Samenvatting Projectmanagement - Een professionele aanpak van evenementen

Tentamenstof managen van beweegaanbod:

Hoofdstuk projectvoorstel
Het projectvoorstel heet ook wel de initiatiefase en is de basis voor een projectmatige
aanpak. Na deze fase moet er een duidelijk beeld zijn van het gewenste resultaat en de
aanpak ervan. Deze fase is belangrijk omdat iedereen weet hóé het eruit gaat zien, voor
wié het is gericht, welk effect of functie het moet hebben, met wie moet er
gecommuniceerd worden en waarover, wat de zakelijke consequenties zijn (budget,
beschikbare tijd, eisen tot faciliteiten en de opzet v.d. projectorganisatie. Alle
uitgangspunten en randvoorwaarden zijn hierin beschreven die het verdere verloop van
het project word getoetst. De opdrachtgever kan een besluit nemen of hij verder wil gaan
met het project, zo ja? dan is dit de basis voor de projectopdracht.

Projectvoorstel heet ook wel een startdocument gemaakt door een initiatiefnemer (of het
team) die als projectleider gaat leiden. Tevens kan het in een andere vorm worden
geschreven als een subsidieaanvraag of sponsorverzoek. Het is altijd zinvol om een
projectvoorstel te schrijven om zo de randvoorwaarden en uitgangspunten te
omschrijven.

4.1 Project-start-up
Bij een omvangrijk ontwikkelproject waar meerdere disciplines bij zijn betrokken is het
aan te raden om een PSU of kick-off bijeenkomst te houden waarin leden en betrokkenen
hun verwachtingen en uitgangspunten met elkaar bespreken. Een PSU is ervoor om
draagvlak te creeren bij de stakeholders, externe partijen, toekomstige cliënten,
gebruikers en politieke besluitvormers. Een PSU wordt georganiseerd als een project echt
start. Dit is meestal pas wanneer het projectvoorstel door de opdrachtgever is
goedgekeurd, dus aan het begin van de volgende fase (voorbereidingsfase). Bij
omvangrijke projecten wordt aan het begin van de volgende fase een PSU bijeenkomst
georganiseerd. Daar schuiven dan weer andere partijen bij aan die betrokkenheid en
draagvlak creëren.
Bij studenten wordt een PSU aan het begin v.d. initiatiefase georganiseerd, nadat het
idee is verstrekt. Hierbij wordt het idee en verwachtingen besproken met betrekking tot
de samenwerking. De verschillende functies worden verdeeld (BELBIN-test). Ook
tijdsafspraken (deadlines van op te leveren beslisdocumenten).

4.2 Het inhoudelijke traject
Dit zijn alle activiteiten die nodig zijn om het concrete product te realiseren. Het
inhoudelijke of conceptuele aspect. Een creatief project begint met een vraag/idee die
onderzocht moet worden.

Startsituatie
Stap 1:
Begin met WAT voor project je te maken hebt. Is het bv. een idee die je wilt gaan
realiseren? Of is het een probleem?, dan zul je eerst een onderzoek moeten doen.

Kijk daarna naar de categorie:

 Ontwerpproject (exclusief ontwerp voor dit specifieke project) of om een
compositieproject (opgebouwd uit bestaande componenten die al bestaan of die je
kunt inkopen).
 Commercieel project (primair bedoeld om winst te maken) of om een ideaal project
(met een niet-commerciële, inhoudelijke doelstelling).
 Project in opdracht (vanuit een opleiding of stage) of een project uit eigen initiatief.


1

, Het komt erop neer dat je eerst onderzoek moet doen naar de directe aanleiding van een
project en het uitvoeren van een situatie- of probleemanalyse. Methoden die je hierbij
kunt toepassen zijn:

 Analyse a.d.h.v. Kipling (wat, waar, wanneer, waarom, wie en hoe). Ze moeten
betrekking hebben op het idee, niet op het eindproduct, dus op het evenement zelf.
 Mindmap techniek: dit is goed voor het realiseren van een idee.
 Vooronderzoek: wanneer er nog geen creatievraag is geweest, dus wanneer er nog
geen besluit is genomen over de vorm. Dan kan er een inhoudelijk onderzoek worden
gedaan. Denkt na over de vraag/idee.

Wanneer je nog antwoorden hebt kun je terecht bij de opdrachtgever d.m.v. een
debriefing. Hierbij kun je terugkoppelen hoe het team de vraag heeft opgevat en
anderzijds eventuele vragen stellen.

Doelen v.d. debriefing:

 Checken of je de opdracht goed hebt begrepen.
 In de eerste fase duidelijk krijgen wat de belangrijkste aspecten zijn v.d. opdracht.
 Inzicht krijgen in kwaliteitseisen v.d. opdrachtgever.
 Bij het ontwikkelen van het project toetsen of de oplossing nog steeds voldoet aan de
opdracht.
 Mogelijke onduidelijkheden ophelderen.
 Inzage krijgen in de manier hoe het team maar ook de opdrachtgever met de
opdracht omgaat.

Welke vragen je hierbij kan stellen zijn:

 Wie/wat is de opdrachtgever?
 Aanleiding project?
 Wat is de idee of de vraag?
 Doel v.d. opdracht?
 Opdrachtgever met opdracht bereiken?
 Beoogde doelgroep?
 Kernwaarden bedrijf en evt. relatie tussen het project en de kernwaarden van het
bedrijf?
 Gewenste beleving, sfeer van het bedrijf, de looks?
 Budget en tijdsplanning?
 Succesindicatoren, wanneer sprake van succes gezien de:
- Opdrachtgever
- Klant/gebruiker van bv. een evenement.
- Team
 Opdrachtgever met het project bereiken?
 Wie is gebaat bij het realiseren van het project?
 Zijn er al andere die met het vraagstuk bezig zijn?
 Zijn we in staat het probleem zelf aan te pakken?
 Hoe ziet het organistische omgeving van het project eruit, om wat voor afdeling,
bedrijf of branche gaat het hier?
 Wie wordt contactpersoon/projectleider?
 Heeft deze contactpersoon bevoegdheden van een opdrachtgever?
 Hoe uniek, riskant, groot is het project?

Wanneer je genoeg hebt georiënteerd moet je jezelf de vraag stellen: is dit project iets
voor ons, haalbaar, genoeg expertise in het team om het plan goed te ontwikkelen.
Wanneer deze vragen positief worden beantwoord ga je verder met de fase om het
projectvoorstel goed af te sluiten.




2