillende doelen. Om deze doelstellingen meetbaar en beter
hanteerbaar te maken, moet men ze operationaliseren. Dit betekent dat het doel zodanig wordt
beschreven dat achteraf kan worden bepaald of het behaald is.
Het management moet erop toezien dat privédoelstellingen (zoals een hoger salaris) niet de
bedrijfsdoelstellingen gaan overheersen.
Een organisatie kan een formele cultuur of een meer informele cultuur hebben. Bij een formele
cultuur gaan werknemers via duidelijke omgangsvormen met elkaar om. In een informele cultuur
kan een werknemer zich vrijer gedragen.
Organisaties zijn in te delen in:
• Profitorganisaties. Deze hebben een winstoogmerk (Philips).
• Non-profitorganisaties. Dit zijn organisaties zonder winstoogmerk (ziekenhuizen).
De primaire processen zijn de processen in de organisatie waar het ‘om draait’, waarmee de
organisatie haar doelstellingen wil behalen.
Op basis van hun primaire proces zijn bedrijven onder te verdelen in:
• Productiebedrijven
• Handelsbedrijven (geen productie, wel verkoop van producten)
• Dienstverlenende bedrijven (leveren een niet-tastbaar product, bijvoorbeeld uitzendbureaus)
Secundaire processen zijn bedrijfsprocessen die de primaire processen ondersteunen. Ze dragen niet
direct bij aan de doelstellingen van het bedrijf, maar zijn ter ondersteuning wel nodig. Wat voor het
éne bedrijf een secundair proces is, kan voor een ander bedrijf het primaire proces zijn.
Er is verschil tussen een organisatie die nog maar twee jaar geleden is opgericht en een organisatie
die al dertig jaar bestaat. Een organisatie kan in een van de volgende stadia verkeren:
• Pionieren
• Overleven
• Succes
• Groeien
• Evenwicht
3
, Het is van belang om te weten in welk ontwikkelingsstadium een organisatie zich bevindt; een
organisatie kan meestal niet zonder meer snel in een volgend stadium overgaan of een
ontwikkelingsstadium overslaan, omdat medewerkers de noodzakelijke ervaring missen en zich
mogelijk zullen verzetten tegen te snelle veranderingen. Dit laatste heeft overigens ook weer met
cultuur te maken. De wijze waarop een organisatie met informatie omgaat, hangt af van het
ontwikkelingsstadium waarin ze verkeert. Een pionierende organisatie zal kunnen volstaan met min
of meer losse informatiesystemen voor verschillende bedrijfsprocessen, terwijl een bedrijf dat zich in
het stadium van evenwicht bevindt, vaak een geïntegreerd informatiesysteem bezit voor alle
bedrijfsprocessen.
Wanneer een bedrijf steeds groter wordt, wordt de rol van informatie ook steeds groter. Veel
bedrijven hebben dan ook een informatiemanager. In grote bedrijven wordt die Chief Information
Officer (CIO) genoemd.
Een manager kan maar een beperkt aantal mensen direct aansturen, bijvoorbeeld 25. Dit getal wordt
wel de span of control van de manager genoemd.
De organisatiestructuur kan weergegeven worden in een organisatieschema (organogram).
Elk bedrijf ontleent zijn bestaansrecht aan het leveren van goederen of diensten. Klanten komen naar
een bedrijf omdat iets in dat bedrijf hen aanspreekt. Dit zijn de kritieke succesfactoren.
Commerciële en (steeds vaker) niet-commerciële bedrijven maken – uitgaand van de bedrijfsdoelen
– een ondernemingsplan of bedrijfsplan.
Een ondernemingsplan kan uit deelplannen zijn opgebouwd, zoals:
• Verkoopplan
• Inkoopplan
• Productieplan
• Personeelsplan
• Financieel plan
• Informatieplan
Het informatieplan – ook wel ICT plan genoemd – is een document dat een inventarisatie geeft van
de stand van zaken op het gebied van informatievoorziening en automatisering binnen een
organisatie. Hierbij worden knelpunten in de informatievoorziening en automatisering bepaald.
Verder houdt het plan rekening met de technische mogelijkheden, de trends in de automatisering en
de activiteiten van de klanten en de concurrenten.
Informatie is een onderdeel van de zogenoemde informatieladder. De informatieladder heeft de
volgende ‘treden’:
• Feiten zijn gebeurtenissen of omstandigheden die zich in de werkelijkheid voordoen.
• Gegevens zijn registraties van feiten.
Feiten op papier of in de computer → gegevens.
Gegevens met computer in verband met elkaar brengen → data.
• Feiten die betekenis voor je hebben, vormen voor jou informatie. Op basis van informatie
neem je beslissingen.
• Kennis ontstaat uit informatie, als die is aangevuld met vaardigheden en ervaring.
• Competentie heeft te maken met wat een persoon doet met zijn kennis. Het is een
combinatie van kennis, vaardigheden, houding en gedrag die nodig is om in een bepaalde
beroepssituatie goed te kunnen functioneren.
4
Samenvatting H1 t/m H17
1
,Inhoudsopgave
Hoofdstuk 1 Organisaties en informatie ................................................................................................. 3
Hoofdstuk 2 Persoonlijk informatiemanagement ................................................................................... 6
Hoofdstuk 3 Hardware en systeemsoftware........................................................................................... 8
Hoofdstuk 4 Informatiesystemen.......................................................................................................... 10
Hoofdstuk 5 Netwerken en internet ..................................................................................................... 15
Hoofdstuk 6 Gegevensgebruik en databases ........................................................................................ 21
Hoofdstuk 7 Mensen in de automatisering ........................................................................................... 25
Hoofdstuk 8 Informatiebeveiliging en ICT-risico’s ................................................................................ 28
Hoofdstuk 9 Informatiemanagement in de praktijk.............................................................................. 31
Hoofdstuk 10 Informatieplan of ICT-plan.............................................................................................. 32
Hoofdstuk 11 Informatievooronderzoek............................................................................................... 32
Hoofdstuk 12 Functioneel ontwerp ...................................................................................................... 33
Hoofdstuk 13 Selectie van pakketsoftware ........................................................................................... 33
Hoofdstuk 14 Invoering van software ................................................................................................... 34
Hoofdstuk 15 Informatiemanagement en kwaliteitshandboek ............................................................ 34
Hoofdstuk 16 Werken met SQL ............................................................................................................. 35
Hoofdstuk 17 Onderzoek naar informatieprocessen ............................................................................ 35
2
,Hoofdstuk 1 Organisaties en informatie
De methoden, technieken en technische hulpmiddelen voor het verwerken van informatie, noemt
men informatietechnologie (IT). Indien informatie-uitwisseling en communicatie via bijvoorbeeld
computernetwerken, telefoonverbindingen of internet verloopt, spreekt men van informatie- en
communicatietechnologie (ICT). ICT is voor organisaties onmisbaar geworden en neemt een steeds
belangrijker plaats in.
Kenmerken van een organisatie zijn:
• De doelstellingen van de organisatie
• De organisatiecultuur
• De primaire processen
• Het ontwikkelingsstadium van de organisatie
• De organisatiestructuur
• De rol van informatie
• De kritieke succesfactoren
Bedrijven hebben vaak een mix van verschillende doelen. Om deze doelstellingen meetbaar en beter
hanteerbaar te maken, moet men ze operationaliseren. Dit betekent dat het doel zodanig wordt
beschreven dat achteraf kan worden bepaald of het behaald is.
Het management moet erop toezien dat privédoelstellingen (zoals een hoger salaris) niet de
bedrijfsdoelstellingen gaan overheersen.
Een organisatie kan een formele cultuur of een meer informele cultuur hebben. Bij een formele
cultuur gaan werknemers via duidelijke omgangsvormen met elkaar om. In een informele cultuur
kan een werknemer zich vrijer gedragen.
Organisaties zijn in te delen in:
• Profitorganisaties. Deze hebben een winstoogmerk (Philips).
• Non-profitorganisaties. Dit zijn organisaties zonder winstoogmerk (ziekenhuizen).
De primaire processen zijn de processen in de organisatie waar het ‘om draait’, waarmee de
organisatie haar doelstellingen wil behalen.
Op basis van hun primaire proces zijn bedrijven onder te verdelen in:
• Productiebedrijven
• Handelsbedrijven (geen productie, wel verkoop van producten)
• Dienstverlenende bedrijven (leveren een niet-tastbaar product, bijvoorbeeld uitzendbureaus)
Secundaire processen zijn bedrijfsprocessen die de primaire processen ondersteunen. Ze dragen niet
direct bij aan de doelstellingen van het bedrijf, maar zijn ter ondersteuning wel nodig. Wat voor het
éne bedrijf een secundair proces is, kan voor een ander bedrijf het primaire proces zijn.
Er is verschil tussen een organisatie die nog maar twee jaar geleden is opgericht en een organisatie
die al dertig jaar bestaat. Een organisatie kan in een van de volgende stadia verkeren:
• Pionieren
• Overleven
• Succes
• Groeien
• Evenwicht
3
, Het is van belang om te weten in welk ontwikkelingsstadium een organisatie zich bevindt; een
organisatie kan meestal niet zonder meer snel in een volgend stadium overgaan of een
ontwikkelingsstadium overslaan, omdat medewerkers de noodzakelijke ervaring missen en zich
mogelijk zullen verzetten tegen te snelle veranderingen. Dit laatste heeft overigens ook weer met
cultuur te maken. De wijze waarop een organisatie met informatie omgaat, hangt af van het
ontwikkelingsstadium waarin ze verkeert. Een pionierende organisatie zal kunnen volstaan met min
of meer losse informatiesystemen voor verschillende bedrijfsprocessen, terwijl een bedrijf dat zich in
het stadium van evenwicht bevindt, vaak een geïntegreerd informatiesysteem bezit voor alle
bedrijfsprocessen.
Wanneer een bedrijf steeds groter wordt, wordt de rol van informatie ook steeds groter. Veel
bedrijven hebben dan ook een informatiemanager. In grote bedrijven wordt die Chief Information
Officer (CIO) genoemd.
Een manager kan maar een beperkt aantal mensen direct aansturen, bijvoorbeeld 25. Dit getal wordt
wel de span of control van de manager genoemd.
De organisatiestructuur kan weergegeven worden in een organisatieschema (organogram).
Elk bedrijf ontleent zijn bestaansrecht aan het leveren van goederen of diensten. Klanten komen naar
een bedrijf omdat iets in dat bedrijf hen aanspreekt. Dit zijn de kritieke succesfactoren.
Commerciële en (steeds vaker) niet-commerciële bedrijven maken – uitgaand van de bedrijfsdoelen
– een ondernemingsplan of bedrijfsplan.
Een ondernemingsplan kan uit deelplannen zijn opgebouwd, zoals:
• Verkoopplan
• Inkoopplan
• Productieplan
• Personeelsplan
• Financieel plan
• Informatieplan
Het informatieplan – ook wel ICT plan genoemd – is een document dat een inventarisatie geeft van
de stand van zaken op het gebied van informatievoorziening en automatisering binnen een
organisatie. Hierbij worden knelpunten in de informatievoorziening en automatisering bepaald.
Verder houdt het plan rekening met de technische mogelijkheden, de trends in de automatisering en
de activiteiten van de klanten en de concurrenten.
Informatie is een onderdeel van de zogenoemde informatieladder. De informatieladder heeft de
volgende ‘treden’:
• Feiten zijn gebeurtenissen of omstandigheden die zich in de werkelijkheid voordoen.
• Gegevens zijn registraties van feiten.
Feiten op papier of in de computer → gegevens.
Gegevens met computer in verband met elkaar brengen → data.
• Feiten die betekenis voor je hebben, vormen voor jou informatie. Op basis van informatie
neem je beslissingen.
• Kennis ontstaat uit informatie, als die is aangevuld met vaardigheden en ervaring.
• Competentie heeft te maken met wat een persoon doet met zijn kennis. Het is een
combinatie van kennis, vaardigheden, houding en gedrag die nodig is om in een bepaalde
beroepssituatie goed te kunnen functioneren.
4
